Описание создания таблицы «Помещение»

Содержание

 

1. Введение                                                                                                           4

2. Понятие базы данных                                                                                      5

3. Основные термины для работы с базами данных                                        6

4. Постановка задачи                                                                                           8

    4.1 Структуры базовых таблиц                                                                      8

5. Описание выполнения работы                                                                     11

5.1 Создание таблицы в базе данных                                                               11

    5.2 Создание новой БД в режиме «Конструктор»                                      12

    5.3 Описание создания таблицы «Помещение»                                        13

    5.4 Установка связей между таблицами                                                      14

    5.5 Запросы                                                                                                     16

    5.6 Виды создаваемых запросов  и их описание                                         18

    5.7 Сортировка                                                                                               21

    5.8 Создание отчетов                                                                                     22

    5.9 Создание форм                                                                                         23

    5.10 Создание «Подчиненных» форм                                                          24

    5.11 Создание кнопочной формы                                                                 27

6. Выводы и рекомендации                                                                               29

7. Библиографический список                                                                          30

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КР.СЖ.100101.ПЗ

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

 

Дата

Разработал

 

Проверил

А.А. Масалова

Лит.

Листов

Лист

Разработка базы данных в табличном

процессоре Access для

информационной  системы

«Аренда помещений»

Т.В. Чернавина

3

СТИС. ЗСж-111

30

1. Введение

 

    В настоящий момент информационные технологии повсеместно внедряются во все сферы человеческой деятельности. Одной из самых распространенных современных информационных технологий является использование баз данных. Базы данных создаются и используются с помощью специальных программных и языковых средств, называемых Системами Управления Базами Данных (СУБД). Существует большое разнообразие типов СУБД. Наиболее распространенными в настоящее время являются реляционные СУБД, к которым и относится Access.

       Access относится к классу так называемых настольных СУБД, которые имеют хорошо развитые языковые средства, предназначенные для облегчения работы с ними пользователей разной квалификации, в том числе и пользователей, не являющихся специалистами в области информационных технологий.

       Целью написания данной курсовой  работы является освоение СУБД Access.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

4

КР.СЖ.100101.ПЗ

2. Понятие базы данных

 

Большие массивы данных об объектах и явлениях реального мира вместе с программно-аппаратными средствами для хранения данных и манипулирования ими называют информационными системами. Основа информационной системы, объект ее разработки - база данных.

База  данных (БД) - набор данных, содержательно связанных между собой общей темой или назначением. Карточки сотрудников предприятия в картотеке - набор данных, является базой данных.

Любую структуру данных можно преобразовать  в простую двумерную таблицу. Такое представление является наиболее удобным для пользователя и для  машины. Таблицы данных, которые  состоят из двумерных таблиц, называют реляционными.

Каждая таблица состоит из фиксированного числа столбцов и некоторого количества строк. Каждый  столбец представляет конкретное данное. На языке БД столбцы таблицы называются полями, причем для каждого поля разработчик должен определить  уникальное имя поля. Каждое  поле может входить в несколько таблиц.

Строки  БД называют записями. Запись является стандартным блоком для хранения данных в таблице, выборке данных в запросе, форме, выводимой на экран.

СУБД Access является системой управления базами данных  реляционного типа. Данные хранятся в такой базе в виде таблиц, строки (записи) которых состоят из наборов полей определенных типов. С каждой таблицей Access могут быть связаны индексы (ключи), задающие нужные пользователю порядки на множестве строк. Таблицы могут иметь однотипные поля (столбцы), и это позволяет устанавливать между ними связи. Типичными операциями над базами данных являются:

• определение, создание и удаление таблиц,
• модификация определений (структур, схем) существующих таблиц,
• поиск данных в таблицах по определенным критериям (выполнение запросов),
• создание форм и отчетов о содержимом базы данных.

 

 

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

5

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

 

     3   Основные термины для работы с базами данных.

 

• Индекс — средство автоматической сортировки записей в таблице по значению индексируемого поля. Существуют два вида индексов: допускающие и не  допускающие повторение значений поля.
• Область выделения записи — прямоугольная зона слева от строки, которая позволяет выделить строку целиком.
• Область выделения поля — зона заголовка поля. Щелчок в этом месте позволяет выделить поле целиком.
• Полоса прокрутки — объект, с двумя кнопками и бегунком, позволяющий сдвигать данные в окне или списке.
• Вкладка — объект, позволяющий увеличить информационную емкость окна диалога, используемого для ввода параметров. Внешне она похожа на карточку из обычной картотеки и снабжена именем. Вкладки расположены в окне диалога таким образом, что полностью видна только одна из них. Щелчок  на имени вкладки позволяет сделать ее доступной для просмотра и редактирования. Параметры распределены по вкладкам тематически, в соответствии с их назначением.
• Конструктор — режим определения свойств объектов базы данных (таблиц, запросов, форм и так далее). Конструктор имеет свое окно, в котором расположена таблица для задания свойств объекта — бланк. Режим конструктора является альтернативой режиму просмотра данных.
• Указатель (мыши) — подвижный значок, связанный с мышью. В процессе работы он принимает самые разные виды, что облегчает пользователю обращение с объектами и служит своего рода подсказкой.
• Переключатель — элемент управления, который позволяет выбирать один и только один из нескольких вариантов установки параметров.
• Флажок — элемент управления, который может находиться в одном из двух положений: установлен или сброшен.
• Контекстное меню — меню, связанное с объектом. Оно раскрывается после щелчка правой кнопкой мыши на объекте и содержит команды, относящиеся только к данному объекту.

 

 

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

6

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

• Мастер — программа, нацеленная на решение определенной, узкой задачи. Мастера ведут диалог с пользователем, в процессе которого приложение получает необходимые для  решения задачи сведения. Для удобства работа Мастера состоит из нескольких этапов или шагов. Пользователь, при  необходимости, может вернуться  к предыдущему шагу или пропустить ненужный. 
• Запрос (на выборку) – средство отбора данных из одной или нескольких таблиц при помощи определенного пользователем условия. Запросы позволяют создавать виртуальные таблицы, которые состоят из вычисляемых полей или полей, взятых из других таблиц.
• Форма – средство отображения данных на экране и управления ими.
• Отчет  – средство отображения данных при выводе на печать.
• Ключевое поле – поле, значения которого служат для однозначного определения записи в таблице.
• Ключ – одно или несколько ключевых полей, позволяющих идентифицировать записи таблицы или организовать связи между таблицами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

7

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

4. Постановка задачи

 

Разработать структуру базовых таблиц базы данных Аренда помещений.

Наша  БД содержит информацию:

• сведения о помещении: адрес, тип, площадь, арендная плата;
• сведения об арендаторах: наименование, дата начала аренды, срок аренды, ИНН/КПП, БИК;
• сведения о счетах: сумма оплаты, сумма коммунальных платежей, общая сумма, реквизиты Р/С;
• сведения об учете: лицевой счет, приход, расход, остаток.

Распределим эту информацию по четырем таблицам: Помещения, Арендаторы, Счет, Учет.

 

Структуры базовых таблиц

 

Структуры таблиц базы данных показаны в таблицах 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 4.5.

 

Таблица 4.1 – Структура таблицы «Арендатор»

 

Поле	Тип	Описание
Код клиента	Числовой
Наименование	Текстовый	Название предприятия, организации  или физического лица.
Дата начала аренды	Дата/время	Дата, с которой клиент снимает  помещение.
Срок аренды	Текстовый	Срок, на который клиент снимает помещение.
ИНН/КПП	Текстовый
БИК	Числовой

 

 

 

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

8

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

Таблица 4.2 – Структура таблицы «Помещение»

 

Поле	Тип	Описание
Код помещения	Числовой
Адрес	Текстовый	Адрес помещения
Тип	Текстовый	Тип снимаемого помещения
Площадь	Текстовый	Общая площадь помещения
Арендная плата	Денежный	Арендная плата за месяц

 

 

Таблица 4.3 – Структура таблицы «Счета»

 

Поле	Тип	Описание
Код счета	Числовой
Общая сумма	Вычисляемый	Сумма оплаты + сумма коммунальных платежей
Сумма оплаты	Денежный	Сумма аренды за месяц
Сумма коммунальных платежей	Денежный	Сумма коммунальных услуг за месяц
Реквизиты Р/С	Текстовый

 

 

Изм.

Лист

№ документа

Подпись

Дата

Лист

9

КР.СЖ.100101.ПЗ

 

 

 

Таблица 4.4 – Структура таблицы «Учет»

 

Поле	Тип	Описание
Код лицевого счета	Числовой
Лицевой счет	Числовой
Приход	Денежный	Приход в течение месяца
Расход	Денежный	Расход в течение месяца
Остаток	Вычисляемый	Приход - Расход

 

 

Таблица 4.5 – Структура таблицы «Договор»

 

Поле	Тип	Описание
Код помещения	Числовой
Код клиента	Числовой
Код лицевого счета	Числовой
Код счета	Числовой
Дата начала аренды	Дата/время	Дата начала аренды
Дата окончания аренды	Дата/время	Дата окончания аренды