Автор работы: Пользователь скрыл имя, 25 Ноября 2013 в 09:01, реферат
Кроме деловых бесед и коммерческих переговоров в предпринимательской практике
широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ
открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого
обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания,
заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно
эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового
совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и
выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.
Чаще всего деловые совещания проводятся:
при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права
каждого высказывать и обосновывать свое мнение
Введение 2
1. Совещание:время сна или активной работы 3
1.1 Основные задачи организации деловых 3
совещаний
1.2 Основные правила ведения деловых 4
совещаний
2. Два стиля проведения деловых совещаний 6
2.1 Стиль руководства 7
3. Менеджер и заседания: практические советы и 10
рекомендации
Заключение. 13
Список использованной литературы. 14
Введение
1. Совещание:время сна или
1.1 Основные задачи организации деловых 3
совещаний
1.2 Основные правила ведения деловых 4
совещаний
2. Два стиля проведения деловых совещаний 6
2.1 Стиль руководства
3. Менеджер и заседания:
рекомендации
Заключение.
Список использованной литературы. 14
Кроме деловых бесед и коммерческих
переговоров в
широко распространены деловые совещания, которые представляют собой способ
открытого коллективного обсуждения тех или иных вопросов. Формы такого
обсуждения очень разнообразны. Это съезды, конференции, симпозиумы, собрания,
заседания, семинары. Решения, принимаемые на этих мероприятиях, обычно
эффективнее тех, что принимаются узким кругом управленцев. Суть делового
совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и
выработать общее решение на основе учета самых разных мнений.
Чаще всего деловые совещания проводятся:
при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права
каждого высказывать и обосновывать свое мнение
если решение вопроса
подразделений организации или фирмы
если для решения важного вопроса необходимы мнения различных групп работников.
Недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные совещания, созываемые
по каждому поводу, наносят большой вред, так как «пожирают» дорогостоящее
время, отрывая людей от основной работы.
В общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия:
определение тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и
его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников,
примерного регламента работы.
Поскольку деловое совещание предполагает свободную дискуссию, необходимо
прежде всего подобрать
людей, способных адекватно
авторов. Присутствие последних
следует рассматривать в
позитивного элемента дискуссии. Ведь
групповое единомыслие
сказывается на эффективности принимаемых коллективом решений.
Определяя время начала совещания, следует принять во внимание ритм работы.
Чтобы не заставлять людей в течение дня без конца переключаться с одного вида
работы на другой, заседания целесообразно проводить в начале или в конце
рабочего дня либо после обеденного перерыва. С учетом общих затрат времени
(не только непосредственно
возвращение и включение в работу) начало и конец совещания нужно планировать
так, чтобы не оставалось пустых отрезков времени: если оно закончится за 15
минут до обеденного перерыва, то эти минуты можно считать потерянными.
Требуется заблаговременно оповещать участников совещания о его проведении и
знакомить с повесткой дня, со всеми нужными материалами, чтобы их выступления
были продуманы заранее.
Начинать совещание нужно
правила совместной работы, например
ограничение времени
порядок принятия решений. После чего одному из участников следует поручить
ведение протокола.
Эти и другие вопросы общей организации деловых совещаний и заседаний
рассмотрим подробнее.
1.Совещание: время сна или активной работы?
Если проанализировать управленческую деятельность в целом , то можно выделить
ряд направлений, способствующих повышению ее эффективности. Одним из них
является правильное проведение совещаний, переговоров, деловых бесед. Именно
на эту работу руководитель тратит до 50% своего рабочего времени.
Деловое совещание - один из самых
ответственных видов
руководителя и важный фактор, влияющий на организацию режима работы всего
коллектива. Потребность проведения совещаний очевидна. Они необходимы для
ускорения процесса принятия решений и повышения их обоснованности, для
эффективного обмена мнениями и опытом, для более быстрого доведения
конкретных задач до исполнителя, но самое главное, для эмоционального
воздействия на участников совещания и, как следствие, на весь коллектив.
Хотя большинство
эффективность данного метода работы, далеко не все в полной мере владеют
психологией проведения совещаний, методами делового общения. Практически
каждый из членов управленческого аппарата может привести пример совещания, на
котором он присутствовал, где неправильная подача информации, монотонный
голос и вся окружающая обстановка вызывали мысли о мягком одеяле или подушке.
Какие же правила необходимо использовать
для избежания подобного
Рассмотрим этот момент подробнее .
1.1 Основные задачи организации делового совещания .
Одна из основных задач ведущего делового совещания – привлечь как можно
больше фактов, чтобы более полно оценить сложность обсуждаемой проблемы, а
также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Конечно, у ведущего
должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и
точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своем понимании
проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить
свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или упускают что-то
существенное, он может сообщить недостающие факты. Правильно поставленные
вопросы – прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в нужное
русло.
В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход.
Для этого руководителю следует:
1. Оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на
эмоциональное состояние присутствующих.
2. Постоянно поддерживать
3. Немедленно принимать меры
в случае возникновения
4. Выслушивать мнения всех
5. Нетерпимо относиться к
6. При необходимости уточнять
сообщения отдельных
имеете в виду?».
7. Чаще подводить промежуточные
итоги, для того чтобы
участникам, что они уже близки к цели.
Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую тягу к спору,
руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить группе опровергать
утверждения спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов необходимо тактично
прерывать, не выслушивая их речи до конца, – как правило, пользы от таких
выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (т.е. с
человеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его знания
и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется ставить несложные вопросы,
укрепить их уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает
вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует
адресовать группе.
Чтобы деловое совещание было плодотворным, председательствующий должен
владеть техникой проведения дискуссий.
Прежде всего, надо стремиться вести
групповую дискуссию
предполагает наличие
исключает использование таких средств аргументации своей точки зрения, как
насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно
внимательно следить, чтобы деловой
спор между участниками был
имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личных
столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.
При подготовке к дискуссии следует составить хотя бы самый общий план борьбы
за истину, подобрать наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные
цифровые данные, которые невозможно опровергнуть.
Принятие решения складывается из пяти этапов:
а) установление контактов
б) определение проблемы
в) определение целей
г) изложение мыслей
д) готовность к действию.
1.2 Основные правила ведения делового совещания.
Прежде всего, каждый руководитель до проведения совещания должен определить
основные цели, которые он собирается достичь с помощью этого метода работы.
Совещания могут проводиться для решения производственных задач, обучения и
воспитания подчиненных, видимости интенсивной работы (о чем могут
свидетельствовать частые совещания), проявления руководителем собственных
качеств (организованности, коммуникабельности, целеустремленности и т.д.).
Четкая постановка цели наполовину гарантирует успех совещания.
Во-вторых, руководитель должен определить вид совещания, которое он планирует
проводить. Это может быть информационное или инструктивное, оперативное,
проблемное совещание.
Информационное или
информации. Их целесообразно использовать в случае отсутствия времени для
письменных распоряжений или при желании руководителя эмоционально
воздействовать на подчиненных. Если позволяет время, информацию лучше
предоставить в письменном виде, так как на ее освоение затрачивается меньше
времени. Кроме того, прочитанная информация усваивается лучше, чем
воспринятая на слух.
Целью оперативных совещаний является получение руководством информации о
текущем состоянии дел, принятие оперативных решений и контроль их
использования.
Проблемные совещания - это совещания, направленные на поиск оптимальных
решений, вынесение на обсуждение хозяйственных проблем, рассмотрение
перспективных вопросов развития, обсуждение инновационных проектов.
Следующим шагом в проведении совещания является выбор времени.
Психологами было замечено, что совещания, проводимые строго по графику с
заранее указанной датой и часом, являются более продуктивными. При этом
рекомендуется планировать совещания на первую половину рабочего дня.
Внеплановые совещания рекомендуется проводить как можно реже. Они отрывают
сотрудников от основной работы, резко снижают культуру служебных отношений,
часто ведут к нарушению плановых сроков.
Независимо от плановости проведения совещания руководителем должно быть
выполнено основное правило по подготовке мероприятий такого типа: ознакомить
заранее всех участников с целями, задачами, перечнем рассматриваемых
вопросов, списком выступающих. Невыполнение этого правила ведет к снижению
эффективности совещания, нарушению взаимоотношений в коллективе.
Одним из самых сложных и важных вопросов в подготовке совещания является
планирование собственного выступления руководителя. Делая наброски сообщения,
необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно
пересказать не более одной страницы машинописного текста. Очень осторожно
необходимо использовать цифровую информацию. Как правило, хорошо
воспринимается и
Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и
графиках.
От оратора требуется, чтобы суть дела излагалась по памяти или с частичной
опорой на текст, а не читалась. Усвоение при свободном изложении достигает
95%, а при чтении всего 35%. Выступающий должен исключить излишнюю
растянутость или чрезмерную поспешность речи, контролируя ее ритм. Приемлемым
считается темп 240 слогов в минуту. Особое внимание поэтому необходимо
уделять паузам. Они в речи занимают 10-20%. По своему назначению паузы бывают
разных видов и
необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы
успокоиться, дырявые - если не знает, что сказать, люфтпаузы - для выдоха и
вдоха, драматические - подчеркнуть
молчанием трагичность
грамматические - делаются на знаках препинания, мобилизационные - придают вес
сообщению, педагогические - для лучшего усвоения материала.
Большое значение имеет и правильность самого изложения материала.
Грамотность, логичность, эмоциональная окраска - все это обязательное условие
любого служебного контакта. Нужно следить за правильным употреблением слов,
их произношением, ударением (договор, эксперт, обеспечение, одновременно,
созвонимся, валовой, оптовый и др.). Не рекомендуется использовать обороты,
содержащие лишние слова: "абсолютно новый" вместо "новый", "предварительное
планирование" вместо "планирование", "сотрудничать вместе" вместо
"сотрудничать", "каждый в отдельности" вместо "каждый" и т.п. Большую
Информация о работе Менеджер и заседания: практические советы и рекомендации