Совершенствование закупочной деятельности предприятия на основе логистического подхода

- приемный контроль.

5) Контроль поставок.

Одной из значимых задач контроля поставок является контроль качества поставки, т. е. учет количества рекламаций и брака.

Контроль поставок включает в себя также:

• отслеживание сроков поставки (количество ранних поставок или опозданий);
• отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки;
• контроль состояния запасов материальных ресурсов.

6) Подготовка бюджета  закупок.

Существенной частью закупочной деятельности являются экономические расчеты, так как необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения.

При этом определяют следующие виды затрат:

• затраты на выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов;
• затраты на транспортировку, экспедирование и страхование;
• затраты на грузопереработку;
• затраты по контролю за соблюдением условий договора поставки;
• затраты на приемку и проверку материальных ресурсов;
• затрат на поиск информации о потенциальных поставщиках.      

В рамках проведения экономических расчетов к задачам закупочной логистики следует отнести расчет издержек из-за дефицита материальных ресурсов.

Координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками материальных ресурсов

Эта специфическая задача закупочной логистики, решаемая посредством организации системной взаимосвязи закупок с производством и сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области планирования, экономики, техники и технологии.

На первоначальном этапе необходимо выполнить прогноз продаж по отдельно взятым товарным позициям, и впоследствии объединить все полученные результаты в один суммарный, с учетом прайсовой цены по каждой из позиций, с целью построения общего суммарного плана продаж продукции.

Задачи по снижению затрат предприятий сейчас ставят почти всем, при этом в логистике обычно выделяют наибольшую точку приложения сил . Это затраты на транспортировку, заморозка денег в лишние запасы, которые поставляются на склад. В данных двух крайних вариантах как раз и есть следствия не оптимального объёма партии заказываемой у поставщика продукции. Как только в компании принимается решение о необходимости размещения заказа у поставщика на какой-либо товар, то сразу возникает вопрос: сколько заказать. Ответ на этот вопрос непосредственно влияет на экономические показатели работы всего предприятия.

Определение метода закупок на перспективу обычно представляет собой выбор между традиционным способом, основанным на хранении запасов (обязательное наличие складского хозяйства), и способом «точно в срок», предполагающим или незначительное количество запасов или их полное отсутствие. При этом в качестве оценочного критерия при выборе какого-либо способа должен выступать критерий минимума совокупных затрат на закупку сырья и полуфабрикатов при обеспечении нормальной работы организации, учитывается также ряд дополнительных факторов, касающихся особенностей производства. В частности, бесперебойная работа заводов по переработке сахарной свеклы и картофеля требует обязательного наличия развитой складской инфраструктуры (овощных хранилищ), что связано, в первую очередь, с сезонностью сельскохозяйственного производства. Так, массовая уборка и реализация товарной продукции этих культур сельскохозяйственными товаропроизводителями осуществляется осенью. Последнее обстоятельство обуславливает создание мощных сырьевых хранилищ и позволяет перерабатывающим предприятиям обеспечивать свое производство сырьем наилучшего качества и по низким (оптовым) ценам. В свою очередь метод поставок «точно в срок» широкое распространение получил в машиностроении в сборочном производстве. Характерным примером является поставка сидений для автомобилей «Мерседес-Бенц» на сборочный завод концерна «Daimler-Chrysler» в г. Бремене (Германия). Поставки осуществляет специализированное предприятие – фирма «Кайнер-Рекаро», расположенная в 6 км от основного производства. Предварительное планирование закупок осуществляется на срок до 6 месяцев от начала поставки и включает информацию о примерной потребности и типоразмерах комплектующих. Фаза уточнения поставок начинается за 15 дней до начала сборки конкретной партии автомобилей. Здесь уточняются количество, типоразмеры и отделка необходимых сидений. Исходя из конкретных заказов потребителей, сборочный завод за неделю до начала выпуска очередной партии автомобилей формирует производственную программу, на основании которой субпоставщик организует свой производственный процесс. С началом сборки конкретный (синхронный ей) запрос на сиденья отправляется на завод для точного согласования темпа основного производства и темпа сборки и от- правки сидений. Максимум через 6 часов после начала сборки конкретного автомобиля на соответствующий пост сборочного производства поступает и встраивается в автомобиль заказанный комплект сидений.

План поставок определённой продукции представляет собой совокупность расчётной документации, в которой определяется ассортимент поставленной продукции, требования к ее качеству, количество и сроки поставки, что соответственно должно быть отражено в основных требованиях, предъявляемых к продукции и существенных условиях заключаемых контрактах на поставку товара.

Данный план разрабатывается в натуральных единицах измерениях и является одним из основных документов, в соответствии с которым торговое предприятие формирует складские запасы и тем самым обеспечивает бесперебойный процесс реализации товаров и выполняет свои обязательства перед конечным потребителем.

Планирование сроков поставок осуществляется в зависимости от складских запасов на всех стадиях движения товара: оформление соответствующей товарно-сопроводительной и таможенной документации, нахождение продукции во время транспортировки от поставщика до конечного потребителя.

Поставка товаров осуществляется заблаговременно таким образом, чтобы до начала прогнозируемого периода реализации товар смог пройти все предпродажные стадии подготовки и транспортировки.

Планируемое количество товарных запасов также зависит от целого ряда различных критериев: непосредственно необходимого объема товара для удовлетворения потребностей покупателей, то есть, прогнозируемого объема продаж в натуральных единицах измерения по каждому виду и типу товара, а также сверх этого необходимого количества. Учитываются товарные потери при транспортировке, хранении в результате естественной убыли, порчи, боя, лома, брака и прочих нюансов.

При планировании товарных складских запасов необходимо учитывать потери, которые возникают на всех стадиях обращения продукции: при транспортировке, хранении, погрузочно-разгрузочных работ, перетарке, реализации и прочее. Вопросы, связанные с товарными потерями для торговых организаций, являются одними из наиболее важных, так как товарные потери необходимо прогнозировать. Формировать заказы и потребности с учетом возможной потере в будущем определённого количества товара.

Выделяют нормируемые и ненормируемые потери продукции:

Нормируемые потери - это потери, образующиеся в результате усушки, утряски, разлива и прочему, то есть так называемая естественная убыль продукции: уменьшение веса или объема товаров происходит вследствие изменения их физических и химических качеств.

Ненормируемые потери: это потери от брака и порчи товаров, а также потери по недостачам, хищениям и растратам. Данные потери образуются вследствие уменьшения массы продукции сверх норм естественной убыли, понижения качества по сравнению с введёнными стандартами, веса и объёма продукции, а также их порчи из-за неправильных условий хранения на складе, халатности персонала. Наличие в торговых организациях таких потерь является результатом запущенности в учёте, и прочих других факторов, поэтому такие потери не нормируются, и считаются сверхнормативными. К сверхнормативным относятся и потери вследствие стихийных бедствий: не компенсируемых убытки от пожаров, наводнений, аварий, убытки от хищений, виновники которых по решению суда не были установлены и прочими фактами форс-мажорных обстоятельств.

При определении среднего срока хранения товара, можно выявить норму естественной убыли, которая будет равна проценту убыли от количества реализованных товаров с учетом его стоимости.

Формирование ассортимента товарных запасов, является основной задачей при управлении торговлей, оптимальное решение которой позволит торговой организации стимулировать покупательский спрос, привлекать и удерживать покупателя. Особенно остро встает вопросы выбора и ассортимента в организациях розничной торговли, где в настоящее время уровень конкуренции является очень высоким. Ассортимент товаров основывается, прежде всего, на предпочтениях покупателя, а также психологических и поведенческих характеристик конечного покупателя, поэтому первым этапом планирования ассортимента является тщательный маркетинговый анализ всех влияющих на покупательский спрос факторов, на которые должны оцениваться все составляющие обоснования планируемых экономических изменений.

Допустим, одними из направлений увеличения розничного товарооборота в области ассортиментной политики является сочетание следующих направлений и принципов:

- принцип покупки всей продукции в одном магазине;

- принцип разнообразия по видам одной группы товаров, например, различные сорта мясной, либо кондитерской продукции;

- сочетание таких видов товаров как продукты питания и товары первой необходимости;

- наличие сопутствующих товаров, например журналы, газеты, открытки, элементы питания, основанных на принципе спонтанной покупки;

- создание дополнительных мини-цехов при розничных магазинах по производству кондитерских изделий, выпечки других продуктов из теста, полуфабрикатов, салатов,  и уже готовых к употреблению продуктов из мяса, рыбы, птицы.

Залогом успеха является совокупность не только в характеристиках ассортимента товаров, но и механизмы его ценообразования, маркетинг, а самое главное сервис обслуживания и разнообразие сопутствующих услуг от заказов на определенные виды товаров до доставки товаров на дом потребителю.

В закупочной логистике широко применяется АВС и XYZ анализ. С его помощью проводят классификацию товаров по значимости и принимают управленческие решения. Но это хорошо делать в распределительной логистике, для которой многие решения и подходы пришли из маркетинга, где достаточно апробированы. В закупочной логистике нельзя однозначно сказать, что «этот товар менее значим», так его стоимость менее 5% от общего товарооборота. Любой самый дешевый товар может входить в состав производимого товара из группы А и иметь такую же значимость, но по другой причине. Для закупочной логистики целью АВС и XYZ анализа является классификация товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в зависимости от стоимости потребления за исследуемый период (анализ АВС) и по регулярности потребления (анализ XYZ). Это позволяет выбрать оптимальную систему планирования ресурсов, минимизировать издержки на содержание запасов, определить рациональные методы выбора поставщика и схемы контроля поставок. В закупочной логистике наиболее существенными факторами, предопределяющими выбор той или иной системы планирования ресурсов или метода расчета потребности в материалах, являются их объемы, стоимость и регулярность потребления. В связи с этим можно классифицировать материальные ресурсы по критериям, которые учитывают перечисленные факторы. Достаточно произвести группировку материалов по признакам ABC и XYZ. Основным признаком деления материалов на группы ABC является доля в стоимости объема потребления и доля в общем количестве, а на группы XYZ - регулярность потребленияГлавная задача - предотвратить снижение объемов производства и при этом не допустить создания излишних запасов. В группе Z будут находиться те ТМЦ, потребление которых нерегулярное. Следовательно, планирование поставок ресурсов должно осуществляться по «вытягивающей» системе. Заказ и завоз ТМЦ осуществляются только после получения соответствующего заказа от производства. В группу А входят ТМЦ с высокой стоимостью объема потребления - до 80%. Для выбора поставщиков этой группы товаров следует применять конкурсные комиссии с соответствующими процедурами. При выборе поставщиков товаров группы B, характеризующихся средней стоимостью объема потребления (15%), следует использовать комиссию по запросу ценовых предложений.  Группа С характеризуется низкой стоимостью объема потребления. Поэтому при выборе поставщика ТМЦ можно воспользоваться комиссией оценки ценовых предложений. Таким образом, в закупочной логистике результаты анализа АВС и XYZ сводятся к определению методологии выбора поставщика (по группам А, В, С) и выбора метода планирования поставок по группам X, Y, Z. Учитывая, что в Республике Беларусь методология выбора поставщика с использованием комиссий достаточно отработана и известна, применение ее в закупочной логистике не вызовет каких либо затруднений.

Когда мы принимаем решение о размере товарных запасов, необходимо помнить, что складирование товаров сверх потребности имеет как свои преимущества, так и свои недостатки. К преимуществам относится отсутствие дефицита товаров, непрерывность процесса реализации продукции, стабильность в объемах продаж, удовлетворение покупательского спроса. Вместе с тем эти преимущества компенсируются более значительными недостатками помимо того, что увеличиваются текущие издержки на хранение товаров на складе, способствуя росту складских и страховых расходов и увеличению расходов из-за товарных потерь, таких как хищений, которые требуют дополнительное привлечение финансовых ресурсов, которые просто замораживаются в медленно реализуемых активы. Основная задача управления товарными запасами заключается в сбалансированности всех преимуществ и недостатков с целью минимизации товарных излишков и, в тоже время, дефицита продукции.

Анализируя структуру продукции на складе выделяют товарные запасы с зависимым спросом и независимым спросом. Планирование товарных запасов с независимым спросом вовсе не обусловлено планированием других товарных запасов.

Независимый спрос зависит от ряда внешних факторов. Именно поэтому спрос и прогнозируется методом экспертных оценок. Это не позволяет оценить объем продаж с достаточной степенью точностью.

Данные способы основываются на истории потребления конкретных видов товаров, а также на оценке динамики покупательских предпочтений. Система с фиксированным объемом поставок на первых этапах формируется с некоторой величиной товарных излишек, что позволяет со временем откорректировать объём заказа в зависимости от объема продаж, отрегулировав тем самым баланс запасов и потребления и сохраняя как минимум несколько уровней запаса.

Рекомендуется сохранять уровень складских запасов на максимальном уровне только в том случае, если ожидается повышение рыночных цен реализации или дефицита товара.

В условиях значительной инфляции уровень запасов должен быть минимальным , в то время как покупательская способность денежной единицы резко падает с течением некоторого промежутка времени.

Система управления складскими запасами с фиксированным интервалом времени поставок обоснована для товаров с высокой удельной стоимостью и большими складскими расходами.

Оптимальный уровень товарных запасов в идеале достигается в точке равновесия спроса и предложения. При достижении уровня товарных запасов по каждому виду товаров в некотором объеме, можно с полной уверенностью утверждать, что все товары будут полностью реализованы.