Информационные системы

Современный вуз представляет собой ту организацию, которая в  силу свой направленности обязаны представлять собой островок будущего информационного общества. Внедрение современной информационно-управляющей системы позволяет обеспечить повышение качества управления вузом и гарантировать руководителям разных уровней своевременное получение и первичную обработку всех их касающихся информационных потоков. Результатом внедрения информационной системы управления вузом является повышение качества принимаемых решений, непосредственно влияющих на эффективность работы вуза.

Внедрение автоматизированной системы управления в деятельность образовательного учреждения позволяет решить следующие задачи:

• добиться прозрачности всех процессов управления образовательным учреждением;
• планировать учебную нагрузку преподавателей, контролировать ее выполнение и составлять расписание занятий;
• контролировать успеваемость, посещаемость занятий и оплату за обучение с момента поступления до выпуска обучаемого;
• повысить контроль качества оказания образовательных услуг студенту;
• автоматизировать документооборот с подготовкой всей необходимой учебной документации и контролировать исполнительскую дисциплину сотрудников, участвующих в организации учебного процесса;
• реализовывать изучение отдельных учебных дисциплин или всего учебного плана с применением дистанционных технологий [20, с. 1].

Одной из таких автоматизированных систем управления является Программный комплекс «Интегрированная Система Управления ВУЗом» (ИСУ ВУЗ). Главными особенностями ИСУ ВУЗ являются:

1. Многофункциональность: решение всех основных задач по управлению учебным процессом в рамках единой информационной системы с возможностью быстрого доступа к необходимым данным для любого участника в соответствии с его индивидуальными правами;
2. Модульная структура, реализуемая подсистемами обеспечения, планирования и организации учебного процесса, а также информационно-аналитической подсистемой. Использование большого числа настраиваемых параметров позволяет гибко распределять функции подсистем среди рабочих мест организаторов учебного процесса и в целом адаптировать систему под особенности конкретного ВУЗа;
3. Интегрированность подсистем документооборота и контроля исполнительской деятельности, что позволяет автоматически формировать полный комплект документов по движению студентов и сотрудников, планированию и контролю учебного процесса, а также автоматически отслеживать выполнение принятых решений в соответствии с нормативными параметрами;
4. Открытость: возможность взаимодействия с другими автоматизированными системами (бухгалтерскими, охранными системами контроля доступа и т.д.);
5. Возможность предоставить студенту самостоятельную работу с учебным материалом и проведение самоконтроля полученных знаний с применением современных информационных технологий.

Программными подсистемами интегрированной системы управления вузом являются: подсистема обеспечения учебного процесса, планирования учебного процесса, организации учебного процесса, информационно-аналитическая система [20, с. 2].

Для успешной организации управленческой деятельности вуза необходимо уметь не только анализировать образовательный процесс, но и выявлять наиболее значимые проблемы, находить эффективные пути их решения. При этом необходимо оптимизировать управленческую деятельность вуза в связи с возрастающими требованиями к качеству образования и в условиях постоянно увеличивающегося объема управленческой информации.

1.2 Описание документооборота института  и кафедры

Управление  информационными ресурсами имеет  для деятельности любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки колоссального объема информации. В большинстве учреждений со сложной структурой важное значение имеет уровень организации взаимодействия подразделений и порядок обмена информацией. Большая часть информации передается в виде документов на бумажном носителе (обмен служебной документацией и отчетностью) [4, с. 28].

Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных  процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.

В целях  рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки: регистрируемые и  незарегистрированные документы, входящие, исходящие и внутренние документы, документы, поступающие или направляемые в вышестоящие подразделения, документы, направляемые или поступающие из подведомственных учреждений, и др. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Поступающие в организацию документы образуют поток входящей документации, которые, пройдя необходимые инстанции обработки, разбиваются на подпотоки в виде конкретных поручений, попадающих в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.

В подразделениях из документации, формируемой сотрудниками, так же образуются документопотоки, которые в результате сливаются  в единый поток исходящей документации. А документы, созданные в организации и не предназначенные к выходу за ее пределы составляет поток внутренней документации [6, с. 98].

Важной  характеристикой документооборота является его объем. Под объемом  документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени (как правило, года). Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и другие.

Наряду  с организацией документооборота входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов – это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения.

Для системы  хранения документов наиболее значимыми  являются понятия «номенклатура  дел» и «дело». Под номенклатурой  дел понимается систематизированный  перечень заголовков дел, формируемых  в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения; под делом понимается совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку [25, с. 207].

Управленческие  документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов, как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации.

1. Организационно-правовая документация. Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях; должностные инструкции работникам, правила, памятки и др. Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых.
2. Распорядительная документация. Основное назначение распорядительных документов — регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам [27, с. 478].
3. Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др. Документы этой группы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.
4. Отчетная документация. Отчетную документацию составляют документы, содержащие сведения о результатах деятельности учреждения за определенный период времени – год, полугодие, квартал, месяц, декада. Отчетные документы могут составляться по различным направлениям деятельности организации: о результатах функциональной деятельности подразделений и в целом организации, о результатах научно-исследовательской или научно-внедренческой деятельности, о результатах рекламной деятельности (рекламных кампаний), о выполнении отдельных, разовых мероприятий [37, с. 89].

Документооборот мы рассмотрели на примере Муниципального автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Нижнекамский Муниципальный институт» (в дальнейшем, НМИ). НМИ является организацией, осуществляющей образовательную деятельность в области профессиональной подготовки и переподготовки населения г. Нижнекамска и Нижнекамского района Республики Татарстан на основании соответствующей лицензии [41, с. 1]. Организационная структура НМИ представлена рисунке 1.

В целях  рациональной организации службы документационного  обеспечения управления в НМИ, а также строгого соблюдения действующих нормативных и методических документов в сфере документации и информации разработано Положение по делопроизводству. Положение устанавливает единую систему делопроизводства в институте и его структурных подразделениях, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов [38, с. 4].

К структурным  подразделениям, организующим документооборот  НМИ относятся:

1. Ректорат (издает приказы, распоряжения по структурным подразделениям, разрабатывает положения института);
2. Деканаты (издает приказы по студентам, хранит личные карточки студентов, регистрирует документы, сдают документы в архив и т.д.);
3. Кафедры (получают документы, издают их, хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);
4. Отдел кадров (хранит личные дела сотрудников и студентов, заполняет трудовые книжки, издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок, документов и т.д.);
5. Бухгалтерия (ведет прием денежных средств от студентов, выдает заработную плату и стипендию, выдает справки о заработной плате и т.д.).

На факультетах  издаются приказы по студентам, а  также часть общих приказов. Приказы  по личному составу составляются на основании заявления с визами, контракта в отделе кадров института. На документах прилагаемых к приказу (указанных в основании каждого  приказа) руководитель подразделения, т.е. декан, ставит свою резолюцию. При подписании приказа все документы подкалываются к нему. В другие ВУЗы, при переходе студентов, готовится академическая справка, в которой указываются пройденные студентом предметы, оценки по ним и т.д. Она печатается на бланке государственного образца, подлежащей строгому учету.

Каждый  семестр в институте проводится рейтинг-контроль, который проходит в три этапа: первый и второй промежуточные рейтинги и третий – экзаменационная сессия. На первый рейтинг готовятся экзаменационные ведомости, которые затем разносятся по кафедрам. После завершения рейтинг – контроля ведомости сдаются в деканат, где регистрируются результаты, выявляются студенты-задолжники. Потом ведомости также выдаются и собираются на втором рейтинге и экзаменационной сессии [3, с. 12].

При прохождении  студентами практики на предприятии  кафедра готовит письма, в которых указывается фамилия, имя, отчество студента, подписывается, и ставиться печать, затем они передаются на предприятие.

В конце  учебного года происходят защиты выпускных  работ. Протоколы заседаний государственной аттестационной комиссии заполняются на защите выпускных работ. После завершения защит студентов, выписываются дипломы и распечатываются вкладыши к дипломам и затем передаются в отдел кадров для выдачи. В деканате подготавливаются акты выдачи дипломов, под каким номером, кому был выдан диплом. Учебные карточки и зачетные книжки после обработки сдаются в архив [24, с. 154].

документооборот образовательный  проектный моделирование

Рис. 1. Организационная  структура Нижнекамского муниципального института

Кафедра – основное учебно-научное подразделение  института. Главной задачей кафедры  является организация и осуществление  на высоком уровне учебной, методической и научной работы, научных исследований по профилю кафедры, подготовки научно-педагогических кадров и повышения их квалификации. Кафедру возглавляет заведующий кафедрой, который непосредственно подчиняется ректору института.

Заведующий  кафедрой имеет право участвовать  в работе всех подразделений института, где обсуждаются вопросы деятельности кафедры; утверждает планы работы кафедры, индивидуальные планы работы преподавателей и сотрудников кафедры и другие документы; осуществляет распределение учебной нагрузки; представляет ректору института предложения по приему на работу, увольнению и перемещению работников кафедры, их моральному и материальному поощрению [50, с. 64].

Заведующий кафедрой несет личную ответственность за деятельность кафедры. В состав кафедры входят профессора, доценты, старшие преподаватели.

На кафедре ежемесячно проводится заседания кафедры по разработанным планам работы. Все протоколы после этого подшиваются. Также на кафедре оформляются учебные планы, календарные планы, рабочие программы, планы к расписанию. Кафедра должна иметь документацию, отражающую содержание и методику проведения учебного процесса. Кафедра: