Лекции по "Информатике"

MS Excel предоставляет пользователям  широкие возможности по проведению  расчетов, связанных со стандартными  операциями, проводимыми с ценными бумагами.

 

23-й Вопрос. Табличный  процессор EXCEL. Формульные выражения, их назначение, правила записи и способы ввода. Ссылки, их виды и использование.

 

24-й Вопрос. Табличный  процессор EXCEL. Математические и  логические функции. Функции поиска и ссылки. Функции для работы с датой.

 

 

Организация вычислений в электронных таблицах

 

Создание и использование формул. Адресация данных. Виды ссылок.  Создание и использование имен диапазонов ячеек, строк, столбцов.

Применение в вычислениях стандартных функций. Виды функций. Математические и логические функции. Функции даты и времени. Статистические функции. Функции просмотра и ссылки. Функции баз данных. Финансовые функции. Копирование формул. Обработка ошибок в расчетных формулах.

Способы организации вычислений. Компьютерный практикум

Формульные выражения, их назначение, способы записи и правила ввода. Ссылки и их виды.

Формула – это краткая запись некоторой последовательности действий, приводящих к конкретному результату. Формула может содержать не более 1024 символов. Структуру и порядок элементов в формуле определяет ее синтаксис.

Все формулы в Excel должны начинаться со знака равенства. Без этого знака все введенные символы рассматриваются как текст или число, если они образуют правильное числовое значение.

Формулы содержат вычисляемые элементы (операнды) и операторы.  Операндами могут быть константы, ссылки или диапазоны ссылок, заголовки, имена, функции.

По умолчанию вычисления по формуле осуществляется слева направо, начиная с символа «=». Для изменения порядка вычисления в формуле используются скобки.

Пример формулы:

=А1+В1

Пример функции:

=ВПР(A4;$A$34:$D$40;4;ЛОЖЬ)

В Excel включено 4 вида операторов: арифметические, текстовые, операторы сравнения, адресные операторы.

Арифметические операторы используются для выполнения основных математических вычислений над числами. Результатом вычисления формул, содержащих арифметические операторы, всегда является число. К арифметическим операторам относятся: +, -, *, /, %,^.

Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом вычисления формул, содержащих операторы сравнения, являются логические значения Истина или Ложь. К операторам сравнения относятся: =, >, <, >=, <=, <>.

Текстовый оператор & осуществляет объединение последовательностей символов в единую последовательность.

Адресные операторы объединяют диапазоны ячеек для осуществления вычислений. К адресным операторам относятся:

: - оператор диапазона, который  ссылается на все ячейки между  границами диапазона включительно;

, - оператор объединения, который  ссылается на объединение ячеек  диапазона. Например, СУММ(В5:В15,С15:С25);

“ “ – оператор пересечения, который ссылается на общие ячейки диапазона. Например, в формуле СУММ(В4:С6 В4:D4) ячейки В4 и С4 являются общими для двух диапазонов. Результатом вычисления формулы будет сумма этих ячеек.

Приоритет выполнения операций:

операторы ссылок (адресные) «:», «,», « »;

знаковый минус ‘-‘

вычисление процента %;

арифметические ^, *, /, +, -;

текстовый оператор &;

операторы сравнений =, <, >, <=, >=, <>.

Если неизвестно точно, в каком порядке Excel будет выполнять операторы в формуле, стоит использовать скобки, даже тогда, когда на самом деле в них нет никакой необходимости. Кроме того, при последующих изменениях скобки облегчат чтение и анализ формул.

После ввода формулы в ячейку рабочего листа на экране в окне рабочего листа в ячейку выводится результат вычисления.  Для вывода в ячейки формул следует установить флажок Формулы на вкладке Вид команды Параметры меню СЕРВИС.

Ссылка является идентификатором ячейки или группы ячеек в книге.  При создании формул, содержащих ссылки на ячейки, формула связывается с ячейками книги. Значение формулы зависит от содержимого ячеек, на которые указывают ссылки, и оно изменяется при изменении содержимого этих ячеек. С помощью ссылок в формулах можно использовать данные, находящиеся в различных местах листа, или использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах. Кроме того, можно ссылаться на ячейки, находящиеся на других листах книги, или в другой книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других книг называются внешними. Ссылки на данные других приложений называются удаленными.

В Excel существуют три типа ссылок: относительные, абсолютные, смешанные.

Относительная ссылка указывает на ячейку, основываясь на ее положении относительно ячейки, в которой находится формула, например «на две строки выше». При перемещении формулы относительная ссылка изменяется, ориентируясь на ту позицию, в которую переносится формула. Например, если в клетке С1 записана формула:  =А1+В1, то при копировании ее в клетку С2 формула будет иметь следующие относительные ссылки =А2+В2; при копировании в D1:  =В1+С1.

Абсолютными являются ссылки на ячейки, имеющие фиксированное расположение на листе. Эти ссылки не изменяются при копировании формул. Абсолютная ссылка содержит знак $ перед именем столбца и именем строки. Например: $A$1

Смешанные ссылки - это ссылки, являющиеся комбинацией относительных и абсолютных ссылок. Например, фиксированный столбец и относительная строка: $D6.

Ссылки на ячейки других листов книги имеют следующий формат:

<имя раб.листа>!ссылка на  ячейку, например:   Лист2!А1:А10  .

Если имя рабочего листа содержит пробелы, то оно заключается в одинарные кавычки, например: ‘лицевой счет’!А1:А10  .

Excel позволяет ссылаться на диапазон  ячеек нескольких рабочих листов. Такая ссылка называется объемной. Например: Лист1:Лист5!$A$1:$D$3 .

Ссылки на ячейки других книг имеют следующий формат:

[имя книги]<имя листа>!ссылка на ячейку, например: [книга2]Лист3!Е5:Е15.

В Excel существует еще один стиль ссылок, называемый R1C1. При использовании этого стиля Excel ссылается на ячейки по номерам строк и столбцов. В этом режиме относительные ссылки выводятся в терминах их отношения к ячейке, в которой расположена формула, а не в терминах их действительных координат. Стиль R1C1 используется при отражении ссылок в макросах.

В большинстве случаев работа с текстовыми значениями происходит так же, как с числами. Для объединения текстовых значений используется оператор &, причем таких операторов в формуле может быть несколько. С помощью оператора & можно объединять и числовые значения. В результате будет сформирован числовой текст. Этот оператор можно также использовать для объединения текстовых и числовых значений.

 

25-й Вопрос. Табличный  процессор EXCEL. Структурирование и консолидация данных. Построение сводных таблиц и диаграмм.

 

 

Создание и редактирование диаграмм

 

Диаграмма- это графическое представление числовых данных. В Excel используются следующие основные понятия и определения, которые необходимо знать для правильного и эффективного построения диаграмм.

Ряды данных - это наборы значений, которые требуется изобразить на диаграмме (значения функции на оси Y). Например, при построении диаграммы дохода компании за последнее десятилетие рядом данных является набор значений дохода за каждый год.

Категории (аргументы функции на оси Х) служат для упорядочения значений в рядах данных.

Легенда - это условные обозначения значений различных рядов данных на диаграмме.

В Excel имеется около 20 типов двухмерных и трехмерных диаграмм, каждая из которых имеет несколько разновидностей. Рассмотрим некоторые из них:

диаграмма с областями - отдельные ряды данных представлены в виде закрашенных разными цветами областей.

линейчатая диаграмма - отдельные значения ряда данных представлены полосами различной длины, расположенными горизонтально вдоль оси X. Длина полосы соответствует величине числового значения.

гистограмма - линейчатая диаграмма, в которой отдельные значения представлены вертикальными столбиками различной длины.

график - все отдельные значения ряда данных соединены между собой линиями, полученными путем интерполяции. График не стоит использовать, если отдельные абсолютные значения не взаимосвязаны.

круговая диаграмма - сумма всех значений принимается за 100%, а процентное соотношение величин изображается в виде круга, разбитого на несколько секторов разного цвета. В круговой диаграмме допускается только один ряд данных.

кольцевая диаграмма - это особый вид круговой диаграммы. В этом случае сумма всех значений принимается за 100%, а ряды данных представляют собой вложенные кольца, разделенные на сегменты в процентном отношении. Преимущество кольцевой диаграммы перед круговой состоит в возможности одновременного изображения нескольких рядов данных.

радар - это диаграмма, в которой категории представляются лучами, расходящимися из одной точки. Каждое значение ряда данных выделено на оси и соединено с другими замкнутой линией.

XY (точечная) диаграмма - отдельные  значения таблицы представляются  точками в декартовой системе  координат, которые не соединены  линиями. Этот вид диаграммы больше  всего подходит для представления  независимых отдельных значений.

При создании объемных диаграмм с областями используется система координат с тремя осями. Объемная гистограмма, объемная линейчатая и объемная круговая диаграммы позволяют достичь эффекта пространственного представления данных. Объемный (трехмерный) график приобретает форму лент. Принцип построения объемных поверхностных диаграмм напоминает применяемый в картографии способ представления на физических картах высоты участка местности над уровнем моря.

Для создания диаграммы необходимо выделить блок ячеек с данными, а также названиями рядов и категорий. После этого можно воспользоваться командой Диаграмма из меню Вставка или кнопкой Мастер диаграмм на панели инструментов.

Процесс создания диаграммы с помощью Мастера диаграмм состоит из 4 шагов, переход от одного шага к другому осуществляется с помощью кнопки  Далее:

1. Ввод интервала данных, выполняется  при выделении блока ячеек.

2. Выбор типа диаграммы (стандартной  или нестандартной).

3. Выбор подтипа диаграммы (графика, гистограммы и др).

4. 3адание параметров, определяющих интерпретацию выделенных данных. Добавление легенды, названий для диаграммы, ее осей и др.

После нажатия кнопки Готово на рабочем листе будет создана диаграмма. За черные квадратики рамки её можно растянуть, а ухватившись мышью за Область диаграммы - переместить в другое место.

Excel может построить диаграмму  только по ячейкам, в которых  уже имеются числа, поэтому, если  нужно построить график по  его уравнению, то сначала эти  числа нужно рассчитать и занести  в ячейки.

Для редактирования внедренной диаграммы необходимо сначала активизировать редактируемый элемент двойным щелчком мыши, после чего вокруг нее появится рамка, а в строке меню добавятся команды для редактирования диаграмм. С помощью мыши или клавиш управления курсором можно выделить для редактирования любой элемент диаграммы, а именно: область диаграммы, область построения, основание и стенки объемных диаграмм, легенду, оси, текст, стрелки, линии сетки, любой из рядов данных и др.

Для добавления на диаграмме названий, легенд или меток данных можно воспользоваться командой Параметры диаграммы из меню Диаграмма. Если названия на диаграмме уже присутствуют, то после выделения их можно откорректировать как обычные текстовые поля.

Часто возникает необходимость дополнить диаграмму новыми данными. Для этого используется команда Добавить данные из меню Диаграмма, после чего в таблице исходных данных выделяется интервал с новыми данными, а в открывшемся диалоговом окне задается способ их интерпретации.

Большой интерес представляют комбинированные диаграммы, на которых разные ряды данных отображаются в виде разных типов диаграмм. Для создания такой диаграммы в окне Мастера диаграмм необходимо выбрать тип Настандартные, подтип График\Гистограмма. Мастер диаграмм разбивает исходные ряды данных примерно пополам и отображает их в виде двух разных диаграмм. Такие пропорции не всегда бывают удобны, как например, для представления на диаграмме ежемесячных объемов продаж трех видов товаров, а также их суммарной величины. В этом случае можно использовать следующий прием:

- создать обычную диаграмму  для всех четырех категорий  данных, включая суммарный объем  продаж;

- одним из описанных выше  способов выделить на гистограмме  ряд данных суммарного объема  продаж;