Организационные знания

Различают формальное и неформальное знание. Формальное знание четко сформулировано и определено, легко выражаемо, без двусмысленностей и неопределенностей, кодифицировано и сохранено в базе данных.

Неформальное знание - знание, зачастую четко неопределенное, хранящееся в головах сотрудников, которое трудно четко описать, кодифицировать и передать от одного к другому. Возможно так много нюансов, что для индивидуумов чрезвычайно сложно, даже невозможно описать, что они знают, однако, распределение неформальных знаний - ключевая характеристика организации.

Вииг выделил несколько дополнительных характеристик знания, которые отличают знание от других ресурсов. Знание слабо осязаемо и трудно измеримо, изменчиво, увеличивается в процессе использования, одновременно может использоваться в разных процессах и имеет всестороннее воздействие на организацию[6].

Организации заинтересованы в управлении знанием по нескольким причинам. Ключевые компетенции базируются на навыках и опыте людей, выполняющих работу, и могут не существовать в физической форме. Поэтому для организации важно выявить и расширить основы знаний для того, чтобы сохранить и развить свои ключевые компетенции.

Некоторые исследователи говорят, что знания - это движущая сила в современной экономике. Исходя из этого, становится критически важно обеспечить применение существующих знаний и развить новые. Конечно, эффективное управление знаниями позволит обеспечить лучший сервис и создать лучшие продукты[7].

Когда знание распределено по организации, оно становиться совокупным (общим). Оно отражается в процессах, продуктах, услугах компании.

Грант утверждает, что неформальное знание проявляется только в приложениях. Цель не заключается в том, чтобы у каждого была одна и та же информация, а заключается в том, чтобы обеспечить всестороннюю экспертизу на различных уровнях, и, комбинируя эти уровни, создавать новое организационное знание. Для этого требуется организация сетей, каналов связи и сотрудничества[8].

Знание не материально, но измеримо. Индивидуальное знание - часть конкретного человека. Организационное знание также нематериально. Оно определяет организацию и отражает организационную культуру. Управление знаниями сконцентрировано на организационных «знаю-как», «знаю-что» через процессы создания, классификации, хранения, распределения и применения. Это означает идентификацию и использование организационного знания через опыт и компетенции.

Вииг  идентифицировал две цели управления знаниями[9]:

      Осуществлять организационные действия максимально разумно, чтобы обеспечивать жизнеспособность и успешность организации;

      Иным образом реализовывать (применять) лучшие ценности знаний.

В настоящее время имеются три школы управления знаниями. Одна школа считает, что управление знаниями - это, прежде всего, проблема информационных технологий. Необходимо создавать компьютерные сети и использовать программное обеспечение для работы групп (GroupWare). Если вы строите компьютерные сети, добавляете средства коммуникаций, обеспечивающие сотрудничество в группах, - люди будут более охотно делиться информацией и знаниями.

Вторая школа предполагает, что управление знаниями это скорее проблема организационной культуры и организации командной работы. Сильная, позитивная организационная культура ориентирована на продвижение обучения, развития, распределения навыков, ресурсов и знаний.

Третья школа продвигает развитие процессов организационного ноу-хау. Данные процессы не очень нуждаются в использовании информационных технологий.

Определение управления знаниями с точки зрения данной школы представляется так: «Идентификация и использование формального и неформального знания в рамках процессов, людей, продуктов и услуг»[10].

Наиболее очевидным следствием управления знаниями является сокращение времени, затрачиваемого на получение служащими информации и экспертизы. Высокооплачиваемые специалисты могут сконцентрироваться на областях их компетенций и не тратить время на сбор информации. Управление знаниями позволяет повысить качество управленческих решений, обеспечивая руководителей информацией, снизить трудозатраты на выполнение операций, повысить креативность и инициативность персонала. Управление знаниями поможет организациям стать более конкурентоспособными, снижать затраты, повысить скорость принятия решений и эффективно выявлять потребности клиентов.

1.3 Методы управления знаниями

Существует много методов и технологий, используемых в настоящее время для управления знаниями. Некоторые организации ориентированы, главным образом на то, чтобы управлять формальным знанием, другие пытаются аккумулировать неявное знание с помощью экспертных систем и систем искусственного интеллекта. Системы управления знаниями основанные на экспертных системах и дедуктивных базах данных позволяют пользователям находить приемлемые решения проблем[11]. Этот подход позволяет фирмам получать знания, отбирая его у экспертов.

Ограничения по использованию данного подхода связаны с необходимостью преодоления культурных барьеров, отказов в предоставлении информации и относительно высоких затрат.

Совместные системы гипертекста хороши для неформального знания и соединения идей без определения статусов участников коммуникаций. Данный метод используется для документирования обсуждений и создания связанных документов по решению какой-либо специфической проблемы. Позднее цепочка рассуждений и различные точки зрения могут быть восстановлены и применены к решению похожей проблемы. Такая система, состоящая из программного обеспечения и базы данных, захватывает и кодифицирует неявное знание.

Интеллектуальные средства применяются, чтобы предвидеть потребности пользователей и отбирать новые знания в существующих базах знаний.

Инструменты сотрудничества, такие как GroupWare полезны для облегчения встреч проектных команд, особенно, когда их участники находятся в разных местах и физически не могут собраться вместе.

Наиболее важные и часто используемые информационные технологии управления знаниями приведены в таблице 1.1

Таблица 1.1

Методы информационных технологий для управления знаниями

Большинство методов управления знаниями используют компьютерные информационные технологии. Однако, это не обязательное условие для управления знаниями.

Организационным знанием можно эффективно управлять используя традиционные управленческие методы, такие как межфункциональные проектные команды. Формальные обучающие (mentoring) программы позволят высокопоставленным служащим поделиться опытом со служащими среднего и низшего звена.

Таблица 1.2

Технологические / нетехнологические методы управления знаниями.

Некоторые методы, такие как системы управления проектами и системы поддержания взаимоотношений с поставщиками/покупателями используют как IT-технологии, так другие некомпьютерные технологии. Все эти методы приведены в таблице 1.2.

2. УПРАВЛЕНИЕ ЗНАНИЯМИ — ОДНА ИЗ ОСНОВНЫХ КОНЦЕПЦИЙ УПРАВЛЕНИЯ

2.1 Процесс обучения знаниями на предприятии

Организационное обучение может быть разделено на две отличных друг от друга, но связанных между собой части цикла обучения: индивидуальное обучение и организационное обучение. Каждая из них зависит от другой и связана с ней организационным контекстом

      обучение оказывается наиболее эффективным тогда, когда оно осуществляется в рамках познавательного подхода, где:

      обучающиеся могут видеть отношения между всеми элементами ситуации;

      обучение проходит по принципу «от частного к общему»;

      обучение предполагает скорее понимание, чем запоминание;

      обучение предполагает проверку предположений;

      имеются ясные цели обучения, которые упорядочивают его процесс;

      стимулируется как нисходящее, так и восходящее рассуждение, обеспечивающие достижение правильного ответа как через догадку, так и посредством логики.

Индивидуальное обучение строится на основе на любознательности, разрешении проблем, готовности рискнуть, оспаривании существующего поведения и понимании того, как следует строить новое знание и использовать существующее. Обучение основывается на конкретном опыте, наблюдении, отражении, формировании концепций и обобщений, проверке концепций, ведущих к последующим действиям. Процесс индивидуального обучения ускоряется за счет обмена информацией и знаниями и открытости, которые стимулируют появление вопросов, возникновение споров и дискуссий. Индивидуальное обучение поддерживается и ускоряется обменом мнений в группах. Обмен мнений в группах используется для проверки идей и убеждений индивидуумов прежде, чем они будут преобразованы в организационное знание в процессе организационного обучения. Только организация может создать контекст (культуру, структуру и инфраструктуру), который будет как способствовать, так и стимулировать обучение индивидуумов и их групп[12].

Организационное обучение, как и индивидуальное, связано с созданием нового и использованием уже имеющегося знания. Оно, кроме того, связано с сохранением, распределением, передачей и координацией знаний. Способность организации разработать и улучшать базу знаний зависит от ее системы управления знаниями. Управление знаниями связано не просто с организацией обучения и созданием организационных знаний. Оно также связано с управлением существующими запасами знаний. Есть несколько препятствий для эффективного управления знаниями:

      препятствия создания знаний;

      трудности в сохранении и распределении знаний;

      трудности в оценке ценности и измерении количества знаний.

Создание знаний сдерживается невозможностью активного поиска информации, невозможностью проведения наблюдений, концептуализации и адекватного тестирования знаний. Проблемы сохранения и распределения знаний главным образом имеют отношение к неявно выраженным знаниям. Такие знания, являющиеся в значительной степени индивидуальными, очень плохо поддаются преобразованию в формат, который может храниться и распределяться между всеми членами организации. Иногда знания могут теряться в процессе пересылки. Отдельные люди могут препятствовать процессу распределения знаний. Это может происходить потому, что они рассматривают свое знание как источник персональной или организационной власти или потому, что они боятся возникновения ошибок. Наконец, существует проблема деления знаниями с сотрудничающими организациями, если мы хотим предотвратить утечку наших знаний к конкурентам. Эта потребность в контроле знаний – важный аспект управления.