Процесс исследования систем управления

Актуальность такого подхода к менеджменту вызвана особенностями сложившейся глобальной цивилизационной ситуации. Можно выделить следующие ее особенности. К середине XX века энергетические, вещественные технологии, прикладные знания поддержания равновесия жизнедеятельности общества стали обновляться по несколько раз в пределах одного поколения. В силу этого снизилась их роль как средства социализации, как способов социального наследования поведения и управления развитием социального пространства. В этой связи в 60-80-е годы Запад переживал информационную, управленческую и концептуальную революции. На этом новом базисе теперь происходят коренные изменения в бизнесе, науке, образовании, социальной организации общества, а также рост экономики и конкурентоспособности наций.

В основе такого подхода к описанию систем управления лежит представление о том, что приоритетным в организации является человеческий ресурс, интеллектуальная собственность и управленческие ноу-хау. Осуществляется переход к наукоемким социальным технологиям. Они обеспечивают социальное наследование на основе научных данных, технологизации и информатизации социального пространства, а не на основе интуиции и традиций, как прежде. Именно в этой связи актуально изучение дисциплины "Исследование систем управления".

И главное, такой подход способствует транспарентности систем управления. Характеристике "транспарентность управления" в современном деловом мире уделяется значительное внимание. Термин "транспарентность" происходит от слова "транспарант" и означает "прозрачность" управления. Значимость характеристики "транспарентность управления" является следствием перехода многих корпораций, стран к инновационному типу развития общества, при котором наиболее значимым источником развития жизнедеятельности общества рассматривается инновация. Инновация - это средство общественных изменений, позволяющее адаптировать жизнедеятельность общества к условиям природной, географической среды, общецивилизационным процессам наиболее рациональным образом.

1.2. Анализ системы управления.

Прежде чем регулировать какой-либо процесс, необходимо изучить его, знать основные стадии его развития, взаимосвязь между стадиями, характеристики компонентов. Изучение системы управления - это анализ взаимосвязи и взаимодействия составляющих системы и их вклада в достижение цели организации.

Обычно анализ системы управления содержит следующие этапы:

а) выбор масштаба детализации процесса управления, например на уровне отделов, цехов или на уровне рабочих мест;

б) выбор аспектов, которые должны быть определены и проанализированы, например экономический аспект управления, социальный, правовой и другие;

в) выбор способа, техники отображения системы;

г) описание системы управления;

д) анализ, оценка и представление на утверждение документации, содержащей характеристики системы.

В современных условиях такой анализ целесообразно производить с помощью компьютерных технологий. На рынке информационных технологий появляются программные продукты, которые дают возможность менеджеру осуществлять описание и моделирование производственных и хозяйственных процессов, минуя посредников, например, в лице аналитиков, программистов. Эти программные продукты предназначены для реинжиниринга (реорганизации) производств.

Обычно они содержат графический объектно-ориентированный язык для описания моделей и проектов, средства анимации и имитационного моделирования реконструируемых процессов, методы искусственного интеллекта для представления экспертных знаний о реальных процессах. Эти средства позволяют моделировать и реконструировать бизнес-процессы руководителям соответствующего уровня без посредников в лице программистов, аналитических служб и т.п.

2.                  Процесс исследования систем управления.

Процесс исследования осуществляется в рамках управляемой системы и управляющих подсистем, следо­вательно, касается всех аспектов деятельности организа­ции. Исследованию подлежат сильные и слабые стороны организации, процесс производства и сбыта (на предприятии),  финансовое  состояние,  службы  маркетинга. персонал, а также организационная культура.

Исследование систем управления — это вид деятель­ности, направленный на развитие и совершенствование управления в соответствии с постоянно изменяющими­ся внешними и внутренними условиями. В условиях динамичности современного производства и общест­венного устройства управление должно находиться в состоянии непрерывного развития, которое сегодня не­возможно обеспечить без исследования путей и возможностей этого развития, без выбора альтернативных направлений. Исследование управления осуществляется в каждодневной деятельности менеджеров и персонала и в работе специализированных аналитических групп, лабораторий, отделов. Иногда для проведения исследо­вания приглашают консультационные фирмы. Необхо­димость в исследованиях систем управления продикто­вана достаточно большим кругом проблем, с которыми приходится сталкиваться многим организациям. От правильного решения этих проблем зависит успех ра­боты этих организаций. Исследования систем управле­ния могут быть различными как по целям, так и по ме­тодологии их проведения.

Всякое исследование представляет собой процесс, который отра­жает объективные этапы выполнения работы. Процесс исследования систем управления состоит из 14 этапов.

Первый этап - обнаружение проблемы - состоит из комбинации и последовательности различных операций выявления проблемы, ее формулировки, оценки и обоснования, переводе проблемы на науч­ный язык.

На втором этапе происходит выбор метода сбора данных в зави­симости от типа исследования и используемых методов оценки точно­сти и достоверности его результатов, затрат времени и финансовых средств на исследования, возможностей проведения нескольких ва­риантов исследования и проверки их результатов.

Анализ данных на третьем этапе позволяет правильно выбрать струк­туру информации, собрать конкретные данные в эту структуру. При раз­работке структуры данных надо отделить существенную информацию от несущественной.

Диагностика проблемы позволяет установить причины ее возник­новения, уровень иерархии системы управления, на котором возникла и может быть устранена проблема.

Цель исследования системы достигается тем состоянием объекта управления в будущем, в которое его можно будет привести с помо­щью комплекса управляющих воздействий, найденных при исследова­нии системы. Критерий оценки эффективности работы системы позво­ляет оценить качество решения проблемы и степень достижения по­ставленных целей. Разработка (генерация) вариантов решения пробле­мы может быть осуществлена как интуитивно, эвристически, так и с помощью модели. До применения управляющих воздействий необхо­димо оценить последствия применения каждого варианта управляю­щих воздействий на систему.

Верификация прогноза - это оценка функциональной полноты, точ­ности и достоверности прогноза. Проведение верификации необходи­мо, так как в противном случае управляющее воздействие на систему может привести к нежелательным последствиям. Обычно первые девять этапов исчерпывают теоретический аспект исследования систе­мы управления.

Следующие этапы процесса исследования представляют собой процесс внедрения результатов исследования в управление системой. Решение об изменении работы системы управления согласно с пред­ложенными исследователями управляющими воздействиями осуществ­ляется руководством предприятия, фирмы.

После принятия решения устанавливают основные положения (про­граммирование) для изменения работы организации, которые затем детально разрабатываются в виде директив (планов) для целенаправ­ленной деятельности по реализации нового управления. Все директи­вы, составляющие решение проблемы, доводятся до исполнителей, и под контролем в точно обозначенные сроки происходит исполнение найденного в результате исследования системы управления решения.

2.1. Планирование исследования системы управления.

Планирование исследования системы управления включает следующие этапы:

1) предварительное описание системы управления на основании изучения документов и интервью с руководителями с целью выявления круга проблем организации, интересов ее менеджмента;

2) формулировка целей исследования системы управления, условий и необходимых ресурсов;

3) разработка и утверждение у заказчика задания на проведение исследования;

4) сбор необходимых данных;

5) описание системы управления и фиксация проблемных областей;

6) моделирование системы управления и выявление проблем ее адаптации или развития;

7) разработка рекомендаций по решению проблем управления или реорганизации системы управления;

8) обсуждение проблем и рекомендаций по их решению с менеджерами организации;

9) адаптация рекомендаций к возможностям менеджмента и персонала организации;

10) сопровождение реализации рекомендаций, необходимые консультации с менеджерами организации.

2.2. Этапы исследования.

Методология исследования систем управления осно­вывается на разумной организации деятельности руково­дителей и менеджеров предприятия по рационализации системы управления. Она предполагает определение це­лей, предмета исследований, границ исследования, вы­бор средств и методов исследований, средств (ресурсов) и этапов проведения исследовательских работ. Любое   исследование   осуществляется   в   несколько этапов.

На первом этапе необходимо выявить потребности в исследовании, проанализировать проблемы, стоящие перед конкретной системой управления, выбрать из них главную, определяющую важность и первостепенность проведения исследования. Для этого проблема должна быть четко сформулирована.

Под проблемой понимается несоответствие фактиче­ского состояния управляемого объекта (например, произ­водства продукции) желаемому или заданному (заплани­рованному). Именно в связи с отклонением от плановых (или нормативных) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в органи­зациях. Но их источником может быть и изменение са­мих целей или нормативов. Например, если в результате анализа информации о продажах изделия руково­дство предприятия принимает решение о снятии его с производства и переключении на другой вид продук­ции, это может радикально изменить целевые установ­ки всех подразделений, связанных с данными видами продукции. Менеджеры должны заново составить пла­ны, найти и перераспределить ресурсы, организовать обучение персонала и т.д.

Совершенно очевидно, что введение изменений, тре­бующих для реализации ресурсов и времени, должно быть обосновано анализом факторов, оказывающих воз­действие на состояние и положение организации.

Совокупность факторов и условий, вызывающих по­явление той или иной проблемы, называется ситуаци­ей, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать про­блемную ситуацию. Описание проблемной ситуации, как правило, содержит две части: характеристику самой проблемы (места и времени ее возникновения, сущно­сти и содержания, границ распространения ее воздей­ствия на работу организации или ее подразделений и ситуационные факторы, ведущие к появлению пробле­мы (они могут быть внешними и внутренними по от­ношению к организации).

Внутренние факторы в наибольшей мере зависят от самого предприятия. К ним относят: цели и стратегию развития, состояние портфеля заказов, структуру произ­водства и управления, финансовые и трудовые ресурсы, объем и качество работ, в том числе НИОКР и т.д. Внутренние факторы влияют на систему управления и в значительной степени способствуют достижению стоя­щих перед ней целей. Поэтому изменение одного или нескольких факторов одновременно вызывает необходи­мость срочного принятия мер, направленных на сохра­нение равновесного состояния системы.

Например, если произошло изменение стратегиче­ского направления в развитии организации, необходимо определить, как это отразится на деятельности таких подсистем, как производство и выпуск новой продук­ции, управление персоналом и др. Иными словами, управляющая систем должна разработать план организа­ционных мероприятий, направленных на достижение целей новой стратегии развития.

Внешние факторы в меньшей мере поддаются воз­действию со стороны менеджеров организации, так как формируются внешней средой, в которой работает организация. В современных условиях эта среда харак­теризуется большой сложностью, динамичностью и неопределенностью, что существенно затрудняет учет внешних факторов при принятии управленческих ре­шений. Внешние факторы оказывают различное влия­ние на работу организаций. Например, поставщики, потребители конкуренты, органы законодательного регулирования, кредиторы, другие организации и об­щественные институты, непосредственно связанные с той областью деятельности, которой занимается данная организация, оказывают прямое влияние на ее работу, характер возникающих проблем и их решение. В качестве примера можно указать на проблемы отечест­венных предприятий, возникшие в период разрушения прежней системы хозяйственных связей; изменились отношения между поставщиками и потребителями продукции. В ряде случаев это привело к остановкам производства, к кардинальному изменению ассорти­мента выпускаемой продукции, к поиску новых по­ставщиков. Изменение вкусов и приоритетов потреби­телей также вызывает множество проблем в организа­ции, которая до этого ориентировала свое производст­во на удовлетворение одного вида потребностей. Надо ответить на вопросы: искать ли новые рынки сбыта; вводить ли новые виды продукции и услуг и т.д.