Информационное обеспечение процессов управления

В связи с тем, что управление представляет собой абстрактную, духовную, идеальную деятельность, информация в этой деятельности является одновременно предметом, средством и результатом  деятельности. Более того, организация  производства, а точнее реализация трудовых процессов, осуществляется тоже только через информацию. Естественно, субъектом этой деятельности может выступать только человек [14, c. 66].

Так как управленческая информация – это предмет, средства и результат управленческой деятельности, то соответственно содержание управленческой деятельности можно рассматривать как совокупность процессов преобразования и движения информации, включающих в свой состав поиск, получение, приобретение, сбор, отбор, анализ, хранение, поиск, переработку, отображение, размножение, передачу и выдачу информации с целью разработки (выработки), принятия (согласования), утверждения и реализации управленческих решений.

Таким образом, рассматривая или проектируя организацию процессов  обработки информации, мы тем самым  описываем, анализируем или проектируем  технологию выполнения управленческой деятельности, то есть методов, способов, приемов, операций и последовательности разработки, организации реализации, координации, контроля, учета и анализа  выполнения управленческих решений.

В основе управляющего воздействия  на объект управления, то есть субъект  деятельности, как и вообще любой  другой деятельности человека, лежит  разумное общение, обеспечивающее перевод  абстрактных управленческих решений  в реальный производственный процесс. Общение – это реализация всей системы отношений человека к окружающему его предметному миру, к людям, к обществу. Общение, в широком смысле этого слова, представляет собой воздействие индивидов друг на друга в процессе совместной групповой деятельности путем реализации трех взаимосвязанных характеристик общения:

- коммуникативной стороной общения – обмен информацией;

- интерактивной– организация взаимодействия, то есть обмен не только идеями, знаниями, но и действиями;

- перцептивной – процесс восприятия друг друга и установление взаимопонимания с учетом нейролингвистики [18, c. 140].

Передача информации возможна лишь посредством знаков, точнее – знаковых систем. Существует множество знаковых систем, которые используются в коммуникативном процессе.

При грубой классификации  коммуникационной стороны общения  различают вербальную коммуникацию (в качестве знаковой системы используется речь) и невербальную коммуникацию (различные неречевые знаковые системы), которая может быть разделена  на 4 формы: кинесика, паралингвистика, проксемика и визуальное общение. Психологами установлено, что в процессе взаимодействия людей от 60 до 80 % коммуникации осуществляется за счет невербальных средств выражения, и только 20-40 % информации передается с помощью вербальных.

Таким образом, устная вербальная информация неразрывно связана со следующими факторами:

- кинесикой, то есть оптико-кинетической системой знаков, включающей в себя жесты (движение различных частей тела, прежде всего рук), мимику (движение лица) и пантомимику (позы);

- паралингвистикой, то есть системой вокализации (качеством голоса, его диапазоном, тональностью), и экстралингвистикой, то есть системой звуковых знаков (паузы, покашливания, смех, плач и сам темп речи);

- проксемикой, то есть областью, занимающейся нормами пространственной (пространственное размещение, расстояние между коммуникаторами, наличие различного рода психологических защит, размещение по высоте и т.п.) и временной организации (точность, опоздание, время и продолжительность контактов и т.п.);

- визуальной системой знаков (контакт глазами) [18 с. 143].

Здесь важна семантика  – кодирование знаков. Семантика– обозначение. Вербальная коммуникация использует в качестве знаковой системы человеческую речь.

Эффективность, то есть восприятие вербальной информации, зависит от кодирования и декодирования  информации, при помощи которых осуществляется речь. При этом коммуникатор в процессе говорения кодирует, а реципиент  в процессе слушания декодирует информацию. Диалогическая речь представляет собой  последовательную смену коммуникативных  ролей.

Эффективность вербальной коммуникации зависит от личностно-речевой ориентации (направленности на личностное воздействие  реципиента, партнера), от социально-речевой  ориентации (ориентация на содержание, тематику коммуникации) и способов и методов психологического воздействия  так называемой «убеждающей коммуникации» и т.д. Модель коммуникативного вербального процесса, по Г. Лассуэллу, включает 5 элементов:

1. кто (передает сообщение)– коммуникатор;

2. что (передается) – сообщение (текст);

3. как (осуществляется  передача) – канал;

4. кому (направлено сообщение)  – аудитория;

5. с каким эффектом  – эффективность.

По поводу каждого из этих элементов могут быть различные  варианты реализации и, соответственно, различная эффективность восприятия [18, с. 145].

С учетом всего изложенного  важно иметь в виду следующее: при непосредственном коммуникативном  общении при осуществлении управляющего воздействия необходимо обеспечить понимание смысла сообщения независимо от его формы передачи (вербального  высказывания или невербального  сообщения) объекту управления. Иначе говоря, необходимо «говорить» на языке исполнителя, для чего требуется «переводить» формальные абстрактные управленческие решения на язык реципиента в соответствии с уровнем его развития и прежде всего– профессионального, то есть разговаривать с токарем 3-го разряда необходимо на «языке токаря 1-3-го разряда», с кассиром– на «языке кассира».

Эту функцию перевода организационно-технологического функционального формализованного языка в реальные действия исполнителя (рабочего) в системе управления производственными процессами материального  производства осуществляет либо мастер, либо бригадир, а в системе функционального  управления – руководитель функционального подразделения по отношению к исполнителям [Там же, c.144].

Основу управленческой информации представляет собой вербальная и  невербальная формализованная документированная  информация, зафиксированная (законсервированная) на различных видах носителей  информации — на бумаге, на магнитных  лентах, фотопленке. Наиболее распространены текстовые и графические бумажные документы. Попытки создать бездокументированную систему управления обречены на неудачу вследствие того, что предварительные проработки будущих производственных процессов всегда должны быть сделаны заранее и зафиксированы для последующего использования в связи с тем, что все организации объективно являются социальными системами, и потому для организации совместной деятельности необходимо каждое рабочее место обеспечить соответствующей информацией, которая позволяет организовать кооперированную деятельность, скоординированную и согласованную во времени и в пространстве [8, c. 96].

В документах фиксируются  решения, ход их выполнения, отражаются основные характеристики процессов  организации производственных процессов.

Документооборот крупных  предприятий составляет более 100 тыс. документов в год, а количество используемых разновидностей документов составляет около 1000 (в целом в стране примерно 100 млрд. документов). Работа с документами у специалистов управления занимает от 30 до 60 % рабочего времени, причем до 40% информации переносится из документа в документ без всякой обработки, то есть переписывается. Поэтому эффективная организация документального обеспечения организованной деятельности имеет чрезвычайно важное значение [10, c. 66].

Документированная информация может быть классифицирована следующим образом:

- по типу носителя информации: на бумажных, магнитных носителях и фотопленке;

- по способу изготовления: рукописные, машинописные, типографские, фотографические;

- по назначению: распорядительные, информационно-справочные, нормативные, рекомендательные, организационные (претензионные, регламентирующие, договоренности), исполнительные (отчетно-учетные);

- по степени срочности: простые, срочные, весьма срочные;

- по предмету управленческой деятельности: материально-технические, технические, технологические, финансовые, экономические, кадровые;

- по функциям управления: плановая, прогнозная, диспетчерская, контрольная, учетная, аналитическая, директивная (регулирующая);

- в зависимости от сферы обращения: внешняя (входящая, исходящая) и внутренняя (используемая внутри предприятия);

- по видам управленческой деятельности: техническая, технологическая, экономическая, социальная, политическая;

- по уровню сложности: простые, сложные.

Кроме того, документы могут  быть первичными, промежуточными, выходными, подлинниками (оригиналами и дубликатами), копиями и т.д. Однако многие из этих характеристик документов могут  принадлежать одному и тому же документу, описываемому с разных сторон [11, c. 80].

Наиболее существенными  свойствами документов являются их информационные свойства, такие, как форма, размер, физический и информационный объем, информационная емкость, информативность.

По форме различают: площадные (чертежи, плакаты), линейные (ленты, картотеки, книги), объемные (макеты) документы.

Физический объем– это  размер документа, выраженный в ед. длины, площади и объема.

Информационный объем– количество печатных знаков, строк, учетно-издательских листов, дорожек на магнитных лентах, растровых точек на экране дисплея (рисунке).

Отношение физического и  информационного объема называется плотностью (компактностью) информации. Уплотнение – микрофильмирование, кодирование, схематизация информации.

Информационная емкость– количество информации, вложенное в  информационный объем (графики, диаграммы, схемы).

Информативность– количество полезной информации в документе.

Информация, использующаяся в качестве предмета и средств  управленческой деятельности, может  рассматриваться как информационное обеспечение системы управления.

Таким образом, к информационному  обеспечению относится только та информация, которая используется для  осуществления управленческой деятельности, то есть необходимая для перевода организации как деятельностной системы из одного состояния в другое на основе аналитической и прогностической информации о динамике окружающей среды. Особенность обеспечивающей информации состоит в том, что она включает в себя прошлую (эмпирическую и нормативную) и актуальную текущую (на данный период времени) информацию о фактическом состоянии организации и окружающей среды.

 Ее аналитическая интерпретация и вероятностная прогностическая информация о возможных предполагаемых проектных (по фазам, стадиям и этапам технологии производственных процессов) и плановых (задаваемых на конец определенных плановых календарных периодов) состояниях организации и окружающей среды относится к собственно управленческой результирующей информации, представляющей собственно управленческие решения [19, c. 55].

 

1.2 Классы и виды информации

 

В структуре информационного  обеспечения системы управления можно выделить следующие классы и виды информации.

1 Нормативно-справочная информация, составляющая информационную нормативную основу системы управленческой деятельности. К нормативно-справочной информации относится:

а) технико-технологическая информация (система государственных, отраслевых стандартов (ГОСТы, ОСТы), ведомственных и местных, внутриорганизационных нормативов, технических условий и указаний (ТУ), технических норм и правил (например, СНиП– система строительных норм и правил), относящихся к описанию предметов, средств и условий труда, по всем стадиям их «жизненных циклов», начиная с «рождения» до «смерти»: конструирование, проектирование производства, изготовление, эксплуатация, техническое обслуживание, ремонт, модернизация и ликвидация. Как правило, это структурная информация о конструктивных, фактических или проектных нормативных технических, физико-химических, механических и других параметрах состояний всех овеществленных элементов и их формализованных, схематизированных, расчетных физических взаимосвязях в процессах материального производства [3, c. 250];

б) организационно-трудовая информация, представляющая собой формализованные описания стереотипных (стандартных, типовых, универсальных) нормативных функциональных взаимосвязей трудовых процессов в системах «человек-машина», где человек должен выполнять в основном роль оператора, манипулятора, регулятора машины, руководствуясь ее конструктивными и технико-технологическими параметрами.

Содержательная сущность организационно-трудовой информации выражается в форме квалификационных характеристик, описывающих стандартные унифицированные элементарные приемы, действия и операции профессиональной узкоспециализированной функциональной деятельности (например, согласно Единым тарифно-квалификационным справочникам (ЕТКС), типовым должностным инструкциям и т.п.), а также абстрактных унифицированных нормативов времени на выполнение этих элементарных операций, приемов и действий (например, Единые отраслевые нормы и расценки (ЕНиР), внутриорганизационные «местные» нормы, (МН), Единая тарифная система оплаты труда, Единая тарифная сетка по оплате труда работников бюджетной сферы и т.п.).

Особенность этой информации состоит в том, что содержательная и временная формализованная  основа этих описаний задается (предопределяется) структурной, жестко регламентированной, стандартизированной и унифицированной  информацией технико-технологической  основы материального производства (отсюда: трудовые технически обоснованные нормы времени, инструкции по технической эксплуатации машин, технологические регламенты и т.п.).