Кадровое делопроизводство

Лицевой счет (форма № Т-54) применяется  для отражения всех видов начислений заработной платы работника.

Он заполняется  на основании первичных документов по учету выработки и выполненных  работ (нарядов, заказов-нарядов, книги  учета выработки и т.п.), отработанного  времени. Отражается информация из приказов о поощрении работников, записок-расчетов о предоставлении отпуска работнику  и при прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником, акта о приемке работ, выполненных  по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы, листков и справок на доплату, больничных листов и др. документов.

Одновременно  производится расчет всех удержаний  из заработной платы с учетом полагающихся данному работнику налоговых  вычетов, льгот и определяется сумма  к выплате на руки.

Крупные предприятия открывают лицевой  счет на каждого работника, малые  предприятия предпочитают использовать расчетно-платежную ведомость, сочетающую в себе функции расчетной, платежной  ведомости и лицевого счета работника. Лицевой счет заполняется работником бухгалтерии.

Лицевой счет открывается с приемом работника  на работу или с 1 января нового отчетного  года на уже работающего сотрудника организации. При приеме работника  на работу сведения из личной карточки работника переносятся в его  лицевой счет.

Дата  составления лицевого счета отсутствует, т.к. практически начало расчетного периода и определяет дату заполнения формы.

В верхней  части карточки указывается наименование организации и ее код по ОКПО. Если организация небольшая и  не имеет деления на структурные  подразделения, то в этой строке ставится прочерк.

В графе  «Категория персонала» указывается  категория, к которой относится  работник. Графа заполняется в  тех организациях, где предусмотрено  такое деление работников по категориям в штатном расписании.

Далее указывается  ИНН, присвоенный работнику налоговыми органами (данные берутся из свидетельства), рядом указывается номер страхового свидетельства государственного пенсионного  страхования и код места жительства. Данные сведения облегчают дальнейшее заполнения сведений, представляемых в Пенсионный фонд и заполнение формы 1 и 2-НДФЛ.

В графе  «Состояние в браке» указывается  семейное положение сотрудника: женат (замужем), холост (не замужем), разведен (разведена), вдовец (вдова). Графа необходима для расчета стандартных налоговых  вычетов, предоставляемых на ребенка  сотрудника.

В графе  «Количество детей» указывается  количество несовершеннолетних детей, а также детей, учащихся в дневных  учебных заведениях, на которых работнику  предоставляются стандартные налоговые  вычеты.

Производятся  отметки о приеме на работу и переводах  работника внутри организации. Графы 1-9 заполняются на основании приказа  о приеме и переводе работника.

В графе 5 «Условия труда» указывается характер условий труда (опасные, вредные  с номером списка, тяжелые, нормальные).

Данный  раздел дополнен графами 8 и 9 «сумма надбавок и доплат», которые обычно также  устанавливаются приказом.

В разделе  «Удержания и взносы» отражаются сведения об удержании сумм из заработной платы работника на основании  исполнительных листов, приказов руководителя (например, при недостачах), или по заявлению работника (например, возврат  заемных средств, материальная выгода по займам, ежемесячные перечисления по заявлению работника и т.п.).

Раздел  «Начисления» сокращен. В графах 29-34 указываются суммы начислений из фонда оплаты труда или прибыли  предприятия за текущий месяц  по видам оплат (сдельно, повременно, премии, за работу сверхурочно, в выходные и праздничные дни, ночное и вечернее время и т.п.). Здесь же указывается  сумма полученных доходов в виде натуральной оплаты труда, выплат по договорам гражданско-правового  характера, авторским договорам  и т.п. Если работнику выплачиваются  дивиденды, они также будут отражены в данных графах.

Лицевой счет подписывается работником бухгалтерии, ведущим расчет заработной платы  данного работника.

На основании  лицевых счетов работников заполняются  расчетно-платежная ведомость, расчетная  ведомость, платежная ведомость.

Заключение трудового  договора

 

В соответствии со ст. 16 Трудового кодекса трудовые отношения возникают на основании  трудового договора, заключаемого между  работником и работодателем.

Понятие трудового договора приведено в  ст. 56 Трудового кодекса, согласно которой  трудовым договором является: соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику  работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные  трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определённую этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

Иногда  в практике встречается словосочетание «трудовое соглашение», однако действующее  законодательство такового термина  не использует, в связи с чем  необходимо при оформлении трудовых отношений заключать именно «трудовой  договор».

Требования  к содержанию трудового договора перечислены в ст. 57 Трудового  кодекса РФ. Согласно указанной статье, обязательным является указание:

- фамилии,  имени, отчества работника и  наименования работодателя (фамилии,  имени, отчества работодателя - физического  лица), заключивших трудовой договор;

- сведений  о документах, удостоверяющих личность  работника и работодателя - физического  лица;

- идентификационного  номера налогоплательщика (для  работодателей, за исключением  работодателей - физических лиц,  не являющихся индивидуальными  предпринимателями);

- сведений  о представителе работодателя, подписавшем  трудовой договор, и основание,  в силу которого он наделён  соответствующими полномочиями;

- места  и даты заключения трудового  договора.

Кроме того, в трудовой договор должны быть включены следующие пункты, описывающие:

- место  работы, а в случае, когда работник  принимается для работы в филиале,  представительстве или ином обособленном  структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, - место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения;

- трудовую  функцию (работа по должности  в соответствии со штатным  расписанием, профессии, специальности  с указанием квалификации; конкретный  вид поручаемой работнику работы). При этом, если в соответствии  с законодательством с выполнением  работ по определённым должностям, профессиям, специальностям связано  предоставление компенсаций и  льгот либо наличие ограничений,  то наименование этих должностей, профессий или специальностей  и квалификационные требования  к ним должны соответствовать  наименованиям и требованиям,  указанным в соответствующих  квалификационных справочниках;

- дату  начала работы, а в случае, когда  заключается срочный трудовой  договор, - также срок его действия  и обстоятельства (причины), послужившие  основанием для заключения срочного  трудового договора;

- оплату  труда (в том числе размер  тарифной ставки или оклада (должностного  оклада) работника, доплаты, надбавки  и поощрительные выплаты);

- режим  рабочего времени и времени  отдыха (если для данного работника  он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

- компенсации  за тяжёлую работу и работу  с вредными и (или) опасными  условиями труда, если работник  принимается на работу в соответствующих  условиях, с указанием характеристик  условий труда на рабочем месте;

- условия,  определяющие в необходимых случаях  характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы);

- условие  об обязательном социальном страховании  работника в соответствии с  законодательством;

- другие  условия в случаях, предусмотренных  трудовым законодательством и  иными нормативными правовыми  актами, содержащими нормы трудового  права. К таковым относится,  например, требование ст. 282 ТК РФ  указывать является ли работа  по данному трудовому договору  основным местом работы или  совместительством, или же, скажем, требование ст. 136 ТК РФ, касающееся  обязательного указания сроков  выплаты заработной платы.

Все остальные  условия трудового договора могут  включаться дополнительно, при этом они не должны ухудшать положение  работника по сравнению с действующим  законодательством РФ. В частности, могут быть включены в трудовой договор  условия:

- об  уточнении места работы (с указанием  структурного подразделения и  его местонахождения) и (или)  о рабочем месте;

- об испытании;

-  о  неразглашении охраняемой законом  тайны (государственной, служебной,  коммерческой и иной);

-  об  обязанности работника отработать  после обучения не менее установленного  договором срока, если обучение  проводилось за счёт средств  работодателя;

-  и  другие.

В том  случае, если при заключении трудового  договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа  обязательных, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового  договора, а недостающие условия  определяются приложением к трудовому  договору либо отдельным соглашением  сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.

Что касается вступления в силу трудового договора, то он вступает в силу со дня его  подписания работником и работодателем, если иное не установлено законодательством  или самим трудовым договором. В  том случае, если трудовой договор  оформлен не был либо были допущены какие-либо пороки его формы, однако работодатель фактически допустил работника  к работе, трудовые отношения всё  равно возникают. При этом дата фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя (или его представителя) считается  датой возникновения трудовых отношений.

Обязанность приступить к исполнению трудовых обязанностей возникает у работника со дня, определённого трудовым договором. В том случае, если в трудовом договоре не определён день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий  день после вступления договора в  силу.

Если  работник не приступил к работе в  день начала работы, установленный  в соответствии с частью второй или  третьей настоящей статьи, то работодатель имеет право аннулировать трудовой договор. Аннулированный трудовой договор  считается незаключенным. Аннулирование  трудового договора не лишает работника  права на получение обеспечения  по обязательному социальному страхованию  при наступлении страхового случая в период со дня заключения трудового  договора до дня его аннулирования. Что касается срока и испытания, то он, в соответствии со ст. 70 Трудового  кодекса РФ, не может превышать  трёх месяцев, а для руководителей  организаций и их заместителей, главных  бухгалтеров и их заместителей, руководителей  филиалов, представительств или иных обособленных структурных подразделений  организаций — шести месяцев, если иное не установлено федеральным  законом. В том же случае, если трудовой договор заключается на срок от двух до шести месяцев, то испытание не может превышать двух недель.

При исчислении испытательного срока учитывается  только то время, когда он находился  на работе, таким образом, период временной  нетрудоспособности работника и  другие периоды, когда он фактически отсутствовал на работе, в срок испытания  не засчитываются.

Чтобы такого не происходило, работодателю рекомендуется  составлять график работ (план заданий) на испытательный срок, ознакамливать  с ним работника под роспись  и строго контролировать результативность порученных заданий. В этом случае, при возникновении необходимости  подтвердить в суде обоснованность своей позиции, работодатель сможет чётко обозначить, что именно было поручено работнику, в какой срок и каков был результат. Что  касается работников, то для них  можно порекомендовать вести  в виде рабочего дневника учёт выданных заданий, сроков и результатов их выполнения. В случае судебного разбирательства  подобный дневник поможет обосновать ошибочность позиции работодателя и доказать неправомерность решения  о неудовлетворительном результате испытания.

В том  же случае, если результат испытания  действительно носит неудовлетворительный характер, работодатель, в соответствии со ст. 71 Трудового кодекса РФ, имеет  право до истечения срока испытания  расторгнуть трудовой договор с  работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее, чем  за три дня, указав причины, послужившие  основанием для признания этого  работника не выдержавшим испытание. Расторжение трудового договора в этом случае производится без учёта  мнения соответствующего профсоюзного органа и без выплаты выходного  пособия.