Организация работы кадровой службы

 

 

Должностные инструкции работников кадровой службы

Наименования должностей работников кадровых служб включены в Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), а также в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. К ним относятся:

- заместитель директора по управлению  персоналом;

- директор по кадрам и быту;

- заведующий отделом (по управлению  кадрами и трудовыми отношениями);

- инженер по организации труда;

- инженер по подготовке кадров;

- инспектор по кадрам;

- инспектор по кадрам загранплавания;

- инспектор по учёту и бронированию  военнослужащих;

- менеджер по персоналу (ПРИЛОЖЕНИЕ 3);

- начальник отдела (управления  кадрами и трудовыми отношениями);

- начальник отдела подготовки  кадров;

- специалист по кадрам;

- табельщик;

- техник по труду;

- дежурный бюро пропусков.[1; 19]

В должностной инструкции работника  кадровой службы должны быть установлены  функции, права, обязанности, ответственность  сотрудников. Документ должен содержать  разделы:

- Общие положения ( в этом разделе определяют порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия, квалификационные требования, подчинённость и перечень лиц, находящихся в подчинении, перечисляют законодательные и нормативные документы, которыми должен руководствоваться работник в своей деятельности);

- Функции (уточняют направления  деятельности работников);

- Должностные обязанности (перечисляют  конкретные виды работ, направленные  на выполнение функций);

- Права (определяют права, необходимые и достаточные для выполнения работником своих функций);

  - Ответственность (уточняют  виды ответственности за несвоевременное  и некачественное выполнение  работником должностных обязанностей  и неиспользование предоставленных  ему прав);

- Взаимоотношения; связи по должности (перечисляют должностных лиц, с которыми работник  обменивается информацией и документами).

Должностные инструкции должны быть разработаны на общем бланке и  подписаны руководителем кадровой службы, утверждены руководителем организации.[1; 21]

 

 

 

 

 

 

 

 

Структура и  формы кадровой службы

 

Организационные формы кадровой службы могут быть следующими:

- управление кадров;

- управление персоналом;

- отдел кадров;

- отдел персонала;

- кадровый центр.

Делопроизводство в кадровой службе может вести один человек — инспектор (менеджер) по кадрам или секретарь руководителя.

При выборе организационной формы  кадровой службы руководитель должен понимать, что его решение определяется штатной численностью организации.

В зависимости от числа сотрудников организации можно условно разделить на три категории:

1. Крупные, когда в организации работает несколько сотен (тысяч) сотрудников;
2. Средние, когда состав работающих не превышает трехсот человек;
3. Небольшие, состоящие из нескольких сотрудников.

В крупных организациях, особенно в тех, которые имеют дочерние организации в регионах России, рекомендуется создавать управление кадров, управление персоналом, а средних — отделы кадров. В небольших организациях работа с документацией по личному составу может быть возложена на инспекторов (менеджеров) по кадрам или на секретарей руководителя. В этом случае выполнение этой функции должно быть отражено в должностной  инструкции инспектора или секретаря.[1; 17]

Структура кадровой службы и ее штатная  численность зависят от ряда факторов, основными из которых являются:

• отраслевая принадлежность предприятия;
• место предприятия в экономике (мировой уровень, государственный, региональный, местный);
• уровень централизации управления;
• тип предприятия (локальная компания, холдинг);
• определяющие экономические показатели;
• количество работников предприятия;
• концепция управления персоналом;
• кадровая политика (приоритеты, стратегия, тактика);
• состояние регионального рынка труда;
• наличие региональной образовательной инфраструктуры;
• пол и возраст работников;
• технологические особенности производства;
• уровень профессиональной подготовки специалистов службы персонала.

В зависимости от размеров конкретной организации выделяются следующие  организационные формы осуществления  кадровой работы:

- самостоятельное структурное  подразделение с непосредственным  подчинением руководителю организации  или его заместителю;

- выполнение функций кадровой  службы отдельным сотрудником  организации;

- выполнение функций кадровой  службы по совместительству с выполнением другой работы.

В небольших компаниях (до 100 человек) достаточно двух сотрудников службы персонала, в организациях средних  размеров (до 500 человек) целесообразно  создать кадровую службу персонала  из трех-четырех кадровых специалистов, в более крупных компаниях (свыше 1500 человек) от семи до десяти сотрудников службы персонала.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Структура кадровой службы предприятия

В ходе взаимодействия с другими подразделениями организации, кадровая служба получает от них заявки на прием рабочих и специалистов, представления о поощрении, графики отпусков и т.п.

Из кадровой службы в подразделения  направляются:

1) сведения о нарушителях трудовой  дисциплины;

2) копии приказов о приеме новых работников, перемещении внутри организации, увольнении работников;

3) копии приказов об утверждении (изменении) Правил внутреннего трудового распорядка;

4) сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой дисциплины.

От бухгалтерии кадровая служба получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту, по инвалидности, по случаю потери кормильца и т.п.

В свою очередь, кадровая служба представляет в бухгалтерию сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, приказы о приеме, переводе и увольнении, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения об очередных отпусках работников и т.п.

Кадровая служба, как правило, наделена следующими полномочиями:

- требовать от всех подразделений  организации представления необходимых  для ее работы материалов;

- принимать работников, организации  по вопросам перемеще¬ния и  увольнения;

- взаимодействовать с другими организациями по вопросу подбора кадров;

- требовать от других подразделений  обязательного выполнения тех  указаний, которые предусмотрены  положением об отделе кадров.

Положение об отделе кадров устанавливает  ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Нормирование  труда работников кадровой службы

 

Работникам кадровых служб, как  и работникам других структурных  подразделений организации, ТК РФ гарантирует:

- государственное содействие системной  организации нормирования труда;

- применение систем нормирования  труда, определяемых работодателем  с учётом мнения выборного  профсоюзного органа или устанавливаемых  в коллективном договоре.

Нормирование труда (нормы труда) — это нормы выработки, времени, обслуживания. Они устанавливаются  для работников в соответствии с  достигнутым уровнем техники, технологий, организации производства и труда. Работодатель обязан обеспечить нормальные условия  для выполнения работниками норм выработки. В ТК РФ (ст. 159, 160, 163) определено, что относится к таким условиям:

- исправное состояние помещений,  сооружений, машин, технологической  оснастки и оборудования;

- своевременное обеспечение технической  и и иной необходимой для  работы документацией;

- надлежащее качество материалов, инструментов, иных средств и  предметов, необходимых для выполнения  работы, их своевременное предоставление  работнику;

- условия труда, соответствующие  требованиям охраны труда и  безопасности производства. [1; 21]

Нормы выработки для каждого  сотрудника кадровой службы, в соответствии с его должностными обязанностями, а также численный состав сотрудников  кадровой службы можно рассчитать, используя «Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров». [4; 9]

3. НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ ВОПРОСЫ

КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

 

Краткое содержание нормативных и  других актов, которые существуют в настоящее время и регламентируют порядок работы с кадровыми документами:

Таблица 01

№	Название документа, дата его  утверждения	Что полезного  есть в данном документе для кадровика
1	2	3
1	Трудовой кодекс РФ (ТК РФ). Принят Государственной Думой РФ 21 декабря 2001 г.	ТК РФ в области  документирования: - Устанавливает обязательность  применения ряда правовых актов;  правил внутреннего трудового  распорядка,графика отпусков и  др. (ст. 123, 190 и др.). - Определяет документы,  которыми документируются кадровые процедуры: приём, перевод, расторжение трудового договора,отпуска, поощрения и взыскания работников (ст. 67, 68, 84 и др.). - Устанавливает сроки  оформления документов и порядок  ознакомления с ними работников 9ст. 14, 67, 68) - Вводит обязательность разработки документов, которые должны регламентировать порядок передачи персональных данных работников (ст. 88). - Устанавливает порядок  согласования документов или  учёта мнения представительного  органа (ст. 8, 136, 190 и др.).
2	Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. №  24-ФЗ  «Об информации, информатизации и защите информации» (Собрание законодательства РФ. 1995. № 8. Ст. 609)	Закрепляет обязательность документирования информации, устанавливает  обязательность предоставления информации государственным органам. Статья 5. Документирование информации Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после  его подписания должностным лицом  в порядке, установленном законодательством  Российской Федерации. Статья 15. Обязанности  и ответственность владельца  информационных ресурсов Владелец информационных ресурсов несёт юридическую ответственность  за нарушение правил работы с информацией  в порядке, предусмотренном законодательством  Российской Федерации.
3	Федеральный закон  «Об акционерных обществах» (ст. 89) и Федеральный закон  «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50)	Определяют обязанности  обществ по хранению документов и  их составу. Закон устанавливает  не только обязательность хранения документов по месту нахождения его исполнительского органа, но и обязательность передачи документов на государственное хранение. «Общество отвечает за упорядочениедокументов, должно проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ».