Важнейшие элементы управленческого процесса

Подчеркнем, что роли участников коммуникации нельзя разделить на активные (отправители информации) и пассивные (получатели информации). Последние также должны проявлять определенную активность, чтобы адекватно интерпретировать информацию. Кроме того, отправитель информации и ее получатель могут меняться своими ролями в ходе коммуникационного процесса.

Одна из первейших проблем, с которыми встречается каждый коммуникатор, заключается в необходимости привлечь внимание реципиента к предстоящему сообщению. Можно назвать две очевидные характеристики коммуникации, позволяющие удерживать внимание получателя информации. Это новизна и значимость для него данного сообщения. Таким образом, коммуникатору важно иметь ясное представление о том круге сведений, которым располагает будущий адресат информации, и об иерархии его ценностных ориентации.

Для адекватного понимания какого-либо сообщения необходима определенная общность "тезаурусов" отправителя информации и ее получателя. В данном случае под тезаурусом понимается вся совокупность информации, которой располагает данный человек. Большие различия в запасе и характере информации препятствуют эффективным коммуникациям. Так, известно, что члены каждой профессиональной группы имеют свой специфический язык, широко используемый в практике их трудовой деятельности. С одной стороны, наличие такого языка помогает специалистам быстрее обмениваться информацией друг с другом, с другой стороны, использование ими элементов своего профессионального жаргона в общении с представителями других профессиональных групп отрицательно сказывается на взаимопонимании участников данных коммуникаций.

Эффект коммуникации зависит также от ряда социально-психологических факторов, сопутствующих процессу передачи и восприятия информации. [8; c.72]

Эффективным коммуникациям в производственном коллективе могут препятствовать различные помехи. Иногда отправитель информации неправильно ее кодирует, например, выражает свое сообщение несоответствующими словами. Процесс передачи информации также может сопровождаться помехами, в итоге чего информация поступает к получателю в искаженном виде. Это бывает, например, тогда, когда информация проходит через большое число иерархических уровней организации. По данным американских авторов, в устном сообщении при каждой последующей передаче теряется около 30% информации. Отметим, наконец, что человек, которому адресована информация, может просто ее неправильно понять.

Западные исследователи уделяют много внимания рассмотрению различных барьеров на пути коммуникаций в организациях (К. Роджерс, Ф. Ротлисбергер). Так, когда речь идет о коммуникациях "лицом к лицу", главным барьером называют тенденцию к преждевременной оценке сообщения, его одобрению или неодобрению, вместо того чтобы сохранять нейтральную позицию в процессе обмена мнениями. К возможным барьерам, препятствующим эффективным коммуникациям, относят также различия в образовании, опыте, мотивации и другие.

При рассмотрении путей информации в социальной среде различают формальные (официальные) и неформальные (неофициальные) каналы. Формальные каналы установлены административно в соответствии с должностной организационной структурой производственного коллектива. Они связывают людей в этой структуре как по вертикали, так и по горизонтали.

К неформальным каналам коммуникаций относятся все те, которые не совпадают с официально установленными. Можно выделить две основные причины, побуждающие работников использовать неформальные каналы:

потребность членов организации в социальных контактах, которая в пределах системы официальных коммуникаций никогда не удовлетворяется полностью;

низкая эффективность отдельных элементов официальной системы.

Вывод: Эффективность процесса взаимодействия субъекта и объекта управления в значительной степени зависит от того, насколько адекватно они понимают друг друга. Характер взаимодействия людей и те социальные роли, которые они выполняют, входят в число важнейших факторов, обусловливающих познание человека человеком. При этом для каждого из взаимодействующих лиц в своих партнерах по деятельности важны, прежде всего, те компоненты их облика и поведения, которые наиболее значимы для достижения целей совместной деятельности. Контакты между субъектом и объектом управления как членами производственного коллектива сопровождаются процессами межличностной перцепции.

3. Принцип обратной связи

В механизме социального управления фундаментальная роль принадлежит принципу обратной связи: там, где этот принцип нарушается или вообще отсутствует, там отсутствуют или искажаются результаты социального управления. В общей форме данный принцип гласит: в любом взаимодействии источник (субъект информации и управления) и приемник (объект информации и управления) неизбежно меняются местами. Следовательно, и в процессе социального управления происходит обратное влияние объекта управления на его субъект. Далее, принцип обратной связи предполагает в качестве необходимого момента обмен информацией. Значит, социальное управление - это информационный процесс с обратной связью. В принципе обратной связи осуществляется информационное воздействие объекта управления на его субъект. В обществе этот принцип действует непрерывно, поскольку ответные действия управляемой системы влияют на динамику управленческих актов управляющей системы, постоянно учитывающей вновь поступающую информацию. При этом важно помнить о том, что здесь субъект и объект управления на какое-то время как бы меняются ролями. Полководец, командуя армией, является субъектом управления, но он действует на основе информации, получаемой от подчиненных - разведки и т.д. И в этом случае он уже выступает не только как субъект, но и объект управления. В свою очередь объект управления, например, офицер, получая то или иное управленческое решение полководца, в процессе его исполнения действует как субъект управления. Таким образом, субъект и объект управления выполняют двойную - субъектно-объектную функцию. [ 3, c. 154]

Основное звено в структуре управления - выработка и исполнение управленческих решений. И здесь важным принципом является принцип оптимальности, означающий, что при выработке управленческого решения необходимо учитывать максимум возможных вариантов его исполнения и выбирать те из них, которые наиболее полно обеспечивали бы достижение поставленных целей. Следовательно, управленческое решение вырабатывается субъектом с ориентацией на объект управления, на учет его потребностей и интересов, а также его реальных возможностей и условий превращения этих возможностей в действительное исполнение решения. В сфере государственного управления без достаточного научно обоснованного знания потребностей народа принцип оптимальности теряет свою эффективность.

Характер социального управления в современных условиях предъявляет к субъекту управления требование повышенной ответственности за принятие управленческих решений, что обуславливается как масштабностью управленческих воздействий, так и сложностью структурной организации объекта управления.

Итак, социальное управление - это основанное на принципе обратной связи целенаправленное или стихийное воздействие на элементы общества как целостной системы для ее оптимально организованного функционирования и развития.

Принципы социально-политического управления обществом изменяются в зависимости от характера общественного строя, от форм государственной власти. Они, например, могут быть жестко детерминированными, когда управляющее воздействие стремится однозначно “программировать” поведение “адресата”, и, так сказать, мягко детерминированными, когда управленческая программа предполагает относительно широкий спектр возможных видов и форм поведения объектов управления. Однако в истории редко встречаются жесткие и мягкие принципы в “чистом” виде: управление в социальных системах, как правило, так или иначе, сочетает в себе оба эти принципа. Наиболее парадоксально они сочетаются в системах, в которых осуществляется механизм стихийного управления, что очень четко видно на примере рынка, где действует “невидимая рука”, о которой писал А. Смит. С одной стороны, эта “рука” направляет свободную игру стихийных сил, допуская гибкость, податливость конкурирующих сторон, а с другой - диктует жесткие и безжалостные правила игры, неумолимые, как судьба.

В качестве примера действия исключительно жесткого принципа социального управления можно сослаться на деспотические режимы, крайней формой выражения которых стал фашизм. Отличительной особенностью последнего по сравнению, скажем, с режимом военной диктатуры является, с одной стороны, привлечение на свою сторону населения с помощью всевозможных мифов, антинаучных, утопических идей, лозунгов, сулящих “рай в грядущем”, а с другой - применение утонченных и изощренных форм насилия, борьбы с инакомыслящими, массового террора, возведенного в ранг государственной политики. Вся система управления фашистского государства ориентирована на использование людей для блага правящей элиты или даже одного человека - фюрера, служение которому возведено, по существу, на уровень религиозного культа. Апологеты фашизма утверждали, что в государстве не существует больше свободного состояния мысли: имеются лишь мысли правильные и мысли, подлежащие истреблению. [ 3, c.168]

Обратная связь - обратное воздействие результатов управления системой на процесс этого управления.

Обратная связь - использование в управлении информации, поступаемой от управляемого объекта о результатах управления.

Обратная связь - по крайней мере один из выходов системы, служащий для нее входом.

Обратная связь - обеспечивает соответствие между действительным и требуемым состоянием выхода системы.

Управление связано не с любым информационным процессом, а лишь со специфической обратной связью между двумя подсистемами единой системы управления. Система управления включает в себя управляющую и управляемую подсистемы. Между ними происходит непрерывный обмен информацией, осуществляемый, как правило, по двум каналам обратной связи.

Наличие двух каналов обратной связи (отрицательной и положительной) между управляемой и управляющей системами является общим случаем. Так как способность управления и свойство управляемости у соответствующих материальных образований становится действительностью при их сопряжении и особого рода взаимодействии, имеется основание говорить о диалектическом единстве управляющего и управляемого как подсистем некоторой целостной функционирующей самоуправляемой системы, и о ее функционировании - как о процессе самоуправления.

Важнейшим для самоуправления является принцип активного отображения самоуправляемой системой окружающей среды и самоотражения, поскольку процесс управления везде и всегда осуществляется сообразно свойствам окружающей среды и возможностям самоуправляемой системы.

Универсальность управления по принципу обратной связи является следствием неопределенности в поведении как самой управляемой системы, так и внешней среды, с которой данная система взаимодействует.

Каждый из двух каналов обратной связи играет свою специфическую роль в процессе управления. Поскольку будущее управляемой системы никогда не может быть представлено с абсолютной точностью возникает потребность в информации о действительной реакции системы на управляющее воздействие. Только благодаря такой информации можно осуществлять целенаправленное воздействие и тем самым осуществлять управление. При этом приходится учитывать не только данное состояние, но и вероятность перехода системы в любое из возможных состояний.[ 10, c. 82]

Можно вычленить следующие основные функции обратной связи:

синтезирование внешних и внутренних возмущений, стремящихся вывести систему из состояния устойчивого равновесия, сведение этих возмущений к отклонениям одной или нескольких управляемых величин;

компенсация возмущений и поддержание состояния устойчивого динамического равновесия системы;

представление информации, необходимой для выработки управляющих воздействий на объект управления.

Вывод: Благодаря обратной связи социальная система приобретает способность противодействовать всему тому, что стремится вывести ее за установленные рамки деятельности. Именно главные и местные обратные связи в своей совокупности и составляют первооснову такого важнейшего свойства поведения сложных динамических систем, как саморегулирование.

Саморегулируемыми называются системы, способные самосовершенствоваться и адаптироваться к условиям среды, а при высших формах приспособления - изменять саму среду сообразно своим потребностям.

При наличии ОС Примечание: обратные связи « ОС» отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями. Изначальный получатель становится отправителем и проходит через вес этапы процесса обмена информацией.

ОС повышает эффективность обмена управленческой информацией. Двусторонний обмен информацией по сравнению с односторонним протекает медленнее, но эффективнее снимает напряжения, более точен и повышает уверенность в правильной интерпретации сообщений.

Системы ОС в организации составляют часть контрольно-управленческой информационной системы. ОС помогают подавлять шум, т.е. искажение смысла. Обратные связи бывают: положительные и отрицательные; гладкие и пороговые (одноуровневые и многоуровневые); односторонние и двухсторонние; моментальные, опережающие и запаздывающие.

Заключение

На основе изучения вышеизложенной темы были сделаны следующие выводы: Любое управление как система состоит из двух подсистем: управляемой подсистемы, которая и является объектом управления, и управляющей подсистемы - подсистемы, осуществляющей управление в системе. Управляемая и управляющая подсистемы взаимосвязаны каналами передачи информации, которые рассматриваются абстрактно, независимо от их физической при роды. Воздействие субъекта на объект управления может осуществляться только при условии циркулирования определенной информации между управляющей и управляемой подсистемами. Процесс управления независимо от его содержания всегда предполагает получение, передачу, переработку и использование информации. Управление любой системой в простейшем виде может быть рассмотрено в виде контура управления, как совокупность двух взаимодействующих подсистем - субъекта управления (управляющей подсистемы) и объекта управления (управляемой подсистемы). Управление - есть процесс воздействия субъекта на объект в целях перевода его в новое качественное состояние или поддержания в установленном режиме.

В самом общем виде управление предстает как определенный тип взаимодействия, существующий между двумя субъектами, один из которых в этом взаимодействии находится в позиции субъекта управления (СУ), а второй - в позиции объекта управления.