Бюджет времени менеджера. Методы структурирования, планирования и времени для осуществления различных функций управления

 МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ

СООБЩЕНИЯ

 

Казанский филиал МИИТ

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

по дисциплине: «Основы менеджмента.  История менеджмента»

 

на тему: «Бюджет времени менеджера. Методы структурирования, планирования и времени для осуществления различных функций управления»

 

 

 

 

 

 

Выполнила

студентка Волкова Л.Ю.

шифр: 10-пи/КзМН-11908

Преподаватель:

Гилязутдинова И.В.

 

 

 

Казань 2011

СОДЕРЖАНИЕ

Введение …………………………………………………………………………….3

1.Рабочее время: понятие, структура и значение…………………………………6

2. Принципы эффективного использования рабочего времени…………………11

3.Методы учета и  измерения использования времени…………………………...17

4 Тайм-менеджмент как система  управление временем…………………………22

4.1 Тайм-менеджмент………………………………………………………………22

4.2 Причины дефицита  времени…………………………………………………...24

4.3 Основные методы  тайм-менеджмента………………………………………...28

Вывод ……………………………………………………………………………….33

Список литературы ………………………………………………………………...36

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Актуальность темы. Сколько  способных, а нередко и талантливых  людей мало чего добивались в жизни  по одной причине – они не смогли достаточно разумно использовать свое время. А оно – бесплатное добро, и каждый имеет его в равном количестве. При этом время – один из самых дорогих ресурсов. [1]

"И куда только  ушло мое время?" - стонет иной  руководитель под бременем работы  и стресса. Мы все знаем эту  проблему. Но не столько перегрузка работой, сколько неумение планировать свое время вынуждает многих менеджеров проводить за письменным столом 60 часов в неделю (или, может быть, больше).

Надо жить осознанно  во времени и находить время для  важных дел: для работы, это –  условие успеха; для размышлений, это – источник силы; для игры, это – секрет молодости; для дружбы, это – условие счастья; для мечты, это – путь к звездам; для любви, это – истинная радость жизни; для веселья, это – музыка души [1].

Проблема недостающего времени заботит всех. Как часто мы возвращаемся с работы с ощущением непонятно на что потраченного дня…

Степень разработанности  темы. Острый интерес к проблеме времени зародился еще в глубокой древности. Многие философы, писатели, ученые исследовали данную проблему. В нашем бывшем СССР к изучению проблемы времени ученые обратились сразу же после окончания гражданской войны. 20-е годы характеризовались проведением исследования бюджета времени трудящихся, созданием "Лиги времени", а также возникновением всемирной Службы времени. С тех пор интерес к фактору времени все более увеличивается и одновременно как бы специализируется.

Время – это специфический  ресурс, который необратим. Оно уходит, поэтому его эффективное использование  актуально, особенно при сегодняшнем  темпе жизни.

В век информационный все сложнее успевать быть в курсе  всего, а это очень важно любому руководителю. Сегодня цена времени  становится дороже, чем деньги. Руководить организацией или небольшим отделом, да или просто работать, выполняя поручения, и одновременно полноценно уделять время семье, отдыху – задача любого менеджера.

По мнению специалистов, время в организации стоит  на одном месте с основными  фондами, рабочей силой, сырьем. Но, если оборудование можно купить, сырье  и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в это время возможности, невозможно дорешать дела, если условия, в которых они решаются, поменялись. При этом специфичность времени заключается еще и в том, что каждый человек наделен им в равной мере, а именно, 1440 минут или 86400 секунд в день – не больше и не меньше.

В свое время Ницше  сказал, что "человек, который не может потратить более 16 часов  в сутки лично на себя должен быть назван рабом".

Рабочее время большинства  современных руководителей уплотнено  до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить  все намеченные дела к заданному  сроку. При этом нарастает такое  ощущение беспомощности перед лавиной  проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.

Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей. Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важно очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано. Наверняка почти каждый человек может вспомнить и массу дел, отложенную им "на потом", а, по сути "в долгий ящик", которые вроде бы нужно сделать, но вот все "никак руки не доходят".

В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово "тайм-менеджмент" переводится  с английского языка как "управление временем", однако следует заметить, что временем управлять невозможно. Действительно, каждый человек имеет строго определенное количество времени, и у всех людей оно одинаковое. Невозможно как-то повлиять на его количество или скорость его течения. "Управление временем" - это просто громкое название того, что по сути своей является управление самим собой, организацией, людьми с целью ускорения решения проблем, осуществления мероприятий, выполнения работ, действий. Это управление по наиболее рациональному использованию времени.

Данная проблема имеет  большое практическое значение, как  для руководителей, так и для  любого человека.

Цель курсовой работы: изучить методы структурирования и планирования для осуществления функций управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Рабочее время:  понятие, структура и значение

Каким, интересно, образом  русские создали великую империю, выиграли две мировые войны, совершили  ряд великих научных открытий? В век Обломова и Штольца численность  государственного аппарата была невелика, но позволяла решать вопросы, с которыми сейчас справляются силами десятков тысяч человек. А задачи тогда были не менее масштабные и решались своевременно. В XIX веке были весьма популярны адрес-календари, в которых были расписаны имена, должности, круг решаемых вопросов всех значимых чиновников – с часами приема, адресами, днями рождений. Было принято тщательно планировать свою деятельность, любой просвещенный человек знал, как разумно, бережно и эффективно распоряжаться своим временем [2].

Мало кому известно, что  в 1923 г., во время НЭПа, в Советском  Союзе действовала так называемая "Лига Времени", на всех предприятиях страны внедрявшая технологии управления временем. Когда Гэлбрейт, классик  научной организации труда, приехал  в Советский Союз на конференцию, он сказал: "Русские позже нас занялись менеджментом, но гораздо глубже вникли в эту тему". Алексей Гастев, один из классиков отечественной науки организации труда, был лично знаком с Генри Фордом, и тот именно у него позаимствовал соцсоревнование, лозунги, висящие над конвейером, доски почета. Если говорить конкретно о русском вкладе, то нужно отметить в первую очередь хронометраж – это отечественная технология еще с 1920-х гг., которой в российской традиции уделяется значительно больше внимания, чем в западной.

Определить термин "рабочее  время" и рассмотреть его структуру  дает возможность нормативно-правовой подход. В связи с чем, рабочее  время – время, в течение которого работник в соответствии с правилами  внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени [3].

Рабочее время еще  называют временем труда. Измеряется оно также как и обычное время: часами, днями, неделями, месяцами, годами. Но в трудовом праве принято использовать в качестве измерителя рабочий день и рабочую неделю, а также рабочую смену. Рабочий день – это продолжительность рабочего времени в часах и возможно в минутах в течение суток в соответствии с законодательством, трудовым договором. Рабочая неделя – это установленная законом продолжительность рабочего времени в течение календарной недели, охватывающее число рабочих дней в неделю. Рабочая смена – продолжительность рабочего времени в сутки, установленная правилами трудового распорядка. Режим рабочего времени – это распределение времени работы в пределах суток или другого календарного периода [4].

Согласно статье 91 Трудового  кодекса РФ, в нашей стране установлено, что продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. По мере создания необходимых экономических условий возможен переход к сокращению этой продолжительности. Когда же был впервые введен восьми часовой рабочий день? Для выяснения этого вопроса был применен исторический подход к изучению использования рабочего времени в России.

Рабочий день продолжительностью 8 часов впервые был введен в  России в 1917 г. Ограничение законом  рабочего времени было одним из первых требований возникшего в начале прошлого века рабочего движения [5].

Обращение к историческому подходу позволяет выявить тенденции в изменениях рабочего времени. В России с 1928 года была сделана попытка перевести промышленность на 7-часовой рабочий день и 5-дневную рабочую неделю. Но угроза военного нападения вынудила вернуться в июне 1940 г. опять к 8-часовому рабочему дню и 6-дневной рабочей неделе. В 1977 г. Конституция СССР закрепила 41-часовую рабочую неделю. В 1991 г. она была сокращена до 40 часов.

Ограничение законом  продолжительности рабочего времени  является не только всеобщей мерой  труда, получаемой от каждого работника  обществом, производством, но и всеобщей гарантией права на отдых от чрезмерного  переутомления в процессе труда.

Нормой рабочего времени является установленная законом для данного работника продолжительность его рабочего времени за определенный календарный период – день, неделю, месяц.

Если работником затрачено  время сверх нормы, то оно считается  сверхурочным и должно оплачиваться по повышенным расценкам.

В зависимости от характера  производственного процесса рабочее  время может быть неполным, гибким или скользящим и определяется методами организации рабочего дня или  недели.

Непосредственно к самому рабочему времени относится основное, вспомогательное, подготовительно-заключительное время и время обслуживания рабочего места. Кроме того, в структуре рабочего времени выделяется время технологических и организационных перерывов.

К основному времени  относится такой вид работ, как непосредственная обработка деталей или изготовление продукта и т.д. Вспомогательное рабочее время связано с обеспечением возможности осуществления основной работы. Вместе с основным оно составляет оперативное время. В течение вспомогательного времени может происходить работа по сбору необходимой информации, например, для отчета, доклада, составления документа, выполнения производственной операции и т.д.

Время обслуживания рабочего места тратится на организационные  и технологические процессы. В  это время проводятся работы по уборке рабочего места, наведению порядка, сортировке материалов и подготовке оборудования к работе.

В производственных условиях некоторые операции требуют подготовительно-заключительного  времени. Это относится и к  медицине, где врачу перед осмотром больного и после этого необходимо мыть руки.

Время перерывов также  неоднородно. Прежде всего, это время  на отдых и естественные надобности. Технологические перерывы связаны  с особенностями технологического процесса. Например, для высушивания покрашенных деталей. Организационные перерывы могут быть вызваны сбоями, неполадками, происходящими как по вине работников, так и независимо от них.

Далее рассмотрим значение фактора времени. Трудно воспитать  делового человека, если он не научится ценить время. Человек, остро чувствующий ценность даже самого крошечного промежутка времени, успевает многое, и кажется, что он не суетится и не спешит. Замечено, что людям, умеющим работать, времени хватает, его у них больше, чем у других. Вспомним шутливый тезис А. Чехова: "Если хочешь, чтобы у тебя было мало времени, ничего не делай". Власть над временем дается только тому, кто обрел власть над собой, овладел умением управлять собой, с уважением относится ко времени [6].

Несколько высказываний разных авторов о значении менеджмента времени: "Тот, кто позволяет ускользать своему времени, выпускает из рук свою жизнь; тот, кто держит в своих руках свое время, держит в руках свою жизнь" (Алан Лэкейн). "Время – самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим" (Бетер Друккер). "Время – это наименее гибкий элемент в нашем существовании" (Тед В.Энгстрем). "Умение распоряжаться временем наряду с правильным руководством и техникой влияния на людей выступает фактором, который предопределяет Ваш успех или неудачу" (Ульрих Зиверт) [7].