Системы электронного документооборота

Содержание

Введение …………………………………………………………………………..3-4

1. Системы управления документами …………………………………………...5

1.1. Определение системы управления документами и общие требования к системе документооборота…………………………………………………………………………5-7

1.2. Функции и задачи систем управления документами ………………………8-13

2. Классификация систем электронного управления документами …………...14-17

3. Электронный документооборот………………………………………………..18

3.1. Определение электронный  документ и электронный документооборот.....18-24

3.2. Необходимость автоматизированных систем документооборота…………25-26

Заключение………………………………………………………………………… 27-28

Список использованных источников и литературы…………………………….. 29

 

Введение

Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено  более 80% ее информационных ресурсов. Кроме  того, документооборот является, по-существу, упорядоченным обменом этой информацией между работниками и подразделениями. Таким образом, повышение эффективности работы с документами в организации непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

В основе успешного бизнеса  любой фирмы лежит правильность и своевременность принятия решений  руководством фирмы, гибкое реагирование на изменения ситуации на рынке или  на предприятии. Постоянный рост объемов  информации, необходимой для принятия управленческих решений, приводит к  тому, что приходится получать, обрабатывать и хранить документы в большем количестве, чем раньше. Традиционные методы работы с документами становятся при этом малоэффективными. Кроме того, в современных непростых экономических условиях может теряться гибкость в реагировании на изменения рынка, вследствие чего дальнейший рост компании останавливается. Правильно организованный документооборот позволяет избежать таких «болезней роста». Решению задачи оптимизации документооборота активно способствует динамичное развитие современных компьютерных и сетевых технологий. По экспертным оценкам применение электронного документооборота способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50%, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75%. Поэтому неоценимую роль в деятельности любого предприятия играет эффективная система управления электронным документооборотом (СЭД), обеспечивающая бесперебойную циркуляцию его бизнес-потоков.

Системы управления документацией  являются средством автоматизации крупномасштабного формализованного бизнеса, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную. Автоматизация документооборота подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные (адреса, номера договоров, даты заключения договоров, суммы и т.д.), которые могут потребоваться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.

Всего за год в мире производится около 6 млрд. новых документов, а  рядовой служащий тратит в среднем 150 часов (около 19 рабочих дней, или  почти месяц рабочего времени) в  год на поиск утерянной информации.

Современный  рынок прикладных программных средств предлагает ряд автоматизированных систем управления документацией. Среди них ESCOM.DOC©, система J.D. Edwards OneWorld, разработанная компанией Robertson and Blums Corporation, Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies), МОТИВ (Мотив).

Исходя из вышесказанного, можно сформулировали цель работы – выявить и изучить предпосылки развития и современные условия автоматизированных систем управления документацией.

Актуальность изучения данной темы заключается в том, что непрерывный рост объемов документации во всем мире, все более широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых возможностей овладения и управления документированной информацией.

Объектом исследования данной курсовой работы являются автоматизированные системы управления документацией, а также системы, включающие в себя эту функцию.

Основная задача данной курсовой работы - обозначить и определить современные условия автоматизированных систем управления документацией, а также  выявить положительные и отрицательные стороны работы с автоматизированными системами управления документацией.

 

1. Системы управления документами

1.1. Определение системы управления документами и общие требования к системе документооборота  

Система управления документами, СУД, DMS (англ. Document management system) — компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов.

Системы управления документами (СУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения  больших объемов документов в  компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в  организации. Часто эти документы  хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы СУД включают, текстовые  документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видео- данные, и документы Web. Общими возможностями систем СУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

 Исторически, СУД являлись  вертикальными приложениями, разработанными  для использования небольшими  группами специалистов, работающих  в территориальной близости друг  от друга с сильно структурированными  документами. За рубежом приложения  вертикального управления документами  в основном внедрялись в таких  областях как фармацевтические  исследования, страхование, инженерные  разработки, промышленное производство.

В современных распределенных предприятиях система распространения документов, требования по их доступности и необходимость совместной работы с ними растут экспоненциально. Имеющие высокую ценность информационные материалы создаются ежедневно, размещаются в глобальных сетях, распространяются в различных профессиональных коллективах. В эпоху Web формализованные документы, доступные только специалистам, не могут более служить хранилищем корпоративных знаний. В этом должны помочь Системы управления документами.

Корпоративный документооборот - отражение бизнес-процессов компании, и способы управления ими - одна из сторон уникальности фирмы, часть корпоративного «ноу-хау».

Любая успешно действующая организация представляет собой живой, непрерывно меняющийся организм. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают неизбежные изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Как успеть за этими изменениями? Ответ: использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства.

Представим визуальный конструктор бизнес-процедур с очень простым набором условных обозначений. С его помощью процесс обработки документа изображается как последовательность шагов. На каждом шаге определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система на основании заданных условий автоматически вычисляет, «по какой стрелке» направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ (сам он при этом остается в централизованном хранилище, а участники документооборота просто по очереди получают доступ к нему).

С помощью визуального  конструктора задаются и другие параметры  рабочего процесса, например контрольные  сроки и полномочия.

Таким образом, автоматизация  делопроизводства (при помощи СУД) необходима для обеспечения мобильности  руководства предприятием и работы самого предприятия.

Сегодняшние предприятия  требуют истинно распределенной архитектуры управления документами, т.е. такой, которая удовлетворяет  следующим требованиям:

1. Функциональность и гибкость системы.

2. Возможность дальнейшей модернизации и наращивания возможностей системы (в том числе, самостоятельного).

3. Интегрируемость с другими корпоративными системами - система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами.

4. Возможность распределенной удаленной работы и взаимодействия с другими филиалами - основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных мест. Причем распределенные места могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Распределенное, расширяемое управление документами приводит к резкому повышению продуктивности работы сотрудников, усилению общей конкурентоспособности организации.

5. Масштабируемость - желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать, как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности.

6. Модульность - вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

7. Открытость, эффективность - обеспечение рационального соотношения между затратами на создание системы и целевыми эффектами, включая конечные результаты автоматизации документооборота; возможность внедрения широкого спектра дополнительных технологий для повышения уровня возврата от средств, затраченных на систему.

8. Следует также обращать внимание на общую характеристику фирмы-разработчика (поставщика) системы (опыт комплексного решения подобных или более сложных задач, обеспечение всех этапов обследования предприятия, внедрения системы, обучения пользователей, сопровождения и развития системы, является ли фирма непосредственным разработчиком системы, есть ли у нее сервис-центр, квалификация специалистов, территориальное расположение и др.)

 

1.2. Функции и задачи систем управления документами

Определим тот необходимый уровень функциональных возможностей, которому должна соответствовать современная система автоматизации делопроизводства. Любая система должна поддерживать полный жизненный цикл документа в организации - от его первичной регистрации до списания в дело.

Жизненный цикл документа  состоит из двух основных стадий:

1. Стадия разработки документа, которая может включать: собственно разработку содержания документа; оформление документа; утверждение документа.

В том случае если документ находится на стадии разработки, то он считается неопубликованным, и  права на документ определяются правами  доступа конкретного пользователя.

2. Стадия опубликованного документа, которая может включать:

- активный доступ; архивный документ: краткосрочного хранения; долгосрочного хранения;

- уничтожение документа. Когда документ переходит на вторую стадию, он считается опубликованным, тогда права на документ остаются только одни - доступ на чтение. В качестве примера опубликованного документа можно привести шаблон стандартного бланка предприятия.

Организация работы современного офиса предполагает оперативное  информационное обслуживание. Сроки  подбора всех документов по запрошенному руководством вопросу не должны превышать  нескольких часов. В то же время многие документы (докладные, аналитические  записки, отчёты, стенограммы заседаний  и т.п.) содержат информацию о множестве  вопросов, не отражённых в заголовках. Поэтому оперативную и максимально  полную подборку можно получить, только используя компьютерный поиск по текстам документов в электронной  форме. Для этого в СУД предусмотрена  организация электронного архива, т.е., простыми словами, не надо идти в хранилище, искать дело, заполнять лист-заместитель, при необходимости – изготавливать  копию документов, при возврате дела – осуществлять полистный просмотр, раскладку на место и т.п. –  все процедуры автоматизируются.

Электронный архив предприятия - это комплекс программного и аппаратного  обеспечения, предназначенный для  решения следующих задач: