Коммуникационная структура управления таможенными органами

руководства таможни. Отделение осуществляет методологическое руководство деятельностью  ШТ в рамках международного таможенного сотрудничества, а также организует переговоры и встречи с иностранными дипломатическими, консульскими, торговыми представительствами, фирмами, международными организациями. Организация и проведение рабочих встреч, семинаров, обмен опытом работы с таможенными службами иностранных государств, стран СНГ и других учебных мероприятий для таможенников входит в функции отделения,

как и учет должностных лиц таможни, выезжающих в командировку. В реальности же работа отделения связана только с организацией встреч делегаций, оформлением документов и освещением работы ШТ для прибывших иностранных гостей. В период работы отделения в ШТ побывали три делегации: из Китая, Турции и Казахстана. Шереметьевская таможня осуществляет взаимодействие с Российской таможенной академий (далее Академия) через отдел подготовки кадров. Персонал этого отдела организует прохождение практики студентами Академии в ШТ. Именно специалисты отдела подготовки кадров начинают формировать в сознании студентов отношение к ШТ, к ее ОК [6].

 

26

ГЛАВА 3. ПРОБЛЕМЫ КОММУНИКАЦИЙ В ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНАХ И ПУТИ ИХ РЕШЕНИЯ

 

           Как и в любой другой компании в таможне тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения, касающиеся коммуникационного процесса. В данном случае к этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или какие-то несогласованности. Еще одним из недостатков присущий всем другим крупным компаниям является психологический настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения или отношения к сотрудниками по отдельности, или боязни общаться с начальниками [1].

           Преграды на путях обмена информацией могут также быть следствием перегрузки каналов коммуникаций. Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, вероятно, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной; то же относится и к обмену информацией. К сожалению, понимание руководителем важности информации отличается от понимания таковой другими работниками организации [2].

Так же существует информация, которая не подлежит разглашению  и является конфиденциальной. Иногда происходит утечка данной информации. Сравнение и сопоставление элементов поможет представить систему передачи конфиденциальной информации в форме коммуникационного процесса.

           Главным источником утечки конфиденциальной информации являются сотрудники, допущенные к ней, так же технические неполадки в

27

системе передачи информации и бумажные носители информации.

           Проанализировав существующие проблемы  на таможне можно сделать вывод  о том, что необходимо совершенствовать  системы коммуникаций на предприятии  и принять меры по улучшению  отношений между сотрудниками.  Прессинг на рабочем месте,  ставший обычным для многих  предприятий в кризисные годы, не может быть постоянным фоном  деятельности коллектива. Ощущение  сотрудника, что он «под микроскопом»  у начальства, снижает творческую  активность человека и приводит  в лучшем случае к минимизации  ошибок (а в худшем – шаблонной  работе и потере качества). Именно  поэтому современная организация  не может нормально функционировать  в условиях внутреннего информационного  вакуума. Часто работники просто  в силу своей стеснительности  не могут общаться полноценно. А уж ощущение единства коллектива  для компании с широкой региональной  сетью по всей стране достигается  совсем не просто. В крупных  вертикально интегрированных компаниях  взаимодействию между дивизионами  нужно уделять особое внимание. Поэтому залогом успешной коммуникации  между смежными подразделениями  становится четкое информирование  как о целях компании в целом,  так и о задачах подразделений  и сферах их взаимодействия. Но  и для таможенных управлений  вопрос о коммуникации сотрудников  разных отделов становится порой  весьма значимым. Из-за недостаточной  информированности часто получается  так, что сотрудники делают  одно и то же дважды [9].

           В  текущем режиме сотрудники обычно  используют телефонную связь.  Но то, что оптимально для межличностного  общения, не всегда подходит  для массовых коммуникаций. В  редких случаях на помощь приходит  корпоративное радио или телевидение.  Если первый способ слегка  устарел, то второй еще мало  кому доступен. Поэтому компьютерные сети Интернет и Интранет (внутренняя корпоративная сеть,

28

построенная на интернет-технологиях) все еще вне конкуренции.

           Часть компаний, особенно крупные, устанавливают целые платформы для совместной работы, которые обеспечивают комплексное взаимодействие между сотрудниками. Наиболее яркое здесь решение – это Lotus и Outlook. Но для успешной организации коллективной работы и повышения продуктивности труда персонала можно вполне обойтись сайтом, корпоративной почтой и интернет-пейджером. Внутренний сайт не только обеспечивает простоту коммуникации между разными сотрудниками и группами внутри компании, но и может стать источником полезных сведений о работе различных подразделений. С точки зрения контента, возможности сайта практически не ограничены. «Горячая линия» на внутреннем сайте или так называемые ящики предложений могут стать источником ценных идей со стороны сотрудников по улучшению отдельных аспектов деятельности компании. Публикуя на внутреннем сайте информацию об успехах и достижениях, организация формирует у сотрудника чувство гордости за причастность к общему делу.

Конечно, корпоративной почтой пользоваться нужно осторожно [6]. Если всем без исключения ежедневно рассылать валютные курсы или биржевые котировки, то через некоторое время сообщения будут удалять, не читая, как обычный спам.

Еще более скоростным каналом коммуникации можно считать интернет-пейджер ICQ и его аналоги. Этими программами  ежедневно пользуются миллионы людей. С их помощью можно общаться в  режиме он-лайн, обмениваться файлами  и даже играть в многопользовательские  игры. Видимо, поэтому у ICQ есть не только ярые сторонники, но и противники.

           Конечно, общение выстраивается не только с помощью двоичного кода. В качестве каналов внутренней коммуникации по-прежнему используют корпоративные информационные стенды и доски объявлений.   

           Во-первых, далеко не все сотрудники имеют доступ к ПК.

29

 Во-вторых, не все умеют им пользоваться.

Понятная «бумажная» технология также  находит отражение в корпоративных  печатных изданиях. Это может быть брошюра, буклет, газета или даже журнал. В печатной версии корпоративного журнала  «Таможня», которая выходит раз  в месяц, сотрудники таможни рассказывают новостях, подводят итоги, делятся историями  успеха, поздравляют с праздниками  и т.д. Часто информационные технологии существуют как бы сами по себе, а реальная каждодневная жизнь организации – сама по себе. Понятно, что сегодня высококвалифицированный персонал – это и есть активы компании, которые со временем только растут. Нельзя недооценивать важность корпоративных мероприятий для успешных внутренних коммуникаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

30

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

           Итак, коммуникационный процесс — это обмен информацией между двумя или более людьми. Основная цель коммуникационного процесса — обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т.е. сообщений.

           Актуальность коммуникации в настоящее время возрастает. Чем эффективней процесс обмена информацией, тем больше открывается возможностей для эффективной работы.

Эффективность принятия управленческих решений непосредственно  зависит от эффективности коммуникационных процессов в организации.

             Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:

1. Руководители тратят большую часть времени на коммуникации;
2. Коммуникации необходимы для эффективности управления;
3. Коммуникации необходимы для подтверждения авторитета и выражения воли руководителя;
4. Хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех других видах деятельности.

От эффективности  коммуникационных процессов, их организации  зависит скорость и эффективность  принятия управленческих решений, поэтому  руководителю организации следует  больше уделять внимания совершенствованию  информационной системы, увеличению скорости и достоверности передаваемых данных, выбирать элементы информационной системы  согласно свойственным его предприятию  особенностям.

            Почти невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители, чтобы облегчить

31

организации достижение ее целей, требует эффективного обмена информацией. Если люди не смогут обмениваться информацией, ясно, что  они не сумеют работать вместе, формулировать  цели и достигать их. Коммуникации – эта сложный процесс, состоящий  из взаимозависимых шагов.

           Неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации. Часто коммуникация оказывается чрезмерно формализована. Чтобы избежать этого, необходимо принимать следующие меры: расширять рамки для деловых и личных коммуникаций (меньше инструкций), сокращать объемы коммуникаций в письменном виде (меньше бюрократизма), внедрять правила бесед, встреч на производстве по благоприятному отношению к труду.

           Я считаю, что коммуникации являются одной из важнейших составляющих управления, поэтому руководителю необходимо стараться следить за коммуникационным процессом, выявлять проблемы на каждом его этапе и стараться устранять их с целью повысить эффективность передачи и восприятия информации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

32