Исследование проблем системы управления и определение путей их решения на примере " Гостиница «Белград» "

Передача заданий, полномочий и ответственности подчиненным осуществляется путем их делегирования. Для того чтобы они были эффективными, руководитель придерживается принципа соответствия объема делегированных полномочий объему возлагаемой ответственности.

Права, обязанности и ответственность всех сотрудниковв гостинице  «Белград» закрепляются в должностных инструкциях. Это позволяет во многом упорядочить процесс распределения полномочий и добиться более эффективной технологии управления.

Функции управления.

Руководство:

        Распределение оплат

        Утверждение о приеме на работу новых сотрудников

        Утверждение маркетинговых планов и планов работы

        Утверждение изменении в заработной плате

        Утверждение приказов по отпускам

        Утверждение приказов по изменению должностей

        Изменения в штатном расписании

Начальники подразделений:

        Контроль за выполнением обязанностей отделов

        Организация работы отделов

        Первичный отбор сотрудников в отделы

        Разработка и сведение планов и статистических отчетов по отделам

Специалисты:

        Бухгалтер - ведение бухгалтерского и налогового учета, кассовые операции

        Маркетолог - общий статистический анализ, разработка маркетинговых планов и планов приема, осуществление маркетинговых мероприятий, анализ работы конкурентов, выработка рекомендаций.

        Юрист - юридическое сопровождение всех контрактов компании, консультации по спорным вопросам, работа с кадрами

Исполнители:

        Работа на местах, исполнение приказов начальников отделов и специалистов, к которым они прикреплены.

Организационная структура управления.

ЧАСТЬ 3. ФОРМУЛИРОВАНИЕ ПРОБЛЕМ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ И ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПУТЕЙ ИХ РЕШЕНИЯ

Проанализировав организационную структуру ОАО «Гостиницы «Белград», можно сделать вывод, что предприятие нуждается не только в фасадной реконструкции, но и в реорганизации структуры управления, для более эффективной работы служб гостиницы, для получения большей прибыли и увеличения загруженности номерного фонда.

В таблице 2 отражены основные «разрывы» в связях между элементами организационной структуры гостиницы «Белград».

Таблица 2. Основные «разрывы» в организационной структуре ОАО «Гостиницы « Белград»

Реорганизация системы управления необходима, для того, чтобы исключить возможность дублирования функций, ухода от ответственности и снизить нагрузку как в общем на некоторые отделы, так и на руководителей подразделений в частности. Так же следует наладить на предприятии своевременные и точные потоки информации для более точного и своевременного выполнения как оперативной так и других видов работ,

Следует также провести реорганизацию отдела маркетинга. Выделить определенных специалистов, внутри подразделения, имеющих высокую компетентность в определенной области (общий маркетинг, реклама, аналитическая работа) и дать четкие должностные инструкции, оградив их тем самым от выполнения чужих обязанностей. Подобная реорганизация отдела очень важна именно на данный момент, если учесть, что в недалеком будущем, после полной реконструкции гостиницы «Белград», данному предприятию понадобится четко сформулированная рекламная стратегия, а вместе с ней слаженная и продуктивная работа маркетингового отдела, проект которой представлен на рис. 1.

Гостиничному предприятию необходимо иметь людей, способных поводить анализ рынка, планирование маркетинговых мероприятий, их осуществление и контроль. В крупных гостиницах в отделах маркетинга работает множество специалистов, включая специалистов по сбыту услуг, исследованию рынка, по рекламе, паблик рилейшинз и др.

Организационную структуру ОАО "Гостиница "Белград" можно охарактеризовать,   как   линейно-функциональную.   Каждое   из подразделений получает указания и распоряжения не только от Генерального директора, но и от руководителя функциональных служб.

Поэтому, управление осуществляется как линейными, так и функциональными службами. Этот тип организационной структуры управления может быть эффективным при условии рационального распределения управленческих функций среди сотрудников предприятия.

Целью данного мероприятия по совершенствованию организационной структуры предприятия будет реорганизация отдела маркетинга и введение новой должности менеджера по рекламе, с целью более эффективной работы отдела маркетинга. Данная мера является для предприятия на данный момент острой необходимостью.    

Итак, для более эффективной работы предприятия предлагаются следующие мероприятия:

1. Реорганизация маркетингового отдела с выделением для каждого сотрудника определенного участка работы.

2. Закрепление возложенных на сотрудника функций, закрепленных в должностной инструкции.

3. Создание на предприятии должности специалиста по рекламе в рамках отдела маркетинга.

Реорганизация маркетингового отдела.

Из анализа организационной структуры предприятия, проведенного в аналитической части данной работы в видно, что отдел маркетинга перегружен работой. Данная ситуация не всегда объясняется авралами или перегрузками связанными с непосредственной деятельностью отдела, а чаще тем, что отделу маркетинга навязывается работа не связанная с прямыми обязанностями маркетологов. Итогом данного положения является невозможность выполнения отделом своей работы эффективно и полноценно, а так как отдел обязан заниматься еще и рекламой, то на фоне всего вышесказанного ясно, что реклама отодвигается на последнее место в числе проводимых мероприятий. Проводимые же мероприятия носят эпизодический характер и имеют низкое качество реализации.

Таблица 3. Планируемое распределение функций в маркетинговом отделе на предприятии ОАО «Гостиница Белград»

На наш взгляд, при подобном разделении участков работы между сотрудниками маркетингового отдела, а также при грамотной взаимоувязке их деятельности, отдел сможет более эффективно выполнять свои обязанности.

Разработка должностной инструкции для специалиста по рекламе отдела маркетинга  ОАО «Гостиницы «Белград»

Создание для сотрудника должностной инструкции является логическим продолжением реорганизации отдела маркетинга. Путем создания для сотрудника должностной инструкции закрепляются возложенные на него обязательства, поэтому он освобождается от выполнения им других обязанностей, а, следовательно, с отдела маркетинга снимается излишняя нагрузка.

Таким образом, в случае четкого распределения между сотрудниками маркетингового отдела обязанностей, возможно достигнуть более эффективной работы отдела, а как следствие, более эффективной работы всей гостиницы.

Следующим мероприятием по совершенствованию организационного обеспечения рекламной деятельности гостиницы «Белград» предлагается введение на предприятии должности специалиста по рекламе в рамках отдела маркетинга. На наш взгляд, в случае с гостиницей, «Белград» создание целого отдела рекламы будет экономически невыгодно. В аналитической части данной работы видно, что на данный момент повышать численность сотрудников будет нерациональным, поэтому в данном проекте предлагается ввести новую должность в рамках уже существующего маркетингового отдела, а не создавая новых отделов. Специалист по рекламе будет работать в отделе маркетинга, подчинятся он будет непосредственно коммерческому директору, заместителю коммерческого директора и начальнику отдела маркетинга.

Данная мера также обусловлена слишком большой нагрузкой на отдел маркетинга и острой необходимостью   наличия на предприятии профессионала в области рекламы. Последнее объясняется тем, что гостиница «Белград» в данный момент реконструируется,    в реконструкцию отеля вкладываются большие деньги, и, следовательно, после открытия нормальным желанием владельцев отеля будет возврат вложенных сумм, а также получение максимально возможных прибылей. Для того чтобы все происходило именно так, уже сейчас гостиница «Белград» разрабатывает стратегию выхода гостиницы на международный рынок, а также абсолютно новую рекламную стратегию, которая позволит привлечь к новому «Белграду» как можно больше новых клиентов, и позволит удержать старых.

Кроме того, невозможно возлагать на отдел маркетинга весь объем работы по рекламе гостиницы. Гостиница «Белград» является довольно крупным предприятием, для которого вполне целесообразно вводить должность менеджера по рекламе. На данный момент, в отделе маркетинга из-за недостатка времени и трудовых ресурсов постоянно возникают проблемы с осуществлением рекламной деятельности. Они проявляются в несвоевременном изготовлении рекламной    продукции, рекламные обращения составляются в последнюю минуту из-за чего их качество часто оставляет желать лучшего, постоянно возникают проблемы с выставочными мероприятиями. Все это и многое другое не дает «Белграду» возможности эффективно и своевременно рекламировать свои услуги. Поэтому, как отмечалось раньше, введение на предприятии ОАО «Гостиница Белград» должности специалиста по рекламе является необходимостью.

Предлагается   следующая   организационная   структура  службы коммерции на предприятии ОАО «Гостиница Белград».

Введение на предприятии новой должности предполагает также разработку документов, регламентирующих деятельность сотрудника, занимающего эту должность, а именно, в данном случае, должностной инструкции специалиста по рекламе.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управление, как свидетельствует многообразный опыт, накопленный в мире, есть важнейший ресурс организации и одна из сложнейших сфер человеческой деятельности. Многообразие подходов к управлению хозяйствующими субъектами показывает, что организационная наука находится на этапе стремительного развития, но еще не обрела четко очерченные формы.

Проблемы управления особо остро стоят в современной России, переживающей крупномасштабные процессы преодоления системного кризиса. Определяя предстоящие перемены в управлении, важно исходить из реально складывающихся факторов его развития в стране при становлении многоукладной экономики. В этот период, который может занять десятилетия, на финансово обескровленных предприятиях сложилась ситуация, побуждающая к проведению организационных изменений.

Принципиальные  организационные  перемены  невозможны  без  реализации организационно-управленческого анализа.  Обследование субъектов хозяйствования показывает, что, несмотря на указанные обстоятельства, анализу систем управления не уделяется должного внимания. Малочисленны, не отличаются системностью и не доведены до уровня методических разработок теоретические положения в данной области.

Эффективность деятельности субъекта управления не может оцениваться каким-либо одним, пусть даже комплексным, показателем. Здесь важна оценка степени достижения организацией поставленных целей, адекватной внутреннему построению и процессам функционирования субъекта хозяйствования в соответствии с требованиями внешней среды.

Методики и технологии решения задач анализа систем управления, основанные на сочетании расчетных и эвристических методов, позволяют выявить потенциальные возможности управленческого персонала, определить соответствие управленцев занимаемой должности, осуществить мотивацию труда, достичь соответствия принципов построения структуры и информационно-технологической системы стратегии организации, добиться синхронизации целей хозяйствующего субъекта и персонала.

Проанализировав в рамках контрольной работы систему управления гостиницы «Белград», был сделан вывод о том, что предприятие нуждается не только в фасадной реконструкции, но и в реорганизации структуры управления, для более эффективной работы служб гостиницы, для получения большей прибыли и увеличения загруженности номерного фонда. Поэтому в третьей части работы были внесены предложения по совершенствованию системы управления гостиницей «Белград».