Организация рабочего места

Концепция комбинированного офиса получила свое развитие за рубежом. Эта концепция применима как для зального (открытого) типа устройства служебных помещений, так и для кабинетного (закрытого) типа. Основная идея этой концепции заключается в создании необходимых условий для работы, требующей общения и для уединенной творческой работы. С этой целью открытая планировка помещений дополняется небольшими изолированными помещениями для индивидуальной творческой работы (кабины) и наоборот – в условиях закрытой планировки создаются общие помещения для коллективной работы, выполнение которой невозможно без частого общения.

Планировка рабочих мест работников управленческого труда предполагает такое размещение средств и предметов труда на рабочем месте, которое создает удобные условия для выполнения трудового процесса. Рациональная планировка достигается использованием в размещении параметров рабочей зоны, зоны максимальной и оптимальной досягаемости.

Большое значение при  планировке рабочих мест управленческих работников имеет снижение затрат времени на поиск средств и предметов труда, а также сокращение их физических усилий. Для этого необходимо соблюдать следующие требования:

1. На столе не должно находиться ничего лишнего. Зарубежные консультанты по организации труда советуют использовать принцип «свободного стола» – на его рабочей поверхности находится только одна работа, которая находится в производстве.
2. Все канцелярские принадлежности находятся в специальных приспособлениях, в ящиках с разделителями, что сокращает время для их использования.
3. Средства коммуникационной техники находятся слева или на специальной подставке.
4. Документы располагаются в специальных лотках, позволяющих обрабатывать их в порядке поступления.

Оснащение рабочих мест предполагает наличие необходимых технических средств, средств связи и служебной мебели (оргтехники). Решая проблему выбора оргтехники на рабочих местах необходимо руководствоваться не только спецификой каждого рабочего места, объемом и трудоемкостью работ. Наиболее оптимальный вариант должен учитывать экономичность выполняемых работ. Но кроме экономичности следует также учитывать и издержки на приобретение и эксплуатацию технических средств, на привлечение и обучение персонала.

1.2. Критерии  оценки высокого уровня организации  рабочего места

В зарубежной практике наряду с традиционной системой используются и другие подходы к организации  рабочих мест. Одним из распространенных является японский подход, под названием система 5S⁷.

Система 5S – это система наведения порядка, чистоты и укрепления дисциплины – разработана в Японии и характеризуется пятью словами, которые начинаются с буквы S.

5S – это решимость правильно организовать рабочее место, держать его в чистоте, убирать, сохранять стандартизированные условия и поддерживать дисциплину, которая необходима для того, чтобы работать производительно.

Данная система позволяет  практически без капитальных  затрат не только наводить порядок  на производстве – повышать производительность, сокращать потери, снижать уровень брака и травматизма, но и создавать необходимые стартовые условия для реализации сложных и дорогостоящих производственных и организационных инноваций, обеспечивать их высокую эффективность – в первую очередь за счет радикального изменения сознания работников, их отношения к своему делу.

Пять шагов для поддержания  порядка, обозначенные японскими терминами, заключаются в следующем:

Сэйри (Seiri) – организация, т.е. организация рабочего места – отделение вещей, которые необходимы для работы, от тех, которые не нужны, и поддержание их числа на минимально возможном уровне и в нужном месте;

Сэйтон (Seiton) – аккуратность, т.е. расположение предметов так, чтобы они наилучшим образом отвечали требованиям безопасности, качества и эффективности работы; упорядочение размещения предметов;

Сэйсоо (Seiso) – чистота, т.е. поддержание рабочих зон всеми, от уборщицы до директора, в идеальной чистоте;

Сэйкэцу (Seiketsu) – стандартизация, т.е. постоянное поддержание и повторение установленных выше принципов организации, аккуратности и чистоты, как в отношении персонала, так и в отношении оборудования (стандартизация правил уборки, упорядочения и очистки);

Сицукэ (Sitsuke) – дисциплина, т.е. внедрение ответственности за то, что все должно делаться так, как это должно быть сделано, т. е. создание качественного рабочего места должно стать привычкой (дисциплина, соблюдение всеми работниками предприятия установленных правил поведения и норм общения).⁸

Одним из основных направлений  в теории организации рабочего места, является подход, рассматривающий рабочее место как функциональное. Данный подход применим к организации рабочего места и трудового процесса работников управления.⁹

Функциональное рабочее  место – это совокупность специально подготовленной среды для достижения цели рабочего места, для чего оно  и создано, и работника (специалиста) соответствующей квалификации, способного в данной среде достигать целей рабочего места, или это сочетание среды, в которой функционирует рабочее место, его потенциальных возможностей и работника соответствующей квалификации со своими способностями, а именно: оборудование, оснастка, средства связи и управления, организационные приспособления, документация, деловая информация, материальное обеспечение и т.п.; работник со всеми свойственными ему особенностями, требованиями и нуждами.

Цель рабочего места – это конечный продукт его деятельности или ожидаемый результат его функционирования, который получает работник, выполняя свои функциональные обязанности. Поэтому перед каждым рабочим местом имеется определенная для него цель, технологически взаимоувязанная с целями других рабочих мест в одной системе. Этой цели подчинено все остальное на рабочем месте. Цели функционально объединенных рабочих мест, технологически взаимоувязанных между собой, являются составляющими общей цели объекта и должны быть взаимоподдерживающими и взаимодополняющими в общей структуре объекта.

На каждом функциональном рабочем месте следует рассматривать  сферу причин (работник и потенциальные  возможности) и сферу следствий (исполнение работником функциональных обязанностей и результаты его труда в виде достигнутой цели).

Основное внимание на функциональном рабочем месте следует уделять  хорошему качественному состоянию  потенциальных возможностей рабочего места и высокому уровню подготовленности работника, т.е. его квалификации.

Потенциальные возможности  рабочего места складываются из возможностей использования шести главных функций алгоритма достижения цели (по К.А. Павлову), а именно: сбора, обработки, анализа, хранения и использования информации в интересах целей рабочего места, а также наличие самой информации в удобном для использования виде.

Сотрудник (его способности, квалификация и опыт работы) является второй составляющей функционального рабочего места. Он также должен отвечать требованиям шести главных функций. Для каждого рабочего места требуется специалист, по уровню своей подготовки, квалификации и опыту работы способный выполнить предусмотренную для этого рабочего места технологическую для получения ожидаемого результата в необходимом объеме, соответствующего качества и в установленные сроки.

Потенциальные возможности  рабочего места и способности  работника на нем необходимо рассматривать  как их двуединое сочетание по шести функциям и как сферу  причин, обеспечивающую эффективное  функционирование рабочего места в сфере следствий. Если все шесть функций на технологическом рабочем месте оцениваются высоко, а сам сотрудник в совершенстве знает теорию их применения – результаты его деятельности тоже будут высокими. Если функции находятся в неудовлетворительном состоянии – результаты будут заведомо плохими. Поэтому за состоянием функций должен следить как сам работник, так и его непосредственный руководитель, начальники функциональных служб, а иногда и руководитель объекта, а им всем надо прилагать постоянные усилия улучшению их качественного состояния.

Для достижения целей рабочего места работник (сотрудник, специалист, исполнитель) обязан квалифицированно и добросовестно выполнять определенную для этого рабочего места рутинную работу в соответствии с перечнем обязательных для исполнения операций. Этот перечень называется функциональными обязанностями. Функциональные обязанности определяются руководителем или технологом на основе выбранных методов и средств для выполнения предусмотренных планом мероприятий в рамках трудового законодательства и соблюдения мер безопасности, а также исходя из требований выполнения шести главных функций на рабочем месте. В функциональных обязанностях оговариваются все действия и мероприятия, которые работник должен выполнять для достижения целей рабочего места.

Рабочее место называется «функциональным», если оно имеет точно определенную цель в общей технологической взаимосвязи с другими рабочими местами и в соответствии с его функциональной предназначенностью, высокие потенциальные возможности, заложенные при его создании или совершенствовании, наличие работника соответствующей специальности и квалификации, а также четкие функциональные обязанности работника для выполнения технологических операций по достижению цели.

 

2. Анализ организации рабочего места специалиста информационно-договорного отдела ООО ИСК «ВЫСОТА»

2.1. Общая характеристика  ООО ИСК «Высота» и анализ  основных экономических показателей его деятельности

Общество с ограниченной ответственностью «Инвестиционно-строительная компания «ВЫСОТА» было создано в январе 2006 года.

В настоящее время  компания ведет застройку большого жилого комплекса «ВЫСОТА» в престижном и перспективном районе г. Иркутска в границах улиц Ядринцева, Красноярская, Трилиссера и Пискунова (ост. 23-я  школа).

Почти за 7 лет работы компанией построены 16 объектов жилого и  коммерческого назначения. В настоящее время в стадии строительства и проектирования находится 12 блок-секций общей площадью 30 тысяч кв. м.

Основное направление  деятельности Инвестиционно-строительной компании «ВЫСОТА» – строительство жилья эконом-класса в Иркутске. Это жилье для массового потребителя, решающего свои насущные жилищные проблемы. Уже в ближайшее время «ВЫСОТА» представит  своим покупателям  новый вариант – квартиры серии «стандарт». Это полноценные квартиры небольшого метража в современных  кирпично-монолитных домах со стандартной кухней от 8 кв. м, ванной, комнатами от 11, 5 кв. м, балконом или лоджией. Отличие квартир «стандарт» от других предложений  на  рынке  – в функциональности каждого метра площади, за счет чего не нужно переплачивать за неиспользуемый метраж. Это по-настоящему доступные квартиры.

Таким образом, миссия компании «ВЫСОТА» – предоставление услуг строительства жилья потенциальным клиентам – жителям г. Иркутска и Иркутской области – высокого качества и по приемлемой цене.

Составим таблицу 2.1 основных показателей, комплексно характеризующих деятельность предприятия в отчетном году, проанализируем и сделаем развернутое заключение о состоянии производственно-экономического потенциала и результативности финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Таблица 2.1

Основные показатели деятельности ООО ИСК «ВЫСОТА»

Показатели	2010 год	2011 год	Абсол. измен.	Темп роста, %
Объем работ, тыс. руб.	61044	103691	42647	169,9
Среднегодовая стоимость основных средств, тыс. руб.	6310	7152	842	113,3
Фондоотдача, руб.	9,7	14,5	4,8	149,9
Численность персонала, чел.	159	166	7	104,4
Среднегодовая выработка на одного работающего, тыс. руб.	383,9	624,6	240,7	162,7
Фонд заработной платы, тыс. руб.	20345,0	25111,6	4766,6	123,4
Среднегодовая заработная плата, тыс. руб.	127,96	151,27	23,32	118,2
Себестоимость, тыс. руб.	52571	88376	35805	168,1
Показатель затрат на 1 рубль выполненных работ, коп.	86,12	85,23	-0,89	99,0
Прибыль до налогообложения, тыс. руб.	6272	10270	3998	163,7
Чистая прибыль, тыс. руб.	4767	7806	3039	163,8
Общая рентабельность, %	11,93	11,62	-0,31	97,4

 

Таким образом, на основании  представленной таблицы и предварительного анализа данных можно сделать вывод, что ООО ИСК «ВЫСОТА» улучшило свою работу в отчетном году по сравнению с предыдущим.

О тенденциях роста производства свидетельствуют увеличивающиеся показатели выручки от реализации, объема выполненных работ, численности персонала и прибыли от продаж.

В целом, можно утверждать, что финансовый кризис 2008 года прекратил  свое влияние на строительную отрасль, когда наблюдалась тенденция  общего спада производства.

Сопоставим темп роста выручки от реализации и темп роста объема выполненных работ в натуральном выражении (таблица 2.2). Данное соотношение также позволит рассчитать индекс цен.

 

 

 

Таблица 2.2

Сопоставление темпов роста  выручки от реализации и объема выполненных  работ ООО ИСК «ВЫСОТА»

Показатели	2010 год	2011 год	Абсол. измен.	Темп роста, %
Выручка от реализации, тыс. руб.	61044	103691	42647	169,9
Объем выполненных работ, кв.м	2156	3131	975	145,2

 

Как видно из таблицы 2.2, темп роста объема выполненных работ в натуральном выражении (145,2%) ниже, чем темп роста выручки от реализации (169,9%). Таким образом, можно сделать вывод об увеличении стоимости одного квадратного метра. Средний темп роста цен составил 17,0% (2.1).

                                     (2.1)

где J_V – темп роста выручки от реализации;

J_q – темп роста объема выполненных работ в натуральном выражении;

J_ц – темп роста цен.

В таблице 2.3 представлена динамика стоимости одного квадратного метра в ООО ИСК «ВЫСОТА».

Таблица 2.3

Динамика стоимости  одного квадратного метра в ООО  ИСК «ВЫСОТА»

Показатели	2010 год	2011 год	Абсол. измен.	Темп роста, %
Выручка от реализации, тыс. руб.	61044	103691	42647	169,9
Объем выполненных работ, кв.м	2156	3131	975	145,2
Стоимость одного кв. м., руб.	28313,5	33117,5	4804,0	117,0