Тендеры как форма получения заказов, особенности их проведения

Основным способом государственных  закупок являются тендеры - способ выдачи заказов на поставку товаров, предоставление услуг или проведение подрядных  работ по заранее объявленным  в конкурсной документации условиям, в оговоренные сроки на принципах  состязательности, справедливости и  эффективности.

Государственный контракт заключается  с победителем такого тендера - участником, подавшим предложение, соответствующее  требованиям конкурсной документации и содержащее наилучшие условия (не обязательно- минимальное по цене).

Конкурсы подразделяются на открытые и закрытые, могут проводиться  в один или два этапа. В открытых конкурсах (тендерах) могут участвовать  любые правомочные поставщики.

Закрытый тендер конкурс – вид процедуры государственной закупки, представляющий собой конкурентный способ выбора поставщика (подрядчика, исполнителя) при осуществлении государственных закупок, участниками которого могут быть только потенциальные поставщики (подрядчики, исполнители), приглашено индивидуально заказчиком (организатором) путем извещения.

Закрытый конкур применяется  в случае, если сведения о государственных  закупках составляют государственные  секреты.

Информация о закрытом конкурсе не подлежит размещению на официальном  сайте, а также в средствах  массовой информации, и глобальной компьютерной сети Интернет, а доводится  его участникам индивидуально.

Двухэтапные тендеры (открытые или закрытые) организуются в случае закупок сложной продукции, когда  заказчику затруднительно четко  сформулировать требованию к предмету конкурса или необходимо провести переговоры с поставщиками (исполнителями) в  целях определения их возможностей решить стоящую задачу. Чаще всего данный способ используется при проведении конкурсов на заключение государственного контракта на выполнение научно - исследовательских, опытно - конструкторских и технологических работ (НИОКР), а также в строительстве.

Такой подход позволяет заказчику  ознакомиться с возможностями поставщиков  и, оценив их (существующие на рынке  методики, технологии и т. п.) формулировать  свои требования.

При проведении двухэтапного тендера участники на первом этапе  подают свои предложения без указания цены. Изучив предложения, организатор  конкурса может внести изменения  и дополнения в конкурсную документацию. На втором этапе участники повторно подают свои предложения (с учетом изменений  в требованиях организатора конкурса) с указанием цен поставляемых товаров (услуг, работ).

Электронный аукцион –  вид процедуры государственной  закупки, представляющий собой гласный  и конкурентный способ выбора поставщика (подрядчика, исполнителя) при осуществлении  государственных закупок на электронных  торговых площадках.

Электронный аукцион проводится в случае государственных закупок по перечню товаров (работ, услуг), определенному Советом министров республики Беларусь. В такой перечень не могут включаться товары, включенные в перечень, предусмотренные Законом республики Беларусь «О государственных закупка товаров (работ, услуг)».

Электронные аукционы проводятся на электронных торговых площадках  операторов, определяемых советом Министров  Республики Беларусь.

Процедура запроса ценовых  предложений – вид процедуры  государственной закупки, представляющий собой конкурентный способ выбора поставщика (подрядчика, исполнителя) при осуществлении государственных закупок, победителем которого признается участник, предложивший наименьшую цену предложения.

Процедура запроса ценовых  предложений применяется при государственной закупке товаров (работ, услуг), пороговое значение ориентировочной стоимости которых определяется Советом Министров Республике Беларусь, в том числе товаров (работ, услуг) согласно перечням для применения электронных аукционов и биржевых торгов, а также в случае, если сведения о государственных закупках составляют государственные секреты.

При этом закупка может  проводиться даже в случае, когда  после запроса установлено, что  лишь один поставщик способен выполнить  заказ - в этом случае проводится закупка  у единственного источника.

Сегодняшние тендеры отличают несколько принципов, по которым  их можно классифицировать. Например, по составу участников, тендеры бывают открытыми, закрытыми и с ограниченным числом участников. По допустимости изменения  тендерных требований: одноэтапные  тендеры (переговоры запрещены) и двухэтапные (переговоры допускаются)[15].

По составу участников:

Открытые тендеры

В тендере могут принимать  участие любые организации. О  проведении открытых тендеров публикуются  объявления в периодической печати. Большое число участников обостряет  конкуренцию, что позволяет разместить заказы на более выгодных условиях.

Закрытые тендеры

Тендеры объявляются только для специально приглашенных лиц, отобранных устроителями торгов. Обычно в закрытых тендерах участвуют наиболее крупные  фирмы или их консорциумы.

Тендеры с ограниченным участием

Если круг участников точно  не определен, но ограничен какими-либо условиями, например страной, наличием специального допуска и т.п, то это  тендер с ограниченным участием. Процедура  закупки с ограниченным числом участников применяется в случае, если закупка  работ или услуг носит сложный  или специализированный характер и  может быть предложена ограниченному  количеству участников. Во время проведения тендеров с ограниченным участием тендерные  предложения имеют право предоставлять  лишь те участники, которые приглашены заказчиком принять участие в  процедуре закупки.

По допустимости изменения конкурсных требований

Тендеры также можно классифицировать по допустимости изменения конкурсных требований к продукции в процессе обсуждения конкурсных заявок между  организатором и участниками.

Одноэтапные тендеры

Вид тендера, который проводится в один этап, где лицо желающее участвовать  в тендере, подает одновременно документы  для определения участников тендера  и победителя тендера.

В данном виде тендера переговоры запрещены.

Двухэтапные тендеры

Вид тендера, который проходит в два этапа с проведением  на первом этапе переговоров по технической  части предложений поставщиков.  Процедура двухэтапного тендера  предусматривает, что организатор  тендера на первом этапе разрабатывает  первоначальный (примерный) вариант  технического задания, на основе которого поставщики готовят первоначальные тендерные заявки (без указания цены и других коммерческих условий). Далее  организатор тендера проводит переговоры, на которых согласуются различные  варианты решения задачи, предложенные поставщиками, по результатам которых  организатор тендера готовит  окончательный вариант технического задания[4]

На втором этапе поставщики (только те, которые участвовали  в первом этапе) подают окончательные  конкурсные заявки с техническим  предложением (подготовленным согласно уточненному варианту конкурсной документации) и коммерческим предложением (цены или расценки, сроки поставки и  график платежей, условия поставки и так далее) в том же порядке, в каком происходит подготовка и подача конкурсных заявок в ходе открытого тендера. Получив такие окончательные тендерные заявки, организатор тендера обеспечивает их сопоставление и оценку, выбирает выигравшего тендер поставщика и заключает с ним договор.

Двухэтапные тендеры используются достаточно редко в силу сложности  и длительности процедур. Они используются в случае закупки сложной (уникальной) дорогостоящей продукции.

По процедуре допуска  к тендеру

Общая

С предварительным квалификационным отбором

Заявки на участие в  тендере должны быть подготовлены поставщиками и вовремя поданы на рассмотрение заказчику - организатору тендера. Нарушение  сроков подачи заявок приводит к их отклонению (дата и время окончания  приёма заявок указана в конкурсной документации).

Следует отметить то, что  иногда заказчик требует не только оригинал конкурсной заявки, но и несколько  копий, что обеспечивает как сохранность  документов, так и возможность  работы с ними нескольких членов комиссии одновременно.

Необходимо упомянуть  о том, что существует два варианта запечатывания копии заявки на участие  в тендере. Её можно положить в  конверт вместе с оригиналом или  же запечатать в отдельный конверт. В последнем случае возникает  необходимость пометки данного  факта на страницах журнала регистрации, а также в расписке.

Чаще всего заявки на участие  в тендере вкладываются в конверты, которые оформляются определённым образом и запечатываются. Кроме  того, заявки должны быть зарегистрированы в специальном документе, например, в журнале регистрации, а представитель  поставщика получает расписку о том, что заявка получена.

В подаче и приёме заявок участвуют два лица: член конкурсной комиссии, который принимает заявки  (представитель заказчика или  организатор тендера) и представитель  поставщика, который должен представить  заявку на участие в тендере, причём всё это происходит в офисе  представителя заказчика.

Итак, представитель поставщика находится в офисе организатора тендера. Последний должен убедиться  в том, что конверт запечатан  и оформлен по всем правилам конкурсной документации.

В том случае, когда конверт  не запечатан или неправильно  оформлен, организатор тендера может  вернуть конверт, подробно объясняя, каким образом его нужно подготовить. Если же такая возможность отсутствует  по какой-либо причине (например, заявка была подана в крайние сроки или  пришла по почте), то представитель  заказчика должен предупредить представителя  поставщика о последствиях. И опять  же нужно сделать соответствующие  пометки об этом в журнале регистрации  и расписке.

Таким образом, организатор  тендера предлагает представителю  заказчика от руки написать на конверте с заявкой на участие в тендере  текущую дату и время, фамилию, имя  и отчество, и поставить подпись. Сам же он оставляет на конверте пометку о том, что это принято, а также записывает текущую дату и время, фамилию, имя и отчество, и расписывается. Затем этот факт опять же помечается в журнале  регистрации, после чего представитель  заказчика пишет расписку об этом факте для того, чтобы передать её представителю поставщика.

Все описанные действия предназначены  для того, чтобы избежать недопонимания  и конфликта между заказчиком и поставщиками.

Закрытый тендер проводится так же, как и открытый. Существует лишь различие в выборе участников. Если в открытом тендере может  принять участие любая компания, в процессе закрытого тендера  приглашение к участию не публикуется. В закрытом тендере принимают  участие только те поставщики, которых  приглашает заказчик. Соответственно и информация о результатах закрытого  тендера не публикуется.

 Существует несколько  причин, из-за которых проводится  закрытый тендер:

Если только небольшое  количество поставщиков обладает квалификацией, которая устраивает заказчика, или  если продукция есть в наличии  только у ограниченного количества поставщиков.

Если закупка носит  скрытый характер, или сама продукция  закупается для нужд безопасности.

Если расходы и время, которые уходят на оценку и рассмотрение значительного количества конкурсных заявок, превышают стоимость закупаемых товаров, услуг или работ. [2]

Следует отметить то, что, несмотря на довольно жёсткие требования к  квалификации поставщиков в конкурсной документации, очень часто им соответствует  большое количество компаний. Кроме  того, существуют и недостаточно квалифицированные  поставщики, которые, тем не менее, подают заявки, игнорируя требования заказчиков.

В результате заказчик может  понести большие убытки. Он потеряет время на изучение заявок, которые  вряд ли значительно отличаются друг от друга по цене и другим критериям. Следовательно, оперативность сильно снизится, а расходы на проведение закупки значительно возрастут.

Тем не менее, и поставщики зачастую совершают ошибки. Наиболее распространёнными являются отсутствие чёткого плана работ из-за того, что предложение готовят в  крайние сроки, незнание процедур проведения тендера и законов, относящихся  к госзакупкам, а также невнимательное отношение к требованиям конкурсной документации.[3]

 

 

 

 

2. Анализ участия в тендерах ООО «Вирабуд»

Любая компания стремится  сохранить имеющиеся и завоевать  новые позиции на рынке. В арсенале компании имеется множество инструментов для достижения этой цели, не последнее  место среди которых в современном  обществе занимают тендеры.

Тендеры являются серьезной  инвестицией с точки зрения времени  и иногда средств при не всегда гарантированном результате. Следует  отметить, что, к сожалению, в наших  рыночных условиях очень часто тендеры, проводимые даже западными компаниями,  бывают нечестными. Известны случаи, когда  компания организовывала тендер, собирала предложения, а потом эти предложения  отдавались  другой «своей» компании, при этом всем участникам тендера  говорилось, что они по той или  иной причине не подходят. Либо бывает такой вариант, когда официально к участию в тендере приглашается, например, 5 компаний, но существует шестая, которая в тендере может и  не участвовать, но  находится в  тех или иных отношениях с потенциальным  клиентом. И после сбора предложений  от пяти участников тендера, они просто передаются этой шестой компании, которая  получает контракт, при этом результатом  тендера выставляется, так называемая, «ничья». Таких ситуаций достаточно много.