Информационные системы

 

Таблица 6

Структура таблицы «Штат кафедры»

Имя поля	Тип поля	Примечание
НазДолж	Текстовый	Длина 255 символов. Первичный ключ. Обязательное индексированное поле. Совпадения не допускаются.
Объем нагрузки в часах	Текстовый	Длина 25 символов
ДолжИнст	Гиперссылка

 

В таблице 6 использовались следующие типы полей:

Текстовый – для ввода текста или комбинации текста и чисел, не требующих вычисления. Данный тип выбран для следующих полей: «НазДолж», «Объем нагрузки в часах», «ДолжИнст». Длина поля выбирается исходя из возможной длины самого длинного значения атрибута.

Гиперссылка – цветной подчеркнутый текст  или графический объект, по щелчку которого выполняется переход к  файлу, фрагменту документа. Данный тип данных выбран для поля «ДолжИнст».

 

Таблица 7

Структура таблицы «Группы студентов»

Имя поля	Тип поля	Примечание
ID	Текстовый	Длина 15 символов. Первичный ключ. Обязательное индексированное поле. Совпадения не допускаются.
Курс	Числовой	Длина 10 символов
Специальность	Текстовый	Длина 50 символов
ФИО куратора	Текстовый	Длина 25 символов
Форма обучения	Текстовый	Длина 50 символов

 

В таблице 7 использовалось тип поля – текстовый  – для ввода текста или комбинации текста и чисел, не требующих вычисления. Данный тип выбран для следующих полей: «ID», «Специальность», «ФИО куратора», «Форма обучения». Длина поля выбирается исходя из возможной длины самого длинного значения атрибута.

Числовой  – числовые значения, используемые для проведения расчетов. Числовой тип поля выбран для следующих полей: «Курс» с размером длинное целое.

После проектирования таблиц, необходимо перейти к проектированию схемы данных. На этом этапе следует  установить связи между таблицами. Связь устанавливается между первичным ключом одной таблицы и внешним ключом другой таблицы.

Схема данных проектируемой автоматизированной системы показана на рисунке 6.

 

Рис. 6. Схема  данных автоматизированной системы

 

Основным  требованием к надежности работы СУБД являются требование сохранения целостности данных. Целостность  базы данных – это свойство, которое означает, что в ней хранятся полные, непротиворечивые и адекватно отражающие предметную область данные. Контроль целостности связей данных обычно означает анализ связанных таблиц на соблюдение следующих правил:

• каждой записи связанной таблицы соответствует нуль или более записей подчиненной таблицы;
• в подчиненной таблице не должно быть записей, ссылающихся на несуществующие записи в основной таблице [32, с. 497].

Самостоятельно  следить за целостностью данных практически  невозможно. Среда MS ACCESS включает в себя средства, позволяющие автоматически поддерживать целостность данных, не разрешают выполнять операции, нарушающие ее. Для этого при проектировании схемы устанавливаются соответствующие параметры. При проектировании схемы данных следует установить соответствующий флажок. При связывании таблиц задано обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных полей. Даталогическая модель ориентирована на среду хранения и манипуляцию данными.

 

2.3 Функционально-структурная схема  автоматизированной системы документооборота кафедры

 

Более полное представление о проектируемой  информационной системе с точки  зрения взаимодействия его компонентов  между собой и с внешней  средой дает функциональная схема. Функциональная схема или схема данных, согласно ГОСТ 19.701-90 – это схема взаимодействия компонентов программного обеспечения с описанием информационных потоков, состава данных в потоках и указанием используемых файлов и устройств. Настоящий стандарт (ГОСТ 19.701-90) распространяется на условные обозначения (символы) в схемах алгоритмов, программ, данных, систем и устанавливает правила выполнения схем, используемых для отображения различных видов задач обработки данных и средств их решения [34, с. 478]. Разработанная схема представлена на рисунке 7.

Предполагается несколько  этапов обработки документов:

• сбор, приём, передача данных на ввод;
• ввод, обработка данных;
• вывод полученных документов и передача для контроля и хранения.

 

Рис. 7. Функционально-структурная схема автоматизированной системы

 

Документы на кафедру поступают со всех структурных  подразделений института: Ректорат, деканаты, бухгалтерия, отдел кадров. Методист разбирает их по номенклатуре дел, согласовывает с заведующим кафедры и начинает вводить в информационную систему.

Подсистема  наполнения базы пополняется информацией  за счет ручного ввода с клавиатуры. Результаты ввода записываются на жесткий  диск в базу данных. Ввод документов происходит посредством специальных форм ввода данных. После добавления документа методист может просмотреть весь список документов, в том числе добавленные ранее, найти интересующие записи. Если нужно корректировать информацию по документам, то методист может самостоятельно в специальных формах вывода данных изменить, добавить или удалить записи с помощью кнопок, после чего обновить список документов. Одновременно эти данные отображаются на экране монитора компьютера.

После этого  все данные по документам переходят  в основную базу данных, где находится вся информация по созданию и изменению записей документов.

Подсистемы  выполнения запросов и формирования отчетов использует данные, введенные  в базу данных [36, с. 454]. Методист кафедры чтобы найти документ выбирает критерий поиска: по дате создания, по сотрудникам, по группам, за период времени.

Выполнение  запроса можно увидеть в виде таблицы на мониторе компьютера, либо в виде отчета. Отчет формируется по запросу, введенному с клавиатуры. Результаты формирования отчета отображаются на экране монитора компьютера, либо отчет можно отправить на печать. Основное назначение отчета – это представление информации для последующей распечатки на бумажный носитель и включения его в папку документов в бумажном виде.

Построение  функционально-структурной схемы  системы, позволило изобразить выполнение команд подсистемами в процессе обработки  информации.

 

2.4 Реализация программных модулей  системы

 

Экранные  формы для ввода и отображения  информации

Формы в  системах управления базами данных являются удобным средством навигации  по записям базы данных. Кроме того, их применяют для того, что пользователь не работал напрямую с таблицами, что значительно снижает возможность совершения ошибки. Формы могут быть использованы и для других более сложных операций [45, с. 25].

Для проектирования форм среда MS ACCESS включает два инструмента: конструктор форм и мастер форм. Более простым и быстрым способом создания формы является использование мастера форм. С помощью мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц и запросов, имеющие подчиненные формы. Намного проще и быстрее создавать формы с помощью мастера, а затем усовершенствовать их в режиме конструктора [11, с. 97].

Режим конструктора позволяет изменять источники данных для формы, количество отображаемых полей, внешний вид формы и  элементов управления, добавить или  удалить элементы управления, настроить  их свойства.

Пользователь  начинает работу с наиболее значимой формы автоматизированной системы – «КАФЕДРА» (рисунок 8). Она содержит следующие элементы управления: вкладки, кнопка, гиперссылки, которые позволяют быстро найти нужную информацию.

 

Рис. 8. Главная  форма «КАФЕДРА»

 

Форма содержит следующий набор функциональных вкладок: «Номенклатура дел», «Отчёты и запросы», «Справочная информация», «О программе» и кнопка «Выход».

Вкладка «Номенклатура дел» содержит форму  с набором кнопок, содержащие информацию по каждому делу номенклатуры кафедры. При нажатии на кнопки открывается форма с описанием выбранного дела, в которую помещена подчиненная форма, содержащая список документов с полями: название, дата создания, учебный год, номер группы, ФИО сотрудника кафедры (рисунок 9). Организация ввода данных происходит после установления курсора в нужное место и набором необходимой информации с клавиатуры. Удаление записи происходит так: мышкой выделяется необходимая запись и удаляется при помощи клавиш Delete или Backspace. После редактирования данных, можно обновить данные с помощью специальной кнопки. На форме есть кнопка выхода из данной формы и переходу обратно к вкладке.

 

Рис. 9. Форма  «25-02» вкладки «Номенклатура дел»

 

Вкладка «Запросы и отчёты» показывает форму  с кнопками выполнения запросов по критериям поиска и примеры правильного  ввода информации, кнопки выполнения отчётов и кнопку печать (приложение B).

Вкладка «Справочная информация» содержит информацию о сотрудниках кафедры информатики: ФИО, должность, ученую степень, ученое звание, условия привлечения. На вкладке есть шаблоны для создания приказов, протоколов заседаний, распоряжений и последующего сохранения их в информационной системе. Шаблоны созданы с помощью гиперссылок на документы в формате .doc (приложение C).

Вкладка «О программе» – форма, содержащая название разработанной программы, а также сведения о разработчиках (приложение D).

Разработка  запросов к системе управления базами данных

Запросы предназначены для получения  оперативной информации, актуальной на данный момент для пользователя. Запрос – это поиск данных из многообразия записей, находящихся во всех таблицах. Результатом запроса является таблица, содержащая только нужную информацию [33, с. 201].

Запрос «Поиск документов по дате создания». Данный запрос используется в качестве основы для отчета и является запросом с параметром. В режиме конструктора для поля «Дата создания» установлено условие отбора «[Введите дату создания: ]». При запуске этого запроса на исполнение появляется окно с подсказкой «Введите дату создания: », в поле с мигающим курсором нужно ввести дату создания документа (рисунок 10). После выполнения запроса на экране появится таблица с документами, созданными по указанной дате.

 

Рис. 10. Приглашение параметрического запроса «Поиск документов по дате создания»

 

Запрос, составленный на языке управления запросами  SQL (Structured Query Language). SQL – язык, который дает возможность создавать и работать в реляционных базах данных, содержащиеся в базе, управлять ими и налагать правила, обеспечивающие целостность реляционных данных, которые являются наборами связанной информации сохраняемой в таблицах [49, с. 12].

Чтобы войти  в режим SQL в Access нужно в поле конструктора запроса нажать правой кнопкой и в появившемся окне нажать “Режим SQL”. В появившемся окне прописываем SQL запрос. Код SQL данного запроса представлен ниже.

SELECT Документы.[КодКл], Документы.[Название документа], Документы.[Название подразделения], Документы.[Учебный год], Документы.[Дата создания], Документы.[Группа], Документы.[ФИО сотрудника]

FROM Документы

WHERE (((Документы. [Дата создания])=[Введите дату  создания: ]));

Запрос «Поиск документов по учебному году» так же служит основой для отчета и является запросом с параметром (рисунок 10).

 

Рис. 11. Приглашение параметрического запроса  

«Поиск  документов по учебному году»

 

Код SQL данного запроса представлен ниже.

SELECT Документы.КодКл,  Документы.[Название документа], Документы.[Название подразделения], Документы.[Учебный год], Документы.[Дата создания], Документы.Группа, Документы.[ФИО сотрудника]

FROM Документы