Информационные технологии формирования сведений о среде управления: способы, средства, программные комплексы, нормы и правила

     База  данных обеспечивает накопление информации. При этом информация может классифицироваться по признакам (ключам), что обеспечивает быстрый поиск и подборку требуемых данных. Например, при занесении в базу данных специалисты организации могут классифицироваться по признакам:

     • пола;

     • зарплаты;

     • выполняемых функций;

     • функций, которые они могут выполнять;

     • полномочий;

     • ответственности;

     • возраста;

     • семейного положения;

      • наличия детей. 

     Рис. 3. Типы информационных систем 

     Если накопление информации происходит в автоматическом режиме, то база данных переходит в систему автоматического учета внутриорганизационных потоков. Преимущества автоматического учета внутриорганизационных потоков⁶:

     - накопление и аналитическая обработка информации;

     - владение оперативной информацией;

     - повышение качества принимаемых решений;

     - получение новых знаний;

     - обеспечение прозрачности текущего состояния организации, что затрудняет хищения;

     - оперативная ориентация организации на производство востребованных и завершенных товаров и услуг;

     - введение внутренних цен для взаиморасчетов между подразделениями.

     На  базе информации о текущем состоянии  организации может производиться  оптимизация ее деятельности. При  этом система автоматического учета  потоков переходит в систему  поддержки формирования решений. Система  поддержки формирования решений  обеспечивает аналитическую обработку информации и формирование опорных решений.

     Экспертная  система при помощи вопросов, задаваемых пользователю, раскладывает сложную  картину реальности на простейшие описания (аспекты проблемы). По каждому аспекту  проблемы пользователю предлагается вариант или набор вариантов решения. Затем при помощи правил композиции простейшие решения объединяются в решение интегрирующее.

     Накопление  и структуризация знаний приводят к переходу экспертных систем в новое качество — базы знаний. В этом случае пользователь может получать консультации по предметной области и не только повышать качество принимаемых решений, но и приобретать новые знания.

     Вторая  классификация основывается на том  основании, что информационные системы  обслуживают информационные потребности разных уровней управления. При этом необходимо иметь в виду, что системы одного уровня могут быть ориентированы на обеспечение информационных потребностей разных функциональных областей (производство, финансы, маркетинг, управление персоналом).

     Третья классификация основывается на интегральном эффекте от использования информационных систем, обеспечивающих беспрепятственное прохождение информационных потоков между различными подразделениями организации. 

      Рис. 4. Общая схема информационной системы

     Для того чтобы получить информацию, необходимую для успешного функционирования организации, требуется собрать данные, передать их на обработку, привести их в форму, удобную для последующего использования,  и передать пользователям полученные результаты. Пользователи могут уточнить, какие данные нужно собирать, а также скорректировать методы их обработки с точки зрения полноты, достоверности и формы представления получаемых результатов.

     Информационную  систему функционально можно определить как множество взаимосвязанных элементов, которые обеспечивают ввод данных, их обработку, а также хранение и распределение полученной информации, используемой в управлении предприятием (рис. 3)⁷.  

2.2. Особенности информационных  технологий 

при формировании сведений о среде управления 

     Управленческая  деятельность - это работа, одним из объектов которой является информация, получаемая менеджером из среды управления. Эта информация им перерабатывается, а результат переработки поступает в среду управления.

     Современный менеджер работает с большим количеством людей, он нуждается в огромных объемах информации, поэтому для своевременного и качественного поиска, сбора, хранения, переработки и распространения её необходимо активное использование информационных технологий управления.

     Внедрение информационных технологий управления возможно только после построения некоторых  формальных моделей управленческой деятельности, необходимых для её представления в компьютерах. Эти  модели предназначены для описания всей работы, производимой с информацией, при выполнении управленческой деятельности.

     Предлагается  подход к описанию таких моделей. Он основан на нескольких принципах⁸. На практике участники процесса управления оперируют с информацией о среде управления. Она состоит из целостных относительно устойчивых частей материального мира, существующих объективно, т.е. вне нас и независимо от нас, и отражающихся в нашем сознании. Например, такими частями являются работники, документы, оборудование, здания, материалы и т.п.

     Сведение о среде управления – это её одиночное свойство, выражаемое своим названием и значением. Например: - количество работающих в организационном отделе администрации города «Н» (название свойства) - 5 человек (значение свойства);  - отношение подчинённости между И. И. Сорокиным и А.В. Цветковым (название  свойства)  – Сорокин руководитель Цветкова (значение свойства); - вопрос по которому принято решение (название свойства)   – снабжение населения хлебом (значение свойства).  Одиночное свойство среды управления может принимать множество значений. Например, фамилии сотрудников работающих в общем отделе (название сведения) – Лунин, Прищепков, Константинов, Гришин (множество значений сведения)⁹.

     При описании результатов представления  текста в виде перечня сведений используются следующие обозначения. Полужирным шрифтом  и подчёркиванием выделены названия сведений обычным шрифтом. Отделены дефисом от названия сведения его значение. Каждое сведения описывается в отдельном пункте, имеющем свой номер.

1. Элементы среды управления: отдел, инспекция, подразделения документы, инструкции, положения, пособия, сотрудники.
2. Процессы, протекающие в среде управления – разработка, использование, работа.
3. Кто осуществляет процесс разработки? – отдел.
4. Что разрабатывается? – документы.
5. Что используется? – документы.
6. Где используются документы? – в работе.
7. Чья работа? – инспекции, ее подразделений.
8. Название отдела – норм и методологии.
9. Названия инспекции  - жилищная.
10. В состав какой структуры входят подразделения – жилищной инспекции.
11. Характер разрабатываемых документов – (нормативно – методические)  кроме правовых.
12. Виды разрабатываемых документов - инструкции, положения, пособия, и т. д.
13. Характер разрабатываемых инструкций – служебные.
14. Для кого разрабатываются пособия - для сотрудников.

     Таким образом, можно предположить, что  любую управленческую информацию можно  представить, как перечень сведений (по определению этого понятия, данному выше) о среде управления. Для фазы проектирования управления наиболее характерны сведения о существующих и  желаемых свойствах среды управления. Например, это сведения о существующей и необходимой в будущем организационной структуре, правах и обязанностях работников, планы работ и т.п.

     Во  второй фазе это в большей степени отражаются сведения о протекающем процессе управления. Например, сведения о проделанной работе, об организационно распорядительных воздействиях, вырабатываемых в ходе реализации этого процесса и т. п. Для третьей фазы наиболее характерны сведения об   изменениях, произошедших в среде под действием управления, о соответствии этих изменениям целям и т. п.

     В зависимости от сути сведений, степень их влияния на управление, может быть различной, а именно:

• без части сведений реализация процесса управления невозможна. Например, неизвестна цель управления;
• часть сведений необходима для обеспечения эффективной реализации управления (говоря об эффективности процесса управления, мы подразумеваем достижение его целей с наименьшими затратами) Например, сведения о некоторых чертах характера сотрудника;
• часть сведений не связана с управлением, т. е. их отсутствие не влияет на реализацию управления. Например, сведения о степени твёрдости карандашей, используемых  ведущим специалистом организационного отдела при написании черновика конкретного документа. Эти сведения не имеет смысла считать частью управленческой информации.

     В управленческой среде протекают  различные процессы, представляющие собой смену следующих друг за другом моментов изменения чего-либо. Например, проведение деловых совещаний, заслушивание отчетов о проделанной работе, и т.п.

     Кроме «вещей» и процессов для описания среды управления необходимо отображение отношений. Отношения – это то, что характеризует связи между различными «вещами», процессами и в тоже время они способны проявляться в «вещах», процессах. Например, отношения подчиненности, отношения, в которые вступают работники при выработке коллективных решений и т.п.

     Поэтому информация о среде управления - это информация о «вещах», процессах и отношениях, существующих в этой среде.

     Вводится понятие элементарной смысловой единицы информации, называемой сведением. Сведение - это одно отдельное свойство «вещи», процесса, отношения, существующего в среде.

     Информация  в управленческой среде существует в виде сообщений, как некоторой  совокупности сведений о будущей, настоящей или существовавшей ранее среде управления.

     Единоличная или коллективная управленческая деятельность может быть представлена совокупностью  работ, выполняемых по определённым информационным технологиям, объектом которых являются сообщения.

     Для описания организации выполнения работ, в том числе и для представления  сведений об информационном обмене в  среде управления вводятся понятия  информационной модели рабочего места, структурного подразделения и организации (рис. 4)¹⁰.

     Для описания этих моделей используются три компонента: технологический, интерфейсный и архивный. Описание информационных технологий выполнения работ осуществляется на некотором формальном языке. Основу этого языка составляют базовые действия, выполняемые с сообщениями, и таблично - матричная запись их последовательности, составляющей способ, реализованный в технологии выполнения конкретной работы. 

     Рис. 5. Общая схема информационной модели 

     

 

     В свою очередь, повышение качества процессов  обобщения и анализа информации на основе аналитических технологий и их реализующих современных  средств достигается автоматизированной реализацией процессов:

     - выявления скрытых закономерностей и факторов;

     - количественной оценки факторов влияния и угроз в сложившейся ситуации;

     - использования опыта на основе автоматизированного формирования и поиска прецедентов анализируемых ситуаций в массивах ретроспективных данных;

     - высокодостоверного прогнозирования эволюции состояния объекта исследования, в т.ч. выявления предпосылок к скачкообразному изменению этого состояния.

     Перечисленные ключевые возможности аналитических  технологий, реализуемых посредством аналитических информационных  систем (АИС), позволяют рассматривать их как аналитическую и информационную основу не только процессов обобщения и анализа информации о текущем и прогнозируемом состояниях объекта управления и среды его функционирования, но и процессов подготовки (выработки и оценки) вариантов решений.

     Данный  аспект применения аналитических технологий осуществляется посредством использования¹¹:

     - результатов прогнозирования развития процессов и явлений для оценки эффективности возможных (в т.ч. альтернативных) вариантов решений, планов и программ действий, а также управляющих воздействий иного рода;

     - способов ретроспективного анализа содержимого хранилищ данных для поиска типовых ситуаций, требующих управления, и выработки вариантов решений на основе аналогий и накопленного опыта управления;