Отчет по практике в «АМЗ»

Именно потому, что обмен информацией встроен  во все основные виды управленческой деятельности, мы называем коммуникации связующим звеном. Это означает, что для успеха менеджеров и организаций, для координации их  деятельности необходимы эффективные коммуникации. Неэффективные коммуникации по времени и качеству не позволяют осуществлять эффективную координацию как деятельности людей, групп и организаций в целом, так и выполнение функций управления.

Управление производством  через функцию координации призвано рационально организовать многочисленные связи на основе их изучения и совершенствования. По мере роста масштабов производства и его управления, развития в нем процессов специализации и кооперирования неуклонно увеличивается количество связей. Рост числа связей сопровождается увеличением объема информации, необходимой для управления. Это усложняет процесс управления. Наоборот, сокращение числа связей ведет к упрощению процесса производства и управления им. Отсюда важность изучения факторов, влияющих на сокращение количества связей. К их числу относятся: НТП, концентрация производства, совершенствование организации труда, производства и управления.

В условиях роста самостоятельности и ответственности всех уровней происходит рост так называемых неформальных связей, которые обеспечивают горизонтальную координацию работ, выполняемых на одном уровне управленческой структуры.

В любом процессе управления имеет место как прямая, так и обратная связь. Координация деятельности немыслима без обратной связи. Отсюда, следует, что обратная связь как коммуникация очень важна, поскольку дает возможность обеспечить непрерывность процесса управления.

 

5 Организация  работы в подразделении с документами

 

Документ –  это носитель управленческой информации, научно-технического, экономического, оперативно-производственого и административного  характера.

Рассмотрим, как  осуществляется документооборот в  подразделениях ОАО «АМЗ»

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения использования, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

• документы, поступающие из других организаций (входящие);
• документы, отправленные в другие организации (исходящие);
• документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы поступающие в организацию, проходят:

• первичную обработку;
• предварительное рассмотрение;
• регистрацию;
• рассмотрение руководством;
• передачу на исполнение.

Служба документационного обеспечения  управления (ДОУ), которая может быть представлена в организации как  самостоятельным структурным подразделением (общий отдел, канцелярия, секретариат), так и отдельным сотрудником. Секретарь – референт должен принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличие приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются, причины возврата.

Конверт от поступающих документов оставляют  в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес  отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются  и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения  поступивших документов на направляемые на рассмотрение руководителю организации  и направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителя передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную  информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения  мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем  передаются в соответствии с предварительным  распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным  исполнителям).

Рассмотренные руководителем  документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму  переносится резолюция руководителя, выражающая принятое руководителем  управленческое решение по данному  документу. После заполнения регистрационной  формы эти документы передаются на исполнение в структурные подразделения. Ход исполнения контролируется службой ДОУ.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в службу ДОУ. Если документ должен использоваться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Исполнительные  документы подшиваются в деле вместе с копиями ответов. Работа с исходящими документами начинается с подготовки, ответственным исполнителем проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по из замечаниям. Окончательный вариант документа после распечатки подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовые отправления и сдают отделение  связи. Перед упаковкой документов служба ДОУ обязана проверить  правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д.

Неправильно оформленные  документы подлежат возврату исполнителю  на доработку. На заказанную корреспонденцию  составляется опись рассылки, которая  подписывается работником службы ДОУ и датируется.

Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться в день регистрации.

Внутренние  документы организации создаются  по той же схеме, что и исходящие: составляется проект текста документа, проводится его согласование с заинтересованными должностными лицами и руководителем. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей). Копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (соответствующим исполнителям. Оригинал документа подшиваются в дело

Документы внутри организации должны передаваться исполнителем под расписку.

Служба ДОУ  должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая  все их виды и размноженные экземпляры, т.е. учитывать объем документооборота. Сведения о количестве документов удобно вносить в соответствующую учетную форму, разработанную самой организацией и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службах ДОУ.

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами и определения истинной численности службы ДОУ.

 

6. Коммуникационные  процессы на промышленном предприятии

 

Способность передавать абстрактные идеи является одной  из важных отличительных особенностей человека.

Коммуникации  – это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между  двумя или более людьми. Поскольку  организация представляет собой  структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования.

На примере  такого способа общения, как деловая  встреча, рассмотрим процедуру делового общения.

Наиболее благоприятной и зачастую единственной возможностью общения и обмена информацией является деловая встреча – беседы (переговоры). Она позволяет убедить собеседника в обоснованности нашей позиции с тем, чтобы он сам с ней согласился и поддержал ее.

Поскольку встречу  не всегда можно повторить, важно полностью использовать ее возможности, особенно если в ней участвуют специалисты и руководитель.

В связи с этим целесообразно познакомится с правилами  и техникой ведения беседы, а также  с методами оценки реакции собеседника. Поэтому надежду на удачу и на стечение обстоятельств лучше всего заменить стратегией и тактикой ведения беседы.

Выделяется шесть  основных этапов (правил) процесса ведения  деловой встречи. Они являются универсальными и могут быть применены в любой  ситуации. Название этапов и содержание их задач состоит в следующем.

1.Подготовка к  встрече.

Задача. Выбор  и разработка стратегии беседы.

Установить цель и условия беседы (что сказать, что ожидать, место, время, собеседников).

Определить содержание, организацию и стиль беседы. Предусмотреть нейтрализацию возможных замечаний собеседника. Необходимо заранее обдумать и проанализировать задачи или вопросы, которые хотите сделать объектом беседы. Составьте план беседы.

2. Начало беседы.

Задача. Привлечь внимание собеседника. Четко сформируйте тему и мотивы беседы. Поясните свои задачи или вопросы в виде основных положений.

Установить контакт  с собеседником, создать положительную  атмосферу, снять напряженность, «зацепить», перехватить инициативу (если потребуется). Если вы не в состоянии привлечь внимание вашего собеседника, если он вас не слушает, то зачем вам вообще-то говорить?

3. Передача информации.

Задача. Побудить в собеседнике заинтересованность. Изложить главную мысль беседы, убедить  собеседника в полезности разговора. Не отвлекайтесь на частные факторы. Если мы сконцентрируем свое внимание только на частных факторах, из-за этого могут возникнуть недоразумения.

Хороший слушатель  анализирует, какие факторы являются главными, основополагающими, а какие  побочными, второстепенными. Он взвешивает информационную ценность факторов, сравнивает друг с другом, чтобы понять, какая мысль кроется за ними.

Употребляйте  точные слова, а не слова общего характера. Этим можно выиграть в результате разговора. Избегайте неверных толкований. Следите за интонацией разговора, собственными позами и жестами. Поддерживайте благожелательные отношения при разговоре.

Когда собеседник поймет суть беседы и будет уверен, что разговор ему полезен, он будет  с удовольствием слушать.

4. Аргументация.

Задача. Детально обосновать и защитить свои предложения.

Любым возможным  способом постарайтесь убедить собеседника  в пользе ваших предложений, учитывая внутреннюю борьбу между желаниями  и реальными возможностями. Чтобы  собеседник мог «сохранить свое лицо».

Общие рекомендации проведения аргументации:

1. способы и темпы аргументации должны соответствовать особенностям вашего собеседника;
2. вести аргументации корректно по отношению к собеседнику;
3. наглядно излагать свои доказательства.

На основе вызываемого интереса убедить собеседника в том, что он поступает разумно, согласившись с вашими предложениями, так как он принесет ему и фирме определенную пользу.

5. Опровержение  и нейтрализация замечаний.

Задача. Выявить интерес и устранить  сомнения у собеседника.

Выслушайте собеседника до конца. Выявите цели, которые преследует собеседник, его позиции.

Опровержение  замечаний собеседника должно быть убедительно и корректно. Будьте дружески и позитивно настроены. Находите во время беседы приемлемые компромиссы. Не спешите, дайте собеседнику достаточно времени для того, чтобы он постепенно убедился в правильности ваших предложений.

Если собеседник ведет себя все же осторожно и  не видит возможности применения ваших предложений, то, вызвав интерес  у собеседника и, убедив его в  целесообразности высказанного, вы должны выяснить, понять и разграничить его желания.

6. Принятие решения.

Задача. Преобразовать  интересы в окончательные решение.

Не навязывайте  готового решения. В окончательном  решении учтите интерес собеседника.

Постарайтесь не допускать впечатления, что собеседник под вашим давлением сдался или чрезвычайно далеко отошел от своих первоначальных позиций.