Организация работы кадровой службы

 

 

 

 

 

Продолжение таблицы 01

1	2		3
4	Постановление Правительства  РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. «О трудовых книжках». Постановление Министерства труда  и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»		Устанавливает правила  ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Устанавливает форму трудовой книжки и форму вкладыша в трудовую книжку, а также общий порядок их ведения.
5		Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждённая Федеральной архивной службой России 27 ноября 2000 г.		Инструкция содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению. Помимо правил оформления документов, здесь рассмотрены вопросы технологии их обработки и порядок хранения. Может быть использована в коммерческих организациях для разработки внутренней инструкции по делопроизводству.
6		Альбом унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. НИПИстатинформ Госкомстата  России, 2004.		Унифицированные формы  первичной учётной документации распространяются на юридических лиц  всех организационно-правовых форм и  форм собственности, а по учёту использования рабочего времени и расчётов с персоналом по оплате труда — на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.
7		Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения. Росархив. 2000.		Содержит перечень практически  всех возможных реорганизации документов, с указанием их сроков хранения.
8		ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».		Носит рекомендательный характер. Определяет общие требования к оформлению документов и составу  их реквизитов.
9		Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.		Основной документ, закрепляющий систему хранения документов в делопроизводстве и архиве. В них регламентирована технология сохранности документов, содержатся требования к номенклатуре дел, устанавливается порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения. Правила закрепляют общие  принципы формирования дел (подшивки документов), в том числе личных дел, порядок  организации и проведения экспертизы ценности документов (отбора на хранение и уничтожение), порядок и методику подготовки дел к передаче в архив, правила подготовки описей документов по личному составу, оформления актов на уничтожение документов.
10		Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОК ПДТР).		Он позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и т. д. Применяется для заполнения ряда учётных форм (Т2), используемых в кадровой службе.

 

Продолжение таблицы 01

1	2	3
11	Общероссийский классификатор  специальностей по образованию ОК 009-93 (ОКСО).	Предназначен для кодирования  информации о специальностях, специализациях, областях знаний (наук), направлениях подготовки.
12	Общероссийский классификатор  информации о населении (ОКИН).	Используется при оформлении анкет, личных листков, личной карточки Т2 и других учётных форм. Заполнение сведений о возрасте, гражданстве, национальности, языках народов РФ и иностранных языках, степени знания языков, состояния в браке и др. должно соответствовать формулировкам, включённым в классификатор.
13	Единый квалификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и служащих.	Создаёт основу для разработки должностных инструкций.
14	Межотраслевые укрупнённые  нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров.	Срок его действия — до 1996 г., тем не менее может быть использован в качестве методической базы для расчёта необходимой численности сотрудников отдела кадров. Это своего рода методическое пособие по определению затрат рабочего времени на работы, выполняемые кадровой службой. Также служит для обоснования численности работников кадровой службы. Кроме того, в нём содержатся перечисление всех необходимых операций по документированию, излагается последовательность работы с документами, устанавливается технология регистрации документов, порядок их хранения. Содержит рекомендуемые  формы по комплектованию и учёту  кадров, в том числе журналы  регистрации военнообязанных.
15	Постановление ФКЦБ от 16 июля 2003 г. № 03-33/ПС об утверждении положения  о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.	Определяет порядок  хранения и уничтожения документов в акционерных обществах.
16	Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».	Регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных юридическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств. Определяет порядок  получения, хранения, обработки, использования  и передачи персональных данных работников (в том числе).

Некоторые из указанных документов распространяются на государственные и бюджетные организации, но при отсутствии нормативной базы рекомендованы к использованию в коммерческих организациях и могут быть использованы в качестве методической помощи в подготовке локальных актов организации.[3; 6]

4. ДОКУМЕНТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

 

Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система  кадровой документации устанавливает  определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована  стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

 

• Документация по личному составу

 

Документация по личному составу  создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п.

К этому виду документации относятся: 
• распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника; 
• информационно - расчетные документы; 
• официальная внутренняя переписка; 
• журналы (книги) учета и регистрации документов.

Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они  предназначены для различных  целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.

 

 

Распорядительные  документы

 

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации. Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.

Первая группа — приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации  штатного расписания, инструкции по кадровому  делопроизводству, порядка проведения аттестации).

 

Вторая — приказы по личному  составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях).

Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации  в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.

Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с  трудовой деятельностью сотрудников.

Многие из этих документов ведутся  по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

 

 

Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника

 

К документам, подтверждающим трудовую деятельность работника, относятся: 
- трудовая книжка; 
- трудовой договор; 
- справка о трудовой деятельности; 
- копии приказов о приеме на работу и увольнении.

Назначение этих документов заключается  в том, чтобы максимально точно отразить имеющийся у работника трудовой стаж. Дело в том, что стаж (общий трудовой или страховой) имеет значение как для будущего пенсионного обеспечения сотрудника,

так и для назначения ему пособия  по временной нетрудоспособности в  период работы.

На основании копий приказов других работодателей в трудовую книжку работника вносятся записи о  совместительстве, а также оформляется  дубликат трудовой книжки.

 

 

Информационно - расчетные документы

 

Информационно-расчетные документы  ведутся кадровой службой для учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации, связанной с их трудовой деятельностью.

К их числу относятся: 
- личная карточка работника, 
- штатное расписание, 
- табель учета рабочего времени, 
- личные дела.

Форма большинства этих документов также унифицирована.

 

Внутренняя служебная переписка

 

Внутренняя переписка в организации  используется для документального  оформления всех кадровых решений. Например, для привлечения работника к  дисциплинарной ответственности требуется получить от работника объяснения.

Если же речь идет о поощрении  работника, его непосредственный начальник  направляет в адрес руководителя организации представление о  поощрении работника.

При помощи внутренней служебной переписки  происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

 

 

Журналы учёта и контроля

 

Регистрационные журналы (книги) ведутся  в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Отдел кадров ведет регистрацию  документов по личному составу и  использует следующие регистрационные  формы или их ведут иные уполномоченные на это лица: 
- журнал регистрации трудовых договоров; 
- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников; 
- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска; 
- журнал регистрации приказов о командировках работников; 
- журнал регистрации командировочных удостоверений; 
- журнал регистрации служебных заданий; 
- журнал регистрации локальных нормативных актов; 
- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; 
- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; 
- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий; 
- журнал выдачи справок по личному составу; 
- журнал учета больничных листов; 
- журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются  самой организацией.

Например, форма книги учета  движения трудовых книжек и вкладышей  к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 р. № 69. А журнал учета личных дел или  журнал учета прохождения медицинских  осмотров не имеет рекомендуемой  формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

При организации хранения кадровых документов прежде всего учитывается  их социально-правовой характер, поскольку  именно эти документы в основном используются для удовлетворения социально-правовых запросов граждан (в частности, для подтверждения стажа работы).

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

От обеспеченности организаций  трудовыми ресурсами и эффективности  их использования зависят объем  и своевременность выполнения всех работ. Поэтому так важна та роль, которую выполняет кадровая служба в организации.

Одна из важнейших функций организации  работы кадровой службы– функция  учета документов, регламентирующих осуществление всех задач, стоящих  перед менеджерами по персоналу.

Проблема работы с электронной  информацией становится актуальной. Поэтому первым шагом в целях совершенствования службы кадров является внедрение информационных технологий в управленческий процесс, что позволит создать архивы электронных баз данных и объединить потоки электронных документов.

Залог успеха организации – эффективный персонал, поэтому востребованы специалисты. Зачастую менеджер по персоналу становится проводником новых идей, знакомит руководителя с передовыми методами управления персоналом, решает все организационные вопросы.

На сегодняшний день отделу кадров важно не только правильно заполнять кадровую документацию, но и добиваться своевременного заполнения вакансий, чтобы поддерживать на должном уровне объем производства. Система работы с кадрами должна быть спланирована таким образом, чтобы постоянно добиваться увеличения в составе рабочей силы предприятия тех людей, кто обладает хорошими знаниями, навыками и следить за тем, чтобы таких работников становилось все больше.

В результате работы были выполнены следующие задачи: выявление сущности кадровой службы предприятия ;изучение и анализ нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела кадров; ислледование особенностей кадровой документации.

После выполнения задач  была достигнута следующая цель: анализ организации работы кадровой службы на предприятии.