Организационное проектирование системы управления персоналом

 

Должностная инструкция начальника отдела труда приведена в приложении.

Таблица 5 - Закрепление функций за должностью  бухгалтера по учету расчетов по заработной плате

Номер работ	Содержание функций	Объем работ, час
1	Работа по ведению бухгалтерского учета   операций по  расчетам  с персоналом по оплате труда	120
2	Участвует в разработке и осуществлении мероприятий, направленных на соблюдение финансовой дисциплины и рациональное использование ресурсов	240
3	Осуществляет прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам бухгалтерского учета и подготавливает их к счетной обработке	120
4	Производит начисление и перечисление налогов и сборов а также отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия	240
5	Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, осуществления режима экономии и мероприятий по совершенствованию документооборота	240
6	Подготавливает данные по соответствующим участкам бухгалтерского учета для составления отчетности, следит за сохранностью бухгалтерских документов, оформляет их в соответствии с установленным порядком для передачи в архив	140
7	Выполняет работы по формированию, ведению и хранению базы данных бухгалтерской информации, вносит изменения в справочную и нормативную информацию, используемую при обработке данных.	360
8	Участвует в формулировании экономической постановки задач либо отдельных их этапов, решаемых с помощью вычислительной техники, определяет возможность использования готовых проектов, алгоритмов, пакетов прикладных программ, позволяющих создавать экономически обоснованные системы обработки экономической информации	380
	Итого	1840

 

Должностная инструкция бухгалтера приведена в приложении.

Таблица 6 - Закрепление функций за должностью  кассира

Номер работ	Содержание функций	Объем работ, час
1	Получение наличных денег в банке	120
2	Осуществление операции по приему, выдаче и хранению денежных средств и бланков  строгой отчетности	240
3	Осуществление операции по приему, выдаче и хранению денежных средств и бланков  строгой отчетности	120
4	Ведение кассовую книгу и журнал учета выданных раздатчикам денег на выплату  зарплаты и стипендии	240
5	Контролирование своевременность сдачи в кассу раздатчиками оплаченных ведомостей на  зарплату и проверять правильность их оформления	240
6	Составление отчет кассира ежедневно	140
7	Подготовка платежные и другие поручения в финансово-кредитное учреждение	360
8	Выполнение других поручений главного бухгалтера	380
	Итого	1840

 

Анализ  системы управления персоналом на  ООО «Квент»  позволил сделать  нижеследующие выводы. 

"Плюсы"   существующей   системы    обусловленной в какой-то степени традициями ООО «Квент», заключаются в том что:

1)снижаются до минимума  производственные конфликты, всегда  имеющие место в организациях  со сложными матричными вертикальными  и горизонтальными; линейными взаимоотношениями.

2)исчезает проблема искажения  первичной информации, поступающей  от ядра организации к стратегической  вершине (т.е. снизу-вверх), и приказов, распоряжений спускаемых "сверху  в низ", касающихся координации  действий ядра. Это связано с  тем, что информация передается  напрямую, отсутствует риск ее  неверного понимания и как  следствие, потеря первоначального  заложенного в ней смысла, в  процессе ее прохождения через  несколько уровней.

3)существующая система  максимизирует гибкость управления  организацией вследствие того, что  директор предприятия оперативно  получает информацию снизу, время  ее прохождения через промежуточные  уровни управления сведено к  нулю. Таким образом, директор имеет  возможность в кратчайшие сроки  координировать, менять политику  предприятия в соответствии со  стратегией, если внешние или  внутренние факторы отличаются  от планируемых.

"Минусы" существующей  системы управления персоналом  выражены не столь четко и  могут проявится только в перспективе. Главный из них в том, что при данной линейной системе управления внимание руководителя распыляется на решение множество мелких проблем. В результате такой диверсификации он не может уделить должного внимания решению стратегических, более важных   для предприятия задач.

 Функция  планирования  осуществляется директором  фирмы.  Он разрабатывает стратегию предприятия  и определяет работникам цели, направленные на реализацию стратегии. При этом он руководствуется  данными, представленными аналитической  группой. Стратегией  является получение  прибыли. Таким образом, приоритетными  становятся цели способствующие  расширению ниши  предприятия  на рынке данных услуг. Функцию  организации также целиком выполняет  директор. Он создал описанную  выше организационную структуру  в соответствии со стратегией  предприятия. По его мнению, данная  структура должна наилучшим образом  обеспечить выполнение целей  предприятия на данном этапе. Если в будущем новые цели  потребуют изменения организационной  структуры, это будет легко сделать  вследствие гибкости системы  управления.

Функция мотивации реализуется на ООО «Квент» двумя способами:

1. Материальным.
2. Моральным  (устная похвала, оказание дополнительного доверия).

На  ООО «Квент» поощряется не только перевыполнение плана, но и развитие   творческих   способностей   работника,   стремление   к профессиональному совершенствованию, проявление инициативы.

 Функция контроля реализуется  как напрямую руководителем, который  сам непосредственно контролирует  и координирует все производственные  процессы на предприятии, так  и средней линией, представители  которой контролируют   свои   подразделения.   Контроль   и   координация осуществляются  оперативно вследствие прямой  связи руководителя с ядром, и  фактическом отсутствии посредников.

Таким образом, эффективность системы менеджмента находиться на  высоком уровне.

Организационная структура ООО «Квент»  представляет собой линейно-функциональную организационную структуру (рисунок Г1). Руководство текущей деятельностью общества осуществляется единоличным исполнительным органом общества - генеральным директором. Генеральный директор решает самостоятельно все вопросы деятельности ООО «Квент», без доверенности действует от имени предприятия, представляет его интересы во всех отечественных предприятиях, фирмах и организациях. Издает приказы и распоряжения, обязательные к исполнению всеми работниками. Директор несет в пределах своих полномочий полную ответственность за деятельность предприятия, обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей, денежных средств и другого имущества предприятия. Выдает доверенности, открывает в банках счета, пользуется правом распоряжения средствами.

В подчинении директора находятся главный бухгалтер (заместитель главного бухгалтера, бухгалтера); начальник отдела кадров (отдел кадров);   коммерческий директор (управление закупками, складское хозяйство).

 Главный бухгалтер  – осуществляет организацию бухгалтерского  учета хозяйственно-финансовой деятельности  предприятия и контроль за  экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Организует учет поступающих  денежных средств, товарно-материальных  ценностей и основных средств, учет издержек производства и  обращения, выполнение работ, а также  финансовых, расчетных и кредитных  операций.

В подчинении у главного  бухгалтера находятся бухгалтера. Они выполняют работу по различным участкам бухгалтерского учета (учет основных средств, затрат на производство, реализации продукции, расчеты с поставщиками и заказчиками). Осуществляют прием и контроль первичной документации по соответствующим участкам учета, и подготавливают их к счетной обработке. Отражают в бухгалтерском учете операции, связанные с движением денежных средств.

 Начальник отдела кадров  возглавляет работу по обеспечению  предприятия кадрами рабочих  и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации  в соответствии с уровнем и  профилем полученной ими подготовки  и деловых качеств. Принимает  трудящихся по вопросам найма, увольнения, перевода, контролирует  расстановку и правильность использования  работников в подразделениях  предприятия. Обеспечивает прием, размещение  и расстановку молодых специалистов  и молодых рабочих в соответствии  с полученной в учебном заведении  профессией и специальностью.

В подчинении директора  находится  так же  коммерческий директор. Он определяет политику закупки товара. У него в подчинении находится заведующий складом. Заведующий складом – руководит работниками по приему, хранению и отпуску товарно-материальных ценностей на складе, по их размещению с учетом наиболее рационального использования складских помещений, облегчения и ускорения поиска необходимых материалов, инвентаря и т.п. Организует проведение погрузочно-разгрузочных работ на складе с соблюдением правил охраны труда, техники безопасности. Участвует в проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей.

При структуре  управления характерной для ООО «Квент» линейный руководитель имеет помощников  в  лице советников, консультантов, специалистов. К достоинствам линейно функциональной структуры относятся:

• единство распорядительства;
• получение нижестоящими звеньями согласованных между собой распоряжений;
• эффективность в условиях использования аппаратом управления определенного заданного алгоритма при решении типичных задач.

Однако при линейно-функциональном управлении слабо учитываются постоянно изменяющиеся внутренние и внешние условия деятельности предприятия.

На ООО  «Квент» маркетинговыми исследованиями занимается коммерческий отдел. В его обязанности входит прогнозирование тенденций изменения продаж, изучение обстановки на рынке, отслеживание конкурентов и новых товаров, а также контроль за соотношением цен и расходов, введением на рынок новых товаров и снятия с производства старых. Кроме него, реализацией функций маркетинга на предприятии занимается бухгалтерия. В ее задачу входят выяснение неблагоприятных тенденций, оценка возможностей появления различных неблагоприятных ситуаций, которые могут оказать воздействие на выбранную линию развития. Осуществляется анализ позиций предприятия в конкурентной борьбе.

Однако в действительности многие поставленные задачи выполняются не в полном объеме. Мало внимания уделяется товарной политике предприятия. Недостаточно осуществляется планирование и управление ассортиментом продукции. На предприятие не проводится  соответствующих маркетинговых исследований по продвижению продукции, продукция не получает  соответствующей доли на рынке, не были найдены оптимальные каналы реализации, отсутствует формирование спроса и стимулирование сбыта. Недостаточная информированность приводит к задержке внедрения эффективных мероприятий, материалов,  сведения о которых имеются на рынке. Переход ООО  «Квент» на организацию сбытовой деятельности на принципах маркетинга должен сопровождаться изменением структуры управления.

3. Разработка рекомендаций  по оптимизации системы управления  организацией

Учитывая особенности рассматриваемого предприятия, специфику его деятельности, была детализирована функциональная структура маркетинговой службы (Рисунок 1).

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 3 - Структура управления маркетинговой  деятельностью   на ООО  «Квент»

 В приложении С представлена  новая структура управления. Главной  целью деятельности  управления  маркетингом (УМ) на ООО «Квент»  является:

• своевременное обеспечение ООО заказами;
• выполнение договоров;
• сокращение сбытовых расходов;
• прогнозирование спроса;
• обеспечение роста объема строительства.

Для достижения главной цели деятельности на УМ возлагается выполнение следующих функций и задач управления: