Лекции по "Информатике"

Форму можно вывести на печать. Формы обладают многочисленными свойствами, настройка которых позволяет облегчить работу с ними и обеспечить их дизайн на любой вкус.

В MS Access можно создать формы следующих видов: форма в столбец или полноэкранная форма; ленточная форма; табличная форма; форма главная / подчиненная; сводная таблица; форма - диаграмма.

Форма в столбец представляет собой совокупность определенным образом расположенных полей ввода с соответствующими им метками и элементами управления. Форма позволяет отобразить на экране полей только одной записи.

Ленточная форма служит для отображения полей нескольких записей. Поля не обязательно располагаются в виде таблицы, однако для одного поля отводится столбец, а метки поля располагаются как заголовки столбцов.

Табличная форма отображает данные в режиме таблицы.

Форма главная/подчиненная представляет собой совокупность формы в столбец и табличной. Ее имеет смысл создавать при работе со связанными таблицами, в которых установлена связь типа «один-ко-многим».

Форма Сводная таблица выполняется мастером создания сводных таблиц Excel на основе таблиц и запросов  MS Access (мастер сводных таблиц является объектом, внедренным в MS Access, чтобы использовать его в Access необходимо установить Excel). Сводная таблица представляет собой перекрестную таблицу данных, в которой итоговые данные располагаются на пересечении строк и столбцов с текущими значениями параметров.

Форма с диаграммой. В Access в форму можно вставить диаграмму, созданную Microsoft Graph. Graph является внедряемым OLE приложением и может быть запущен из MS Access. С внедренной диаграммой можно работать так же, как и с любым объектом OLE.

Источником данных формы являются одна или несколько связанных таблиц и/или запросов.

Форма состоит из пяти основных разделов:

1. Заголовок формы. Содержимое области  заголовка формы выводится в  верхней части окна формы.

2. Верхний колонтитул. Содержимое  области верхнего колонтитула выводится после заголовка в верхней части экрана на каждой странице формы (если форма многостраничная). Обычно в области верхнего колонтитула размещают шапку таблицы (заголовки столбцов).

3. Область данных. Область данных  содержит поля, в которых отображаются данные.

4. Нижний колонтитул. Содержимое  области нижнего колонтитула (дата, № страницы и т.д.) отображаются  на каждой экранной странице  в нижней части формы.

5. Примечание формы. Содержимое  этой области выводится внизу  последней экранной страницы формы.

Форма может содержать все разделы или только некоторые из них.

При создании многостраничной формы целесообразно добавлять в форму колонтитулы.

Главные и подчиненные формы имеют одинаковые поля связи. Главной называется форма, с которой связываются другие формы. Форма, которая вставляется в другую форму, называется подчиненной. Она позволяет выводить в нее данные нескольких записей из таблиц или запросов, которые связаны с одной текущей записью в главной форме.     

Конструирование отчетов

 

        Отчеты предназначены  для вывода информации из базы  данных, которые выводятся на  экран, файл,  на принтер. Отчет  может создаваться на основании  каких-либо таблиц и/или запросов  и в свободной форме.  Перед  созданием отчета необходимо  определить:

цель отчета;

информацию, которая будет включена в отчет и из какой таблицы-источника;

форму отчета (табличная, свободная, почтовые наклейки);

какие вычислительные поля присутствуют в отчете;

необходимо также спроектировать отчет на бумаге перед компьютерным проектированием.

Отчеты можно создавать с помощью мастера или в режиме конструктора. Можно использовать и оба способа. Мастера позволяют укорить процесс создания отчета, затем его можно доработать в режиме конструктора. Мастера отчетов позволяют создать отчеты трех видов: отчет в столбец (простой), отчет с группировкой данных и подведением итогов и почтовые наклейки. Перед выводом на принтер отчет можно просмотреть на экране.

Варианты  объекта «Отчеты»:

отчет в одну колонку (в столбец) – представляет собой длинный столбец текста, содержащий надписи полей  их значения  из всех записей таблицы или запроса;

многоколонный отчет -  создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок;

табличный отчет  - данные располагаются в виде строк и столбцов (как в таблице);

 отчет с группировкой данных  и подведением итогов – создается  из табличного отчета объединением  данных в группы с подсчетом  итогов;  

перекрестный отчет – создается на основе перекрестного запроса;

составной отчет – содержит главный отчет и один или несколько подчиненных отчетов;

отчет, полученный путем  слияния с документом Word (составной документ);

почтовые наклейки – специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов на почтовых конвертах.

Отчет может содержать следующие основные разделы:

заголовок отчета – печатается в начале отчета на титульной странице, содержит название отчета;

верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов;

заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы, в качестве заголовка может содержать поле, по которому выполняется группировка;

область данных – печатается каждая запись из источника данных;

примечание группы – печатается после обработки последней записи группы; может содержать итоговые данные по записям, входящим в группу;

нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы, может содержать, например, дату печати отчета, номер страницы отчета;

примечание отчета – печатается в конце отчета после обработки всех записей, может содержать итоговые данные по всем записям.

 

Конструирование страниц доступа к данным

 

        Страницы доступа  к данным (Data Access Page)- это  специальный  тип Web-страниц, предназначенный для  просмотра, добавления, редактирования и работы через Internet/Intranet с  информационными текущими данными, хранящимися в РСУБД  MS Access  или SQL- Server.

В отличие от других объектов MS Access, которые являются частью базы данных, т.е. находятся в файле с расширением .mdb, страницы доступа к данным сохраняются отдельным файлом типа .htm.  При открытии  страницы доступа к данным в Internet /Intranet с помощью браузера Internet Explorer средства Office 2003 обеспечивают получение данных и базы MS Access, а затем отображение их на странице. В зависимости от используемой на персональном компьютере версии Internet Explorer различаются режимы конструктора страницы доступа к данным.

Страницы доступа к данным разрабатываются в режиме конструктора страниц в MS Access. Страница представляет собой отдельный файл, при его создании MS Access автоматически добавляет ярлык к нему в окно базы данных. Разработка страниц доступа к данным аналогична разработке форм и отчетов: используется список полей, панель элементов, элементы управления, диалоговое окно «Сортировка и группировка» и т.д. Тем не менее, разработка страниц доступа к данным имеет ряд существенных отличий от разработки форм и отчетов. Способ разработки страницы зависит от ее предназначения. Страницы доступа могут быть предназначены для ввода и редактирования данных, просмотра и анализа данных, составления отчетов в интерактивном режиме.

Страницы доступа предоставляют разнообразные способы просмотра данных, обеспечивают возможность взаимодействия с большими объемами выбранных данных. Развертывая и свертывая группы записей, пользователь может сфокусироваться только на тех данных, которые ему необходимы.

 

37-й Вопрос. СУБД  MS Access. Автоматизация управления базой данных.

 

Средства автоматизации СУБД

 

 

     При работе с базой  данных часто приходится многократно выполнять одинаковые, порой рутинные операции. Вполне естественно было бы автоматизировать их выполнение. Для этого  MS Access располагает достаточными средствами, позволяющими во многом автоматизировать и упорядочить работу с базой данных. К числу таких средств относятся:

пользовательские меню и инструментальные панели;

кнопочные формы управления базой данных;

средства настройки параметров запуска базы данных;

макросы и модули.

Пользовательское меню  - это специальное меню, часто заменяющее собой стандартное меню MS Access. Пользовательское меню содержит ограниченный набор команд (категорий), которые непосредственно используются для управления конкретной базой данных и упрощают работу с ней. 

Кнопочная форма - это обыкновенная форма с кнопками, обеспечивающая возможность выполнения запросов, макросов, модулей, открытия других форм и вывод на печать отчетов. Часто кнопочные формы называют формами-меню. Если кнопочная форма открывается сразу при открытии базы данных, то ее называют главной кнопочной формой.

Параметры запуска определяют исходные установки  MS Access после открытия базы данных. С помощью этих параметров пользователь имеет возможность указать, какую форму следует открыть при запуске, разрешается ли изменять панели инструментов, а также являются ли доступными окно базы данных, контекстные меню и др.

Макрос представляет собой автоматизированную последовательность команд, направленную на выполнение каких-либо действий. Макросы позволяют решать следующие задачи: запускать вместе запросы, отчеты, формы, таблицы; открывать окна различных объектов БД; контролировать правильность ввода данных; перемещать данные; выполнять различные действия после щелчка на кнопке, к которой подключен макрос и др.

В MS Access используются макросы следующих типов:

Линейные – макросы, в которых команды расположены последовательно и выполняются по очереди.     Макросы с условием  - макросы, в которых отдельные макро-команды или их наборы выполняются в зависимости от некоторого условия. Групповые – макросы, объединенные в группы с учетом     некоторой логики использования.

Основные приемы работы с макросами (ввод, редактирование, сохранение) аналогичны приемам работы с другими объектами MS Access.

Макросу присваивается заданное пользователем имя. Если макрос имеет стандартное имя Autoexec, то такой макрос выполняется автоматически сразу после загрузки MS Access.

Макрос является удобным средством выполнения простых задач, таких как открытие и закрытие форм, вывод на экран и скрытие панелей инструментов или запуск отчетов, выход из Access и др. Таким образом, макросы упрощают работу пользователя с базой данных.