Технология организации и проведение выставок и презентаций

- с международным участием (с числом иностранных участников менее 10% от общего числа участников);

- национальные (с участием фирм отдельно взятой страны);

- межрегиональные (демонстрирующие продукцию и услуги производителей из нескольких регионов);

- местные (региональные) - с участием фирм только из того города / региона, где проводится выставка.

2. по тематическому (отраслевому) признаку бывают:

- универсальные;

- специализированные (многоотраслевые и отраслевые).

3. по значимости мероприятия  для экономики города / региона / страны:

- выставки федерального значения (имеющие значение для страны в целом);

- выставки межрегионального значения (имеющие значение для нескольких регионов страны);

- выставки регионального значения (имеющие значение только для одного региона);

- выставки местного значения (имеющие значение для города, области).

4. по территориальному  признаку (на территории какой  страны проводится выставочное  мероприятие) делят на:

- выставки, проводимые внутри страны;

- выставки, проводимые на территории других стран.

5. по времени функционирования (в зависимости от продолжительности  работы) бывают:

6. постоянно действующие (0,5-1 год и более);

7. временные (0,5-5 месяцев);

8. краткосрочные (от 1-5 дней до 0,5 месяца).

 

Презентация.

Презентация - представление общественности чего-то нового, недавно появившегося или созданного.Само слово «презентация» обозначает «представление, преподнесение, предъявление», в корне его лежит английское слово «present», означающее, с одной стороны, «текущий момент, настоящее», и, в то же время «подарок» 2. На презентациях фигурирует информация, представленная в виде нового продукта, услуги, достижения, открытия, книги, закона, премии, фестиваля и т.д. То есть на этом мероприятии должно присутствовать нечто конкретное, то, что можно увидеть, потрогать, попробовать, взять с собой и т.п.                                                                                                                                           В этом отношении презентация перекликается с выставкой, которая так же немыслима без наличия конкретных экспонатов. Но презентации в отличие от выставок, где информация представляется статично, большей частью визуально, подразумевает активное представление информации. Здесь продукцию можно опробовать, проверить на себе. Презентация, кроме того, включает в себя серию мероприятий. Здесь и показ продукции (демонстрация услуги), и подробный рассказ о её свойствах, как правило, подкрепленный дополнительными визуальными средствами и раздаточным материалом. Презентация часто включает (а порой и подразумевает собой) пресс-конференцию. Вошло в традицию проводить фуршеты, обеды, ланчи во время презентаций. Это может быть даже бал или другое яркое, зрелищное мероприятие - например, демонстрация фильма, концерт, аукцион (настоящий или шуточный). То есть все делается для того, чтобы мероприятие было интересным, запоминающимся, позитивным.                                                                       В отличие от обычных пресс-конференций презентации устраивают не только для журналистов, но и для потенциальных потребителей - покупателей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужащих и т.п., которые в данном случае могут воспринимать информацию не только через СМИ, но и в непосредственном контакте. Проведение полномасштабной презентации требует немалых интеллектуальных, организационных и материальных затрат. Подготовка к презентации ведется задолго до её проведения. Решение о месте проведения презентации должно быть принято на самых ранних этапах ее планирования. Выбор места проведения должен учесть тип планируемого мероприятия и состав его участников и гостей (например - менеджеры разных уровней, руководители компаний, технический персонал, пресса и т.п.). Здесь ключевую роль должны играть чувство меры и вкуса, согласованные с финансовыми возможностями.Отрепетировать презентацию, по крайней мере перед ее первым показом, нужно обязательно, используя при этом всю технику, которая понадобится при выступлении. Каждый мультимедийный проектор обладает компьютерным входом (как на мониторе), поэтому для демонстрации можно использовать любой компьютер, который способен показывать презентацию -- по соображениям портативности лучше использовать ноутбук.

Итак, презентация - это совокупность нескольких, накладывающихся друг на друга событий. Наиболее типичный сценарий презентации выглядит таким образом:

1) Приглашение и  встреча;

2) Пресс-конференция;

3) Презентационная  часть;

4) Неформальное  общение;

5) Сопровождение, дополнительные  мероприятия;

6) Прощание.

Целесообразно проводить презентационный и информационный блоки (пресс-конференцию) в разных помещениях, так как в этом случае легче перейти от одной части мероприятия к другой. Кроме того, может возникнуть проблема «разделения» публики - гости не всегда могут желать присутствия журналистов при их общении. Все эти вопросы также необходимо детально прорабатывать. По возможности после пресс-конференции можно организовать несколько мест для неформального общения, где журналисты могут плодотворно пообщаться в кругу своих коллег, а гости имеют возможность встретиться в более приватной обстановке. Неформальное общение - это коктейль (с напитками и минимумом закусок), фуршет (более обильное угощение, куда могут входить горячие блюда, десерт, кофе и т.д.) или полноценный обед. В качестве сопровождения может быть использован камерный оркестр, исполняющий негромкую фоновую музыку, возможны недолгие и ненавязчивые вокальные вставки или другие номера.Прощание как часть мероприятия нами выделено не случайно. Неплохо, если гость уйдет с презентации с каким-либо приятным подарком, сувениром - ручкой, книгой, компакт-диском и т.п. Эта вещь, особенно если она функциональна, будет напоминать о событии и его организаторах, вызывать приятные эмоции.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2.Технология организации и проведение выставок и презентаций.

 

Организаторами выставки могут выступать:

- федеральные органы исполнительной власти и органы исполнительной власти субъектов Федерации;

- выставочные организации;

- торгово-промышленные палаты (ТПП) - ТПП Российской Федерации и региональные ТПП;

- ассоциации (межрегиональные ассоциации экономического взаимодействия субъектов Федерации, а также отраслевые);

- прочие организации различных форм собственности, для которых организация выставочных мероприятий не является основной деятельностью.

Основной метод организации реализации товара на выставке - по представленным образцам. Образцы доставляются на выставку предприятиями-поставщиками за свой счет. Руководство выставкой осуществляет выставочный комитет, в состав которого включены ответственные представители органов государственной власти и управления торговлей, промышленных предприятий - изготовителей товаров, коммерческих структур - покупателей и других предпринимателей. Решения выставочного комитета по вопросам, входящим в его компетенцию, являются обязательными для экспонентов выставки.

Основные функции выставочного комитета:

- Определяет время и место проведения выставки;

- Создаёт рабочие органы выставки (дирекцию, арбитраж, бюро по учету договоров и другие органы необходимые для выполнения перед выставкой её задач);

- Определяет графики встреч поставщиков и покупателей;

- Утверждает смету доходов и расходов выставки, размер средств на её прохождение и источники их получения;

- Определяет порядок, режим работы выставки;

- Разрешает споры, возникающие при заключении, изменении и расторжении договоров, в том числе при согласовании, изменении и уточнении спецификаций к договорам, либо поручает решение таких споров арбитражу выставочного комитета и в этих случаях утверждает решения арбитража после истечения срока на обжалование и рассматривает жалобы на его решения;

- Решает другие вопросы, связанные с организацией и проведением выставки.

Решения выставочного комитета оформляются протоколами, подписываемыми председателем выставочного комитета или его заместителем.

Дирекция выставки:

- Осуществляет руководство группой по учету договоров, ведет организаторскую, рекламную и коммерческую деятельность, связанную с подготовкой и проведением выставки (аренда помещений, их оборудование и оформление, подготовка необходимой документации, размещение участников, реклама товаров, определение регламента работы и т.д.);

- Обеспечивает приём и хранение представленных на выставку образцов товаров, оказывает техническое содействие участникам выставки в заключении договоров, ведет необходимую отчетность.

Группа по учету договоров:

- Ведет необходимую учетную документацию и регистрирует договоры, заключенные на выставке;

- Анализирует ход заключения договоров и согласования спецификаций, готовит по поручению выставочного комитета или дирекции выставки соответствующие аналитические справки, записи, предложения.

Арбитраж выставочного комитета:

- Обеспечивает правовое обслуживание ярмарки;

- Консультирует участников выставки по правовым вопросам;

- Рассматривает возникающие на выставке преддоговорные споры.

 

2.1Нормативно-правовая база выставочной деятельности.

 

В настоящее время различные аспекты указанной деятельности в России регулируются как законодательными актами общего характера, так и нормативно-правовыми актами Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов Российской Федерации. Общее количество таких действующих актов - 231. В их числе: Гражданский кодекс Российской Федерации (заключение договоров), Налоговый кодекс Российской Федерации (порядок налогообложения), Таможенный кодекс Российской Федерации (перемещение товаров, предназначенных для выставок, через таможенную границу Российской Федерации). Ряд федеральных органов исполнительной власти (Минпромнауки России, Минздрав России, Минприроды России, Минатом России, Госстрой России, Госкомспорт России, Росавиакосмос и др.) формируют ведомственную нормативно-правовую основу проведения выставок соответствующих отраслей.

Отдельно Указами Президента России, Распоряжениями Правительства Российской Федерации, решениями Минобороны России регламентируется порядок подготовки и проведения выставок продукции военного назначения. Действуют также соглашения о сотрудничестве между ТПП России и иностранными палатами, а также партнерскими организациями за рубежом, в тексте которых содержатся статьи о сотрудничестве в области выставочно-ярмарочной деятельности.

В соответствии с рекомендациями Правления ТПП России от 19 декабря 2002 г. региональные ТПП активизировали процесс формирования нормативно-правовых основ регулирования выставочно-ярмарочной деятельности на региональном уровне.

Можно сказать, что действующая нормативно-правовая база создает определенные условия для развития выставочно-ярмарочной деятельности, однако остаются не урегулированными ряд вопросов в сфере налогообложения, таможенного оформления, трудового права и других сферах. В этой связи требуется внести изменения и дополнения в ряд действующих нормативно-правовых актов, а также обеспечивать правоприменительную практику, не противоречащую законодательству и международным договорам РФ.

 

2.2 Основные этапы проведения  выставки

 

При организации выставочной торговли принято выделять три основных этапа её проведения:

1) Предварительный этап. Включает  принятие решения о проведении  выставки или ярмарки. Именно  на этом этапе происходит создание  выставочного комитета и формирование  рабочей группы, которые разрабатывают  положения о проведении выставки, и рассылаю письма потенциальным  участникам с полной информацией  об условиях участия в выставке. Рабочая группа также разрабатывает  рекламные материалы об организации  и проведении выставки - объявления  в печати, пригласительные билеты, рекламные буклеты и т.д. Издаётся рекламная брошюра с подробной информацией об условиях участия в выставке (стоимость участия с экспонатами и без них, цена аренды павильонов, стоимость размещения рекламных материалов и т.д.) за определенный срок до открытия участники выставки вносят регистрационный взнос и оформляют заявку на участие, в которой сообщают информацию о себе и своих реквизитах, требованиях по размещению экспозиции и другие необходимые сведения. Основным источником доходов от проведении выставки является плата за участие, аренду площади под экспозицию, аренда транспорта, аренда складских помещений, осуществление погрузочно-разгрузочных работ и транспортно-экспедиционных работ, проведение технических и информационно коммерческих консультаций и оказание дополнительных услуг.

2) Организационный этап. Заключается  в подготовке рекламного каталога, включающего характеристику поставщиков, их товаров, услуг и другую  рекламную информацию. Данный этап  также включает оперативную работу  по размещению участников, организации  их досуга, проведению аукционных  торгов, презентаций и других  мероприятий.

3) Заключительный этап. Предполагает  подведение итогов выставки с  выделением и положительных, и  отрицательных моментов в её  работе. Обобщенные результаты анализа  конъюнктуры торговли товарами  ассортимента выставки, предложения  по производству товаров и  т.д. представляются заинтересованным  организациям и органам управления  торговлей для принятия мер  к более полному удовлетворению  потребительского спроса. В рамках  осуществления этой деятельности  обычно проводятся такие мероприятия, как:

- изготовление различных рекламных материалов, которые придают стенду индивидуальность,

- бесплатная раздача мелких сувениров,

- раздача образцов товаров,

- организация различных специальных мероприятий (шоу, конкурсы, дегустации),

- передача музыкальных программ,

- демонстрация видеофильмов, слайдов,

- проведение пресс-конференций.

Технология организации и проведения выставки.

 Определение размеров необходимой  выставочной площади;

Заключение договора об участии и предоставлении выставочной площади для стенда;

Разработка плана рекламной кампании;

Изготовление рекламных материалов;

Тип выставочного стенда;

Использование дополнительных средств воздействия на посетителей выставки;

Подбор, подготовка персонала, привлекаемого для участия в работе выставки;

Объем и содержание работы, а также оплата труда дизайнеров и оформителей;

Работа на выставке;

Анализ контактов, состоявшихся за период работы стенда;

Проверка результатов участия;

Составление отчета об участии.

Технология организации и проведения презентации

• Планирование презентации;

Анализ состава, цели, характера и состояния аудитории;

Выбор места проведения презентации;

Определение компонентов презентации;

Выбор, разработка вариантов использования демонстрационно-наглядных материалов;

Подготовка презентационной речи;

Подготовка к ответам на вопросы участников;

Проведение презентации;

Ответы на вопросы участников.

выставка совещание конференция презентация

 

2.3 Подготовка выставки.

 

Программа выставки составляется таким образом, чтобы каждый участник и посетитель получил полное представление обо всех мероприятиях в рамках выставки. В ней подробно расписывается работа пресс-центра, перечисляются все выступающие и время их выступления, организации, которые представили свои видеоматериалы и порядок их демонстрации. Информация об организациях участниках может быть оформлена в печатном варианте и распространяться среди участников ярмарки, а также всех желающих.