Табель учета использования
рабочего времени и расчета заработной
платы (форма № Т-12) применяется
для учета использования рабочего
времени всех категорий служащих,
для контроля за соблюдением рабочими
и служащими установленного режима рабочего
времени, а также для составления статистической
отчетности по труду. Составляются в одном
экземпляре уполномоченным на это лицом,
после соответствующего оформления передаются
в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах
неявок на работу или о работе в режиме
неполного рабочего дня, работе в сверхурочное
время и других отступлениях от нормальных
условий работы должны быть сделаны только
на основании документов, оформленных
должным образом (листок нетрудоспособности,
справка о выполнении государственных
или общественных обязанностей и т.п.).
Для отражения использования рабочего
времени за каждый день в табеле (форма
№ Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено
две строки: одна строка для отметок условных
обозначений видов затрат рабочего времени,
а другая для записи количества часов
по ним. Учет использования рабочего времени
осуществляется в табеле методом сплошной
регистрации явок и неявок на работу либо
регистрации только отклонений (неявок,
опозданий и т.д.). Личные заявления работников
предприятия о приеме, переводе или увольнении
пишутся от руки, в свободной форме или
на трафаретном бланке, разработанном
на предприятии. В заявлении следует указывать
следующие реквизиты: адресат, наименование
структурного подразделения, наименование
вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку
подписи. На заявлении ставится резолюция
и делается отметка об исполнении. В дальнейшем
заявление отправляется в дело. Графики
отпусков представляют собой внутренний
документ, в котором определяется очередность
предоставления отпусков сотрудникам
подразделений и предприятия в целом.
Форма графика отпусков содержит следующие
реквизиты: наименование предприятия,
название вида документа, гриф утверждения,
место составления, дату, текст, визы согласований.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Каждый руководитель трудового
коллектива должен учитывать, что документы
по личному составу, отражающие трудовую
деятельность работников и подтверждающие
трудовой стаж, необходимый для начисления
пенсии, играют особую роль в жизни
человека. Недопустимо отсутствие этой
документации в организации, а также
ведение кадрового делопроизводства
с нарушением требований Трудового
кодекса РФ. Необходимо учитывать, что
сведения о численности, составе
работающих, их заработной плате, условиях
труда, а также о наличии свободных
мест не являются сведениями конфиденциального
характера. Вместе с другими документами
предприятия, например, годовыми отчетами
о финансово-хозяйственной деятельности,
документация по личному составу
подлежит передаче в государственные
архивы для длительного хранения.
Руководитель предприятия несет
персональную ответственность за документированный
фонд, образующийся на предприятии, и
должен быть знаком с Основами законодательства
об Архивном фонде Российской Федерации
и архивах. Документы по личному
составу привлекают внимание не только
архивных работников, но и инспекторов
труда – сотрудников Рострудинспекции,
органы которые действуют при каждом региональном
департаменте по труду. Работники, трудовые
права которых нарушены, должны находить
поддержку в органах Рострудинспекции,
имеющей сегодня «достаточно рычагов,
чтобы заставить каждого чтить требования
законодательства о труде». Не менее важным
для администрации предприятия является
использование документов кадровой службы
при решении споров с работниками, особенно
при возникновении конфликтов, разбираемых
народными судами. Так, значительное место
среди трудовых споров, рассматриваемых
судами, занимают споры работников с администрацией
о восстановлении на работе. Трудовые
конфликты всегда сопровождаются представлением
в суд документов, подготовленных в кадровой
службе. Важнейшее значение при этом имеет
не только правильное составление содержательной
части каждого документа, но и его оформление
в соответствии с действующими нормативными
актами, т.е. придание документу юридической
силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке
документов, отсутствие в них отдельных
реквизитов или неверное их выполнение
нередко приводят специалистов кадровой
службы к неудаче в судебном споре с работником
даже при хорошем знании статей Трудового
кодекса РФ и правильном их применении.
Таким образом, кадровая документация,
всегда игравшая существенную роль в жизни
каждого трудоспособного человека в нашей
стране, продолжает оставаться актуальной
и в условиях развития рыночных отношений,
так как служит документальным подтверждением
прав работника на социальное обеспечение
по старости и инвалидности, предоставляется
в суд при трудовых конфликтах, сдается
в государственные архивы на длительное
хранение, используется в справочных целях
при обращении граждан в архивные учреждения.
ЛИТЕРАТУРА
1. Андреева В.И. Делопроизводство
в кадровой службе. – М.: Интел-Синтез,
2004.
2. Андреянова В.В. Как правильно
подготовить и оформить приказ. – М.: 2003.
3. Печникова Т.В., Печникова А.В.
Практика работы с документами в организации.
– М.: ЭКМОС, 2003.
4. Стенюков М.В. Справочник по
делопроизводству. – М.: Приор, 2003.
5. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные
системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – М.: Изд-во стандартов, 1997.