Подготовка и проведение деловых преговоров

   Приведенные методы ведения переговоров носят  общий характер. Существует ряд приемов, способов и принципов, детализирующих и конкретизирующих их применение. 

1.3. Этика и психология деловых бесед и переговоров

     Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может иметь самостоятельный характер, предварять переговоры или быть их составной частью.

     Переговоры  имеют более официальный, конкретный характер и, как правило, предусматривают подписание документов, определяющих взаимные обязательства сторон (договоров, контрактов и т.д.).

     Основные  элементы подготовки к переговорам: определение предмета (проблем) переговоров, поиск партнеров для их решения, уяснение своих интересов и интересов партнеров, разработка плана и программы переговоров, подбор специалистов в состав делегации, решение организационных вопросов и оформление необходимых материалов (документов, чертежей, таблиц, диаграмм, образцов предлагаемых изделий и т.д.). 

     Схема №1. Ход переговоров: 

 

 

 

 
 

     Первым  этапом переговорного процесса может  быть ознакомительная встреча (беседа), в процессе которой уточняется предмет  переговоров, решаются организационные  вопросы, или встреча экспертов, предваряющая переговоры с участием руководителей и членов делегаций. Успех переговоров в целом во многом зависит от результатов таких предварительных контактов.

     Заслуживают внимания шесть основных правил налаживания  отношений между партнерами на предварительных переговорах и рекомендации по их реализации, предлагаемые американскими специалистами. Эти правила, кстати, сохраняют свое значение и в ходе ведения переговоров.

     1. Рациональность. Необходимо вести  себя сдержанно. Неконтролируемые  эмоции отрицательно сказываются на переговорном процессе и способности принятия разумных решений.

     2. Понимание. Невнимание к точке  зрения партнера ограничивает  возможности выработки взаимоприемлемых  решений.

     3. Общение. Если ваши партнеры  не проявляют большой заинтересованности, все же постарайтесь провести с ними консультации. Это позволит сохранить и улучшить отношения.

     4. Достоверность. Ложная информация  ослабляет силу аргументации, а  также неблагоприятно влияет  на репутацию.

     5. Избегайте менторского тона. Недопустимо  поучать партнера. Основной метод - убеждение.

     6. Принятие. Постарайтесь принять  другую сторону и будьте открыты  для того, чтобы узнать нечто  новое от партнера.

     Наиболее  оптимальными днями для переговоров  являются вторник, среда, четверг.

     Самое благоприятное время дня - через полчаса - час после обеда, когда мысли о еде не отвлекают от решения деловых вопросов.

     Благоприятная среда для переговоров может  быть создана, в зависимости от обстоятельств, в вашем офисе, представительстве  партнера или на нейтральной территории (конференц-зал, приспособленные для переговоров номер гостиницы, зал ресторана и т.д.).

     Успех переговоров во многом определяется умением задавать вопросы и получать исчерпывающие ответы на них. Вопросы  служат для управления ходом переговоров  и выяснения точки зрения оппонента. Правильная постановка вопросов способствует принятию нужного вам решения.

     Успешное  ведение деловых бесед и переговоров  во многом зависит от соблюдения партнерами таких этических норм и принципов, как точность, честность, корректность и такт, умение выслушать (внимание к чужому мнению), конкретность.

     Точность. Одна из важнейших этических норм, присущих деловому человеку. Срок договоренности необходимо соблюдать с точностью  до минуты. Любое опоздание свидетельствует  о вашей ненадежности в делах.

     Честность. Включает не только верность принятым обязательствам, но и открытость в  общении с партнером, прямые деловые  ответы на его вопросы.

     Корректность  и такт. Не исключает настойчивости  и энергичности в ведении переговоров  при соблюдении корректности. Следует избегать факторов, мешающих ходу беседы: раздражения, взаимных выпадов, некорректных высказываний и т.д.

     Умение  выслушать. Внимательно и сосредоточенно слушайте. Не перебивайте говорящего.

     Конкретность. Беседа должна быть конкретной, а не отвлеченной, и включать факты, цифровые данные и необходимые подробности. Понятия и категории должны быть согласованы и понятны партнерам. Речь должна подкрепляться схемами и документами.

     И последнее, негативный исход деловой  беседы или переговоров не является основанием для резкости или холодности при завершении переговорного процесса. Прощание должно быть таким, чтобы в расчете на будущее позволило сохранить контакт и деловые связи.

     На  результаты переговоров влияет много  факторов: восприятие, эмоции, позиции разных сторон и другие. Для решения различных споров очень важным бывает выяснение образа мысли, мышление оппонентов, что очень способствует успешному ведению переговоров.

     Важным  моментом в ведении переговоров  являются также эмоции, которые необходимо подавлять так называемым методом « выпуска пара», что позволяет освободиться от чувства гнева, страха возникающих в спорах. Кроме того, враждебную ситуацию снимают извинения, выражения сожаления, обмен рукопожатиями, недорогие подарки.

     Объективные критерии должны быть законными и практичными, независимо от желания сторон.

     Переговоры  — это средство взаимосвязи между людьми, предназначены для достижения соглашения, когда обе стороны имеют совпадающие либо противоположные интересы.     

   Стадия  достижения согласия включает следующие этапы.

• выявление вариантов для соглашения:
• подробно рассматриваются интересы обеих сторон;
• устанавливается связь между интересами и имеющимися вариантами решений проблемы;
• оценивается эффективность выбираемых вариантов решений.

   Окончательное обсуждение вариантов решений:

• выбирается один из имеющихся вариантов;
• посредством уступок сторонами происходит движение сторон навстречу друг другу;
• создается более совершенный вариант на основе выбранного;
• формулируется окончательное решение;
• стороны работают над процедурой достижения основного соглашения.

   Достижение  формального согласия:

• достигается согласие, которое может быть представлено в виде юридического документа (договора, контракта);
• обговариваются условия выполнения договора (контракта);
• разрабатываются возможные пути преодоления вероятных препятствий выполнению договора (контракта);
• предусматривается процедура контроля его выполнения;
• договоренности придается формализованный характер, и разрабатываются механизмы принуждения и обязательств гарантии выполнения, справедливость и беспристрастность контроля.

1.4. Анализ итогов деловых переговоров

     Заключает деловую часть переговоров преобразование интересов партнера в окончательное  решение (решение принимается на основе компромисса).

     Если  ход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые затрагивались  в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных  моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе переговоров достигнут определенный прогресс. Целесообразно, также основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч.

     При негативном исходе переговоров необходимо сохранить субъективный контакт  с партнером по переговорам. В  данном случае, акцентируется внимание не на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем; Т.е. следует отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто позитивных результатов. Желательно найти такую тему, которая представит интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непринужденной атмосферы прощания.

     Протокольные  мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров, несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач и могут либо способствовать успеху, либо, наоборот, создать предпосылку для их неудачи.

     Деловой протокол охватывает широкое поле своей деятельности: это организация встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, обеспечение сувенирами, форма одежды, культурная программа ит.п. Для решения этих вопросов целесообразно создать в организации протокольную группу (2—3 чел.), которая будет заниматься протокольными формальностями.

Переговоры  можно считать завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их результаты, когда приняты необходимые  меры для их реализации; сделаны  определенные выводы для подготовки следующих переговоров.

   Анализ  итогов переговоров преследует следующие  цели:

• сравнение целей переговоров с их результатами;
• определение мер и действий, вытекающих из результатов переговоров;
• деловые, личные и организационные выводы для будущих переговоров или продолжения проводившихся.

   Анализ  итогов деловых переговоров должен проходить по следующим трем направлениям:

   1. Анализ сразу по завершении переговоров - такой анализ; помогает оценить ход и результаты переговоров, обменяться впечатлениями и определить первоочередные мероприятия, связанные с итогами переговоров (назначить исполнителей и определить сроки выполнения достигнутого соглашения);

   2. Анализ на высшем уровне руководства организацией - такой анализ результатов переговоров имеет следующие цели:

• обсуждение отчета о результатах переговоров и выяснение отклонения от ранее установленных директив;
• оценка информации об уже принятых мерах и ответственности;
• определение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров;
• получение дополнительной информации о партнере по переговорам.

   3. Индивидуальный анализ деловых переговоров — это выяснение ответственного отношения каждого участника к своим задачам и организации в целом. Это критический самоанализ в смысле контроля и извлечения уроков из переговоров.

   В процессе индивидуального анализа можно получить ответы на следующие вопросы:

• правильно ли были определены интересы и мотивы партнера по переговорам?
• соответствовала ли подготовка к переговорам реальным условиям, сложившейся ситуации и требованиям?
• насколько правильно определены аргументы о компромиссе?
• что определило результат переговоров? как исключить в будущем негативные нюансы  в процедуре проведения переговоров?
• кто и что должен делать, чтобы повысить эффективность переговоров?

   Получение объективного и полного ответа на последний вопрос будет играть решающее значение для будущности организации. 

1.5. Возможные недостатки при ведении переговоров

   “Холодный запуск”. Партнер вступает в переговоры, не обдумав предварительно в достаточной  степени:

• их необходимость и цель;
• сложности и возможные последствия.

   В этом случае за ним лишь “ответный  ход”, т. е. он будет реагировать, а  не действовать (не от него будет исходить инициатива).