Анализ современных тенденций использования средств оргтехники (пейджеры, сотовая связь, факсы, ксероксы и др.) для повышения эффективности

В конце 1990-х гг. коллективом сотрудников  кафедры документоведения и документационного  обеспечения управления Российского  гуманитарного университета предложена новая, более полная классификация  технических средств, в основе которой  также заложен функциональный принцип. Предложенная классификация предполагает деление средств организационной  техники на девять классов:

- Носители информации: носители  информации на бумажной основе  несветочувствительные; носители  для репрографических процессов  (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т.д.).

- Средства составления и изготовления  документов: ручные пишущие средства; пишущие машины; диктофонная техника;  принтеры, графопостроители; специализированные  программные продукты для персональных  компьютеров.

- Средства репрографии и оперативной  полиграфии: средства фотокопирования;  средства диазокопирования; средства  электрофотографического копирования;  средства термографического копирования;  машины электронно-искрового копирования;  средства микрографии; средства  ризографического копирования (дупликаторы); машины для гектографической (спиртовой)  печати; машины для трафаретной  (ротаторной) печати; оборудование для  оперативной офсетной печати.

- Средства обработки документов: фальцевальные, биговальные, перфорирующие  и резательные машины (фольдеры); машины и устройства листоподборочные  и сортировальные; скрепляющее и  склеивающее оборудование; конвертовскрывающие  и резательные машины; машины  для нанесения защитных покрытий  на документы (ламинаторы и  лакокрасочные станки; адресовальные,  штемпелевальные и франкировальные  машины; машины для уничтожения  документов (шредер); агрегатированные  линии для обработки корреспонденции.

- Средства хранения, поиска и  транспортирования документов: первичные  средства хранения (папки, коробки  и т.п.); вторичные средства хранения  документов (шкафы, стеллажи и  т.п.); картотеки и картотечное  оборудование; тележки для транспортирования  документов; лифтовое оборудование; транспортеры и конвейеры; пневматическая  почта; оборудование для хранения  носителей информации,

- Средства электросвязи: средства  и системы стационарной и мобильной  телефонной связи; средства и  системы телеграфной связи; средства  и системы факсимильной передачи  информации; электронная почта.

- Банковская оргтехника: машины  для счета купюр; детекторы  валют; машины для упаковки  банкнот; банкоматы.

- Другие средства оргтехники: сканеры;  компьютерные аксессуары.

- Офисная мебель и оборудование: мебель служебных помещений специализированная; оборудование служебных помещений специализированное; оборудование и приборы для исследования условий труда. [4, С. 42]

Предложенная классификация не отрицает ранее существовавших, а уточняет и конкретизирует их с учетом современных тенденций развития офисных технологий и состояния отечественного рынка офисной техники. Вместе с тем приведенная классификация вызывает ряд вопросов. С учетом деления офиса на три составляющих, представляется неправомерным внесение в классификацию технических средств текстовых и табличных процессоров и электронной почты, поскольку они являются программными продуктами и относятся к программному обеспечению. Ряд включенных в классификацию технических средств (средства термографического копирования, машины электронно-искрового копирования, машины для гектографической и трафаретной печати) в офисной деятельности сегодня практически не используется, поскольку они не обеспечивают необходимого качества, сложны в эксплуатации, небезопасны для персонала, вследствие чего не могут использоваться непосредственно на рабочих местах сотрудников. Не вполне понятно, почему класс средств связи органичен только средствами электросвязи, поскольку сегодня в системах административно-управленческой связи в той или иной мере используются все современные средства связи, включая спутниковую и радиопоисковую. В приведенной классификации отсутствует такой важный компонент офисной техники, как персональные компьютеры, упомянуты лишь компьютерные аксессуары в восьмом классе. Классификация не свободна и от терминологических неточностей. Термин средства ризографического копирования (дупликаторы) не вполне правомерен, поскольку аппараты электронно-трафаретной печати (ризографы, дупликаторы) изготавливают тираж с промежуточной печатной формы (рабочей матрицы) и, следовательно, относятся к средствам оперативной полиграфии.

Таким образом, на сегодняшний день не существует единой, признаваемой всеми  специалистами, полностью отвечающей требованиям практики научной классификации  технических средств управления.

Параллельно существуют системы классификации  программных продуктов, в основе которых лежат различные принципы систематизации, имеющие серьезные  терминологические расхождения.

Программное обеспечение можно  в основном подразделить на две группы в соответствии с двумя составляющими делопроизводства:

- Программные продукты для автоматизации  документирования - т.е. автоматизация  процессов составления, оформления  и изготовления документов.

- Программные продукты для автоматизации  процессов работы с документами  и содержащейся в них информацией.

Сегодня для создания документов используют исключительно текстовые и табличные  редакторы (процессоры) ведущих фирм-производителей.

По принципу реализации офисные  программные продукты можно подразделить на однопользовательские и сетевые. Однопользовательские программные  продукты реализуются на отдельном  персональном компьютере. Сетевые системы  реализуются в корпоративных  вычислительных сетях. Конечно, современные  системы автоматизации делопроизводства и управления могут реализоваться  только в вычислительных сетях. Но к  системам автоматизации процессов  работы с документами, кроме сетевых  офисных систем, следует отнести  и некоторые однопользовательские программные продукты. Эти программы установлены на отдельном компьютере, в однопользовательском режиме и предназначены для использования различными категориями управленческого персонала (например, персональные информационные системы).

Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.

Оргтехника  составляет материальную базу прогрессивных  систем управления. Слабое использование  оргтехники в управлении приводит к  снижению производительности труда  и эффективности работы управленческого  персонала, к недопустимым задержкам  при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

Множество различных договоров, юридических  бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских  бланков, рекламных проспектов и  афиш, технических заданий и технической  документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг  различного назначения. Именно бумаг.

Хотя  идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила  умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня  полон именно бумажной информацией. По оценке экспертов, сотрудники деловых фирм теряют до 15% документации и тратят до 30% рабочего времени на поиски нужного документа.

В связи  с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной  на "бумажную информатику" техники  остается весьма высокой.

Организационной техникой (оргтехникой) называются технические средства, применяемые  для управленческой деятельности и  автоматизации делопроизводства.

Оргтехника призвана повысить эффективность  и производительность труда управленческого  персонала. Часто этот неологизм  звучит в сочетании со словом офис – офисная оргтехника. К оргтехнике можно отнести любые инструменты  и приспособления, приборы и устройства, специальную мебель и даже канцелярские принадлежности. Но чаще оргтехникой  называют средства связи и технические  средства, используемые в делопроизводстве для создания, обработки, хранения и  тиражирования бумажных документов. [7, С. 28]

К средствам связи относятся  телефонная, телеграфная и факсимильная связь. Эти виды административно-управленческой связи позволяют оперативно решать организационные и производственные вопросы.

Средства работы с документами  можно разделить на группы:

- средства подготовки и изготовления (создания) документов (пишущие машинки,  компьютеры, диктофоны);

- средства тиражирования документов (принтеры, ксероксы, ризографы);

- средства хранения документов (папки, конверты, коробки, диски, дискеты).

К другим средствам оргтехники можно  отнести средства обработки и  доставки документов, стеллажи, шкафы, сейфы, канцелярские принадлежности и  т. п.

Средства оргтехники, применяемые  на конкретном рабочем месте, называют “малой оргтехникой”. Кроме так называемой “офисной мелочи” (карандаши, ручки, ластики, дыроколы, стиплеры, клей, скрепки и т.д.), применяемой каждым сотрудником в повседневной работе, к ним относят: персональные компьютеры, сканеры, принтеры, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс, устройства записи и перезаписи компакт-дисков, цифровые фото и видеокамеры, мультимедиа-оборудование и др.

Рациональным считается сочетание  малопроизводительной оргтехники на рабочих  местах работников и пользователей  с высокопроизводительными системами  коллективного пользования. В состав средств оргтехники коллективного пользования могут входить: сетевые принтеры, ксероксы, телефаксы, шредеры, компьютеры, сканеры, компьютерные проекторы, демонстрационные экраны и другие устройства.

Классификацию средств оргтехники лучше осуществлять по функциональному  признаку, связывающему технологические  процедуры обработки информации с характеристиками и возможностями  средств оргтехники.

К средствам составления и изготовления документов относят:

- ручные пишущие средства (карандаши, ручки);

- пишущие машины;

- аудио (диктофонную), аудиовидео записывающую и проигрывающую технику;

- компьютеры и внешние устройства к ним (принтеры, плоттеры и графопостроители для печати чертежей и карт, сканеры).

При выполнении процессов составления  и изготовления текстовых документов чаще всего используются компьютеры и внешние периферийные устройства к ним. Созданные с их помощью  документы имеют эстетически  более приемлемый вид благодаря  наличию различных шрифтов и  цветового оформления, легко трансформируются, редактируются, переносятся на другие носители и т.п. Некоторые виды сканеров позволяют одновременно со сканированием  данных, осуществлять их вывод на печатающее устройство, т.е. работать в режиме копира.

Оформление документов, придание им удобной, единообразной формы, удобство хранения, использования и т.п. после  их копирования, размножение и в  других ситуациях базируются на применении средств и методов оформления и переплёта и т.п. Для этого  используют: адресовальные и маркировальные машины, фальцевальные, листоподборочные и сортировальные устройства, резальное, брошюровальное и переплётное оборудование, ламинаторы и другие устройства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Анализ современных тенденций использования средств оргтехники для повышения эффективности управленческих решений

Офисная организационная  техника (оргтехника) - технические  средства, применяемые для механизации  и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ. Организационная  техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям.

К оргтехнике в широком смысле можно  отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами.

В более узком смысле слова под  оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.

Средства оргтехники, применяемые  на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть номенклатуры средств изменила свои габариты, технические характеристики и пр., появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс и т.д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника — эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда. [8, С. 123]

Большинство пользователей средств  оргтехники испытывают различного рода затруднения при выборе соответствующих  моделей различных групп, предназначенных  для реализации процессов обработки документов в офисе. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов, влияющих на процедуру выбора: