Информационные системы

WHERE ((Документы. [Учебный год])=[Введите учебный  год:]));

Запрос «Поиск документов по сотрудникам» служит основой для отчета и является запросом с параметром (рисунок 11).

 

Рис. 12. Приглашение параметрического запроса  

«Поиск  документов по сотрудникам»

 

Код SQL данного запроса представлен ниже.

SELECT Документы.КодКл,  Документы.[Название документа], Документы.[Учебный год], [Сотрудники института].ФИО, [Сотрудники института].[Название должности]

FROM [Штат  института] INNER JOIN ([Сотрудники института] INNER JOIN Документы ON [Сотрудники института].ТабНом = Документы.[ФИО сотрудника]) ON [Штат института].НазДолж = [Сотрудники института].[Название должности]

WHERE ((([Сотрудники  института].ФИО)=[Введите ФИО сотрудника: ]));

Запрос «Поиск документов по группам» так же служит основой для отчета и является запросом с параметром. Приглашение параметрического запроса представлено на рисунке 13.

 

Рис. 13. Приглашение параметрического запроса  

«Поиск  документов по группе»

 

Код SQL данного запроса представлен ниже.

SELECT Документы.КодКл,  Документы.[Название документа], Документы.[Учебный год], Документы.Группа, Документы.[ФИО сотрудника]

FROM Документы

WHERE (((Документы.Группа)=[Введите  группу: ]));

Запрос «Поиск документов за период времени» служит основой для отчета и является запросом с параметром. Сначала нужно ввести начальную дату, затем конечную, после чего выводится таблица с данными по запросу (рисунок 13).

 

Рис. 14. Приглашение параметрического запроса  

«Поиск  документов за период времени»

 

Код SQL данного запроса представлен ниже.

SELECT Документы.[КодКл], Документы.[Название документа], Документы.[Название подразделения], Документы.[Учебный год], Документы.[Дата создания], Документы.[Группа], Документы.[ФИО сотрудника]

FROM Документы

WHERE (((Документы.[Дата  создания]) Between [Введите начальную  дату:] And [Введите конечную дату:]))

ORDER BY Документы.[Название  документа], Документы.[Дата создания];

Все запросы  с параметрами можно использовать как отдельные элементы (не связанные  с отчетом), но в этом случае информация, представленная в запросе будет неполной и непонятной.

Формирование  отчетов на основе информации базы данных

Отчеты  представляют собой текстовый документ, который содержит необходимую выборку из базы данных. Основное назначение отчета – это представление информации по документам для последующей распечатки на бумажный носитель и включения его в папку дел в бумажном варианте. Сформированный отчет может быть распечатан как из среды MS ACCESS, так и после экспорта его в текстовый редактор, дополнительного редактирования и печати его из редактора [7, с. 63].

Разработанная база данных содержит 4 отчета на основе запросов:

1. По дате создания;
2. По учебному году;
3. По сотрудникам;
4. По группам;
5. За период времени.

Отчет «По  дате создания» предоставляет пользователю возможность получить данные о документах, созданных по указанной дате. Так как источником данных отчёта является запрос с параметром «Поиск по дате создания», то при запуске отчета система выдает приглашение параметрического запроса и при вводе даты выдает отчет по документам по заданной дате создания.

Отчет «По  учебному году» предоставляет пользователю данные документов, созданных в учебный год, которые ввел пользователь. Пользователь так же работает с отчетом, основанным на параметрическом запросе « Поиск документов по учебному году» (приложение E).

Отчет «По  сотрудникам» это отчет, построенный  по данным из запроса с параметром «Поиск документов по сотрудникам». При  запуске отчета появляется окно с подсказкой. Вписав в поле фамилию, имя, отчество полностью пользователь попадает на страничку отчета, в котором представлены данные документов, относительно сотрудника кафедры.

Отчет «По  группам» предоставляет пользователю данные документов, созданных по каждой группе. Пользователь так же работает с отчетом, основанным на параметрическом запросе «Поиск документов по группам».

Отчет «За  период времени», предоставляет информацию о документах, созданных за указанный период времени. В основе построения данного отчета лежит запрос «За период времени». После ввода периода времени система выводит отчет списка документов, созданных за этот период. Работать с такими отчетами очень удобно. Пользователь извлекает только интересующею его информацию, удобную для дальнейшего восприятия и анализа.

Тестирование  и апробация разработанной автоматизированной системы

Тестирование  разрабатываемой системы проводилось  на всем протяжении разработки программы. В процессе разработки системы управления проводилась проверка на правильность работы запросов, связи между таблицами, составление отчётов.

После разработки автоматизированной системы и её отладки, можно проводить внедрение, но прежде нужно провести апробацию. Апробация разработанной системы проводилась на базе Нижнекамского муниципального института, кафедры информатики и математики. Автоматизированная система размещалась на сервере НМИ.

В процессе апробации выявились следующие  плюсы применения автоматизированной системы документооборота:

• скорость поиска информации повысилась;
• ввод данных и получение информации в отчётах.

В результате тестирования разработанной системы, были выявлены проблемы с защитой базы данных. Методист и заведующий кафедры должны иметь доступ к данным, просматривать их, выводить на печать. При этом сотрудники и студенты института не должны иметь доступ к документам в информационной системе. Эту проблему мы устранили с помощью изменения параметров в MS Access. В параметрах текущей базы данных внесли изменения в защите от несанкционированного доступа к данным. После открытия базы, пользователь начинает свою работу с ввода пароля, которые известны только методисту и заведующей кафедры информатики.

Основные  теоретические положения, выводы и  рекомендации были представлены в выступлении  на заседании кафедры информатики  Нижнекамского муниципального института. Все полученные результаты проверены и достоверны.

При разработке структуры автоматизированной системы  учитывались следующие требования по реализации проекта: программа предназначается  в помощь кафедре.

Выводы по 2 главе. Разработка модели автоматизированной системы включила в себя построение информационно-логической модели, функционально-структурной схемы системы, которая позволила проследить взаимодействие компонентов системы между собой и с внешней средой; даталогическую модель, ориентированную на среду хранения и манипулирования данными.

Разработка  системы управления базами данных включает: разработку экранных форм, которые  отображают и выводят информацию, запросов, которые позволяют пользователю получить нужные данные, отчётов, которые предназначены для создания документов и впоследствии могут быть распечатаны.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В настоящее  время наблюдается высокая степень  информатизации и компьютеризации образования и общества в целом. Для оперативного, гибкого и эффективного документооборота выделяются автоматизированные системы, ядром которых является база данных. При большом объеме информации и сложности, производимых с ней операций проблема эффективности средств организации хранения и передачи данных приобретает особое значение.

Для решения  одной из таких проблем была поставлена цель: разработать информационную систему  документооборота кафедры. В данной работе изучались методический материал для разработки системы, обобщался опыт по их созданию, и разрабатывалась сама система.

Для достижения поставленной цели и решения возникших  задач была проделана следующая работа:

• изучена предметная область документооборота с применением методологии системного анализа;
• изучена и проанализирована учебная литература по теме дипломной работы;
• обоснован выбор проектных решений;
• была спроектирована сама система, предназначенная для автоматизации документооборота кафедры института;
• проведено тестирование и апробация разработанной системы.

Проведение  структурного анализа позволило  избежать ошибок при построении реальной системы, от которого зависит качество и функционирование системы в дальнейшем.

Основой системы послужила база данных разработанная  в среде MS Access.

Для построения адекватной базы данных была разработана  информационно-логическая модель предметной области. Эта модель позволила выявить основные структуры данных и их логические связи, проанализировать потоки данных и выявить структуру разрабатываемой системы.

При разработке структуры автоматизированной системы  учитывались следующие требования по реализации проекта: программа предназначается  в помощь кафедре; система планируется  для использования при автоматизации  документооборота кафедры.

Разработка  модели системы включает в себя построение функционально-структурной схемы, которая позволила проследить взаимодействие компонентов системы между собой и с внешней средой, даталогическую модель, ориентированную на среду хранения и манипулированию данными.

Разработка  системы управления базами данных включает: разработку экранных форм, которые  отображают и выводят информацию, запросов, которые позволяют пользователю получить нужные данные, отчётов, которые предназначены для создания документов и впоследствии могут быть распечатаны.

Из анализа  проведённой работы можно сделать  следующие выводы:

• разработка такой системы и их внедрение позволяет пользователям (заведующий кафедры, методист) получать интересующую их информацию по документам кафедры за короткий промежуток времени;
• разработка таких систем является перспективным направлением в автоматизации документооборота кафедры, и в дальнейшем института.

Практическую  ценность работы вижу в том, что: во-первых, был получен опыт разработки автоматизированных систем; во-вторых, институт получит в свое распоряжение и сможет использовать данную систему автоматизации документооборота. В ходе выполнения проекта все предполагаемые задачи решены, и цель дипломной работы в полной мере достигнута. При дальнейшем развитии систему можно видеть с дополнением и обновлением информации, совершенствованием системы.

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Андерсен, В. Microsoft Access 2003 : учебник / В. Андерсен. – М. : Астрель, 2007. – 572 с.
2. Арбузов, Ю.В. Новый подход к инженерному образованию : учебник / Ю.В. Арбузов. – М. : Центр-Пресс, 2000. – 238 с.
3. Бакулев, А. Электронный документооборот – новый стандарт ведения бизнеса / А. Бакулев // IT News. – №8 (11 мая). – С. 12-17.
4. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления : учебно-методическое пособие / Г.И. Балибардина. – М. : ВолГУ, 2002. – 78 с.
5. Бекаревич, Ю.Б. Мicrosoft Access 2003 : учебник / Ю.Б. Бекаревич. – СПб. : БХВ, 2003. – 785 с.
6. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному : учебник / М.П. Бобылева. – М. : МЭИ, 2004 — 172 с.
7. Бормотов, С.В. Системное администрирование на 100 % – СПб. : Питер, 2006. – 256 с.
8. Вендров, А.М. CASE-технологии. Современные методы и средства проектирования информационных систем : учебник / А.М. Вендров. – М. : Финансы и статистика, 2006. – 478 с.
9. Вендров, А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем : учебник / А.М. Вендров. – М. : Финансы и статистика, 2004. – 367 с.
10. Вербовецкий, А.А. Основы проектирования баз данных : учебник / А.А. Вербовецкий. – М. : Радио и связь, 2000. – 655 с.
11. Гагарина, Л.Г. Автоматизированные информационные системы: учебное пособие / Л.Г.Гагарина. – М. : МИЭТ, 2005. – 144 с.
12. Гадельшина, Г.А. Основы программирования в среде Visual Basic 6.0 : учеб.пособие / Г.А. Гадельшина, А.В. Аксянова, А.М. Гумеров, А.Н. Валеева. – Казань : КГТУ, 2005. – 100 с.
13. Гайдукова, Л.М. Проблемы технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова // Секретарское дело. – 2006. – № 10. – С. 17-22.
14. Гейн, К.Н. Структурный системный анализ: средства и методы : учебное пособие / К.Н. Гейн, Т. Сарсон. – М. : Эйтекс, 2007. – 452 с.
15. Глушаков, С.В. База данных : учебник / С.В. Глушаков. – М. : Фолио, 2006. – 209 с.
16. Грекул, В.И. Проектирование информационных систем : учебник / В.И. Грекул, Г.Н. Денищенко, Н.Л. Коровкина. – М. : Интернет-Университет информационных технологий, 2005. – 304 с.
17. Диго, С.М. Создание баз данных в среде СУБД Access : учебное пособие / С.М. Диго. – М. : МЭСИ, 2000. – 105 с.
18. Диго, С.М. База Данных: проектирование и использование: учебник / С.М. Диго. – М. : Финансы и статистика, 2005. – 592 с.
19. Избачков, Ю.С. Информационные системы для вузов : учебное пособие / Ю.С. Избачков, В.Н. Петров. – СПб. : Питер, 2005 – 656 с.
20. Интегрированная система управления ВУЗом / http: // http://isu.tisbi.ru.
21. Интернет-Университет информационных технологий / http:// www.intuit.ru/department/itmngt/isimman/1/.
22. Информационные технологии в обеспечении нового качества высшего образования : сб. науч. статей / Всероссийская научно-практическая конференция «Информационные технологии в обеспечении нового качества высшего образования». – М. : МИСиС, 2010. – 312 с.
23. Карпова, Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация : учебник / Т.С. Карпова. – СПб. : Питер, 2002. – 304 с.
24. Карташов, С.С. Образование и XXI век : информационные и коммуникационные технологии : учебное пособие / С.С. Карташов. – М. : Наука, 2005. – 191 с.
25. Кудряев, В.А. Организация работы с документами : учебник для вузов / В.А. Кудряев. – М. : ИНФРА-М, 2001. – 592 с.
26. Кузнецов, С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2005. – № 10. – С. 32-35.
27. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебник / Т.В. Кузнецова. – М. : Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. – 818 с.
28. Куперштейн, В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении : учебное пособие / В.И. Куперштейн. – СПб. : БХВ, 2003. – 205 с.
29. Мicrosoft Access 2003. Шаг за шагом : практ. пособие / пер. с англ. – М. : СПЭКОМ, 2004. – 432 с.
30. Макарова, Н.В. Компьютерное делопроизводство : учебный курс / Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова ; под ред. Н.В. Макаровой. – СПб. : Питер, 2004. – 416 с.
31. Малыхина, М.П. Базы данных. Основы, проектирование, использование : учебное пособие / М.П. Малыхина. – СПб. : БХВ-Петербург, 2006. – 528 с.
32. Марков, А.С. База данных. Введение в теорию и методологию : учебник / А.С. Марков, К.Ю. Лисовский. – М. : Учебник, 2006. – 512 с.
33. Мартюшов А.В. Применение ИКТ в управлении образованием как компонент развития единой образовательной среды : лекции // http://ito.edu.ru/ 2002/IV/IV-0-3066.html.
34. Мацяше, Л. Анализ требований и проектирование систем : учебник / Л. Мацяше. – М. : Вильямс, 2007. – 289 с.
35. Назаров, С.В. Программирование на MS Visual Basic : учебное пособие / С.В. Назаров, П.П. Мельников. – М. : Финансы и статистика, 2005. – 320 с.
36. Овсянников, М.В. Проектирование функциональной модели : учебник / М.В. Овсянников. – М. : МГТУ, 2001. – 547 с.
37. Румынина, Л.А. Делопроизводство : учебник / Л.А. Румынина. – М. : Мастерство, 2002. – 220 с.
38. Санникова, З.А. Положение по делопроизводству в НМИ : методические рекомендации / З.А. Санникова. – Нижнекамск : Нижнекамский муниципальный институт, 2009. – 59 с.
39. Советов, Б.Я. Базы данных. Теория и практика : учебник / Б.Я. Советов, В.В. Цехановский, В.Д. Чертовский. – М. : Высшая школа, 2006 – 464 с.
40. Титоренко, Г.А. Информационные системы в экономике : учебник для студентов вузов / Г.А. Титоренко. – М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2008. – 463 с.
41. Устав муниципального автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Нижнекамский муниципальный институт» // http://www.nmi.su.
42. Федоренко, Н.П. Справочник разработчика АСУ : учебное пособие / Н.П. Федоренко, В.В. Карибского. – М. : Экономика, 2006. – 347 с.
43. Филенко, Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко // Делопроизводство. – 2006. – № 3 –С. 64-65.
44. Хансен, Г. База данных. Разработка и управление : учебник / Г. Хансен, Дж. Хансен. – М. : Беном, 2007. – 148 с.
45. Хомоненко, А.Д. Базы данных : учебник / А.Д. Хомоненко. – М. : Крона ПРИНТ, 2005. – 589 с.
46. Хорьков, В.А. Автоматизация учебного процесса : лекция / В. А. Хорьков // http://www.vedomosti.guru-soft.ru.
47. Черемных, С.В. Моделирование и анализ систем IDEF-технологии : учебное пособие / С.В. Черемных. – М. : Финансы и статистика, 2002. – 104 с.
48. Черемных, С.В. Структурный анализ систем: IDEF-технологии : учебник для вузов / С.В. Черемных, И.О. Семёнов, В.С. Ручкин. – М. : Финансы и статистика, 2003. – 532 с.
49. Шарина, А. Язык SQL : учебное пособие / А. Шарина. – СПб. : Питер Пресс, 2001. – 592 с.
50. Швецова, С.В. Автоматизация систем управления в образовании : лекция / С.В. Швецова // http://www.yspu.yar.ru.
51. Шпак, Ю. А. Проектирование баз данных : учебник / Ю.А. Шпак. – М. : Эксмо, 2007 – 304 с.
52. Электронный документооборот «Ефрат» // http://www.evfrat.ru.