Проектирование базы данных

     В форме «Заказы» необходимо:

- вставить подчинённую форму  «Спецификация»;

- добавить кнопку «Новый», которая позволит создать записи для нового заказа;

- добавить кнопку, вызывающую форму  «Оплата»;

- создать поле с итоговыми  суммами.

     После этого необходимо создать организующую форму с удобным интерфейсом, которая позволит работать с набором форм, вызывая их с помощью кнопок.

8. Назначение, создание и особенности  элемента управления –

подчинённая форма

     Подчинённая форма создаётся в форме «Заказы». Особенности создания этой формы: расчётное поле «Стоимость», поле с итоговой суммой и автоматическое занесение цены в поле «Цена». Такая форма получается в результате действий: создание ленточной формы «Спецификация»; упорядочение данных; удаление поля «Код товара»; введение несвязного поля и т.д.

     Вставка подчинённой формы происходит так: на панели элементов выбирается соответствующая кнопка, а затем выделяется место под подчинённую форму в форме «Заказы». После этого запускается мастер построения форм. Устанавливается связь между основной и подчинённой формами.

9. Использование кнопок в форме «Заказы»

 

     В таблице «Заказы» для создания нового заказа необходимо включить кнопку, которая поможет создавать новую запись, сформирует новый номер заказа и добавит в дату заказа текущую дату. Для отметки оплаты заказа требуется кнопка, вызывающая форму регистрации оплаты.

     В результате работе были созданы ряд форм для ввода данных в базу. Однако выбор этих форм из вкладки «Формы» не удобен для пользователя. Поэтому необходимо создать организующую форму с удобным интерфейсом, которая позволит работать с набором форм, вызывая их с помощью кнопок.

     Для создания таких форм предусмотрен механизм создания кнопочных форм. Кнопочная форма создаётся с помощью мастера кнопочных форм, который запускается путём выбора пункта меню «Сервис – Надстройки – Диспетчер кнопочных форм». Далее надо выбрать название формы. Для наполнения содержимым кнопочной формы нужно нажать кнопку «Изменить», а затем создать элементы кнопочной формы.

     Таким образом, создание кнопок облегчит нашу работу, повысит производительность.

10. Типы элементов управления, используемые  при построении форм – связанные  и несвязанные поля, поля со  списком, кнопки и надписи

 

     При построении форм мы использовали некоторые элементы управления – связанные и несвязанные поля, поля со списком, кнопки, надписи. Теперь о каждом элементе мы вкратце опишем, и таким образом подведём итоги всего, что было описано нами раньше.

     Форма имеет следующую структуру: раздел заголовка формы, область данных, примечание. В заголовке и примечании размещаются объекты, содержащие неповторяющиеся данные. Объекты области данных связаны с данными таблицы или запроса и отображают экземпляры данных, содержащихся в них. Такие объекты называются связанными. Каждый объект имеет набор свойств и событий, которые можно посмотреть или изменить.

     Несвязное поле является промежуточным объектом, поэтому на экран его выводить не следует. Его содержимым будет числовое значение, возвращаемое оператором определяющим свойство «Данное». Смысл оператора состоит в следующем. Функция DMax («имя поля», «Имя таблицы») возвращает максимальное значение числового поля из заданной таблицы. Если в таблицу не было введено ни одного данного, то функция вернёт значение Null – нет данного. Функция Nz (Выражение) проверяет, является ли выражение в скобках равным Null. Если да, она возвращает значение 0. Таким образом, значением поля является 1, если в таблице «Товар» ещё нет ни одной строки данных, и увеличенный на единицу максимальный код товара, если в таблице уже существуют записи.

     Поле со списком ускоряет ввод данных и устраняет ошибки. Чтобы создать поле со списком необходимо нажать кнопку «Поле с раскрывающимся списком» на панели элементов и выделить его место в форме.

     В формах присутствует много кнопок. От самых простых – для быстрого выхода,  до кнопок, отвечающих за создание и добавление информации. В формах «Справочник товаров» и «Список клиентов» присутствует кнопка закрытия формы. В форме «Заказы» кроме кнопки закрытия формы есть ещё кнопка, которая поможет создавать новую запись, сформирует новый номер заказа и добавит в дату заказа текущую дату. Для отметки оплаты заказа требуется кнопка, вызывающая форму регистрации оплаты.

     Также при создании форм мы использовали надписи. Все объекты имеют стандартный набор свойств, соответствующий типу объекта. При создании объекта ему присваивается имя, состоящее из наименования типа поля и порядкового номера объекта.

     Для создания формы нужно перейти к вкладке «Формы» и нажать кнопку создать. На экране появится окно подготовки к созданию форм следующего вида. В нем необходимо выбрать позицию «Мастер форм» и имя таблицы, для которой разрабатывается форма, и нажать кнопку ОК. На экране появится окно, в котором надо выбрать поля для включения в форму после выбора полей и нажатия кнопки далее появится окно. Поскольку в требованиях к форме говорится о списке наименований, необходимо выбрать позицию «ленточный». Тот же результат достигается и в табличной форме, однако в этом случае возможностей оформления окна формы становится меньше. После нажатия кнопки «Далее» на экране появится окно в котором необходимо выбрать стиль оформления формы. В следующем окне нужно выбрать имя формы (по умолчанию совпадает с именем таблицы) и определить режим дальнейшей работы, т. е. показать форму или приступить к правке документа. Поскольку форма еще не имеет окончательного вида – выбрать второй из них и нажать кнопку «Готово».

    Несвязное поле является промежуточным объектом, поэтому на экран его выводить не следует. Его содержимым будет числовое значение, возвращаемое оператором определяющим свойство «Данные». Смысл оператора состоит в следующем. Функция DMax («Имя поля», «Имя таблицы») возвращает максимальное значение числового поля из заданной таблицы. Если в таблицу не было введено ни одного данного, то функция вернет значение Null, которая соответствует понятию – нет данного. Функция Nz (Выражение) проверяет, является ли выражение в скобках равным Null. Если да, она возвращает значение 0, в противном случае значение функции DMax («Имя поля», «Имя таблицы»). Таким образом, значением поля является 1, если в таблице «товар» еще нет ни одной строки данных и увеличенный на единицу максимальный код товара, если в таблице уже существуют записи. Построитель объектов сам присваивает имена объектам. В данном случае несвязному полю дано имя «Поле 7».

     При создании кнопки запускается мастер построения кнопок, первым окном которого является окно, приведенное ниже. В этом окне выбираются категории и действие кнопки. Категория «Работа с формой» имеет набор действий, среди которых нужно выбрать «Закрытие формы». После нажатия кнопки «Далее» появляются еще два окна, для которых не надо делать выбора.

     В результате создается кнопка, которая позволяет закрывать форму.

 

11. Свойства объектов – группы «Макет» и «Данные».

 

       Слева от макета  формы расположена панель инструментов  для создания объектов. Выносками  обозначены кнопки создания объектов, которые будут использоваться  в данном описании.

       Макет формы  имеет следующую структуру: раздел заголовка формы, область данных и примечание. В первом и последнем размещаются объекты, содержащие неповторяющиеся данные. Объекты области данных, как правило, связаны с данными таблицы или запроса и отображают экземпляры данных, содержащихся в них. Такие объекты называются связанными. Каждый объект имеет набор свойств и событий, связанных с ним, которые можно посмотреть и изменить, щелкнув правой кнопкой мыши на объекте и выбрав позицию «Свойства». В результате появится окно свойств.

       Все объекты имеют стандартный набор свойств соответствующий типу объекта. Добавление объекта в форму выполняется так: на панели объектов щелчком левой клавиши мыши выбирается тип объекта, затем курсор переносится в место окна формы, где планируется разместить объект, и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, выделяется область объекта. После этого будет создан объект или запустится мастер его построения. При создании объекта ему присваивается имя, состоящее из наименования типа поля и порядкового номера объекта. Имя является одним из свойств и при желании может быть изменено. Описанные выше общие замечания по разработке формы позволяют осознанно подойти к выполнению следующих действий. Пользуясь описанной панелью и изменяя свойства объектов, преобразуем в режиме конструктора форму, т.е. добавим в раздел заголовков текст с названием формы, в примечание несвязное поле и кнопку. Для этого нужно:

1. Создав объект надписи, установить в свойствах объекта цвет фона, размер и цвет надписи, ввести текст надписи.
2. Создать несвязное поле в разделе примечаний, установить для свойства «Данные» в одноименной вкладке значение строки

=Nz(DMax(«[Код товара]», «[Товар]»))+1

и установить свойство «Вывод на экран» во вкладе макет в положении «Нет».

      3.   Создать  кнопку для закрытия формы. При создании этого объекта запускается

            мастер постороения кнопок.

3. Построить для события «До обновления» формы процедуру позволяющую

Добавлять во вновь вводимый товар  код товара, вычисляемый в несвязном  поле.

4. Построить для события «До обновления» формы процедуру позволяющую

добавлять во вновь вводимый товар  код товара, вычисляемый в несвязном  поле.

 

         Создание  текстового объекта достаточно  просто, поэтому дополнительных  пояснений не требуется.

12. Свойства объектов – группа «События». События «До обновления», «После обновления», «Нажатие кнопки».

 

         Для создания  процедуры, добавляющей код товара  в новую запись, необходимо с  помощью правой кнопки мыши  вызвать окно свойств, в котором  выбрать вкладку «События» и  для события «До обновления» выбрать позицию «Процедура обработки события».

         Далее,  вызвав с помощью кнопки построитель  процедур, ввести фрагмент программы. 

                       If Nz (Me! [Код товара]) = 0 Then

                        Me! [Код товара] = Me! [Поле 7]

                   End If

         Смысл фрагмента состоит в следующем: если код товара имеет значение Null или равен 0, т.е. создана новая запись о товаре, то полю «Код товара» присвоить значение, вычисленное в объекте «Поле 7».

          После того, как будет проверена работоспособность этих средств, т.е. в режиме просмотра формы будет видно, что код товара формируется правильно поле «Код товара» можно скрыть, установив свойства «Вывод на экран» в положение «Нет» и удалив совсем текстовый объект «Код».

           Далее  в форме можно установить размеры  и вид шрифтов, цвета шрифтов  и фона, после чего закрыть  ее, подтвердив предложение о  сохранении изменений. В поле  «Цена» нужно установить формат  вывода на экран с двумя  знаками после точки. Для этого  в свойствах «Формат» и «Количество знаков» нужно установить значение «Фиксированный» и 2 – соответственно.

           Аналогичным  образом разрабатывается форма  «Ввод данных о клиенте».

           Разработка  формы «Заказы» включает новые  формы объектов и приемы работы с ними. Для того, чтобы приступить к разработке этой формы необходимо создать отдельно форму «Заказы», форму «Спецификация» и форму «Оплата», а затем включить форму «Спецификация» в форму «Заказы» в качестве подчиненной.

           Особенностью создания формы «Заказы» является то, что при создании формы необходимо выбрать внешний вид «В один столбец». Это позволяет разместить в форме данные одной записи. Во вновь созданном макете формы необходимо разместить, поля: «Код заказа», «Дата заказа» и «Дата поставки». При этом текст надписи к полю «Код заказа» лучше заменить, на «Заказ N», у полей с датами установить маску ввода в одноименном свойстве, запустив построитель маски. Первым окном построителя маски ввода будет следующее. Нажимая кнопку «Далее» закончите построение.   

             Поле «Код клиента» лучше удалить  (выделив его и нажав клавишу  Del), заменив его полем со списком. Для создания поля со списком необходимо нажать кнопку «Поле с раскрывающимся списком» на панели элементов и мышкой выделить место его размещения в форме. Мастер построения полей со списком запустит рад окон.

             Создание такого поля  позволяет  не вводить имя клиента с  клавиатуры, а выбирать из списка  клиентом. Этим ускоряется ввод  данных и устраняется источник ошибок. При создании поля со списком в качестве источника списка используется таблица «Клиенты». Из нее в список включаются два поля: «Код клиента» и «Организация». При этом автоматически устанавливается такой режим выбора из списка, при котором на экране отображается только второе из них, а в поле «Код клиента» таблицы «Заказы» заноситься значение первого, соответствующего видимому значению.

 

                            

13. Назначение и описание формы  «Спецификация». Автоматическое занесение цены.  Поле с расчетными значениями.

            

           В  форме «Заказы» создается объект  – подчиненная форма. Предварительно  должна быть создана форма  «Спецификация». Для этого нужно  закрыть форму «Заказы» (она будет  доработана позже) и создать  ленточную форму «Спецификация». Особенностями создания формы является: расчетное поле «Стоимость», поле с итоговой суммой и автоматической занесение цены в поле «Цена».

           Такая  форма получается в результате  следующих действий:

-  создается ленточная форма  «Спецификация» для одноименной таблицы;