Организационное проектирование системы управления персоналом

1. Комплексное изучение  рынка (внутреннего и внешнего):

• анализ и прогноз конъюнктуры, емкости и развития структуры рынка сбыта и методов сбыта;
• анализ потребителей (экономический, географический, отраслевой и др.), их потребностей, мнений, требований к продукции, покупательских предпочтений;
• изучение и анализ действующих стандартов, международных норм и правил, касающихся производимых строительных работ;
• анализ собственной  продукции и продукции конкурентов, оценка реальной конкурентоспособности собственной продукции на различных рынках;
• участие в разработке товарной политики, предложений по планированию  ассортимента  предоставляемых работ на ООО;
• прогнозирование спроса на  работы ООО по РФ и странам СНГ и возможностей выхода на новые рынки;
• изучение и проведение анализа цен на конкретные виды работ, определение диапазона цен и условий оплаты на различных рынках.

2. Формирование спроса  и стимулирование сбыта:

• подготовка мероприятий по продвижению  работ на рынок (реклама, сервис, коммерческие условия и т.д.);
• обеспечение потребителей краткими сведениями о продукции предприятия, используя номенклатурные каталоги и рекламные проспекты;
• организация и проведение рекламной кампании, в том числе "вводящей" рекламы, создающей образ и учитывающей особенности различных групп покупателей;
• изучение законодательных ограничений на рекламу;
• организация выставок и проведение демонстрации для потенциальных покупателей, участие в выставках и ярмарках (международных, межотраслевых, отраслевых);
• осуществление мероприятий "паблик рилейшен" (по формированию благоприятного образа ООО);
• участие в подготовке рекламной документации (номенклатурный каталог, перечень, проспекты и т.д);
• подготовка предложений по стимулированию потребителей введению торговых скидок.

3. Участие в  управлении производством, научно-исследовательских  и опытно-конструкторских работах (НИОКР):

• определение по каждому виду  работ целей и направлений развития производственно-сбытовой деятельности за счёт участия в постановке целей, разработке стратегии, составлении и корректировке планов ООО, направленных на создание благоприятных условий для максимального использования производственных ресурсов и выпуск с заранее заданными экономическими и техническими параметрами;
• разработка совместно с техническими подразделениями стратегии научно-технического развития ООО с учетом тенденции научно-технического прогресса на рынке и направлениями исследовательских работ у конкурентов;
• участие   в   разработке   мероприятий   по   повышению конкурентоспособности  работ т.д.;
• согласование технической документации, содержащей материалы, относящиеся к компетенции УМ.

4. Формирование планов  продаж и обеспечение сбыта  продукции:

• определение потребности в  работах и области ее реализации на основе анализа рыночного спроса;
• обеспечение ООО заказами;
• оформление договоров на основе исследования рынка по отдельным видам продукции, согласование дополнительных условий по заключенным договорам, оформление протоколов разногласий по отдельным условиям заказа или проекта договора, поступивших от потребителя;
• формирование перспективных и текущих планов продаж. Направление в установленном порядке в ПЭО расшифровок по модификациям;
• ведение учета поступления предварительной оплаты от потребителей.    Направление соответствующих материалов в Юротдел при нарушениях потребителями условий договора;
• координация работ подразделений, участвующих в выполнении договоров;
• рассмотрение претензий потребителей и оперативное принятие мер по их устранению;
• осуществление регистрации заказов и договоров на поставку продукции в соответствующих журналах;
• обеспечение   в   пределах  своей   компетенции  соблюдения законодательства, принятия мер по защите прав и интересов ООО при осуществлении таможенного дела;
• представление руководству ООО предложений об увеличении или уменьшении планов производства в соответствии с заявками и заключенными договорами с потребителями на основе сложившейся конъюнктуры рынка сбыта;
• осуществление обратной связи с рынком путём указания в договорах при их заключении о необходимости представления информации о качестве, а также при проведении маркетинга совместно с другими подразделениями ООО;
• оформление и выставление платежных поручений на предварительную оплату;
• оформление расчетных ордеров для выписки счетов на предварительную оплату, платежных поручений с применением персональных вычислительных машин (ПЭВМ).
• участие в разработке текущих и перспективных планов маркетинговых исследовании по конкретному виду работ;
• оформление результатов маркетинговых исследовании в виде отчетов и представление их руководству и заинтересованным подразделениям ООО;
• получение   информации   из   межрегиональных   компьютерных информационных сетей и передача с использованием компьютеров и модемной связи через телефонные каналы своих информационных сообщений для абонентов этих сетей;
• участие в создании и внедрении автоматизированной системы информации по результатам маркетинговых исследований;
• участие в удовлетворении рекламаций;
• обеспечение надлежащего состояния культуры производства, ежедневное поддержание порядка и чистоты в УМ, выполнение обязательных профилактических работ;
• создание безопасных условий труда;
• соблюдение правил,  норм  и инструкций  по  охране  груда, противопожарной охране, санитарных правил и норм. Участие в планировании улучшения качества работ;
• осуществление правильного Приема, учета, хранения и обращения выданных в постоянное пользование учтенных экземпляров НД, внесение в них изменений, обеспечение сохранности НД;
• ведение оперативного, статистического и первичного бухгалтерского учета, отчетности (в том числе о выполнении договоров и заказов);
• проведение инвентаризации УМ, организация учета по всем операциям, связанным с приходом, движением и расходом ТМЦ;
• составление и представление отчетов, справок, сведений, сводок и т.п. по всем вопросам, связанным с деятельностью УМ;
• организация труда и расстановка работников в соответствии со специальностью и квалификацией;
• разработка и представление проекта штатного расписания и должностных окладов работников в пределах выделенного фонда оплаты труда;
• проведение оценки качества труда работников УМ по установленным показателям оценки качества труда;
• организация морального и материального стимулирования работников УМ;
• организации и ведение делопроизводства в УМ: обеспечение правильности оформления, регистрации и учета документов, контроля за их исполнением, достоверности представляемой информации о фактическом состоянии исполнения документа, хранение документов текущего архива, обеспечение их сохранности;
• разработка и оформление Положений о УМ его внутриструктурных подразделениях, (должностных инструкций руководителей, специалистов и служащих. Изменении к ним);
• выполнение установленных технико-экономических и расчетных показателей УМ;
• соблюдение трудовой, производственной и исполнительной дисциплины.

Еще одним из направлений совершенствования является  внедрение системы определения потребности в  персонале,  так оно одно из важнейших направлений организации труда, позволяющие установить на заданный период времени качественный  количественный состав персонала.  Ниже в качестве рекомендаций  по повышению уровня организации труда будет предложена методика определения потребности в персонале для ООО «Квент».

Качественная потребность, то есть потребность по категориям, профессиям, специальностям, уровню квалификации, рассчитывается исходя из:

профессионально – квалификационного деления работ, зафиксированных в производственно – технологической документации на рабочий процесс;

штатного расписания организации и ее подразделений, где фиксируется состав должностей;

документации, регламентирующей различные организационно – управленческие процессы с выделением требований по профессионально – квалификационному составу исполнителей;

требований к должностям и рабочим местам, закрепленным в должностных инструкциях или описания рабочих мест.

Расчет качественной потребности по профессиям, специальностям сопровождается одновременным расчетом количества персонала по каждому критерию качественной потребности. Общая потребность в персонале находится суммированием количественной потребности по отдельным качественным критериям. Качественная потребность в специалистах и руководителях может быть определена путем последовательной разработки следующих организационных документов:

системы целей как основы оргструктуры управления;

общей организационной структуры, а так же организационных структур подразделений;

штатного расписания;

должностных инструкций специалистов и руководителей. Этот вид документа может использоваться как основа трудоемкости выполнения должностных функций.

Задача определения количественной потребности в персонале сводится как к выбору метода расчета численности сотрудников, так и к установлению исходных данных для расчета и непосредственному расчету необходимой численности работников на определенный временной период.

В качестве разновидности рассматриваемого метода может быть представлен подход для определения численности административно-управленческого персонала с использованием формулы Розенкранца, имеющей в общем случае следующий вид:

                                                                 (1)

где Ч – численность административно – управленческого персонала определенной профессии, специальности, подразделения;

n- количество видов организационно  – управленческих работ, определяющих  загрузку данной категории специалистов;

mi –  среднее количество  определенных действий в рамках  i– го   организационно –  управленческого вида работ за  установленный промежуток времени;

ti - время, необходимое для  выполнения единицы m в рамках i-го  организационно-управленческого вида  работ;

Т - рабочее время специалиста согласно трудовому договору (контракту) за соответствующий промежуток календарного времени, принятый в расчетах;

К нрв — коэффициент необходимого распределения времени;

К фрв— коэффициент фактического распределения времени;

tр -время на различные  работы, которые невозможно учесть  в предварительных (плановых) расчетах.

Коэффициент необходимого распределения времени (Кнрв) рассчитывается следующим образом:

Кнрв =Кдр*Ко*Кп                                                                                        (2)

где Кдр — коэффициент, учитывающий затраты на дополнительные работы, заранее не учтенные во времени, необходимом для определенного процесса,  как правило, находится в пределах 1,2 <. Кдр < 1,4;

Ко - коэффициент, учитывающий затраты времени на отдых сотрудников в течение рабочего дня; как правило, устанавливается на уровне 1,12;

К п— коэффициент пересчета явочной численности в списочную.

Коэффициент фактического распределения времени (Кфрв) определяется отношением общего фонда рабочего времени какого-либо подразделения ко времени, рассчитанному как

Следует отметить, что в общем, виде формула Розенкранца служит для проверки соответствия фактической численности.  Приведем расчет  численности административно – управленческого персонала с использованием формулы Розенкранца для ООО «Квент», на основе данных полученных на предприятии.

Таблица 7 -  Расчет  необходимой численности административно – управленческого персонала для  ООО «Квент»

Организационно управленческие виды работ	Количество  действий по выполнению  вида работ	Время необходимое на выполнение действия, час
1	2	3
Проведение планерки	50	1
Сбор управленческой информации	300	0,5
Проведение собрания	30	2
Месячный фонд времени одного сотрудника согласно контракту, час		170
Коэффициент затрат времени на дополнительные работы		1,3
Коэффициент затрат времени на отдых сотрудников		1,12
Коэффициент пересчета численности		1,1
Время, выделяемое на различные работы, не учтенные в плановых расчетах, час		200
Фактическая численность подразделения, чел.		5

 

Суммарное время выполнения организационно – управленческих работ определяется как (50*1)+ (300*0,5)+(30*2)=260;

Коэффициент необходимого распределения времени =1,3*1,2**1,1=1,6;

Коэффициент фактического распределения времени =(170*5)/ (50*1+300*0,5+30*2)=3,2.

Необходимая численность будет определена следующим образом:

Ч=(260/170)*1,6 +(200/170)*(1,6/3,2)=4,74 человек.

Как видно фактическая численность (5 чел.) практически равна необходимой (4,74 чел.). Таким образом, данную методику можно применять и при расчетах необходимого количества сотрудников, что существенно повысит уровень организации труда на предприятии, что в свою очередь скажется на увеличении прибыли.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Анализ практического опыта функционирования систем управления показывает, что даже для одних и тех же организаций в зависимости от изменения их целей, наличных ресурсов, условий внешнего окружения, состава производственных звеньев и многих других факторов вплоть до личных качеств главных руководителей и ведущих специалистов могут оказаться эффективными разные виды структур. Следовательно, при научно обоснованном выборе возможных организационных вариантов необходимо уметь определить объективные требования к структуре управления, влияние на нее отдельных факторов и характеристик управляемого объекта, субъекта и материальных условий, а также закономерностей организации производства и управления.

Влияние организационной структуры на эффективность процесса управления проявляется всегда в тесной связи и взаимообусловленности с влиянием других характеристик системы управления, включая экономические механизмы управления, порядок планирования и оценки работы, применяемые методы и технику управления, деловые качества кадрового состава, сложившийся социально-психологический климат и неформальные отношения и другие свойства субъекта управления, которые также поддаются совершенствованию.

 Исследование в работе проводилось  на материалах  ООО «Квент».

Организационная структура ООО «Квент»  представляет собой линейно-функциональную организационную структуру.

При структуре  управления характерной для ООО «Квент» линейный руководитель имеет помощников  в  лице советников, консультантов, специалистов. К достоинствам линейно функциональной структуры относятся:

• единство распорядительства;
• получение нижестоящими звеньями согласованных между собой распоряжений;
• эффективность в условиях использования аппаратом управления определенного заданного алгоритма при решении типичных задач.