Кадровое делопроизводство

Оглавление

 

Методы приема и отбора персонала 2

Кадровое делопроизводство 5

Заключение трудового договора 11

Список литературы 18

 

Методы приема и отбора персонала

 

Отбор персонала - это процесс изучения психологических и профессиональных качеств работника с целью установления его пригодности для выполнения обязанностей на определенном рабочем месте или должности и выбора из совокупности претендентов наиболее подходящего с учетом соответствия его квалификации, специальности, личных качеств и способностей характеру деятельности, интересам организации и его самого.

Отбор персонала необходимо отличать от подбора персонала. В процессе отбора происходит поиск людей на определенные должности с учетом установленных требований социального института, видов деятельности. При подборе - осуществляется поиск, идентификация требований различных должностей, видов деятельности под известные возможности человека, накопленный им профессиональный опыт, стаж и способности.

Процесс отбора является многоэтапным. Основные этапы - это: предварительный отбор, заполнение заявлений и анкеты, собеседование, тестирование, проверка рекомендаций и послужного списка, в некоторых  случаях медицинский осмотр и  т. д.

Основными критериями отбора считаются: образование, опыт, деловые качества, профессионализм, физические характеристики, тип личности кандидата, его потенциальные возможности. Отказ в приеме новых работников независимо от квалификации и личных качеств, если потребности в них нет

Содержание этого этапа во многом зависит от традиции, культуры организации, а также характера должности, на которую подбирается кандидат.

В процессе отбора кандидатов происходит знакомство с претендентами, производится сбор и обработка информации о них, оценка качеств и составление  достоверных «портретов», сопоставляются фактические качества с требованиями должности. В результате следует назначение и утверждение кандидатов на должности, заключение с ними трудовых договоров.

Отбор производится в несколько этапов. На предварительном этапе отбора происходит первичное выявление кандидатов, способных выполнить требуемые функции. Круг претендентов максимально сужается и формируется резерв, с которым и производится в дальнейшем более тщательная работа (анализ анкет, резюме, характеристик, рекомендаций).

Недостатком первичного этапа является то, что  с помощью оценки документов можно  получить ограниченное количество информации.

Основными правилами окончательного отбора претендентов являются:

• выбор наиболее подходящих для организации работников;
• обеспечение превышения ожидаемого эффекта над затратами;
• сохранение стабильности персонала и одновременно приток новых людей;
• улучшение морально-психологического климата коллектива;
• удовлетворение ожиданий привлеченных сотрудников.

В деле организации  отбора претендентов часто допускаются  следующие ошибки: недостаток системности в организации отбора, отсутствие надежного перечня требуемых от претендента качеств, ложная интерпретация внешности кандидата и его ответов на поставленные вопросы, умение красиво говорить, ориентация на формальные заслуги, суждение о человеке по одному из качеств, нетерпимость к негативным чертам, которые есть у всех, излишнее доверие к тестам, неточный учет отрицательной информации.

Методы первичного отбора зависят  от бюджета, стратегии, культуры компании и относительной важности данной должности для организации. Наиболее распространенными в настоящее  время методами являются: анкетные данные, тестирование, экспертиза почерка, самооценка кандидата и собеседование.

1. Анкетирование  - является первым этапом процедуры оценки и отбора претендентов. Одна из задач анкетирования заключается в том, чтобы определить личностные качества и обстоятельства, которые могут помочь в работе кандидата в случае приема на работу.

2. Тестирование. С помощью тестов можно оценить скорость и точность выполнения работы, устойчивость внимания, аккуратность, умение быстро ориентироваться, усидчивость, исполнительность, личные склонности, общие способности.

Различают следующие виды тестов:

• тесты на физическую способность;
• тесты на умственную способность (общие и специальные); имитационные тесты.

Преимущество  данного метода отбора заключается  в оценке состояния кандидата  в настоящий период, а основной недостаток связан с высокими издержками и тем, что тесты слабо выявляют позитивные качества людей по сравнению  с негативными.

3. Экспертиза  почерка. Привлекательность анализа как метода первичного отбора кандидатов заключается в низких издержках, однако он отличается односторонним подходом и содержит в себе высокую степень риска неадекватной оценки потенциала кандидатов. Поэтому он может использоваться в качестве одного из методов первичного отбора, не имеющего решающего значения.

4. Самооценка кандидата. Часто принимающая форму письменного ответа на заранее поставленные вопросы или мотивационного письма, сопутствующего резюме, упрощает первичный отбор кандидатов и позволяет “отсев” тех из них, чьи навыки компетенции заранее завышены или, наоборот слишком низки для данной позиции.

5. Собеседование является наиболее  универсальным способом оценки  персонала. Собеседование могут  происходить один на один или  с группой претендентов, претендента или группу претендентов могут интервьюировать одновременно несколько человек.

 

Кадровое делопроизводство

 

Прием сотрудника на работу оформляется приказом или  распоряжением. Приказ о приёме работника  на работу - это документ на основании  которого согласно трудовому договору отдел кадров заводит учетную  карточку сотрудника, делает запись в  его трудовой книжке, а бухгалтерия  открывает лицевой счет и присваивает  табельный номер. Для оформления приказа о приеме на работу (приказа  о назначении на должность) применяется  форма № Т-1 - на одного работника, форма № Т-1а - на группу работников. Такие приказы составляются лицом, ответственным за прием, на всех граждан, принимаемых на работу в организацию  на основании заключенного трудового  договора.

При оформлении приказа о приеме работника на работу указываются наименование структурного подразделения, должность (специальность, профессия), срок испытания, если работнику  устанавливается испытание при  приеме на работу, а также условия  приема на работу и характер предстоящей  работы (по совместительству, в порядке  перевода из другой организации, для  замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). При заключении с  работником трудового договора на неопределенный срок в реквизитах «Дата» (форма  № Т-1) или «Период работы» (форма  № Т-1а) графа «по» не заполняется.

Подписанный руководителем организации или  уполномоченным на это лицом приказ объявляется работнику под расписку. На основании приказа работником кадровой службы вносится запись в  трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника.

Трудовая  книжка - один из основных документов, подтверждающих трудовую деятельность и трудовой стаж работника. Согласно существующему законодательству, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого  работника, проработавшего в организации  более пяти дней, если для сотрудника работа в этой организации является основной.

Согласно  ст. 66 Трудового кодекса РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

При трудоустройстве  работник обязан предъявить трудовую книжку работодателю. Исключение составляет случай, когда работник только начинает свою трудовую деятельность и устраивается на работу в первый раз или собирается работать на условиях совместительства. В случае если сотрудник до устройства на работу в организацию нигде  не работал, то согласно статье 65 ТК РФ, работодатель должен оформить ему трудовую книжку.

Постановлением  Министерства труда и социального  развития РФ «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», сориентированному  на новый Трудовой кодекс, который  пришел на смену КЗоТу, правила заполнения трудовой книжки были изменены.

После принятия нового Трудового кодекса обновилась не только инструкция по заполнению трудовых книжек, но так же и форма приходно-расходной  книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Записи  должны вестись очень подробно. И  за этим должен следить не только работник отдела кадров, но и хозяин трудовой книжки. Например, нельзя писать в трудовой книжке «пр.» вместо «приказ», «расп.»  вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен» и т.д.

Есть  так же изменения в заполнении сведений об увольнении и увольнении с переводом. Теперь при прекращении  трудового договора на основании статьи 77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращение трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи. Например: «Уволен в связи переводом работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю или переходом на выборную работу (должность), пункт 5 статьи 77 ТК РФ» или «Уволен в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора, пункт 7 статьи 77 ТК РФ».

Если  же расторжение трудового договора происходит по инициативе работодателя, то в трудовую книжку вносится запись об увольнении со ссылкой на соответствующий  пункт статьи 81 ТК РФ или другие основания  для расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные  законодательством.

В том  случае, если прекращение трудового  договора происходит по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, то в  трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт  статьи 83 ТК РФ.

Если  же трудовой договор расторгается по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает  предоставление различных льгот  и преимуществ, то запись об увольнении вносится в трудовую книжку с подробным  указанием этих причин.

При оформлении трудовой книжки в нее необходимо внести следующие сведения о работнике:

- фамилия,  имя, отчество;

- дата  рождения (число, месяц, год);

- образование;

- профессия,  специальность.

После того как будут заполнены данные работника  на титульном листе, на нем следует  поставить печать организации и  подписи сотрудника кадровой службы оформляющего трудовую книжку и ее владельца.

Личная  карточка работника - это документ установленной  формы, который составляется на каждого  работника организации и содержит краткие сведения о работнике: образовании, стаже, семейном положении, сведения о  трудовой деятельности и др.

Ведение и учет личных карточек являются обязательными  для всех видов организаций.

Заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа о  приеме на работу; паспорта или иного  документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего  трудовой стаж; страхового свидетельства  государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для  военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документов об образовании, о квалификации или  наличии специальных знаний - при  поступлении на работу, требующую  специальных знаний или специальной  подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных  случаях с учетом специфики работы может предусматриваться необходимость  предъявления дополнительных документов.

Личная  карточка состоит из 11 разделов:

1. Общие  сведения.

2. Сведения  о воинском учете.

3. Прием  на работу и переводы на  другую работу.

4. Аттестация.

5. Повышение  квалификации.

6. Профессиональная  переподготовка.

7. Награды  (поощрения), почетные звания.

8. Отпуск.

9. Социальные  льготы, на которые работник имеет  право в соответствии с законодательством.

10. Дополнительные  сведения.

11. Основание  прекращения трудового договора (увольнения).

Если  на начальном этапе заполнения личной карточки используются перечисленные  выше документы, то в дальнейшем основанием для внесения записей в нее  являются приказы по личному составу, решения аттестационной комиссии и  т.д.