Коммуникационная структура управления таможенными органами

Для органов  законодательной и исполнительной власти СМИ создают среду из двух потоков информации - «сверху» и  «снизу». Информация "сверху" несет  данные о государственных и административных решениях

(прямая связь), информация «снизу» (обратная связь) – о том, как эти решения воспринимаются, каковы нужды управляемых. Таким образом,

18

пресса  включается в систему государственного управления и реализует 

функции «четвертой власти» (наряду с властью  законодательной, исполнительной и  судебной) [9].

           В настоящее время огромную роль в формировании общественного мнения играет телевидение, поэтому пресс-служба ФТС России должна активно взаимодействовать со СМИ в этой области. В 2008 г. была оказана помощь в подготовке 74 телепрограмм и сюжетов о деятельности таможенной службы (в 2007 г. была оказана помощь в подготовке 314 теле- и радиопрограмм, а в 2005 г. - более 200). Организован цикл телепрограмм совместно с телекомпанией «Эксперт - ТВ» о деятельности

таможенных  органов с преимущественным освещением экономических аспектов (с ноября 2008 г. вышли две программы). Организован цикл выступлений должностных лиц пресс-службы ФТС России в программе «Вести - Решение» на телеканале «Вести - 24» с комментариями издаваемых приказов ФТС России, затрагивающих права и свободы граждан РФ (с августа 2008 г. вышли три программы). Также в 2008 г. получило успешное развитие сотрудничество с радиостанциями. Работа с радиостанциями выделена в отдельное направление и закреплена за должностным лицом пресс-службы ФТС России (на уровне главного государственного таможенного инспектора). Расширен круг радиостанций, сотрудничество с которыми ведется на постоянной основе (13 радиостанций в 2008 г., 9 - в 2007 г.) [3].

           В 2008 г. начато на постоянной основе сотрудничество по экономической тематике с редакциями информационно-аналитических программ радиостанций. В эфире радиостанций, специализирующихся по экономической тематике («Бизнес-FМ» и «Финансы-FМ») и имеющих популярные экономические программы («Радио Россия», «Вести-FМ», «Звезда», «Эхо Москвы», «Маяк»), организовано свыше 60 репортажей и выступлений по экономической тематике (в том числе о таможенном

19

оформлении транспортных средств, внедрении современных информационных технологий, административных регламентах, перемещении товаров физическими лицами).

           Еще одним источником информации, без которого невозможно представить сегодняшней жизни, стал Интернет. Поэтому таможенным органам необходимо активно осваивать данный ресурс и использовать его для донесения необходимой информации и выстраивания эффективной обратной связи. Уже существующий WЕВ-сервер ФТС России (customs.гu), в 2007 г. получил свое дальнейшее развитие. В дополнение к семи уже функционирующим в рамках WЕВ - сервера ФТС России сайтам РТУ с июня

2007 г. начали действовать  пять сайтов таможен центрального  подчинения. Была проведена модернизация дизайна, в основу которого положен принцип удовлетворения требованиям основных сегментов целевой аудитории (средств массовой информации, участников внешнеэкономической деятельности и физических лиц) к объему и содержанию предоставляемой информации, способам ее подачи. Интернет для таможенных органов должен стать не только каналом информации, но и источником ее получения, а пресс-служба ФТС России должна использовать для этого все имеющиеся у нее возможности. Сайт ФТС России можно использовать для проведения опросов, получения мнения относительно проблем в таможенной сфере, т.е. для выстраивания открытого диалога как непосредственно с участниками ВЭД, так и с любым заинтересованным лицом [6].

В целях  обеспечения ведения прямого  диалога таможенных органов

с обществом  при помощи СМИ в 2008 г. организовано регулярное

введение  пресс-конференций, брифингов и выступлений  в СМИ руководителей ФТС России.

20

2.3. Внутренние и внешние  коммуникации таможенного органа  на примере Шереметьевской таможни

           Шереметьевская таможня (далее – ШТ) – уникальный таможенный орган, почти полвека стоящий на передовых рубежах защиты экономических интересов и безопасности страны. Созданная в 1960 г. для оформления международных перевозок, она и сегодня является ведущей таможней России как по качеству обеспечения кадрами, так и в плане возможности для испытания новейших таможенных технологий и процедур. Коммуникации являются неотъемлемым процессом, протекающим в организации. По признаку направленности они

подразделяются  на внутриорганизационные и внешнеорганизационные. Говоря о коммуникациях, будем иметь в виду взаимодействие как внутри ШТ (между отделами), так и с внешней средой (широкой общественностью, участниками ВЭД) (Приложение 2). Для освещения работы ШТ в СМИ с целью информирования населения и формирования позитивного имиджа в глазах широкой общественности в штатном расписании ШТ предусмотрена должность главного государственного таможенного инспектора по взаимодействию со СМИ (пресс-секретаря). В соответствии с этим документом пресс-секретарь выполняет функции по организации мероприятий по взаимодействию таможни со СМИ и участвует в их реализации; по запросам СМИ готовит интервью с руководством таможни; распространяет через печать и телерадиокомпании пресс-релизы по актуальным вопросам деятельности таможни; консультирует представителей СМИ при подготовке материалов по вопросам организации таможенного оформления и таможенного контроля; проводит контент-анализ публикуемой в прессе информации о деятельности таможенных органов; участвует в реализации специальных теле- и радиопрограмм, посвященных работе таможни; способствует

21

выпуску видеофильмов о работе таможни; по согласованию с начальником таможни готовит материалы для пресс-службы ФТС России. Пресс-секретарю надлежит также осуществлять взаимодействие с подразделениями ШТ, а также с иными таможенными органами и подразделениями федеральных органов исполнительной власти, физическими и юридическими лицами. Несмотря на четко определенный круг обязанностей инспектора по связям со СМИ (в соответствии с регламентом), строго расписанного плана работы, спускаемого с верхнего уровня управления, у пресс-секретаря нет. На практике происходит так.   

            Пресс-секретарь сам составляет примерный план работы (количество запланированных мероприятий) и отправляет его в

Управление  по связям с общественностью ФТС  России. По сути, пресс-секретарь просто информирует УСО, поскольку представленный им план не корректируется в Управлении [9]. Единственным дополнением к нему может служить «План совместных мероприятий по подготовке и одновременному распространению тематических материалов УСО, отделов/отделений по связям с общественностью РТУ и пресс-секретарей таможен, непосредственно подчиненных ФТС России, о деятельности таможенных органов РФ через СМИ» (на полугодие). Кроме того, инспектор по связям с общественностью не отчитывается перед руководством ШТ по конкретно выполненным мероприятиям из списка запланированных к проведению в таможне. На уровне УСО отчет пресс-секретаря представляет собой краткий обзор наиболее значимых событий, освещенных им в пресс-релизах, на радиостанциях или по телевидению. Ежемесячно в УСО проходят совещания с пресс-секретарями таможен непосредственного подчинения, где они обсуждают варианты проведения каких-либо общественных мероприятий, освещение этих событий в СМИ, методы работы с общественностью. Благодаря тесному взаимодействию пресс-секретарей авиационных таможен, родилась идея о создании

22

видеоролика, освещающего основные правила по ввозу/вывозу валюты, показывающего  вес багажа, провозимого беспошлинно, рассказывающего о запрещенных  к ввозу/вывозу товарах и дающего др. информацию, которую пассажиры международных авиарейсов могут получить на стойке информации или же прочесть на информационном табло [7].

           Однако практика работы таможенников показала, что зачастую пассажиры не обращают внимание на информационное табло (или просто его «не видят»). Яркий и динамичный видеоролик в большей степени обратит на себя внимание и наиболее доходчиво объяснит пассажирам таможенные формальности, которые их непосредственно касаются. Видео будут крутить на экранах международных пассажирских терминалов

аэропортов «Шереметьево», «Домодедово» и «Внуково». Для укрепления связей с Российской таможенной академией, а также в целях экономного использования человеческих ресурсов необходимо привлекать к съемкам самых креативных студентов Академии, которые смогут приобщиться к ОК таможенного ведомства (в частности, к культуре ШТ). Такие коммуникации будут способствовать трансформации представления студентов Академии и таможенников об ОК ШТ (ее открытости, готовности к сотрудничеству и изменениям), что впоследствии окажет влияние на формирование позитивного имиджа таможенной службы [4].

Пресс-секретарь  отправляет информацию о крупных  задержаниях непосредственно в  УСО и выкладывает ее на сайте  ШТ. Инспектор Управления размещает  такие пресс-релизы на специальных  порталах, мониторинг которых непосредственно  проводят редакторы и журналисты с телевизионных каналов. Если им эта информация интересна, то они  связываются с инспекторами УСО, если необходим подробный отчет, то непосредственно с пресс-секретарем ШТ. Получается, что вся информация, исходящая на телевизионные каналы от ШТ, подпадает под непосредственный контроль ФТС России. Это объяснимо, поскольку 

23

пресс-секретарь  может опубликовать конфиденциальную информацию. Для того чтобы избежать такой ситуации, ФТС России опубликовала письмо «О нормах соблюдения конфиденциальной информации», где даются рекомендации пресс-секретарям как по исключению из пресс-релизов конфиденциальной информации, так и об особенностях стилистики текстов (без личностных оценок, строгое изложение фактов и др.).

           В мае 2008 г. вышла передача «Человек и закон», посвященная орденам и медалям, вывозимым из нашей страны, а также ветеранам таможенной службы. В подготовке этой передачи принял участие и пресс-секретарь ШТ. А осенью того же года вышла передача «Парламентский

час», приуроченная к Дню таможенника  и полностью посвященная работе ШТ. Начальник таможни подробно рассказал  о проблемах таможенного дела, о специфике работы ШТ и о планах на ближайшие годы. Передачи были показаны в прайм-тайм, что обеспечило им просмотр наибольшей аудиторией [8].

           Сотрудничество с прессой минимально. В основном информация размещается в ведомственном журнале «Таможня». В печатных СМИ появляется лишь та информация, которую они могут увидеть на сайте таможни или получат из интервью, в котором газета или журнал заинтересованы. Пресс-секретарь работает непосредственно с журналистами, предоставляя по их запросу информацию как в устной, так и в письменной форме. Причем требуется информация не только о каких-либо крупных задержаниях, но и непосредственно касающаяся таможенного оформления и таможенного контроля, правил перемещения через таможенную границу России [7].

           Откуда же инспектор по связям со СМИ черпает информацию?   Большая часть информации, публикуемой на сайте ШТ, представляет собой криминальные сводки. Информацию по ним должен присылать

24

информационно-аналитический отдел, однако, на практике инспектору приходится звонить в этот отдел с просьбой предоставить информацию, а должностные лица отдела зачастую считают некоторые факты задержания контрабанды незначимыми или же просто не проявляют желания сотрудничать с пресс-секретарем, а это может говорить о непонимании должностными лицами значимости развития связей с общественностью для поддержания положительного образа ШТ в глазах людей. В связи с таким положением дел пресс-секретарь ШТ внес предложение о предоставлении ему копии еженедельного отчета задержаний, о которых докладывает начальнику таможни его заместитель по правоохранительной деятельности. Кроме того, было издано распоряжение ШТ «О предоставлении информации», которое

обязывает заместителей начальника таможни, начальников таможенных постов, начальников структурных подразделений оказывать необходимое содействие в предоставлении информации главному государственному таможенному инспектору (по связям с общественностью) для размещения материалов на официальном WEB - сайте, т.е. пресс-секретарь инициирует совершенствование внутренних коммуникаций ШТ. Работа пресс-секретаря предполагает работу и непосредственно с представителями широкой общественности, что зачастую происходит в стрессовой ситуации.

            Шереметьевская таможня активно налаживает внешние связи не только с участниками ВЭД, но и с таможенными органами других государств, для чего в 2008 г. было создано отделение таможенного сотрудничества. В задачи подразделения входит развитие двустороннего сотрудничества с таможенными органами иностранных государств и стран СНГ, взаимодействие с органами государственной власти иностранных государств и международными организациями. Инспекторы этого структурного подразделения ШТ в соответствии с Положением об отделении таможенного сотрудничества готовят предложения о разработке и внедрении новых направлений взаимодействия таможенных органов с

25

участниками ВЭД и обеспечивают это взаимодействие; осуществляют сбор и анализ информации о состоянии и тенденциях развития таможенного дела за рубежом и  доведение такой информации до сведения руководства таможни [9].

           Кроме того, отделение осуществляет визовое и организационное обеспечение выезда в служебные командировки за рубеж должностных лиц таможенных органов и принимает иностранные делегации, прибывшие по линии ФТС России. Должностным лицам отдела приходится вносить предложения о реализации заключенных международных договоров в сфере таможенного дела, контактировать с иностранными таможенными службами, разрабатывать тематические планы проведения мероприятий с участием