Нормативно-методическое обеспечение организации

Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они обеспечивают разграничение обязанностей и прав между работниками, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности. При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их строению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными.

Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным  расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.

Рисунок 2 - Обязательные реквизиты должностной инструкции

Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов:

1. Общие положения:

– наименование должности  с обозначением структурного подразделения;

– должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;

– порядок назначения на должность и освобождения от должности;

– перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;

– квалификационные требования;

– требования к специальным  знаниям и навыкам.

2. Должностные обязанности:

– участок работы, закрепленный за работником;

– виды работ, выполняемых  работником.

3. Права:

– право принимать  решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;

– право обращаться с  предложениями к вышестоящему руководителю;

– право представительствовать  от имени подразделения или организации  в других организациях и пределы представительства;

– право участвовать  в совещаниях, на которых рассматриваются  вопросы, относящиеся к деятельности работника;

– право требовать  необходимую для выполнения возложенных  функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);

– право требовать  определенных действий от других работников.

4. Ответственность

В данном разделе устанавливаются критерии оценки работы и мера ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

5. Взаимоотношения:

– от кого, в какие  сроки и какую информацию получает работник;

– кому, какую информацию и в какие сроки представляет;

– с кем согласовывает  проекты подготавливаемых документов;

– с кем осуществляет совместную подготовку документе;

– другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими  подразделениями, лицами, организациями.

Рекомендуется делать копию  должностной инструкции и выдавать ее под подпись работнику для  хранения на рабочем месте, а также  согласовывать содержание должностной инструкции с юридическим отделом организации.

В качестве альтернативного варианта оформления должностной инструкции возможно создание для работников персональных должностных инструкций в качестве приложения к трудовому договору.

Штатное расписание –  правовой акт, регламентирующий штатную  численность организации, состав должностей и размер оплаты труда.

Рисунок 3 - Штатное расписание. Форма Т-3

Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" унифицированная форма № Т-3 "Штатное расписание" применяется во всех организациях независимо от форм собственности для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

У каждой организации  и руководителя свой стиль управления, а значит и у каждого различный  подход к составлению и использованию  штатного расписания. Так, одни организации вообще не считают нужным составлять штатное расписание и действуют по своему усмотрению: набирают любое количество работников, не облагая себя никакими обязательствами, тем самым лишая работников определенными правами. Другие организации практикуют метод охвата полностью всего персонала и переутверждают штатное расписание при каждом изменении численности или структуры, иными словами, штатное расписание подгоняется под фактическую численность персонала. Между этими двумя вариантами есть и промежуточные. Это приводит к спорам между специалистами  организаций и контролирующих их организаций.

Штатное расписание как нормативный документ предприятия фиксирует в сводном виде сложившееся на предприятии разделение труда между работниками, описанное в должностных (рабочих) инструкциях

Штатное расписание группирует должности по подразделениям и позволяет сравнивать эти подразделения по численности занятых в них работников, набору должностей и квалификационных групп, уровню оплаты одноименных должностей и квалификационных групп.

Трудовой Кодекс РФ не принуждает организации к составлению штатного расписания, но согласно постановления Роскомстата, для всех форм собственности необходим учет первичной документации по учету оплаты труда. Найм сотрудников по трудовому договору происходит на основании штатного расписания, в котором обязательно указывается структурное подразделение и должность сотрудника.

 

 

 

 

 

2 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ  ОРГАНИЗАЦИЕЙ НА ПРИМЕРЕ ООО «ЕТА»

 

2.1 Краткая  характеристика отрасли и организации ООО «ЕТА»

 

Транспортно-экспедиторская компания «ЕТА» осуществляет свою деятельность в сфере грузоперевозок с 2003 года. Компания зарекомендовала себя лидером по отправке грузобагажа различным транспортом. 
Организация предоставляет широкий спектр услуг, связанных с упаковкой, терминальной обработкой и отправкой груза до получателей в регионах. Опытная команда специалистов помогает подобрать транспорт для перевозки, а так же оптимально рассчитать маршрут и условия транспортировки груза, оказывает сопутствующие услуги.

Компания имеется все  возможности, сопутствующие транспортировке на любом её этапе: складские услуги, погрузочно-разгрузочные работы, страхование, экспедирование груза и многое другое. 
Транспортно-экспедиторская компания «ЕТА» предлагает надёжный сервис и качественные услуги по доставке грузов.

Компания осуществляет перевозки:

- железнодорожным транспортом

Перевозки осуществляются в коммерческих почтово-багажных вагонах и через сеть багажных отделений ОАО «РЖД».

- автомобильным транспортом 

Компания перевозит  груз от самого минимального, весом  от 1кг и до 20 тонн, учитывая специфику груза, обеспечив его качественную доставку точно в срок.

- контейнерные перевозки

Отправка груза в 3, 5, 24, 40 тонных контейнерах по всей России и в Казахстан.

- авиаперевозки

Организационная структура  ООО "ЕТА" линейная. Линейная организационная структура основана на единоличном управлении предприятием руководителем. Отсюда вытекают особенности компании:

– система взаимных связей между подразделениями (филиалами);

– система единоначалия;

– высокий уровень  ответственности;

– быстрая реакция исполнительных подразделений на прямые указания вышестоящих.

Генеральному директору  подчиняется коммерческий директор. Все остальные сотрудники находятся в подчинении коммерческому директору.

Компания "ЕТА" за годы работы обеспечила себе безупречную репутацию, особенно в своем регионе, а именно, Санкт-Петербурге.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Анализ деятельности  организации ООО «ЕТА»

 

ООО "ЕТА" обладает качественным нормативно-методическим фундаментом, предусмотренным действующим российским законодательством.

Деятельность организации  регулируется Уставом. Новый Устав  ООО "ЕТА" был утвержден в 2009 году в соответствии с действующим  российским законодательством.

Рассматривая Устав, следует  заметить, что в компании нечетко отрегулирован имущественный вопрос, что может привести к административным правонарушениям.

Ограничены полномочия коммерческого директора, что говорит  о неком недоверии со стороны генерального директора по отношению подчиненным.

 Уставной фонд выражен  в реальных деньгах (10000рублей), а не в виде акционерного капитала, ценных бумаг и т.д.

Так как уставной фонд является неприкосновенным запасом  компании на случай погашения претензий кредиторов, поэтому необходимо более подробно проанализировать, как зафиксирована позиция сохранности уставного фонда в Уставе.

Несмотря на ряд ограничений  компетенций генерального директора  ООО "ЕТА", генеральный директор, согласно уставу, наделен большим  количеством полномочий. Следует  особо выделить тот факт, что в  уставе не прописаны ограничения суммы сделок.

Согласно штатному расписанию ООО "ЕТА" численность сотрудников составляет 11 человек.

В штатном расписании четко прописаны должность и  сумма оклада для каждого сотрудника. При этом в организации отсутствует система материального вознаграждения в виде бонусов или премий.

В качестве базы для начисления премии выступает сумма заказа, с  которым работает сотрудник компании. За каждый заказ менеджер по транспорту получает 3% премиальных. Подобная система бонусов для сотрудников осуществляющих продажи стимулирует деятельность продающего персонала.

В ООО "ЕТА" приняты должностные инструкции.

Должностные инструкции в организации оформлены на общем  бланке предприятия и содержат следующие реквизиты:

1. наименование предприятия  (учреждения, организации),

2. гриф утверждения,

3. название вида документа,

4. заголовок к тексту,

5. текст,

6. место составления,

7. подпись,

8. визы.

Инструкцию подписывает  коммерческий директор, утверждает генеральный директор.

На основании утвержденных должностных инструкций составляют трудовой договор с работниками.

В ООО "ЕТА" в должностной  инструкции коммерческого директора  устанавливается сфера деятельности специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит.

В ООО "ЕТА" в должностных  инструкциях, в том числе и  в должностной инструкции коммерческого  директора, отсутствует пункт о  прохождении повышения квалификации.

В ООО "ЕТА" должностная инструкция составляется в 3 экземплярах: первый хранится у генерального директора, второй – у коммерческого директора, третий – у работника. Должностные инструкции хранятся постоянно по месту разработки.

В ООО "ЕТА" отсутствует  положение о структурном подразделении, так как руководство компании не видит в нем необходимости, так как численность работников всего 11 человек (включая генерального директора).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Предложения по совершенствованию нормативно-методической базы системы управления в ООО «ЕТА»

 

Исходя из вышесказанного, для ООО "ЕТА" предлагается внедрение системы премий на основе объема реализации. И это справедливо, когда вознаграждение пропорционально объему выполненных работ. Кроме того, премии стимулируют менеджеров к достижению более высоких результатов с минимальными затратами, как материальными, так и физическими.

Также установлено, что права работника в должностной инструкции коммерческого директора в ООО "ЕТА" прописаны не достаточно четко. В частности, не оговорено с кем осуществляется совместная подготовка документов.

В ООО "ЕТА" в должностных  инструкциях, в том числе и  в должностной инструкции коммерческого  директора, отсутствует пункт о  прохождении повышения квалификации. Данный пункт необходим для того, чтобы сотрудник мог регулярно повышать уровень профессиональных знаний, это является важным условием повышения эффективности труда в организации.