Потоки информации

Маршрут движения документа с момента его поступления (или изготовления) до момента передачи в архив или в экспедицию можно точно установить простым наблюдением. Однако хотя сведения и будут достоверными, затраты на их получение будут значительными.

Изучением документации и опросом также можно получить достоверные сведения о маршруте управленческих документов, составляя например, принципиальные маршрутные схемы, которые позволяют выяснить: количество структурных подразделений (сотрудников), через которых проходит документ; последовательность прохождения; состав операций, выполняемых с документом в каждом из структурных подразделений.

Эффективен при изучении работы с документами и метод автооперограмм — разновидность анкетирования (разработка и последующий анализ заполненных сотрудниками аппарата управления анкет). Анкета состоит из вертикальных и горизонтальных граф. По горизонтали отмечаются фамилии сотрудников, обрабатывающих или составляющих документ, а по вертикали указываются выполняемые им операции.

Автооперограмма прилагается к документу по указанию начальника аппарата управления или его заместителя в соответствии с приказом по аппарату управления. Секретарь (инспектор) аппарата управления вписывает в верхнюю строку номер документа и дату наложения резолюции, присваивает автооперограмме номер и регистрирует этот номер, а также номер и дату документа в регистрационных картах или журнале. Исполнитель, получив документ с автооперограммой, обязан в первой свободной строке написать свою фамилию;

после окончания выполняемой им операции, против своей фамилии в столбце, отвечающем виду выполненной им операции, поставить дробью дату окончания операции и время, затраченное на ее выполнение.

После исполнения документа при сдаче его в экспедицию или архив заполненная автооперограмма передается выделенному для этой цели секретарю-инспектору аппарата управления.

Использование автооперограмм позволяет получить следующие сведения; перечень операций над документами; количество исполнителей, занятых обработкой определенных документов; маршрут движения документов; трудоемкость операций над документами; последовательность выполнения операций. Достоинство метода автооперограмм — высокая достоверность и полнота полученных сведений, недостаток сравнительно большая трудоемкость. При большом количестве автооперограмм их необходимо приспособить для машинной обработки, введя соответствующие шифры.

Анализ информационных потоков на предприятии

Совершенствование методов управления является одной из основных задач, от решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционирование объектов управления и является первым шагом в анализе организации. На данном этапе возможно решения ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.

Сегодня не существует единого и универсального метода для решения вышеперечисленных задач. Графические методы являются наиболее простыми, иллюстративными, универсальными и экономичными методами описания информационных потоков. Они позволяют прослеживать пути документов, регистрировать моменты их образования, операции, осуществляемые с документами, и составить общую характеристику документооборота предприятия, а также сделать некоторые выводы относительно его эффективности, но при условии относительно небольшой размерности документопотоков. По результатам анализа можно определить основные характеристика документооборота: общий объем документов и их объем по отдельным подразделениям; маршруты движения и жизненный цикл документов. Основным недостатком методов графического анализа является трудность дальнейшего развития и применения формализованных методов анализа, так как функциональные отношения, алфавит и выражения значения элементов потока записываются с помощью естественного языка, что создает трудности при последующей обработке подобной графической схемы методами формального анализа. Формализованные методы позволяют выполнять анализ при больших размерностях документопотоков . Одним из основных достоинств является большая ориентированность на использование средств вычислительной техники, поскольку они используют структуры данных, обработка которых хорошо реализована на алгоритмическом уровне. Наиболее приемлемым является использование графических методов в совокупности с формализованными методами, допускающих переход от одного метода к другому и методы компьютерного графического моделирования, таких как методология IDEF1 и IDEF2. Авторами предлагается использование стандарта IDEF1 как инструмент для анализа и изучения взаимосвязей между информационными потоками в рамках коммерческой деятельности предприятия.

Существует следующая методика изучения информационной системы предприятия, осуществляющаяся в два этапа: первый – обследование, второй – построение и анализ информационной модели. Обследование предполагается проводить по заранее разработанной программе, которая включает: изучение структуры и функций подразделений предприятия; составление перечня входящих и исходящих документов для каждого подразделения, а также регистрацию всех поступающих и выходящих сообщений; четкое определение процессов формирования и маршрутов движения документов; сбор данных о назначении форм документов и количестве разрабатываемых экземпляров, периодичности составления документов, показателях, содержащихся в каждом конкретном документе (сообщении); повторяемость и применяемость показателей в подразделениях; алгоритм их формирования. После выполнения всех необходимых этапов предварительного анализа на основании собранных данных применяется один из методов анализа.

Одним из способов решения задачи анализа информационных потоков является введение искусственных информационных языков для описания производственной информации. Авторами осуществляется разработка программных средств, позволяющих провести частотный анализ показателей, содержащихся в документах, и составить отраслевой язык на базе формализованного тезауруса. По результатам исследования документов составляется стандартный набор терминов со строго фиксированными лексическими значениями, в котором устранены синонимы. Эти термины, представленные отдельными словами или группами слов, называются дескрипторами, а наборы таких терминов – словарем дескрипторов. Анализируя одинаковые по смыслу признаки, выделяются их общие части и заносятся в перечень признаков. Полученные таким образом признаки становятся ключевыми словами или дескрипторами информационного языка. Описание конкретных показателей с помощью дескрипторов проводится на основе анализа их экономического значения и с учетом синонимии.

Характеристика службы информационного обеспечения управления

Важно не просто получить информацию, но и иметь ее в таком виде, который бы обеспечивал ее однозначную интерпретацию и был нагляден для восприятия. Поэтому информация должна поступать к руководителю в тщательно обработанном и подготовленном для анализа виде.

Сегодня все крупные и процветающие коммерческие структуры развитых государств имеют в своем штате подразделения, которые занимаются информационной деятельностью. В одних фирмах – это информационно-аналитический отдел, в других – отдел маркетинга, на который руководство фирмы наряду с другими возлагает и информационно-аналитические задачи, отдел коммерческой разведки, информационный центр или служба информации.

Вся поступающая в информационную службу информация может рассматриваться как маркетинговая, поскольку она отбирается в интересах предприятия. Задача информационной службы – квалифицированно обработать ее и распределить по потребителям. Основная цель – это обеспечение оперативного получения руководителем и другими службами максимального объема качественной и конкретной информации, необходимой им для принятия более обоснованных и взвешенных решений, адекватного реагирования на происходящие события, а также получения своевременных рекомендаций и предложений.

Эффективность стратегии маркетинга, реализация его целей зависят от качества информации, на основе которой эта стратегия развивается. Поэтому основной задачей участия информационной службы в маркетинге продукции предприятия является создание и поддержание системы информации, обеспечивающей оперативное поступление достоверных сведений, необходимых для успешной маркетинговой деятельности предприятия. Эта информация должна освещать спрос на определенные товары и услуги, содержать характеристики возможных конкурентов, а также внешних условий, в которых протекает маркетинговая деятельность предприятия (инфраструктура, уровень развития, правовые и экономические требования и т.д.).

Если предприятие маленькое, то обязанности сбора, обработки и распределения информации могут быть возложены на одного человека – менеджера референта или координатора. Если предприятие крупное, необходимо создать новое подразделение. Оно может называться информационно-аналитическим отделом.

Информационно-аналитическая служба является основным центром, в котором концентрируется, обрабатывается и анализируется самая разнообразная внешняя информация. То же справедливо и по отношению к внутренней информации. Большая часть внутренней информации попадает в нее из других подразделений фирмы и в основном представлена в уже обработанном, подготовленном для анализа виде. Таким образом, основные задачи, стоящие перед информационной службой:

1) сбор, обработка и анализ внешней информации

2) сбор, обработка и анализ внутренней информации

3) на основе проводимого анализа выработка соответствующих рекомендаций и предложений

4) оперативное, полное наглядное предоставление результатов анализа, соответствующих выводов и выработанных рекомендаций

5) долговременное хранение всей собранной информации для последующего ее использования в работе

6) решение нестандартных задач анализа деятельности фирмы

Основные проблемы и трудности, характерные для деятельности информационной службы :

- информационные отдел получает большие объемы информации из самых различных источников. Это приводит к невозможности одному человеку качественно обработать материал

- основная масса информации представлена на бумажных носителях и имеет самую разнообразную форму представления. Это существенно затрудняет и замедляет ее предварительную обработку

- на этапе обработки и преобразования данных в электронный вид возникает вероятность появления ошибок и ввода неправильной информации

- основная масса информации поступает на бумажных носителях. С течением времени скапливаются большие объемы разнообразных печатных изданий, а также ксерокопий. Когда возникает потребность в каких-либо материалах, их поиск занимает слишком много времени - проблема представления информации.

Предлагаются следующие шаги для их решения:

1) разграничение обязанностей между специалистами службы

2) внедрение современных компьютерных и информационных технологий работы с информацией.

Это – информационная система (ИС). Информационная система – вся инфраструктура предприятия, задействованная в процессе управления всеми информационно-документальными потоками, включающая в себя следующие обязательные элементы:

      информационная модель, представляющая собой совокупность правил и алгоритмов функционирования ИС;

      регламент развития информационной модели и правила внесения в нее изменений;

      кадровые ресурсы, отвечающие за формирование и развитие информационной модели;

      программный комплекс, конфигурация которого соответствует требованиям информационной модели;

      кадровые ресурсы, отвечающие за конфигурирование программного комплекса и его соответствие утвержденной информационной модели;

      регламент внесения изменений в конфигурацию программного комплекса;

      аппаратно-техническую базу, соответствующую требованиям по эксплуатации программного комплекса;

      эксплуатационно-технические кадровые ресурсы;

      правила использования программного комплекса и пользовательские инструкции.

Конечные пользователи на больших предприятиях также могут поддерживаются или обслуживаются информационными центрами (ИЦ).

В настоящее время ИЦ как ключевая структура в сфере электронной обработки информации уверенно закрепились, прежде всего, на больших предприятиях развитых промышленных стран.

В зависимости от масштаба сферы обработки информации на конкретном предприятии возникают разнообразные организационные структуры в этой области. Структура большого подразделения ОИ расчленена на втором уровне на отдел общей организации, отдел проектирования прикладных систем и их обслуживания, ИЦ, отдел базовых технологических средств, а также вычислительный центр. Руководству здесь приданы широкие штабные функции.

Обслуживание в больших предприятиях занимает от 50 до 70 % имеющихся мощностей, поэтому можно представить соответствующую автономную часть структуры. Вместе с тем против расчленения этого подразделения говорит часто то, что на практике работа по проектированию является обычно более престижной, а обслуживание и сопровождение систем их разработчиками оказывается наиболее качественным, поэтому действительно имеет смысл обеспечить эти функции с помощью одних и тех же людей.

Разделение задач проектирования (развития) и использования систем можно рекомендовать также для структуры среднего подразделения ОИ. Выбор и ввод в эксплуатацию (внедрение) стандартных прикладных программных средств, приобретаемых от сторонних организаций, со временем имеют для всех фирм все большее значение; обслуживание конечных пользователей представлено в этой же группе. Центральное хранилище данных в таких структурах будет часть отсутствовать. Функции планирования и поддержки охватывают и организационные задачи.