Види сучасних організацій та місце офіс – менеджера в них

 

 

План

1. Види сучасних організацій та місце офіс – менеджера в них.
2. Сучасні принципи управління.
3. Ознаки освіти і способи деструктиризації негативна орієнтовної групи.

Тести

 

1. Види сучасних організацій та місце офіс – менеджера в них.

 

Будь-яку формальну організацію, незалежно від її конкретного призначення, можна описати з допомогою низки параметрів, найважливішими серед яких є цільове призначення, організаційно-правова форма та галузево-функціональний вид діяльності. Відповідно до цього вся різноманітність організацій поділяється на певні групи, які є однорідними за тією чи іншою ознакою (табл.1).

 

Таблиця 1 Класифікація організацій за різними ознаками

№ пор.	Класифікаційні ознаки	Види організацій
1	Мета й характер діяльності	Комерційні Некомерційні
2	Форма власності майна	Приватні Колективні Державні
3	Правовий статус і форма господарювання	Одноосібні Кооперативні Господарські товариства
4	Галузево-функціональний вид діяльності	Промислові Сільськогосподарські Будівельні Торговельні Банківські та ін.
5	Розмір за чисельністю працівників	Малі Середні Великі

 

Найбільш важливою серед наведених ознак є класифікація організацій за правовим статусом і формою господарювання.

Одноосібне підприємство є власністю однієї особи або родини. Воно відповідає за свої зобов'язання усім своїм майном чи капіталом. Таке підприємство може бути зареєстрованим як самостійне або як філія іншого. Форму одноосібних мають здебільшого підприємства з невеликою кількістю працівників.

Кооперативні підприємства (кооперативи) — добровільні об'єднання громадян, створені з метою спільного ведення господарської або іншої діяльності. Характерною їхньою ознакою є особиста участь кожного члена колективу в діяльності, використання власного або орендованого майна.

Господарські товариства являють собою об'єднання підприємців з певною залежністю від характеру інтеграції осіб чи капіталу, а також мірою відповідальності за свої зобов'язання. До них належать:

• повні;

• з обмеженою відповідальністю;

• командитні;

• акціонерні.

Характерні особливості та відмінні риси різних організаційно-правових форм підприємницької діяльності наведені в таблиці 2.

З поміж суб'єктів господарської діяльності особливо виокремлюють малі підприємства, що складають основу малого бізнесу. Згідно з законодавством України до них належать підприємства з такою кількістю працівників:

• у промисловості й будівництві — до 200 осіб;

• в інших галузях виробничої сфери — до 50 осіб;

• у науці й науковому обслуговувані — до 100 осіб;

• в галузях невиробничої сфери — до 25 осіб;

• у роздрібній торгівлі — до 15 осіб.

Підприємства або фірми мають право на добровільних засадах об'єднувати свою науково-технічну, виробничу, комерційну та інші види діяльності, якщо це не суперечить чинному законодавству. Детальніше про форми добровільних об'єднань підприємств ітиметься в наступних розділах.

 

Таблиця 2. Порівняльна характеристика основних елементів механізму функціонування різних організаційно-правових форм підприємницької діяльності

Елемент механізму	Одноосібне володіння	Товариство (партнерство)	Корпорація (акціонерне товариство)
Ставлення до власності й порядок розподілу прибутку (доходу) і збитків	Один приватний власник, якому належать усе майно й доходи,цілком відповідає особистим майном перед кредиторами	Права власності і обов'язки закріплені в установчому договорі. Розподіл доходів потребує узгодження з партнерами. Кожен партнер може цілком відповідати за борги товариства	Існує приватна колективна власність корпорації. Права та обов'язки акціонерів фіксуються у статуті корпорації. Доходи і збитки від господарської діяльності розподіляються пропорціонально до кількості належних акціонерам акцій
Керівництво (управління)	За бажанням власника	За узгодженням між партнерами. Вищим органом управління товариством є загальні збори учасників	Вищим органом є загальні збори акціонерів, які обирають правління на чолі з головою, спостережну раду та ревізійну комісію
Можливості інвестування	Обмежені розмірами капіталу власника. Із зовнішніх джерел доступний лише кредит	Те саме,що і для одноосібного володіння	Можливості для інвестування є широкими. Здійснюються за рахунок нерозподіленого прибутку, емісії цінних паперів і банківських кредитів
Інформація про бізнес	Обов'язкові реєстрація та подання щоквартального звіту до органу статистики й податкової інспекції	Те саме, що і для одноосібного володіння	Офіційна інформація надається акціонерам. Щорічно проводяться ревізія й аналіз господарської діяльності .складається звіт. Щоквартально подається звітність органам статистики та податкової інспекції
Припинення діяльності	За бажанням власника	За згодою партнерів	Термін дії необмежений, якщо корпорація не ліквідується (відповідно до законодавства)

 

 

Загальні вимоги до професійної підготовки офіс-менеджера:

1. Досвід роботи за  даною професією (на посаді офіс-менеджера  або на аналогічній посаді - помічник  керівника, секретар та інші) від  півроку до трьох років (залежно  від статусу посади, на яку  в даному випадку претендує  здобувач).

2. Вища освіта (бажано - за  профілем підприємства, що оголосив  конкурс на відповідну вакансію, в області управління або технічна).

3. Знання розмовної (як  мінімум) англійської мови (для роботи  на підприємстві, в організації  чи установі з персоналом з  числа іноземних громадян - знання  другої іноземної мови).

4. Впевнені навички в  роботі на персональному комп'ютері (ПК), що передбачають не тільки  уміння грамотно користуватися  встановленим програмним забезпеченням (ПЗ), але й самостійно виробляти  інсталяцію ПЗ, нескладну настройку  і профілактику ПК, підключення периферії.

5. Знання основних комп'ютерних  програм (мінімально - операційна система  Windows, MS Office, Internet Explorer).

Зазначені вимоги є мінімальними. У представленому переліку вони перераховані за важливістю в порядку убування. На практиці це означає, що при прийнятті рішень про призначення претендента на посаду офіс-менеджера роботодавець в першу чергу зверне увагу на наявність у нього практичного досвіду роботи, його освітній рівень і ступінь володіння іноземною мовою.

В якості додаткових до професійних якостей офіс-менеджера роботодавцями найбільш часто згадуються наступні вимоги:

1. Наявність у претендента  досвіду адміністративно-господарської роботи та або роботи з персоналом.

2. Додаткова освіта (друга  вища, а також різні форми підвищення  кваліфікації, в першу чергу в  галузі менеджменту тощо).

3. Просунутий рівень володіння  іноземною мовою, наприклад, здатність виконувати письмові та або усний переклад, вміння самостійно читати технічну документацію та спеціальну літературу іноземною мовою і т.п.

4. Уміння поводитися з  офісною оргтехнікою (ксерокс, факс, сканер, міні-АТС, пристрої безперебійного  живлення, зарядні пристрої), в ідеалі - вміння швидко виявити і усунути  дрібні несправності в них.

5. Володіння інформаційними  технологіями (зокрема, основами програмування, HTML), вміння працювати з прикладним програмним забезпеченням (як правило, за профілем підприємства - AutoCad, PhotoShop, FineReader, комплекси 1С: Бухгалтерія, Кадри, Підприємство, Торгівля, Склад і т.п. ), а також з довідковими правовими системами (УПС): «Гарант», «Консультант», «Кодекс» і т.п.

Що стосується спеціальних вимог, що висуваються роботодавцями до претендентів на посаду офіс-менеджера, то їх спектр надзвичайно широкий. У той же час пред'явлення подібних вимог до професіоналізму офіс-менеджера виглядає цілком виправданим, а їх відсутність може щонайменше істотно ускладнити для новоспеченого «господаря офісу» ефективне виконання ним своїх посадових обов'язків, і це, у свою чергу, вкрай негативно позначиться на організації роботи апарату управління підприємством у цілому.

Щоб склалося об'єктивне уявлення про характер спеціальних вимог до професійної підготовки офіс-менеджера, наведемо найбільш типові з них.

1. Розуміння специфіки  діяльності підприємства, володіння  відповідною термінологією і  лексиконом.

2. Професійне володіння  методами керівництва в умовах, аналогічних умовам підприємства (практичний менеджмент - від півроку  і більше).

3. Наявність деяких спеціальних  знань, зокрема фінансів, бухгалтерії, маркетингу, логістики, методів економічного  і статистичного аналізу та  ін 

4. Вміння водити автомобіль, здійснювати і організовувати  грамотну експлуатацію іншої  спеціальної техніки та допоміжного  обладнання (системи зовнішнього  спостереження, засобів автоматизації  та механізації робіт, різографа, пральної машини, спліт-системи або  кондиціонера).

5. Професійне володіння  спеціальним програмним забезпеченням  або вміння самостійно програмувати (Delphi, Oracle, Java-script, Visual Basic і т.п.). Роботодавці пред'являють і досить суворі вимоги до ділових якостям претендентів на посаду «офіс-менеджер». Як і у випадку з вимогами до професійних знань та вмінь, почнемо з найбільш загальних, мінімальних. Серед них (у порядку убування):

1) організаторські здібності, тобто здатність керувати підлеглими  співробітниками;

2) представницька зовнішність (в інших варіантах також - презентабельна, що володіє);

3) ділова комунікація, зокрема  вміння чітко і недвозначно  викладати розпорядження, а також  писати і говорити по-російськи  грамотно і виразно; 4) професійний  етикет, дотримання правил організаційної  поведінки (по-іншому - субординації) і  корпоративної культури;

5) стресостійкість (тактовність, неконфліктність, доброзичливість).

На додаток до цього списку необхідно також сказати про такі «плюси» офіс-менеджера, як:

1) висока працездатність, у тому числі в умовах кризи, викликаного як об'єктивними, так  і суб'єктивними причинами;

2) пунктуальність і, зокрема, володіння міцною пам'яттю, а також  здатність до самоорганізації;

3) старанність у поєднанні  з розумною ініціативою і обачністю  в планах і діях;

4) вміння працювати в  команді, залишаючись при цьому  «першим серед рівних»;

5) уміння брати відповідальність  на себе, особливо, коли шефа поруч  немає, а рішення приймати треба, причому негайно.

Заключна «п'ятірка» критеріїв, що характеризує ділові достоїнства офіс-менеджера, на думку роботодавців, виглядає так:

1) цілеспрямованість, вміння  розставляти пріоритети в роботі;

2) здатність до навчання, а також вміння самому навчати  підлеглих співробітників;

3) професійна інтуїція, здатність  до передбачення розвитку ситуації;

4) наполегливість, втім, не  має нічого спільного з «баранячим»  впертістю;

2. 5) оптимізм (заснований на реальному знанні офісної обстановки). Такими є найбільш загальні очікування роботодавця щодо здібностей офіс-менеджера. 
   Сучасні принципи управління.

 

В основі будь-якої системи теоретичних понять повинна лежати їх класифікація. До класифікації принципів управління в даний час також існує кілька різних підходів. Найбільш оптимальною є класифікація принципів управління за допомогою їх поділу на три групи:

Принцип управління. Цей принцип споконвічні норми і правила, дотримання яких сприяє досягненню поставлених цілей і вирішення завдань.

Згідно із зазначеним способом класифікації вся існуюча сукупність принципів управління поділяється на три основні групи. До першої групи належать загальні принципи управління, що стосуються системи управління в цілому. До другої групи - принципи управління, які стосуються окремих компонентів системи управління. Принципи, що входять у третю групу регламентують порядок і правила управління конкретними видами діяльності.

У системі загальних принципів управління на сучасному етапі основне місце займають принцип наукової обгрунтованості управління, принцип системного підходу до вирішення управлінських завдань, а також принципи оптимальності, гнучкості, демократизації, регламентації і формалізації управління. Основним у системі загальних принципів керування по праву можна вважати принцип наукової обгрунтованості управління.

Науковий підхід до менеджменту вимагає суцільного, комплексного вивчення всієї сукупності факторів, що впливають на ефективність функціонування організації, з наступним застосуванням отриманих знань на практиці управління. Другим, не менш важливим принципом менеджменту є принцип системного підходу до вирішення управлінських завдань.