Классификация и кодирование экономической информации в управлении

Первичная информация - это  информация, которая возникает непосредственно  в процессе деятельности объекта  и регистрируется на начальной стадии.

Вторичная информация - это  информация, которая получается в  результате обработки первичной  информации и может быть промежуточной  и результативной.

Промежуточная информация используется в качестве исходных данных для последующих  расчетов.

Результатная информация получается в процессе обработки  первичной и промежуточной информации и используется для выработки  управленческих решений.

Способ отображения. По способу отображения информация подразделяется на текстовую и графическую.

Текстовая информация - это  совокупность алфавитных, цифровых и  специальных символов, с помощью  которых представляется информация на физическом носителе (бумага, изображение  на экране дисплея).

Графическая информация - это  различного рода графики, диаграммы, схемы, рисунки и т.д.

Стабильность. По стабильности информация может быть переменной (текущей) и постоянной (условно-постоянной).

Переменная информация отражает фактические количественные и качественные характеристики производственно-хозяйственной  деятельности фирмы. Она может меняться для каждого случая как по назначению, так и по количеству. Например, количество производственной продукции за смену, еженедельные затраты на доставку сырья, количество исправных станков и т.п.

Постоянная (условно-постоянная) информация - это неизменная и многократно  используемая в течение длительного  периода времени информация. Постоянная информация может быть справочной, нормативной, плановой. Постоянная справочная информация включает описание постоянных свойств объекта в виде устойчивых длительное время признаков. Например, табельный номер служащего, профессия работника, номер цеха и т.п. Постоянная нормативная информация содержит местные, отраслевые и общегосударственные нормативы. Например, размер налога на прибыль, стандарт на качество продуктов определенного вида, размер минимальной оплаты труда, тарифная сетка оплаты государственным служащим. Постоянная плановая информация содержит многократно используемые в фирме плановые показатели. Например, план выпуска телевизоров, план подготовки специалистов определенной квалификации.

Функция управления. По функциям управления обычно классифицируют экономическую информацию. При этом выделяют следующие группы: плановую, нормативно-справочную, учетную и оперативную (текущую).

Плановая информация - информация о параметрах объекта управления на будущий период. На эту информацию идет ориентация всей деятельности фирмы.

Нормативно-справочная информация содержит различные нормативные  и справочные данные. Ее обновление происходит достаточно редко.

Учетная информация - это  информация, которая характеризует  деятельность фирмы за определенный прошлый период времени. На основании  этой информации могут быть проведены  следующие действия: скорректирована  плановая информация, сделан анализ хозяйственной  деятельности фирмы, приняты решения  по более эффективному управлению работами и пр. На практике в качестве учетной  информации может выступать информация бухгалтерского учета, статистическая информация и информация оперативного учета.

Оперативная (текущая) информация - это информация, используемая в  оперативном управлении и характеризующая  производственные процессы в текущий (данный) период времени. К оперативной  информации предъявляются серьезные  требования по скорости поступления  и обработки, а также по степени  ее достоверности. От того, насколько  быстро и качественно проводится ее обработка, во многом зависит успех  фирмы на рынке.

 

 

 

1.3.Система кодирования информации.

Кодирование – это процесс  присвоения условных обозначений объектам классификации и классификационным  группировкам.

Цель кодирования: представление  информации в более компактной и  удобной для использования в  ИС форме; подготовка информации к обработке в системе и передаче ее по каналам связи; упрощение логической обработки информации с использованием специальных методов; установление единообразия представления всех признаков.

Уникальное условное обозначение, присвоенное конкретному объекту  называется кодом. Код может состоять из одного знака или системы знаков, образованной по определенным правилам. В качестве знаков могут выступать цифры, буквы или буквенно-цифровые символы. Однако чаще используются только цифры.

Код характеризуется длиной (числом позиций в коде), структурой (порядком расположения символов в  коде) и емкостью (максимально допустимым числом элементов кода). Совокупность правил, по которым строится кодовое  обозначение объекта, называется системой кодирования.

При кодировании элементов  экономических объектов используются порядковая, серийная, позиционная (поразрядная), повторения и комбинированная системы  кодирования, которые сгруппированы  в два класса - классификационные  и регистрационные.

 

Классификационное кодирование.

Классификационное кодирование  выполняется после предварительной  классификации объектов и подразделяется на позиционное (поразрядное), повторения и комбинированное кодирование.

Позиционная (поразрядная) система  кодирования применяется для  кодирования сложных объектов, элементы которых можно группировать по нескольким признакам. Данные кодируемого множества  классифицируются по заданным признакам, каждому из которых отводится определенное число разрядов (позиций).

Достоинством данного  кодирования является легкость запоминания, а недостатком – узость применения. Чаще всего система повторения применяется  комбинированно с другими системами  кодирования.

 

Регистрационная система кодирования.

Регистрационная система  кодирования используется для однозначной  идентификации объектов и не требует  их предварительной классификации. Она подразделяется на порядковую и  серийную системы.

Порядковая система кодирования  заключается в последовательном присвоении каждому объекту номенклатуры номера его порядка, т.е. в кодировании  информации числами натурального ряда. Этот порядок может быть случайным  или определяется после предварительной  группировки названий объектов по алфавиту. При появлении новых объектов используются номера в конце списка.

Порядковая система применяется  для простых и стабильных номенклатур. Ее достоинство – простота построения; недостаток в том, что с появлением новых объектов номенклатуры нарушается ее логическая стройность.

Преимуществами этой системы  кодирования являются сравнительно небольшая длина кода и возможность  добавления новых объектов в группу без нарушения логичности системы. Недостатки серийной системы состоят  в отсутствии четкой границы между  сериями и трудностями запоминания  серий.

Серийная система применяется  для кодирования двузначных номенклатур, например, структурные подразделения  предприятий или организаций, виды оплат и учреждений и т.д.

К регистрационной системе  кодирования относится также  и штриховое кодирование, которое  представляет собой способ автоматической идентификации (распознавание и различение) разнородных предметов (товары, инвентарь, багаж, документы и т.п.), основанный на оптическом считывании информации. Данный способ предполагает выполнение следующих шагов: присвоение каждому предмету определенного идентификатора (номера или кода), нанесение на предмет специализированной метки, содержащей идентификатор, считывание данных с метки цифровым устройством и перевод данных метки в электронный вид. В качестве идентификатора можно использовать графические, магнитные, радиочастотные и электронные метки, применяемые в различных сферах, но наибольшей популярностью пользуется графическая метка в виде штрихкода. Построение штрихового кода основано на системе маркировки в виде чередования широких и узких, темных и светлых полос, которыми закодирована, как правило, алфавитно-цифровая информация. При этом широким линиям и широким промежуткам присвоено логическое значение 1, узким – 0. Таким образом, образуется последовательность из 0 и 1, представляющая собой двоичный код, который впоследствии прочитывается электронным устройством – считывателем штрихкода. В нем закодированы необходимые сведения о стране-производителе, предприятии-изготовителе и самом предмете.

Штриховое кодирование информации широко применяется в коммерческой деятельности, транспортных и складских  системах, сфере учета материальных запасов, технологическом процессе и т.д.

Выбор системы кодирования  зависит от объема кодируемой номенклатуры, ее стабильности и от задач, стоящих  перед ЭИС. При этом для конкретных объектов кодирования необходимо учитывать  следующие требования:

-использование действующих классификаторов и учет особенностей разработанного варианта ЭИС;

-обеспечение системного подхода по отношению к каждому множеству объектов;

-обеспечение возможности включения в классификатор всех видов объектов каждого множества (всех возможных значений реквизитов) в размере системы в целом, а не ее отдельных частей и подсистем;

-присвоению каждому элементу множества только одного кодового обозначения;

-не допускается включение в систему кодирования признаков, не относящихся ко всем экземплярам каждого элемента классифицируемого множества;

-признаки объектов, по которым образуется классификационная группировка, для множества должны быть постоянными;

-алфавит кода для всех кодируемых множеств данной ЭИС должен быть одинаковым;

-необходимо учитывать возможности появления новых элементов множества, следует иметь резерв свободных кодов;

-необходимо учитывать эксплуатационные возможности технических средств, предназначенных для обработки и информации;

-необходимо обеспечить возможность автоматического контроля ошибок при обработке данных в системе.

Реализация этих требований обеспечивает правильный выбор системы  кодирования при разработке информационного  обеспечения ЭИС.

 

Таким образом, следует сделать вывод, что классификация и кодирование информации являются необходимым звеном в ее обработке. Они упрощают работу, как руководителей, так и персонала организации, повышают эффективность работы предприятия. Для полного понимания систем классификации и кодирования следует рассмотреть их применение на практике на примерах, приведенных в Главе 2.

 

 

2.КЛАССИФИКАЦИЯ И КОДИРОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ В УПРАВЛЕНИИ

 

Автоматизированная обработка  на ЭВМ позволяет составлять различные  сводки, таблицы, ведомости, где информация сгруппирована по каким-либо реквизитам-признакам, например по работающим подразделениям.

Для выполнения группировок  появляется необходимость кодирования  этих группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются системы классификаций и кодирования.

 При обработке экономической  информации часто применяют мнемокоды,  штрихкоды; в ряде случаев машина сама может кодировать заносимые в нее объекты. Используется самая простая система кодирования — порядковая. В качестве мнемокода применяется условное короткое буквенное обозначение объекта. Например, материально-ответственному лицу присваивается мнемокод «МОЛ».

Систематизация экономической  информации вызывает необходимость  применения различных классификаторов:

• Общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываемые в централизованном порядке и являющиеся едиными  для всей страны.

• Отраслевые, единые для  конкретной отрасли.

• Региональные, единые для  данной территории,

• Локальные, составляемые на номенклатуры, характерные для  данного предприятия, организации, фирмы.

Разработка локальных  классификаторов ведется на местах при проектировании ИС. Наряду с  ними на предприятиях используются и  классификаторы общегосударственного и отраслевого значения.

Классификаторы общегосударственного значения составляют Единую систему  классификации и кодирования (ЕСКК), насчитывают около четырех десятков и условно делятся на 4 группы:

 

1. Классификаторы трудовых  и природных ресурсов, например  ОК профессий рабочих, должностей  служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

2. Классификаторы информации  о структуре экономики (СООГУ)  и административно-территориальном  делении страны (СОАТО).

3. Классификаторы информации  о продукции и услугах (ОК  промышленной и сельскохозяйственной  продукции — ОКП), ОК строительной  продукции. 

4. Классификаторы технико-экономических  показателей (ОКТЭП), управленческой  документации (ОКУД), единиц измерения  (ОКЕИ) и др.

Можно привести примеры построения некоторых ОК, имеющих наибольшее применение при автоматизированной обработке экономических показателей  на предприятии. Как правило, эти  коды проставляются в сводных  отчетах, а также в некоторых  первичных документах, например в  счете-фактуре, платежных документах.

ОК отраслей (ОКОНИ) используется для анализа структуры отрасли; код пятизначный, включает следующие  признаки: отрасль, подотрасль, вид, группу, подгруппу.

ОК предприятий и организаций (ОКПО) — регистрационный номер  предприятия, присваиваемый органами госстатистики, код восьмизначный;

КОПФ — код организационно-правовой формы, означает принадлежность предприятия  к различным формам собственности;