Использование программного обеспечения при разработке организационных документов ООО «Авиценна»

Таким образом, можно  сказать, что вывеска организации «Авиценна» выполнена по всем правилам, что позволяет покупателям предприятия не заблудиться и найти нужную им организацию, не теряя на этом много времени и сил.

6. Ценник предприятия

Ценник - систематизированный справочник учетных цен на продукты, строительные материалы и готовую продукцию, разрабатываемый и используемый в текущей экономической работе.

Правила оформления ценников - на ценниках рекомендуется указывать:

- для продовольственных товаров:

для весовых товаров: наименование товара, сорт (на товары, имеющие сортность), цены за килограмм или 100 граммов;

для товаров, продаваемых  в розлив, - наименование товара, цены за единицу емкости или отвеса;

для штучных товаров  и напитков, расфасованных предприятиями-изготовителями в бутылки, банки, коробки, пакеты и т п. – наименование товара, емкость или вес, цену за фасовку;

- для непродовольственных  товаров: 

наименование товара, сорт (для товаров, имеющих сортность), цену за килограмм, литр или штуку;

для мелких штучных товаров (Бананы, капуста и т.п.) – наименование товара и цену.

Все реквизиты ценника  должны быть нанесены четко, разборчиво и без исправлений.

ООО « Авиценна» занимается оптовой продажей товаров медицинского назначения, поэтому ценники для фирмы не нужны.

 

7. Штендер предприятия

Штендер — мобильная (переносная) рекламная конструкция, которая устанавливается на улице в непосредственной близости от компании-рекламодателя.

Размер штендера варьируется  около 0,6×1,35 м (стандартные размеры  рекламного поля 0,6×1,0 м, 0,6×1,15 м, 0,75×1,2 м и 0,7×1,7 м). В разложенном виде штендер напоминает шалаш (домик). Это обеспечивает ему четыре точки опоры, чтобы противостоять ветру. В помещениях иногда используется аналог штендера — конструкция виде небольшой стелы. В рекламных кругах штендер считается одним из недорогих, но эффективных способов привлечь внимание и проинформировать о товарах (услугах) или сезонных предложениях. Рекламное изображение (картинка или текст) наносится на основу. Это могут быть оцинкованный металл, тонкий пластик, сотовый поликарбонат или оргалит. Штендер входит в число обязательных для регистрации рекламоносителей.

Нанесение изображения

Поскольку штендер устанавливается  с целью привлечения внимания, его стараются сделать максимально  заметным и функционально значимым. Так, современные материалы позволяют оперативно менять содержание рекламной информации: например, курс валют с помощью сменных табличек или написанное мелом меню кафе. Дизайн макета будущего штендера продумывается в соответствии с местом его предполагаемого размещения, фирменным стилем рекламодателя, единообразием оформления соседних зданий, а также другими особенностями. Это необходимо, чтобы штендер выделялся и привлекал внимание прохожих и, в то же время, отличал фирму от других организаций, расположенных рядом. Текстовый штендер или штендер с монохромным рисунком изготавливается на режущем плоттере. Непосредственно на несущую поверхность далее изображение наносится методом последовательной аппликации. Изображение с использованием четырёх и более цветов лучше изготавливать на цветном принтере . Как правило, это имеет смысл только при необходимости использования фотографических изображений, поскольку для нормального восприятия рекламы не рекомендуют использовать более трёх цветов. Наиболее широко при изготовлении штендеров используется цветная самоклеящаяся плёнка. Плёнка подходит для плоттерной резки и трафаретной печати, она плотно прилегает к поверхности. Обычно плёнка представлена шестьюдесятью цветовыми модификациями с глянцевой и матовой поверхностью.

Главное требование к  штендерам – прочность и устойчивость к механическим повреждениям.

ООО « Авиценна» не использует в своей работе штендеры.

 

8. Рекламный буклет

Рекламный буклет - это отпечатанный лист, сложенный в несколько раз и содержащий более полную информацию о продукте или услуге, нежели листовка. В современном мире рекламный буклет является наиболее используемым видом коммерческой полиграфии. Рекламный буклет более информативен и компактен, чем та же листовка. В рекламном буклете можно поместить любую графическую (фотографии, схемы, картинки) информацию. Кроме того, рекламный буклет необходим для описания характеристик продукции или компании, а также предоставления контактной (адрес, телефон, факс и т.д.) информации предприятия.

 

Требования к рекламному буклету:

- Рекламируемый объект первым бросается в глаза. Для этого используют максимально возможный размер кегля шрифта. Предмет рекламного предложения может располагаться в любом месте рекламного буклета;

- Эффективный рекламный буклет непременно содержит так называемые «привлекатели  (Два товара по цене одного, и т.п.)». Они попадают в поле зрение читателя следом за предметом рекламного предложения;

- Сам текст предложения должен быть максимально доступным для понимания. Избегайте частицы «не», сообщение должно звучать утвердительно и позитивно;

- Особо важен размер изготовленных рекламных буклетов. Четвертая часть формата А4 и есть максимально допустимый размер хорошего буклета. Ведь такой флаерс лучше сохранится, так как без труда будет дожидаться своего часа в сухом кармане или портмоне. Шрифт при этом должен быть свободно читаемым, без напряжения глазных мышц;

- Дополнение создаваемого рекламного буклета полезной информацией придает ему собственной ценности. Подобный флаерс заинтересует большее число клиентов .

Буклет ООО «Авиценна» представляет собой лист бумаги формата А4, выполненный из глянца и сложенный пополам, поперек. На обложке буклета представлен логотип предприятия, его название и наименование товара, о котором идет речь в буклете. В центре изображен какой-нибудь зверь или пейзаж какой-нибудь местности. В самом буклете представлена характеристика того или иного товара и его изображение. На задней части буклета представлена краткая информация о предприятии, адрес, контактный телефон/факс, а также электронная почта и электронный адрес ООО «Авиценна».

Все эти реквизиты  являются неотъемлемой частью буклета  любой фирмы, значит, буклеты Авиценны соответствуют требованиям, предъявляемым к изготовлению данной печатной рекламы.

 

9 Прайс-лист

Прайс-лист - упорядоченный перечень товаров с указанием цен.

Требование  к прайс-листу:

1.   Информация о предлагаемых товарах должна обязательно содержать цены или диапазон цен (включая НДС). В информации об интересующихся товарах (спрос) и в разделе «Услуги» указание цены не требуется;

2.   Желательно указывать разделы для размещения товаров, максимально близкие к рубрикатору справочника,  и группировать товары по разделам;

3.  Прайс-лист не должен содержать повторы одних и тех же позиций в нескольких разделах. Редакция оставляет за собой право игнорировать повторяющиеся позиции;

4.  Не допускается:

- указание в одной строке нескольких товарных позиций;

- перечисление через запятую или тире;

5.  Требования к прайс-листам, передаваемым в виде файла:

- желательные форматы  файлов: MS Excel (*.xls) и MS Word (*.dos) с использованием  таблиц без скрытых строк и  колонок. Не допускаются графические форматы;

- Каждая позиция должна  оформляться в виде отдельной строки таблицы;

- Все необходимые для  публикации характеристики товара должны содержаться в самих позициях (строках таблицы) без вынесения в общий заголовок;

6.   Требование к письмам по E-mail: в теме письма должно содержать название предприятия и один из телефонов.

Прайс-лист ООО «Авиценна» представлен в приложении 2. Прайс-лист не содержит повторных позиций в нескольких разделах, товары не перечисляются в одной и той же строке через запятую – каждой позиции соответствует своя строка.

Таким образом, можно  сказать, что прайс-лист ООО «Авиценна» полностью соответствует всем требованиям, которые предъявляются при оформлении этого документа

 

 

10. Бланк договора

Бланк — вид полиграфической продукции, представленный в виде стандартного бумажного листа определённого формата с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации. Бланк предназначен для последующего заполнения, с этой целью на нем имеются пустые места, для последующего внесения туда информации (вручную, на печатной машине, на компьютере). На бланках оформляется большая часть документов любого предприятия. Существуют так называемые бланки строгой отчетности, содержащие номер (иногда серию), зарегистрированные одним из установленных способов, имеющие специальный режим использования.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). установлено два основных вида бланков: общий бланк (для оформления приказов, протоколов, актов и др.) и бланк писем.

Требования  к бланкам договоров

- устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 и А5;

- бланки документов  следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов;

- допускается документы  изготавливать на пишущей машинке  или при помощи печатающих  устройств средств вычислительной  техники;

- при изготовлении  документов на двух и более  страницах вторая и последующие  страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа;

- допускается печатание  документов с использованием  оборотной стороны листа. 

11. Заполненный бланк  договора поставки

Заполненный бланк договора поставки представлен на двух листах формата А4 ( см. Приложение3). Отличается он от образца бланка договора только тем, что в нем прописывается номер договора, дата его заключения. Ставится наименование организации-покупателя, имя, фамилия и отчество генерального директора этого предприятия. На последней странице в таблице в ее правой части указываются все необходимые данные по предприятиию-покупателю: юридический адрес, телефон/факс, электронный адрес и банковские реквизиты. А в самом конце листа рядом с фамилией и подписью директора фирмы-поставщика ставится подпись директора фирмы-покупателя и ее расшифровка. Подписи обеих сторон скрепляются печатями.

 

                                       12. Планировка предприятия

 

ООО « Авиценна» арендует офисные и складские помещения  по адресу ул. Пушкинская д. 119. Так как предприятие работает в медицинской сфере, то к нему предъявляются определенные требования по организации складирования и доставки грузов.

В помещениях хранения должны поддерживаться определенные температура и влажность воздуха, периодичность проверки которых должна осуществляться не реже 1 раза в сутки. Для наблюдения за этими параметрами складские помещения необходимо обеспечить термометрами и гигрометрами, которые закрепляются на внутренних стенах хранилища вдали от нагревательных приборов на высоте 1,5 -1,7 м от пола и на расстоянии не менее 3 м от дверей.

В каждом отделе должна быть заведена карта учета температуры и  относительной влажности.2.5. Для  поддержания чистоты воздуха  помещения хранения в соответствии с действующей нормативно - технической документацией (СНиП, методические рекомендации и т.д.) следует оборудовать приточно - вытяжной вентиляцией с механическим побуждением. В случае невозможности оборудования помещений хранения приточно - вытяжной вентиляцией рекомендуется оборудовать форточки, фрамуги, вторые решетчатые двери и т.д.

Помещения хранения должны быть обеспечены необходимым количеством стеллажей, шкафов, поддонов, подтоварников и  т.п.

Установка стеллажей  осуществляется таким образом, чтобы  они находились на расстоянии 0,6-0,7 м от наружных стен, не менее 0,5 м от потолка, и не менее 0,25 м от пола. Стеллажи по отношению к окнам должны быть расположены так, чтобы проходы были освещены, а расстояние между стеллажами - составляло не мене 0,75 м обеспечивающее свободный доступ к товару.

Изделия медицинского назначения следует  хранить раздельно по группам:

- резиновые изделия;

-изделия из пластмасс;

                                                                                                             

 

 

 

Рис. 3 Офисное помещение  ООО «Авиценна»

 

 

 

Планировка предприятия ООО «Авиценна».  

 На ней указано,  где какое помещение расположено, каким образом происходит загрузка и выгрузка товара ( обозначены пандусы для подъезда машин).  Планировка выполнена профессионально и удовлетворяет всем требованиям, предъявляемым к ее составлению.

 

13. Структура кадров

Кадры предприятия представляют собой совокупность работников различных профессионально-квалификационных групп, занятых на предприятие и входящих в его списочный состав. В списочный состав включаются все работники, принятые на работу, связанную как с основной, так и неосновной деятельностью.

Состав и количественные соотношения отдельных категории  и групп работников предприятия  характеризуют структуру кадров. Численность работников является важнейшим количественным показателем, характеризующим состояние и движение трудовых ресурсов предприятия.

На предприятие ООО  «Авиценна» работает 9 человек. Собственником фирмы являются генеральный директор - ООО «Авиценна» Иванов Д.В.

Задачи  и функции каждого подразделения:

- Грузчики:

Задача – производить погрузочно-разгрузочные работы

-  Секретарь:

Задача – Помощь директору  предприятия в переписке (почта) и взаимоотношению с личным составом и внешними организациями;

Функции:

- прием телефонных звонков, отправка факсов;

- прием и отправка  письменной корреспонденции;

- издание приказов  по функционированию предприятия;

        - провизор