Отчет по практике в ООО «Окно»

 

Условные  обозначения в табл.1:

Д – директор;

КД –  коммерческий директор;

ФД –  финансовый директор;

ГБ –  главный бухгалтер;

Ю – юрист.

Из представленной матрицы распределения функций  управления в ООО «Окно» можно сделать вывод, что основная «тяжесть» управления лежат на директоре и коммерческом директоре, так как они выполняют в основном все реализующиеся в деятельности организации функции. Но, так как организация не крупная, и руководящий состав представлен малым количеством персонала, это нормальная ситуация. Кроме этого, отмечаю, что в ООО «Окно» существует должность финансового директора, который выполняет одну функцию и его деятельность копирует выполнение работы (выполнение функциональных обязанностей) главного бухгалтера и частично директора организации. Поэтому, данную ситуацию выделяем как проблемную, требующую решения.

Рассмотрим  организационную структуру ООО  «Окно» .

 

Рис.  Организационная структура  торговой организации ООО «Окно»

 

Рассмотрим  выполнение функциональных обязанностей персонала ООО «Окно».

Директор ООО «Окно» осуществляет оперативное руководство деятельностью общества и наделяется всеми необходимыми полномочиями для выполнения этой задачи. Директор осуществляет свою деятельность в строгом соответствии с действующим законодательством и Уставом ООО «Окно».

Основные функции директора  объекта исследования:

1. Контролирует реализацию планов предприятия, направленных на организацию сбыта продукции в установленные сроки, в количестве и ассортименте, предусмотренном планом.

2. Участвует в формировании стратегических планов развития предприятия.

3. Обеспечивает выполнение планов продаж.

4. Развивает прибыльные новые направления одновременно с расширением существующего бизнеса.

5.  Налаживает взаимовыгодные отношения со стратегическими и новыми клиентами.

6. Осуществляет взаимодействие ключевыми клиентами.

7. Ставит  четкие и выполнимые задачи перед непосредственными подчиненными, которые соответствуют целям предприятия.

8. Анализирует ход выполнения поставленных задач и вносит соответствующие коррективы.

9.  Анализирует отчеты по продажам по каждому направлению как команды в целом, так и по каждому сотруднику.

10. Отслеживает соблюдение ценовой политики .

11. Реализует программы, направленные на продвижение продукции.

12. Бюджетирование: разрабатывает, согласует и контролирует  бюджет предприятия.

13. Кадровая  работа: Оперативное руководство сотрудниками предприятия, оценка эффективности работы, оценка ресурсов для выполнения необходимого объема работы, прием и увольнение сотрудников.

14. Разработка  документов: Должностные инструкции, внутренние документы.

Коммерческий директор:

1. Осуществляет  руководство финансово-хозяйственной  деятельностью предприятия в  области материально-технического  обеспечения, закупки и хранения  продукции, сбыта продукции на рынке и по договорам поставки, транспортного и административно-хозяйственного обслуживания.

2. Организует  участие подчиненных ему служб  и структурных подразделений  в составлении перспективных и текущих планов производства и реализации продукции, определении долговременной стратегии коммерческой деятельности и финансовых планов предприятия, а также в разработке стандартов  качества хранения  алкогольной продукции и транспортирования, реализация продукции.

3. Принимает  меры по своевременному заключению  хозяйственных и финансовых договоров  с поставщиками и потребителями   продукции, расширению прямых  и длительных связей, обеспечивает  выполнение договорных обязательств  по поставкам продукции (по  количеству, номенклатуре, ассортименту, качеству, срокам и другим условиям поставок).

4. Осуществляет  контроль над реализацией продукции,  материально-техническим обеспечением  предприятия, финансовыми и экономическими  показателями деятельности предприятия, за правильным расходованием оборотных средств и целевым использованием банковского кредита и обеспечивает своевременную выплату заработной платы рабочим и служащим.

5. Руководит  разработкой мер по улучшению экономических показателей, повышению эффективности производства, укреплению финансовой дисциплины. Участвует от имени предприятия в ярмарках, торгах, на выставках, реализации.

6. Обеспечивает своевременное составление сметно-финансовых и других документов, расчетов, установленной отчетности о выполнении планов по сбыту продукции, финансовой деятельности  и работы транспорта.

7. Координирует работу подчиненных ему служб и подразделений.

Финансовый директор: 
1. Организует управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе  реализации продукции  и получения максимальной прибыли.  
2. Определяет источники финансирования организации.

Бухгалтерскую работу ведёт главный бухгалтер. Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.

Объектами бухгалтерского учета являются имущество  организации, ее обязательства, коммерческие и хозяйственные операции, осуществляемые организацией в процессе деятельности.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета  в организации, соблюдение законодательства при выполнении всех операций несет  руководитель организации.

Все хозяйственные  и коммерческие операции, проводимые в ООО «АРЦ» оформляются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документы, которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются директором и бухгалтером.

Бухгалтерская отчетность состоит из:

а) бухгалтерского баланса;

б) отчета о прибылях  и убытках;

в) приложений к ним, предусмотренных нормативными актами;

д) пояснительной  записки.

Бухгалтерская отчетность составляется, хранится и  представляется пользователем бухгалтерской  отчетности в установленной форме  на бумажных носителях.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки им товарно-материальных ценностей, выполнения работ или  услуг либо единовременно с ними с согласия организации или по ее поручению. На поставку товаров заключается  договор. По договору поставки поставщик  обязуется передать в обусловленный  срок или сроки производимые или закупаемые им товары.

Бухгалтер-кассир занимается денежными  расчётами с клиентами, сотрудниками торговой организации ООО «Окно», заполняет необходимые документы и ведёт предусмотренную данной деятельностью отчётность.

Юрист занимается составлением договоров с поставщиками и потребителями, контактирует с  внешними организациями.

Начальник складского комплекса занимается решением вопросов по отгрузке, хранению и отправке товара по назначению. В его подчинении работают водители и грузчики. В  ООО «Окно» работают как штатные водители, так и наёмные.

Начальник торгового отдела занимается пополнением  клиентской базы. В его подчинении трудятся торговые представители.

Автор дипломной  работы предлагает изменение в организационно-штатной  структуре ООО «Окно» - упразднение должности финансового директора. 

Функциональные  обязанности финансового директора  в равной мере и с равной ответственностью выполняет главный бухгалтер  организации, поэтому данные изменения  не потребуют  дополнительных мероприятий  по совершенствованию функциональной структуры.

 

Таблица

Методы управления применяемые в ООО «Окно»

Группа методов	Методы руководства (уровень применения)
Административные методы	Штатное расписание; должностные инструкции (на очень низком уровне, многие из них отсутствуют); организация рабочего места
	Коллективный договор; правила трудового  распорядка (отсутствует данный документ)
	Приказы; распоряжения
	Целевое планирование; контроль исполнения
	Дисциплинарная ответственность  и взыскания (замечание, выговор, увольнение)
	Административная ответственность
Экономические методы	Материальная ответственность и  взыскания (штрафы)
	Фонды стимулирования (слабо применяются, нет регламентов применения)
	Вознаграждения, премии (не регламентировано)
Социально-психологические методы	Собрания
	Психологическое воздействие (убеждения, требования, похвала, совет) – в действительности применяя редко.

 

Кадровую  политику ООО «Окно» формирует директор. Одной из важных функций директора объекта исследования является управление персоналом. Специфика реализации этой функции во многом определяется отраслевыми особенностями деятельности торговых предприятий.

Отличительной особенностью предприятий этой отрасли  является высокий объем трудовых операций, непосредственно связанных  с обслуживанием клиентов и требующих  прямого контакта с ними. А эти  операции с трудом поддаются механизации  и автоматизации, что определяет высокую долю затрат живого труда  на предприятиях отрасли (в общей  сумме издержек обращения розничных  торговых предприятий затраты на содержание персонала составляют 40-50%, на оптовых торговых предприятиях – 30 – 40%).

Главная цель управления персоналом ООО «Окно» состоит в формировании численности и состава работников, отвечающих специфике деятельности данного оптово - торгового предприятия и способных обеспечивать основные задачи его развития в предстоящем периоде.

Люди, работающие в организации, сильно отличаются друг от друга по многим параметрам: пол, возраст, образование, семейное положение  и т.д. Все эти отличия могут  оказывать серьезное влияние  как на характеристики работы и поведение  отдельного работника, так и на действие и поведение других членов организации. Поэтому задача управления состоит  в том,  чтобы способствовать развитию положительных результатов деятельности каждого отдельного человека и стараться  устранять отрицательные последствия  его действий.

Персонал - это работники, выполняющие производственные или управленческие операции и занятые  переработкой предметов труда с  помощью средств  труда. В целях эффективного управления процессом формирования и использования персонала на предприятии  оптовой торговли применяется классификация работников по следующим основным признакам:

1. По категориям: управленческий – 3 человека, производственный (выполняющий работу по основному виду деятельности)  – 10 человек,  вспомогательный – 6 человек;
2. по должностям и профессиям: руководители – 3 человека, специалисты – 5 человек, торговые представители – 5 человек,  грузчики – 3 человека, водители – 3 человека (штатное расписание представлено в табл.4);
3. социальная структура работников ООО «Окно» представлена на рис.

 

Таблица

Штатное расписание ООО «Окно»

(на 31.06.2010 года)

№	Должность	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад)	Всего
1.	Директор	1	10 000	10 000
2.	Коммерческий директор	1	10 000	10 000
3.	Финансовый директор	1	10 000	10 000
4.	Главный бухгалтер	1	9 000	9 000
5.	Бухгалтер-кассир	1	8 000	8 000
6.	Юрист	1	9 000	9 000
7.	Начальник торгового отдела	1	8 000	8 000
8.	Начальник складского комплекса	1	8 000	8 000
9.	Торговый представитель	5	8 000	40 000
10.	Водитель	3	7 000	21 000
11.	Грузчик	3	7 000	21 000
	Итого	19	101 000	154 000