Совершенствование закупочной деятельности предприятия на основе логистического подхода

Значительной частью грамотного управления производственными запасами является создание оптимального уровня страховых запасов товаров. Недостатки в расчетах нормативов минимального уровня запасов приводят к образованию дефицита товаров и как следствие упущенных доходов, или к дополнительным расходам по содержанию излишних товарных запасов.

Случайный характер факторов, которые обусловливают необходимость страховых запасов, определяет использование при расчетах аппарата теории вероятности.

Учет факторов связан, прежде всего, с изменениями потребностей покупателей и основывается на прогнозировании величины покупательского спроса и вероятных величин его отклонения в планируемом периоде. Влияние факторов, которые определяются условиями поставки товаров, выражается в отклонениях интервалов поставок сырья и материалов от заданных задержек в пути, которые возникли из-за нарушений ритмичности оформления заказов .

Соотношение между текущими запасами товаров, их прогнозируемым объемом реализации, пополнением и уровнем страховых запасов товаров рассчитывается для каждого вида товара отдельно.

Выбирая стратегию управления товарными запасами, следует помнить, что главную роль играют издержки управления запасами. В связи с тем, что затраты, связанные с необходимостью увеличения товарооборота, обычно, экономически обоснованы, то сокращение интервалов между закупками продукции с учетом плана реализации обеспечит получение прибыли для предприятия.

Следовательно, товарные запасы являются основополагающими элементами управления торговой деятельности, от эффективности управления товарными запасами напрямую зависят результаты торговой деятельности, показатели товарооборота и рентабельности. Задача управления запасами заключается в том, чтобы  к любой хозяйственной ситуации, можно было бы выявить наилучшее решение по объемам запасов, для того, чтобы своевременно и в нужном объеме удовлетворить потребности и соответственно обеспечить минимальные издержки на складское хранение и транспортировку товаров. Решению данной задачи способствует, прежде всего, комплексный подход к снабженческо-заготовительным процессам, согласующимся с планами реализации, посредством различных инструментов в зависимости от компетентности и профессионализма персонала, используемых информационных технологий, программного обеспечения, степени автоматизации процесса снабжения и реализации, организации документооборота и скорости обработки всей документации.

Для эффективного функционирования логистики закупок необходимо знать, какие именно материалы необходимы для производства продукта, составить план закупок, обеспечивающий согласованность действий всех отделов и должностных лиц предприятия по решению следующих задач снабжения:

 – анализа и определения  потребности, расчета количества  заказываемых материалов;

– определения метода закупок;

– согласованности цены и заключения договора;

 – установления наблюдения  за количеством, качеством и срока  ми поставок; – организации размещения  товаров на складе.

Какие материалы требуются, их количество и время, когда они понадобятся, определяют, используя различные методы. Рассмотрим четыре наиболее распространенных метода. Следует указать, что все они требуют информацию о том, как использовались аналогичные материалы в прошлом. Традиционный. Например, в прошлом году использовалось 520 единиц сырья, планируется, что объем производства конечной продукции увеличится на 10%, следовательно, в неделю потребуется 11 единиц сырья. Детерминированный. Используется, когда известны время выполнения заказа и потребность в материалах по количеству и срокам. Широко использует логистические методы теории запасов. Статистический. Его основой являются математико-статистические методы, дающие ожидаемую потребность. Эвристический. Потребность определяется на основе опыта работников.

 

3. Выбор поставщика как основа закупочной логистики

 

Наиболее распространенными и эффективными являются следующие способы выбора поставщика:

1. Конкурсные торги (тендеры); Письменные переговоры между  поставщиком и потребителем. Конкурсные  торги (тендеры) проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материалы, комплектующие на большую денежную сумму, превышающую определенный порог, или наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Проведение тендера включает следующие этапы: – рекламу; – разработку тендерной документации; – публикацию тендерной документации; – приемку тендерных предложений; – оценку тендерных предложений по единым критериям; – подтверждение квалификации участников торгов; – предложение и присуждение контракта.

2. Письменные переговоры между поставщиком и потребителем. Инициатива вступления в переговоры исходит от продавца товара. Он рассылает потенциальным покупателям своей продукции предложения (оферты), которые имеют различную форму, но включают обычно следующие реквизиты: наименование товара, его количество и качество, цену, условия и срок поставки, условия платежа, характеристику тары и упаковки, порядок приемки-сдачи. Различают твердые и свободные оферты. Первая направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока освобождает продавца от сделанного предложения. Иначе ведутся переговоры. Свободные оферты не включают в себя никаких обязательств продавца по отношению к покупателю и высылаются неограниченному числу потенциальных потребителей.  Инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя. Он рассылает потенциальным поставщикам письма или запросы с целью получения предложения. В запросе указываются: наименование товара, его требуемое количество, условия и сроки поставки, платежа. Не указывается только цена. При выборе одного или нескольких поставщиков из множества потребители используют два основных критерия: – стоимость продукции или услуг; – качество обслуживания, предполагающее качество продукции и надежность обслуживания. Кроме основных критериев, используют и другие: – удаленность поставщика от потребителя; – сроки выполнения текущих и экстренных заказов; – наличие у поставщика резервных мощностей; – организацию управления качеством продукции у поставщика; – риск забастовок у поставщика; – кредитоспособность и финансовое положение поставщика. Традиционно используют следующую последовательность оценки (определения рейтинга) поставщиков. Сначала необходимо установить вес для каждого оценочного критерия (показателя). Следует отметить, что вес критерия показывает значимость того или иного показателя для предприятия. Так, например, для организации важнейшим показателем является цена поставляемого сырья. В этом случае вес критерия – стоимость продукции или услуг – должен иметь наибольший размер по сравнению с остальными показателями. Сумма весовых значений по выбранному перечню оценочных показателей должна быть равна единице. Далее необходимо оценить каждого из поставщиков по каждому из выбранных критериев. Подчеркнем, что вес критерия и оценка в дан- ном случае определяются экспертным путем. Рейтинг определяется суммированием произведений веса критерия на его оценку для данного поставщика. Рассчитывая рейтинг разных поставщиков и сравнивая полученные результаты, определяют наилучшего партнера.

Выбор поставщика является одной из важнейших задач закупочной логистики. На предприятии отдела закупок, некоторые работники недооценивают значение правильного выбора поставщика для эффективного функционирования всего предприятия, а именно этот факт обеспечивает, во многом, качественным выполнением поставщиками взятых на себя обязательств. Исследования показали, что в крупнейших мировых компаниях как минимум 50% проблем, связанных с качеством и сервисом, возникает в связи с поставками товаров.

Помимо этого, определение и выбор какого либо поставщика необходимо обосновать перед вышестоящим руководством предприятия, а именно отдела закупок  и является ответственным за принятие решений о поставках, и не могут действовать только интуитивно. Как правило окончательное решение зависит от оценки  поставщика удовлетворить запросы, критерии качества, объемы, условия и сроки поставки, цены и обслуживание.

Возможны два направления при выборе поставщика:

1. Выбор поставщика из числа тех компаний, которые уже являются  поставщиками (осуществлена как минимум одна поставка) и с которыми уже установлены партнёрские отношения. Данное обстоятельство во многом облегчает выбор, так как отдел закупок предприятия располагает точными данными о деятельности об этих компаниях.

При выборе нового поставщика, в результате поиска, анализа отделом закупок рынка, с которым организация работает на данный момент. Для проверки потенциального поставщика зачастую необходимы большие затраты времени и ресурсов, потому данный выбор стоит осуществлять только в отношении тех поставщиков из небольшого количества, которые на самом деле имеют шанс получить большой заказ на поставку. От потенциального поставщика, конкурирующего с существующими и с которыми уже были осуществлены поставки товара, как правило ожидается наибольшая эффективность.

В соответствии с общим алгоритмом при выборе поставщика изначально нужно выполнить полный анализ из любых возможных источников информации о поставщике.

Следует также сформулировать основные критерии, на которых рекомендовано построить систему отбора потенциального поставщика:

В современных условиях в качестве основного критерия отбора выделяется качество поставляемого товара. Качество относится к способности поставщика осуществить поставку продукции в соответствии со спецификациями и требованиями исследуемого предприятия. Качество может относиться также и к тому, удовлетворяет ли товар требованиям конченого потребителя, независимо от того, соответствует ли она спецификациям, требованиям и прочими условиями. В случае поставки уже с поставщиком, с которым работали и поставляли продукцию ранее, то необходимо осуществить анализ статистических поставки товара с браком.

Надежность поставщика – один из важнейших критериев, включающий такие параметры как: честность, сервис, выполнение обязательств, заинтересованность в ведении бизнеса с нашим предприятием, финансовая и экономическая стабильность, репутация и имидж на рынке, соблюдение ранее установленных объемов поставок товара.

Цена. В цене должны учитываться все затраты на осуществление поставки конкретного товара, которые включают в себя затраты на транспорт , административные расходы, валютные риски, таможенные пошлины, налоги и прочее.

Качество и сервис обслуживания. Оценка по этому критерию требует сбора информации у широкого круга лиц и из всех отделов предприятия, а также подключить сторонние источники. Необходимо собирать мнения о качестве технической помощи, об отношении поставщика к скорости реакции на изменяющиеся требования и условия поставки продукции, квалифицированный персонал поставщика и прочие условия.

Условия оплаты и внеплановых поставок. В связи с вышесказанным, нехватка оборотных средств существенно ограничивает возможности выбора потенциального поставщика. В бизнес процессах, особенно в процедуре осуществление внешнеэкономических операций, часто возникают внештатные ситуации, которые внеплановых поставок, либо отсрочки платежа. Поэтому поставщики, предлагающие выгодные условие оплаты, например отсрочка платежа, смогут гарантировать возможность выполнения внеплановых поставок, что поможет избавить предприятия от некоторых проблем в процедуре поставок.

Конкурсные торги, либо проведение тендеров, является  распространенной практикой и формой поиска потенциальных поставщиков. Они проводятся в случае, если предполагается осуществить поставку на большой объем, соответствующие затраты на закупку, а также наладить долгосрочные и партнёрские отношения. Проведение тендеров выгодны как поставщику, так и покупателю. Импортёр получает точное представление и полную информацию об условиях предложения о поставке, и одновременно может выбирать наилучшего поставщика.

 

В таблице 1. приведена стандартная структура поиска поставщиков.

 

Этапы поиска и анализа поставщиков

Первый этап. Поиск потенциального поставщика

 

Второй этап. Проверка и проведение анализа поставщика

Третий этап. Окончательный выбор поставщика

Четвёртый этап. Надежность поставщика

 

Таблица 1 является поэтапной схемой выбора и поиска поставщиков в закупочной логистике

Проверка и анализ поставщика.

Условием долгосрочной работы с новым поставщиком служат надежность, финансовая стабильность организации. Предприятие, которое готово быть Вашим постоянным поставщиком и партнёром. Именно на стадии знакомства происходит проверка и анализ потенциального поставщика, а в дальнейшем и партнёра. В случае, если поставщик окажется недобросовестным, то у импортёра могут возникнуть проблемы в осуществлении последующих продаж, что приведёт к потерям финансовых потоков. Именно поэтому крайне важно выявлять надежность поставщика от стадии переговоров и до стадии заключения внешнеэкономического контракта. Для проверки надежности поставщика может быть получена информация из следующих источников: личной встречи с руководством организации-поставщика; финансовой отчетности поставщика, местных источников, финансовых институтов, конкурентов потенциального поставщика, торговых ассоциаций, государственных регистрационных палат, налоговых органов и прочими методами, обладающих открытой для ознакомления информацией. Итогом второго этапа являются поставщики с проверенной репутацией.

Анализ выявленных потенциальных поставщиков.

В результате проведенного анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми будет проводится работа по заключению контрактов. Критерием, на базе которого будет осуществляться анализ потенциального поставщика, служит цена и качество продукции, надежность поставок, сроки поставок и условия поставок

Оценка надежности поставщика.

Оценка результатов работы проводится по уже заключенным контрактам.

Для организации бесперебойных поставок желательно иметь большое число поставщиков, так как это дает некоторые преимущества:

- возможность успешного проведения переговоров относительно цен, условий и сроков поставки, либо других обязательств при осуществлении закупок;

- возможность выбора в случае, если один из поставщиков испытывает трудности;

- возможность решения проблем, возникающих при увеличении объёмов продаж, не предусмотренном разработанными планами продаж

Также необходимо периодически отслеживать, какие меры предпринимает поставщик для обеспечения сохранности количества и качества отгружаемой продукции, тары, упаковки, момент погрузки. Соблюдение установленных правил упаковки и затаривания товара, правил маркировки груза и опломбирования товарных мест. Точное определение количества отгруженной продукции, а именно: объём, веса брутто и нетто, число мест, количество ящиков, мешков, паллет, пачек и прочей упаковки;