Логистический аудит

Тема 6. Логистический  аудит

6.1 Проведение экспертизы  логистики компании – внешний  аудит. Типовые программы и  методики проведения логистического  аудита

Важную роль в администрировании  логистической системы играют процедуры аудита, под которыми понимаются периодические проверки состояния отдельных компонентов логистической системы и эффективности выполнения логистических функций/операций.

Система контроллинга может функционировать  недостаточно эффективно, если допущены неточности в информационной базе. В этих случаях информация, полученная в ходе аудиторских проверок, служит как для корректировки базы данных контроля, так и для установления новых границ параметров настройки и контроля. 

Основой проведения аудита являются (прежде всего): данные бухгалтерского и корпоративного учета, финансовой и статистической отчетности фирмы.

Для проведения аудиторских проверок в логистической системе применяются специальные документы, доклады персонала логистического менеджмента, периодические отчеты и т.п.

К числу наиболее важных для проведения аудита регулярных логистических отчетов относятся: 

1. Отчет о (логистических) затратах и сервисе (cost – service statement) – похож на финансовый отчет о прибылях и убытках фирмы, показывает соотношение годовых затрат в функциональных областях логистики: закупках и дистрибьюции, а также уровень логистического сервиса в текущем периоде времени по сравнению с предыдущим периодом и относительно конкурентов (средней отметки в данной отрасли промышленности). Уровни логистических издержек в представленной отчетности форме текущего года сравниваются с затратами предыдущего года и бюджетом. В результате проведения аудита определяются направления сокращения затрат прибыли. 
2. Отчет о производительности/ресурсоотдаче (productivity report) - вторая ключевая форма, необходимая для ведения различных видов аудита - характеризует эффективность логистического менеджмента. 

В данной форме дополнительно, как правило, отражаются следующие  ключевые показатели: 

• общие логистические издержки по отношению к объему продаж; 
• отдельные составляющие логистических затрат по отношению к общим издержкам; 
• логистические затраты (по группам) по отношению к стандарту или среднему уровню в данной отрасли; 
• логистические затраты по отношению к соответствующим статьям бюджета фирмы; 
• логистические ресурсы бюджета на текущий момент по отношению к прогнозирующим затратам. 

3. Диаграмма выполнения логистического плана (performance chart). Графики (диаграммы) выполнения логистического плана используются в основном для контроля и аудита в логистике поддержки производства, контроля качества сервиса, управления запасами. Они характеризуют динамику относительных показателей выполнения плана (индексы, оборачиваемость, процентные соотношения) методами математической статистики. 

_________________________________________________________________________________________________

В логистическом менеджменте  применяются разные виды аудита: 

Общий функциональный аудит производится, как правило, не регулярно, чаще всего один раз в год для оценки правильности выполнения персоналом логистического менеджмента своих функций. В этом случае обычно назначается экспертная комиссия из персонала высшего менеджмента фирмы и сторонних консультантов. Комиссия оценивает выполнение персоналом своих должностных инструкций, результаты работы отдельных подразделений службы логистики за отчетный период времени, уровень качества и эффективности работы функционального персонала.

Специальный функциональный аудит осуществляется, как правило, сторонними логистическими консультантами и высшим менеджментом фирмы для оценки соответствия логистической стратегии фирмы корпоративной (маркетинговой) стратегии 

• аудит спроса и уровней логистического сервиса:

- уровня удовлетворения  требований потребителей к качеству  логистического сервиса; 

- соответствия характеристик  логистического сервиса запросам  и ожиданиям покупателей; 

• аудит логистических издержек ( аудит уровня общих логистических издержек и их составляющих и т.п.)
• общий финансовый аудит проводится традиционными методами с привлечением сторонних аудиторов. В процессе этого аудита (обычно общего для всей финансовой деятельности фирмы)выделяются специальные разделы, связанные с проверкой финансовых результатов (затрат, цен, прибылей, убытков, рентабельности, ликвидности, устойчивости и т.п.) работы логистического менеджмента.
• аудит характеристик производительности и ресурсоотдачи;
• аудит запасов – применяется для контроля эффективности управления запасами.  Типичные системы контроля запасов (мониторинг) отслеживают уровни запаса для оценки спроса, пополнения, возврата, учета сверхнормативных и устаревших запасов. Однако могут быть случаи несовпадения между регистрирующими (вручную или автоматически) уровнями запасов и их текущими фактическими значениями на складе. Это может быть обусловлено ошибками персонала, сбоями компьютерных программ и другими причинами. Поэтому периодически (обычно в конце года) осуществляется аудит запасов, подобный процедуре инвентаризации. 
• аудит товарно-транспортной документации и расчетов за операции транспортировки (включая собственно перевозку, экспедирование, погрузку-разгрузку и др.) осуществляется по определенным процедурам, принятым для бухгалтерского аудита, и вызван возможными ошибками персонала при оформлении документов, неправильным занесением данных в компьютеры и другими причинами. 

Реалии современного бизнеса таковы, что без внедрения новых подходов, технологий и решений удержаться на рынке практически невозможно. Логистика из фундаментальной науки  все больше превращается в практическую доминанту деятельности любой компании.

Естественно возникает задача внедрения логистических принципов управления товарными и материальными потоками компании. Соответственно, перед руководителем встает вопрос, с чего начать. Ответ может показаться необычным, и, тем не менее, начинать необходимо с аудита.

Почему необходимо проведение логистического аудита на предприятии?

Отлаженная система  логистики на предприятии предполагает наличие высококвалифицированного и компетентного персонала, современного складского и транспортного оборудования, высокопроизводительных технологий. По разным причинам еще не все предприятия или компании готовы к реализации системных проектов в области логистики: не готова сама организация, система управления, персонал.

С другой стороны, консультанты по логистике, как правило, предлагают решения в тех функциональных областях, в которых они компетентны, не охватывая вниманием системные проблемы предприятия.

Системный логистический  аудит больше востребован для промышленных предприятий, реализующих широкий комплекс функций, связанных с закупками, производством и сбытом продукции, а также для крупных торговых компаний. Тем не менее, в последнее время отмечается возрастающая заинтересованность в этой услуге среднего и малого бизнеса. Результаты аудита могут быть полезными для консалтинговых фирм, а также фирмам, предлагающим информационные решения в области логистики. Логистическим компаниям (складским операторам и экспедиторским фирмам) результаты аудита помогут больше узнать о своих клиентах.

Что такое аудит?

Аудит - системный процесс  получения и оценки объективных  данных об экономических действиях  и событиях, устанавливающий уровень  их соответствия заявленному критерию и представляющий результаты заинтересованным пользователям.

Синонимами термина являются "исследование", "диагностика", "изучение".

Цель проведения аудита - создание базы данных, которую можно использовать для оценки компонентов логистической системы, выявления возможностей повышения эффективности и производительности. Для этого выявляются, собираются и анализируются данные, описывающие текущие затраты и уровень обслуживания внутренних и внешних клиентов.

Проведение системного логистического аудита компании лучше всего поручить экспертам, специализирующимся на решении проблем в данной области. Благо сегодня на рынке присутствуют компании, готовые оказать такую услугу. Однако даже перед профессионалами необходимо четко и понятно определить тот круг задач, которые должны быть решены в ходе исследования.

Какие задачи решаются аудитом? Для каждой конкретной компании они могут быть специфичны, но существуют такие задачи, которые характерны для любого предприятия. В ходе аудита должны быть:

• выявлены сильные и слабые стороны логистической системы предприятия;
• определены позитивные и негативные тенденции;
• выявлены возможности для развития и оптимизации деятельности;
• уточнены случаи неэффективного использования ресурсов,
• произведена оценка уровня конкурентоспособности.

 

Ключевой  принцип логистического аудита - идти от общего к частному: от общих целей и глобальных показателей операционной работы к причинам низкой эффективности и производительности и упущенных возможностей; а затем - к детальному исследованию  выбранных сфер вашей деятельности.

Нельзя осуществлять, например, локальную оптимизацию склада либо транспорта на этапе сбыта продукции, либо на этапе закупок - решения вытекают из системного видения всей цепочки поставок.

Иллюстрация цепочки  поставок. Прежде чем реализовать мероприятия по улучшению логистики в компании или на предприятии, изучаются области продаж (розничные и оптовые клиенты), складирования (склады сырья и материалов, готовой продукции), производства. Проблемы в области управления логистическими функциями (закупками, поставками, запасами, транспортировкой, хранением, распределением) и планирования продаж, производства, составления планов-графиков комплектации, доставки, надо видеть в целом. Часто выполнение этих задач функциональными специалистами не скоординировано. Это результат того, что на предприятии отсутствуют координаторы процессов, протекающих по всей цепи поставок. Поэтому при проведении системного анализа происходит исследование по всей цепочке поставок.

 

Какие области деятельности предприятия должен затронуть аудит? Перечислим их:

• обслуживание клиентов (управление выполнением заказов), как внешних, так и внутренних;
• транспортировка - как входящая, так и исходящая;
• межскладские внутренние перемещения;
• складирование по всей цепочке;
• управление запасами и прогнозирование;
• планирование операций - увязанное планирование продаж, производства, закупок (диспетчирование);
• продажи и маркетинг;
• финансы (бухгалтерия);
• закупки;
• общий менеджмент на предприятии.

 

При выстраивании системы логистики важно фокусироваться на:

а) качестве обслуживания внутренних и внешних клиентов;

б) достижении оптимума совокупных затрат и издержек с точки зрения обеспечения требуемого уровня обслуживания клиентов.

 

Аудиту могут  быть подвергнуты весь бизнес, часть бизнеса (конкретный отдел, сектор, вид деятельности, процесс, продуктовая линия, информационная система).

Чрезвычайно важен профессиональный уровень внешних экспертов. Они  не обязательно должны знать специфику  конкретного бизнеса, но они должны быть компетентными в области теории и практики логистики и управления цепей поставок. Это позволит выявить те глубинные резервы, тот скрытый потенциал, имеющийся на предприятии, и дать объективную оценку уровня логистического менеджмента на предприятии.

Теперь, когда  мы определились с теми задачами, которые  необходимо себе ясно представлять, заказывая услугу системного логистического аудита, переходим к рассмотрению комплекса мероприятий, реализуемых аудиторской компанией.

Какие же мероприятия реализуются?

 

Создается команда аудита, включающая специалистов, которые будут тесно работать с внешними экспертами.

Команда аудита включает

- представителей служб логистики и других функциональных подразделений: специалистов, участвующих в управлении различными видами логистической деятельности (перевозки грузов, складирование, эксплуатация собственного парка подвижного состава, обслуживание клиентов, запасы);

- специалистов, представляющих другие функциональные подразделения, взаимодействующие со службой логистики (финансы и бухгалтерия, контроль, маркетинг и продаж, производство и закупки, информационные технологии).

 

Предварительное исследование длится 2-3 дня. Затем в течение недели эксперты обрабатывают результаты аудита и готовят предварительный перечень рекомендаций, точнее, круг вопросов, подлежащих аудиту.

Далее эксперты совместно  со специалистами формулируют вопросы, которые ложатся в основу интервью, анкет, вопросников. Штатные сотрудники компаний и предприятий не всегда четко представляют систему логистики, поэтому важно привлекать внешних экспертов.

Должен быть установлен контакт и обеспечено непосредственное общение экспертов с собственниками бизнеса и топ-менеджментом компании. Почему ключевым звеном системного логистического аудита является именно эта категория сотрудников компании? Дело в том, что для предприятия вопросы, связанные с логистикой, являются затратной составляющей, и не всегда топ-менеджмент ясно себе представляет, какие выгоды получит предприятие от постановки системы логистики. Для промышленного предприятия приоритетными являются инвестиции на производственную инфраструктуру, поэтому важно, чтобы инвесторы четко видели выгоду от внедрения отлаженной системы логистики, возможности увеличения прибыльности. В ходе аудита составляется перечень показателей, по которым оцениваются логистические функции. В мировой практике имеется SCOR-модель, включающая в себя порядка 700-800 показателей. На конкретном предприятии число используемых показателей зависит от того, насколько информационная система или системы (как правило, разрозненные), позволяют получить данные для расчета тех или иных показателей. Эксперты устанавливают, какие показатели можно применить на данном предприятии.