Влияние процесса коммуникации на эффективность управления организациями

Всероссийский Заочный Финансово-Экономический  институт

Кафедра менеджмента  и маркетинга

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине «Менеджмент»

На тему «Влияние процесса коммуникации на эффективность  управления организациями»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Барнаул

2007

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИЙ И ПРОЦЕССОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

 

1. Понятие и функции коммуникаций………………………………………….6
2. Виды коммуникаций………………………………………………………….7
3. Коммуникационный процесс……………………………………………….13
4. Способы совершенствования коммуникационных процессов в организации………………………………………………………………….18

 

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ПРОБ И ОШИБОК НА ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КОММУНИКАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ.

 

2.1. Современные исследования состояния  информационного обеспечения на предприятиях……………………………………………………………………….23

2.2. Особенности коммуникационных  процессов ЗАО «Строительный 

Арсенал»…………………………………………………………………………….26

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………………..31

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ………………………………..33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Коммуникации в организациях и между организацией и ее средой вместе составляют то, что называют организационной коммуникацией. Приступая  к разъяснению основных понятий, используемых для описания процесса коммуникаций между людьми, нужно сказать, что коммуникационный процесс в организации, как правило, является упорядоченным и обусловленным определенной регламентацией и предсказуемостью.

Один из первых теоретиков организационного поведения Ч.Бернард  отмечал, что любой достаточно полной теории организации коммуникация займет центральное место, т.к. структура, размеры и масштабы деятельности организаций почти полностью определяются средствами коммуникаций. Позже Д.Кац и Р.Канн писали, что коммуникация является социальным процессом, имеющим важнейшее значение для функционирования любой группы, организации или общества, и что она образует самую суть социальной системы или организации. Поэтому данная тема является весьма актуальной.

В данной работе была поставлена следующая цель: проанализировать сущность, элементы и этапы коммуникационного процесса на примере конкретного предприятия.

Для достижения данной цели были поставлены задачи:

• Проанализировать сущность коммуникаций в организации;
• Выявить недостатки организационных коммуникаций на ЗАО «Строительный Арсенал»;
• Предложить мероприятия по совершенствованию коммуникационных процессов на ЗАО «Строительный Арсенал»;

Процессы коммуникаций, в которых участвуют работники  аппарата

управления, являются жизненно важным связующим звеном между руководителем и его подчиненным, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников – вышестоящих руководителе, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков и т.д. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникации позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

Коммуникации в организационном  контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация – это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в кооридинации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование.

Коммуникация предоставляет  средства для выработки и исполнения решений осуществления обратной связи и корректировки целей  и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуаций. Поэтому и менеджеры, и исполнители должны понимать основные концепции и способы применения коммуникационных технологий и быть способным принимать важные решения относительно их использования.

Ответственность менеджера в области этих технологий – обладание техникой личной работы в информационной среде и умение принимать правильные стратегические решения по развитию информационных систем организаций.

Мы должны уметь управлять  информацией и улучшать свое дело с помощью правильного ее использования для повышения эффективности работы, производства товаров, обслуживания клиентов, для улучшения качества управления. Большинство преуспевающих организаций используют много информации и делают это с помощью автоматизированных информационных технологий.

Коммуникации – связующие  нити, объединяющие взаимозависимые  части организации. Поэтому я  выбрала для своей работы эту  важную тему, что даст мне возможность  грамотно применять и пользоваться полученными знаниями в моей дальнейшей работе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИ ОСНОВЫ КОММУНИКАЦИЙ И ПРОЦЕССОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

1.1. Понятие и функции  коммуникаций.

Коммуникации – это  обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

Чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах  принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля, руководитель большую часть своего времени тратит на коммуникацию. Обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, поэтому коммуникации являются связующим процессом.

  Для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации, более полно и достоверно представляющие необходимую информацию.

Успех организации напрямую зависит от эффективности работы руководителя. Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях, т.е. представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии – осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия.

Существует две основные функции коммуникации: информационная и личностная. Первая осуществляет процесс движения информации, вторая – взаимодействие личностей. Эти две функции тесно связаны друг с другом. Взаимодействие личностей в значительной степени осуществляется благодаря движению информации, но полностью к информационным процессам не сводится, потому что коммуникация строится не только по факту передачи и получения информации, но и по личностным ее оценкам и индивидуальным интерпретациям.

1.2. Виды коммуникаций.

Коммуникации можно  классифицировать  по множеству  различных показателей.

 

 

 

 

 

Схема 1. Виды коммуникаций

 

Внешние и внутренние. Они отражают целостность управляемой системы и одновременно ее открытость, приоритетность действий работников фирмы, стиль управления менеджера, ситуации взаимодействия фирмы с другими объектами.

Внешние коммуникации – это коммуникации между организацией и средой. От факторов внешней среды зависят коммуникационные потребности организации. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. Так с имеющимися потенциальными потребителями – это реклама и другие средства продвижения товаров на рынок, с органами государственного регулирования – это письменные отчеты, в которых компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.д.

Делая различные взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание различных законов  и постановлений. Организация, где  есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму и т.д.

Внутренние  коммуникации – это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями, непосредственно направленные на достижение целей организации. Рабочие цели организации соотносятся с ее непосредственной деятельностью, например производственной или относящейся к сфере услуг, примерами такой коммуникации являются связь между отделами предприятия, отчеты отдела реализации продукции или ведомости складского учета, которые передают информацию о потребностях отделу оперативного планирования производства.

Формальные  коммуникации – это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, т.к. каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения.

Такие коммуникации обычно бывают в виде письменного сообщения. Письменные сообщения имеют определенные преимущества. Они могут быть сохранены как записи и источники ссылок, они часто более тщательно сформулированы, чем устные сообщения, и иногда могут сэкономить время и деньги. Но плохо написанные сообщения, за которыми следуют многочисленные письменные и устные «разъяснения», делают конечное сообщение и дорогим и путанным.

Письменные коммуникации имеют еще одну функцию – сохранение документов в юридических целях.

Неформальные  коммуникации возникают в процессе человеческого общения по различным интересам: житейским, психологическим, ситуационным. Это коммуникации, не зафиксированные ни в каких организационных документах или официальных требованиях. Такие коммуникации существуют в любой организации, они играют важную роль в деятельности человека, определяют социально-психологическую атмосферу работы. Главное достоинство таких устных коммуникаций состоит в возможности быстрого и полного обмена информацией. Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов.

 Руководители пользуются ими для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».

Приписываемая слухам репутация  неточной информации сохраняется и  до сегодняшнего дня. Тем не менее, исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, т.е. слухи, чаще оказывается точной, а не искаженной. Согласно исследованию 80-99 % слухов точны в соотношении непротиворечивой информации о самой компании.

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень  в рамках вертикальной коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким образом, подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. Например, вице-президент по производству может сообщать управляющему заводом (руководителю среднего уровня) о предстоящих изменениях в производстве продукта. В свою очередь, управляющий заводом должен проинформировать подчиненных ему руководителей об особенностях готовящихся изменений.

Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях  по восходящей. Передача информации с  низших уровней на высшие может заметно  влиять на производительность. Коммуникации по восходящей, т.е. снизу вверх, также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким образом, руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел. Последняя управленческая инновация в коммуникациях по восходящей – это создание групп из рабочих, которые регулярно, обычно на один час в неделю, собираются для обсуждения и решения проблем в производстве или обслуживании потребителей. Эти группы, получили название «кружков качества». Обмен информацией по восходящей обычно происходит в форме отчетов, предложений и объяснительных записок.