Отчёт по практике в ООО «Молочные технологии»

Основы линейных структур составляет так называемый "шахтный" принцип построения и специализация управленческого процесса по функциональным подсистемам организации (маркетинг, производство, исследования и разработки, финансы, персонал и т. д.). По каждой подсистеме формируется иерархия служб ("шахта"), пронизывающая всю организацию сверху донизу. Результаты работы каждой службы оцениваются показателями, характеризующими выполнение ими своих целей и задач. Соответственно строится и система мотивации и поощрения работников. При этом конечный результат (эффективность и качество работы организации в целом) становится как бы второстепенным, так как считается, что все службы в той или иной мере работают на его получение.

Преимущества линейной структуры:

- четкая система взаимных связей  функций и подразделений;

- четкая система единоначалия - один руководитель сосредотачивает в своих руках руководство всей совокупностью процессов, имеющих общую цель;

- ясно выраженная ответственность;

- быстрая реакция исполнительных  подразделений на прямые указания  вышестоящих.

Недостатки линейной структуры:

- отсутствие звеньев, занимающихся вопросами стратегического планирования;

- в работе руководителей практически  всех уровней оперативные проблемы ("текучка") доминирует над стратегическими;

- тенденция к волоките и перекладыванию  ответственности при решении  проблем, требующих участия нескольких подразделений;

- малая гибкость и приспособляемость  к изменению ситуации;

- критерии эффективности и качества  работы подразделений и организации  в целом - разные;

- тенденция к формализации оценки  эффективности и качества работы  подразделений приводит обычно к возникновению атмосферы страха и разобщенности;

- большое число "этажей управления" между работниками, выпускающими  продукцию, и лицом, принимающим  решение;

- перегрузка управленцев верхнего  уровня;

- повышенная зависимость результатов  работы организации от квалификации, личных и деловых качеств высших управленцев.

Документы находятся в постоянном движении, что отражает их принципиальное назначение как носителя информации.

Движение документов связывается с понятием документооборота, который входит в сферу технологических основ документационного обеспечения управления (ДОУ).

Под внутренним документооборотом понимается движение документов внутри учреждения, фирмы с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Движение документов также наблюдается между учреждениями, организациями и предприятиями. Оно именуется внешним документооборотом. Движение документов на бумажных, магнитных или других носителях, по линиям связи объективно сопровождает любую управленческую деятельность.

Процесс управления и документооборот жестко связаны единой технологией реализации функций управления.

Целью документооборота является информационное обеспечение управленческой деятельности, т.е. своевременная доставка ценной, полезной, своевременной, полной и достоверной информации руководителям и специалистам учреждения, фирмы, необходимой им для выполнения возложенных на них функций, принятия решений и фактического претворения их в жизнь. При этом необходимо учитывать, что этим лицам нужны не сами документы, а содержащиеся в них сведения, данные и факты.

Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета численности сотрудников документационных служб, выбора типов и количества средств организационной и вычислительной техники и других целевых исследований. Объем документооборота характеризует своего рода “производительность” труда служащих, уровень эффективности их деятельности, степень реальной загруженности решением функциональных задач. С другой стороны, рост объема документооборота сигнализирует о наращивании бюрократизации аппарата, расширении бумажного стиля руководства и необоснованном разбухании штатной численности работников, снижении эффективности документационных процессов, ошибочности принципов распределения функций среди руководителей и специалистов.

Информационный поток — информация, рассматриваемая в процессе ее движения в пространстве и времени в определенном направлении.

ООО «Молочные технологии» распространяет и получает информацию по следующим каналам:

1) Прайс (адресная рассылка)

2) Телефон и факс (оперативная информация)

3) Объявления на сайтах (информация  в Интернете)

Входной и выходной документопоток представляют счета, счет-фактуры и накладные. Также фирма осуществляет перевод и получение денежных средств через банк, в котором имеет расчетный счет.

К внутреннему кадровому документопотоку в ООО «Молочные технологии» можно отнести приказы о назначении на должности, о государственном отпуске, о премии, отпуске без оплаты.

Финансовый документопоток включает в себя расчетные ведомости на зарплату, кассовую книгу, вкладной лист кассовой книги, платежные поручения.

Складская деятельность сопровождается такими документами как счета-фактуры, накладные, оборотно-сальдовые ведомости по счету 41.1.

Филиал ООО «Молочные технологии» в Волгограде является торговой фирмой и поэтому не имеет собственного производства. Она осуществляет торгово-закупочную деятельность. В распоряжении организации находится склад площадью 100 м. На нем хранится оборудование для продажи. Для удобства, оборудование по складу перемещается на грузоподъемной тележке. В офисе, для осуществления своих функций, у предприятия есть телефон-факс, компьютер, принтер.

Продажа осуществляется по следующей схеме - после ознакомления клиента с представленным ассортиментом, согласовывается наименование товара и цена. При внесении предоплаты товар может быть получен самовывозом или через предприятие грузовых перевозок, по накладным и счет-фактурам.

Текущее планирование осуществляется путем детальной разработки (обычно на один год) оперативных планов для компании в целом и ее отдельных подразделений, в частности, программ маркетинга, планов по научным исследованиям, планов по производству, материально-техническому снабжению. Основными звеньями текущего плана производства являются календарные планы (месячные, квартальные, полугодовые), которые представляют собой детальную конкретизацию целей и задач, поставленных перспективным и среднесрочным планами. Календарные планы составляются на основе сведений о наличии предварительных заказов.

Реализация оперативных планов осуществляется через систему бюджетов, или финансовых планов, которые составляются обычно на год или на более короткий срок по каждому отдельному подразделению, а затем консолидируются в единый бюджет, или финансовый план предприятия.

Благодаря финансовому прогнозированию и финансовому планированию директор предприятия способен определить будущие финансовые потребности компании и определить цели, достижение которых поможет сохранить намечаемые уровни прибыльности. Если прогноз указывает на недостаток финансовых средств, директор имеет возможность сказать, когда и сколько денег потребуется компании. Это необходимо для того, чтобы определить ту финансово-кредитную политику, которая должна проводиться для успешного решения поставленных перед компанией задач.

Разработка бюджета требует изучения внешних и внутренних экономических условий работы организации, частью которых являются возможные изменения инфляционной политики страны в ближайшем будущем.

Необходимо предусмотреть любые изменения в стоимости товаров и услуг. Рынок должен быть изучен с точки зрения изменений спроса, вызванных ростом конкуренции со стороны вновь открываемых предприятий.

Организационно процесс централизованного планирования у большинства фирм осуществляется "сверху вниз". Это означает, что плановые директивы разрабатываются на высшем уровне управления, где определяются цели, основные направления и главные задачи развития предприятия и предпринимаются попытки взаимоувязать все звенья производственного механизма. Затем на более низких ступенях управления эти цели и задачи конкретизируются применительно к деятельности каждого подразделения. Это уже чисто технологическое планирование, устанавливающее пропорции и объемы предоставляемых услуг. После соответствующего согласования плановых заданий с конкретными исполнителями планы окончательно утверждаются высшим руководством.

Чтобы иметь возможность правильно определить цели и задачи для каждого подразделения, высшее руководство должно располагать данными о состоянии и развитии каждой службы и каждой услуги, предоставляемой предприятием. Эти данные обычно содержатся в программах маркетинга, которые кладутся в основу разработки плана во всех подразделениях.

В ООО «Молочные технологии» существует система текущего планирования. Руководитель организации определяет количественную номенклатуру закупок и на основе предварительных заказов разрабатываются сроки реализации. Среднесрочного и долгосрочного планирования нет, поскольку это небольшая организация и средства для исследований на перспективу отсутствуют.

В настоящее время практически на любом российском предприятии применяются те или иные формы внутреннего контроля. Однако рост предприятий, усложнение их организационных структур предъявляет более широкие требования к системам внутреннего контроля и делает особо актуальной задачу повышения их качества. Поэтому задача формирования эффективной системы внутреннего контроля должна стать одной из главных частей бизнес-стратегии организации.

Подытоживая мнения различных специалистов в области внутреннего контроля и аудита, можно охарактеризовать понятие системы внутреннего контроля (СВК) для компаний как совокупность организационной структуры управления, методик и процедур, принятых и постоянно осуществляемых головной организацией, руководителями филиалов, службой внутреннего аудита и сотрудниками компании, направленных:

1) на совершенствование финансово-хозяйственной  деятельности компании и обеспечение  ее результативности;

2) сохранность имущества и других  активов;

3) предотвращение или снижение  степени внутренних и внешних  рисков;

4) обеспечение полноты и достоверности  всех видов отчетности;

5) соблюдение требований российского  законодательства и внутренних  регламентов компании;

6) результат эффективности и  экономичности управления бизнес-процессами.

Система внутреннего контроля должна обеспечивать не только сбор информации обо всех аспектах деятельности, но и принятие эффективных управленческих решений на основе ее анализа, а также обратную связь. В систему контроля включаются также известные процедуры проверки документирования хозяйственных операций, предотвращения ошибок и искажений, своевременности и достоверности бухгалтерской отчетности, обеспечения сохранности имущества, исполнения приказов и распоряжений, соблюдения российского законодательства и т. п.

ООО «Молочные технологии» по закону не подлежит обязательной ежегодной аудиторской проверке. Контроль за деятельностью организации осуществляют директор, его заместитель и бухгалтер. Это выражается в регулировании доходов и затрат от деятельности торгового предприятия.

 

2. Характеристика рынка сбыта. Сравнительный анализ конкурентов

 

На основе давних экономических связей ООО «Молочные технологии» поставляет оборудование и запчасти по всем регионам России.

Сравнительный анализ цен ООО «Молочные технологии» и ближайших конкурентов представлен в таблице.

Цены на некоторые наименования продукции ООО «Молочные технологии» и ближайших конкурентов:

 

Наименование	Стоимость
	Молочные технологии	Медоз-Агро	Экомаш	КомплектМолСервис
Ванна нормализации	134520	125000	145000	140000
Ванна пастеризационная	116820	110000	125000	130000
Заквасочная установка	143000	150000	155000	155000
Насос центробежный бм3/ч	12626	13500	14000	13200
Насос самовсасывающий 10мЗ/ч	12980	13800	14500	13500
Насос роторный для сливок 2мЗ/ч	49914	42000	47000	43000
Электродвигатель к насосу Г2-ОПА	3500	3500	3600	3600
Торцевое уплотнение к насосам	160	180	200	210
Кран проходной пробковый	4800	4600	4800	4838
Клапан 3-х ходовой дисковый	5546	5800	6000	5720
Отвод "С" (под сварку)	200	200	170	200
Муфтовое соединение	531	520	520	538
Прокладка в муфтовое соединение	10	10	12	12