Процесс и методы управления организацией

   Зарубежные  модели менеджмента, ориентированного  на высокие показатели, опираются  на два ключевых стимула: участие  персонала в распределении прибыли  и переход предприятия в собственность работников. В литературе приводятся примеры попыток применения американскими фирмами некоторых японских систем, например кружков качества и статистического контроля производственного процесса, которые оказались малоуспешными из-за резких различий в культуре американских и японских компаний.

   Контроль как основная функция менеджмента объединяет виды управленческой деятельности, связанные с формированием информации  о состоянии и функционировании объекта управления (учет), изучением информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения целей, эффективности стратегий, успехов и просчетов в использовании средств и методов управления.

   Последняя  стадия контроля связана с  уяснением проблем и причин их возникновения, что и является основанием для активных действий по корректировке отклонений от цели и плана деятельности. Следует отметить, что все рассмотренные стадии функции контроля осуществляются одновременно, т.е. контроль может быть в процессе деятельности и после ее завершения, а система организации контрольной деятельности зависит от конкретной ситуации. В значительной степени эффективность функции контроля определяется методологией, т.е. предварительными исследованиями и разработкой принципов, правил, инструкций, а также критериев оценки и показателей, измеряющих отдельные стороны деятельности и процессы. Кроме того, необходима разработка процедур проведения контрольных операций, подбор и подготовка управленческого персонала, способного к такой работе.

   Выполнение  функции контроля требует высокой  профессиональной подготовки, опыта  работы с людьми. Специалист в  области контроля должен быть  организованным и доброжелательным, что может дать больший эффект, чем жесткий контроль и жесткие санкции, хотя последнее во многом определяется видом работ, самостоятельностью выполнения и другими  ситуационными факторами. Во всяком случае менеджеры отвечают за эффективность своих решений материально, административно, морально, т.е. своим престижем и карьерой.

   Функцию  контроля, исходя из ее роли  в процессе управления, называют  функцией обратной связи менеджмента  с объектом управления. Значение  данной функции обусловлено природой  экономической деятельности менеджеров, которые осуществляют процесс  управления этой деятельностью и через деятельность людей в соответствии с объективным характером воспроизводственных процессов и с учетом субъективных факторов внешней и внутренней среды, влияющих на это развитие.[8]

1.1.3.1.Характеристика основных  функций управления.

1.1.3.1.1.Функция планирования.

  Она предполагает решение  о том, какими должны быть  цели организации и что должны  делать ее члены, чтобы достичь  этих целей. По сути, это подготовка  сегодня к завтрашнему дню,  определение того, что требуется  и как этого добиться.

   План  представляет собой сложную социально-экономическую  модель будущего состояния организации.  Стадии процесса планирования  в основном универсальны, что  же касается конкретных методов  и стратегии, то они существенно  различаются. Обычно организация формирует единый план для управления её общей деятельностью, но в его рамках отдельными менеджерами применяются для достижения конкретных целей и задач организации различные методы.

   Единого  метода планирования, который бы  соответствовал каждой ситуации, не существует. Тип планирования и акцент, который делает менеджер в процессе планирования, зависит от его положения в организационной иерархии фирмы, т.е. процесс планирования осуществляется соответственно уровням организации. Так, стратегическое планирование (высший уровень) - это попытка взглянуть в долгосрочной перспективе на основополагающие составляющие организации.

   На  среднем уровне управления занимаются  тактическим планированием, т.е.  определяются промежуточные цели  на пути достижения стратегических целей и задач. Тактическое планирование по своей сути сходно со стратегическим.

   Планирование  осуществляется и на нижнем  уровне организации. Оно называется  оперативным планированием. Это  - основа основ планирования.

   Все  три типа планов составляют общую систему, которая называется генеральным (или общим) планом, или бизнес-планом функционирования организации.

   Планирование  предполагает использование всех  методов, тактик и процедур, которые  менеджеры используют для планирования, прогнозирования и контроля будущих событий.  Все виды техники планирования варьируются от таких традиционных методов, как бюджетные методы, до более сложных - моделирование, разработка планов или отдельных его разделов на основе теории игр и проектов сценариев. Использование такой техники планирования позволяет уменьшать неопределенность, повышает точность прогноза, помогает менеджерам отслеживать или анализировать факторы, влияние на план.

   С помощью  функции планирования в определенной  мере решается проблема неопределенности в организации. Планирование помогает менеджерам лучше справиться с неопределенностью и более эффективно на нее реагировать. Поэтому следует помнить, что неопределенность - это одна из основных причин, по которой планирование может помочь организации лучше управлять в условиях неопределенности, более эффективно реагировать на изменения внешней среды.

1.1.3.1.2.Функция  организации.

  Она состоит в установлении  постоянных и временных взаимоотношений между всеми подразделениями организации, определение порядка и условии ее функционирования. Это - процесс объединения людей и средств для достижения поставленных организацией целей.

   Цель  планирования - это разрешить неопределенность. Тем не менее, сколь бы важным  ни было планирование - это только начало. Организация, имеющая большое количество разных планов и не имеющая цельной схемы структуры претворения их в жизнь, обречена на неуспех. Дело в том, что функции планирования и организации тесно связаны между собой. В некотором смысле планирование и организация объединяются. Планирование готовит сцену для того, чтобы реализовать  цели  организации, а организация как функция управления создает рабочую структуру, главным компонентом  которой  выступают люди.

   Поскольку  концепция организации  состоит в сведении воедино всех специалистов  фирмы, задача состоит в том, чтобы определить миссию, роль, ответственность, подотчетность для каждого из них.

Процесс организации  структурирует работу и формирует  подразделения исходя из размера  предприятия, ее целей, технология и персонала.  Существует ряд элементов, который необходимо структурировать, чтобы организация смогла выполнить свои планы и тем самым достичь своих целей.

   Как  видно, вне зависимости от типов  и масштабов деятельности каждая  фирма должна быть некоторым образом организована. Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе выполнения функций организации:

• определение  и детализация целей фирмы, которые были выявлены в ходе планирования;
• определение видов деятельности по достижению этих целей;
• поручение различных задач индивидуумам и объединение  их в управляемые рабочие группы или подразделения;
• координация  различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство, то есть каждый член группы должен знать, что он должен сделать,  сроки выполнения работы и кто им руководит;
• единство цели - работает ли каждый член организации на общую цель, то есть никто не должен работать против целей  организации;
• размах контроля или размах менеджмента - отвечает ли каждый менеджер в группе за управляемое им число работников.

   Так,  высшие руководители управляют  не более чем десятью подчиненными, тогда как руководители низшего уровня управления могут руководить гораздо большим числом сотрудников. В связи с этим можно выделить два важных фактора, определяющих нормы управляемости  (количество сотрудников, которыми может управлять один менеджер), - это время и частота. То есть, сколько времени нужно менеджеру проводить с каждым сотрудником и как часто. Естественно, что этот критерий во многом зависит от умения менеджера общаться с подчиненными, сложности решаемых задач, интереса и вовлечённости в трудовой процесс. 

   Таким  образом, организация - это вторая функция управления. Из всего множества значений термина “организация” в смысле управленческой функции чаще всего используются два:

• организация - это структура системы в виде взаимоотношений, прав, ролей, видов деятельности и других факторов, которые имеют место, когда люди объединены совместным трудом;
• организация - это процесс, посредством которого создается и сохраняется структура организации.

1.1.3.1.3.Функция мотивации.                            

   Поведение  человека всегда мотивированно. Он может трудиться усердно, с воодушевлением и энтузиазмом, а может уклоняться от работы. Поведение личности может иметь и любые другие проявления. Во всех случаях следует искать мотив поведения. 

  Мотивация  - это процесс побуждения  себя и других к деятельности для достижения личностных целей и целей организации.

    Традиционный  подход  основывается  на вере  в то,  что сотрудники  - всего  лишь ресурсы, активы, которыми  должны  заставить эффективно  работать.

   Человек,  получивший в процессе обучения и повышения  квалификации, накопления производственного опыта знания и навыки, хочет применить свое умение в труде. И чем больше ему это удается, тем больше степень удовлетворенности, а соответственно и степень выраженности мотивов. В данном случае сотрудник считает цель организации своими целями.

   Стремление  человека реализовать  себя  в своем деле бесспорно. Так  уж он устроен. Там, где управление  и организация труда  предоставляют  сотрудникам такие возможности,  их труд будет высокоэффективным, а мотивы к труду - высокими. Значит мотивировать сотрудников - это затронуть их важные интересы, дать им шанс реализоваться в процессе трудовой деятельности.

  В связи  с тем, что существуют различные  пути мотивации, менеджер должен:

  а) во-первых, установить набор критериев (принципов), которые наиболее сильно влияют на поведение сотрудника. Данные критерии, сведенные воедино, формируют личную философию, которая представляет собой основополагающее поведение. Разработав личную философию, менеджеры могут создать такую рабочую среду окружения, которая будет способствовать мотивации сотрудников. Данная окружающая среда, или организационный  климат, окажет существенное влияние на отношение к делу работников, воздействует на сотрудников, которые значительно легче и менее болезненно воспринимают правила и регламент организации;

  б) во-вторых, создать атмосферу, благоприятную  для мотивации рабочих;

  в) в-третьих,  активно общаться со своими  сотрудниками, поскольку, для того, чтобы работник был полностью мотивирован и работал с полной отдачей, он должен четко представлять себе и понимать, чего от него ждут. Это важно не только потому, что сотрудники знают об ожиданиях своих менеджеров, но им нужно говорить и о том,  как они выполняют свою работу. Прямое общение с руководителем свидетельствует о его доступности в одинаковой мере для всех работников. Обратная связь обеспечивает крепкую основу  для мотивации.

1.1.3.1.4. Функция контроля.

   Итак, составлен план организации, создана ее структура, заполнены рабочие места и определены мотивы поведения сотрудников. Остается еще  один компонент, который необходимо добавить к функциям управления, - это контроль.

   Контроль, как правил, ассоциируется с властью,  командованием, “поймать”, “улучшить”, “схватить”. Такое представление о контроле уводит в сторону от главного содержания контроля.

   В самом  общем виде контроль означает  процесс соизмерения (сопоставления)  фактически достигнутых результатов  с запланированными.

   Некоторые  организации создали целые системы контроля. Их функции состоят в посредничестве между планами и деятельностью, т.е. система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определенными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации. И тот, кто имеет современные и точные системы контроля, имеет больше шансов выжить. Для менеджмента характерно большое количество не только различных видов планов, но и видов и систем контроля. Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи, а именно: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. В результате устанавливаются отклонения с тем, чтобы либо исправить негативные влияния, либо усилить действие, если результаты позитивные.