Пути совершенствования процесса организации контроля в организации

На практике существуют два варианта корректирующих действий. Первый заключается в устранении причин, порождающих отклонения, их ликвидации или нейтрализации; второй - в изменении стандартов, которые могут быть и ошибочными, поскольку часто устанавливаются на основе прогнозов, от которых реальная ситуация иногда существенно отличается.

 

 

2 Контроль в организации на примере ООО "Центротех"

 

2.1 Краткая характеристика организации ООО "Центротех"

 

Общество с ограниченной ответственностью «Центротех», является коммерческой организацией, создано в соответствии с законодательством РФ и зарегистрировано на основании Постановления главы администрации Железнодорожного района г. Ульяновска №1030 от 19 ноября 1999года. ООО «Центротех» является юридическим лицом, имеет обособленное имущество, от своего имени приобретает и осуществляет имущественные и личные неимущественные права, несёт обязанности, может быть истцом и ответчиком в суде. ООО «Центротех» имеет самостоятельный баланс, открывает расчётный и иные счета в любых финансово-кредитных учреждениях, как в рублях, так и иностранной валюте. ООО «Центротех» имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке (приложение А, рисунок 1) и указание на место нахождения, а также может иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации. Место нахождения и почтовый адрес ООО «Центротех»: 433870, Ульяновская область, Новоспасский район, р.п. Новоспасское, улица Заводская, д.№6. ООО «Центротех» создаётся на неопределённый срок.

Предметом деятельности ООО «Центротех» является насыщение потребительского рынка товарами и услугами с целью получения прибыли. ООО «Центротех» в установленном законом порядке осуществляет следующие виды деятельности:

 - оказание транспортных, транспортно-экспедиционных, бытовых и иных возмездных услуг юридическим и физическим лицам;

- оптовая и розничная торговля;

- организация автозаправочных станций;

- коммерческо-посредническая деятельность;

- организация общественного питания;

- производство, и реализация товаров народного потребления, продуктов питания, и другой продукции, не запрещённой законодательством РФ;     внешнеэкономическая и инвестиционная деятельность;

- выполнение строительно-монтажных работ, в том числе по реконструкции и реставрации;

- организация туризма;

- иные виды деятельности, не противоречащие законодательству РФ.[8; 2]

Участником ООО «Центротех» является: Общество с ограниченной ответственностью «Спецтранс М», Россия, Самарская обл. г. Сызрань.

Имущество ООО «Центротех» формируется за счет вкладов участников, полученных доходов и других источников, не запрещённых законодательством РФ.

ООО «Центротех» обязано: выполнять обязательства, вытекающие из законодательства РФ и заключённых им договоров.

Товары (работы, услуги) должны соответствовать по требованиям ГОСТ (НТД), а обеспечивающие безопасность жизни и здоровья потребителей и охрану окружающей среды реализуются после получения сертификата; обеспечивать учет и сохранность документов по учету личного состава, а также своевременную передачу их на хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации предприятия.

ООО «Центротех» обязано хранить следующие документы: учредительные документы общества; протокол собрания учредителей общества; документ, подтверждающий государственную регистрацию общества; документы, подтверждающие права на имущество, находящееся на его балансе; внутренние документы общества; положения о филиалах и представительствах общества; документы, связанные с эмиссией облигаций и иных эмиссионных ценных бумаг общества; списки аффилированных лиц общества; заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества; иные документы.[10;4]

ООО «Центротех» имеет уставный капитал в размере 10000 (десять тысяч) рублей, разделённый на следующие доли (таблица 1):

 

Таблица 1 – Доля уставного капитала ООО «Центротех»

№ п/п	Наименование учредителя	Доля в уставном капитале в процентах	Вклад в уставной капитал в руб.	Номинальная стоимость доли
1	ООО «Спецтранс»	100	10000	10000

 

ООО «Центротех» самостоятельно планирует свою деятельность и определяет перспективу развития, исходя из спроса на производимую продукцию (работы, услуги) и необходимости обеспечения производственного и социального развития ООО «Центротех», повышения личных доходов его работников.

Для осуществления своей деятельности ООО «Центротех» имеет право сформировать трудовой коллектив (персонал). Отношение наемных работников с организацией, возникающие на основе трудового договора, регулируются законодательством РФ о труде. ООО «Центротех» обеспечивает гарантированный законом минимальный размер оплаты труда, условия труда, меры социальной защиты. Социальное обеспечение и социальное страхование работников ООО «Центротех» регулируется нормами действующего законодательства. Формы, системы и размер оплаты труда работников организации, а также другие виды их доходов устанавливаются ООО «Центротех» самостоятельно.

В ООО «Центротех» создаётся исполнительный орган: директор, осуществляющий текущее руководство деятельностью предприятия. Директор избирается  на срок 5(пять) лет с правом переизбрания и может быть избран как из числа участников ООО «Центротех» (приложение Б, рисунок 2), так и не из числа его участников.

Директор решает все вопросы деятельности ООО «Центротех», кроме тех, которые входят в исключительную компетенцию общего собрания участников. Права и обязанности директора регламентированы контрактом.

Создание зарубежных филиалов осуществляется с соблюдением условий хозяйственной деятельности, устанавливаемых законодательством соответствующего государства.

 

2.2 Виды контроля, существующие на предприятии ООО «Центротех»

 

  Некоторые организации создали целые системы контроля, задачей которых является обеспечение достижения плановых показателей в деятельности. То есть, система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определёнными первоначальными планами менеджера, и реальными показателями деятельности организации.

Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании этой информации принимают новые решения и осуществляют новые воздействия. Внутри организации контролю предполагаются проходящие в ней процессы и отдельные элементы системы.

В ООО «Центротехе» существуют и действуют два вида контроля:   текущий и заключительный.

Во-первых, проводится тщательный отбор кадров для производства. Анализируются деловые, профессиональные знания и навыки работника, его предшествующий опыт, образование, способность к обучению. Привлечение квалифицированных кадров дефицитных профессий достигается путём увеличения уровня зарплаты по этим рабочим местам. Вновь принятый работник проходит контроль на соответствие занимаемой должности во время испытательного срока, устанавливаемого руководством предприятия.

Для контроля материально - товарных ценностей находящихся на складе ООО «Центротех» создается ревизионная комиссия в составе: председателя ревизионной комиссии в лице главного бухгалтера и его членов: главного инженера, механика, бухгалтера материального стола, заведующего складом. Данная комиссия осуществляет снятие остатков всех материальных ценностей находящихся на этом предприятии.

Контроль за соблюдением правил ведения кадровой политики осуществляет комитет по трудовому устройству назначаемый администрацией района по охране труда.

Для проверки и подтверждения правильности финансовой отчетности привлекается профессиональный аудитор не связанный имущественными интересами с данной организацией или его участником. ООО «Центротех» составляет договор с внешним аудитором Фирма "ФИН - С".

Основными    задачами    деятельности    аудитора являются:

- осуществление   контроля   за   формированием    достоверной финансовой и бухгалтерской  отчетности общества и иной  информации о финансово-хозяйственной деятельности и имущественном положении общества;

- осуществление   контроля за соответствием   законодательству порядка   ведения бухгалтерского учета и за представлением обществом финансовой    отчетности    и    информации   в  соответствующие   органы и акционерам;

- повышение   эффективности  управления  активами  общества и иной финансово-хозяйственной деятельности общества, снижение финансовых и операционных рисков, совершенствование системы внутреннего контроля.

Аудиторы в соответствии с законодательством:

- проверяют финансово-хозяйственную  деятельность по итогам деятельности за год;

- подтверждают достоверность данных, содержащихся в финансовых документах;

- информируют органы управления о выявленных в ходе проверок фактах нарушения порядка ведения финансовой отчетности.

При  проведении  проверок  (ревизий)  финансово-хозяйственной 
деятельности аудиторы  в  соответствии  со  своей компетенцией:

- требуют   представления   структурными   подразделениями, должностными лицами и  иными  работниками   организации документов и материалов финансово-хозяйственной деятельности;

- требуют предъявления наличных денежных средств, денежных документов, ценных бумаг, материальных ценностей, первичных документов и отчетов,  учетных регистров, форм отчетности, планов, смет и другой документации, в том числе, содержащих конфиденциальную информацию, а также предоставления копий указанных документов;

- требуют проведения инвентаризации материальных ценностей, контрольных обмеров объема выполненных работ, опечатывают при необходимости кассы, склады, кладовые и другие служебные помещения;

- проверяют правильность списания на издержки производства материалов, заработной платы услуг  и других затрат;

- получают от  должностных  лиц письменные и устные объяснения по вопросам, возникающим в ходе проверок;

- привлекают в установленном порядке к своей работе экспертов и консультантов, а также работников предприятия.

По   итогам   проверки   финансово-хозяйственной   деятельности 
организации аудиторы составляют заключение с подтверждением достоверности   данных,   содержащихся   в   отчетах,   и  финансовых документах, и информацией о выявленных нарушениях правил и порядка   ведения    бухгалтерского   учета   и    представления   финансовой отчетности,   а   также   нарушениях   прав   и   интересов   должностных лиц и иных работников предприятия.

Аудиторы    принимают    все необходимые меры для выявления возможных нарушений и содействовуют их устранению.   Аудиторы  несут   ответственность   за объективность и добросовестность произведенной ими проверки (ревизии), неисполнение     или     ненадлежащее     исполнение     иных     обязанностей, превышение прав и полномочий.

Текущий контроль осуществляется в виде ежедневных заседаний административно - управленческого персонала на которых генеральный директор решает со своими подчиненными все текущие вопросы, связанные с производством. Начальники автоколон осуществляют контроль за техническим состояний всех видов транспортных средств за их исправностью чтобы они были готовы выехать в рейс. (Приложение Б, рисунок 3)

Текущий и ежедневный контроль за работой бухгалтерии осуществляет главный бухгалтер, проверяет полноту бухгалтерских записей при разноске их по счетам бухгалтерского учета и при вводе в компьютер; правильность составления бухгалтерских проводок работников бухгалтерии. Также проводится регулярная сверка счетов: регулярное составление пробного баланса, использование документов дебиторов и кредиторов для проверки точности остаток в журналах учета расчетов с дебиторами и кредиторами, сверка кассовой книги. Контролируются доступы в программы (пароли и прочие идентификационные процедуры). Производится снятие ежедневных остатков денежных средств в кассе ООО «Центротех». (Приложение Б, рисунок 4)

Наиболее общими функциональными областями контроля в ООО «Центротех» являются:

1. реализация и дебиторская  задолженность

2. снабжение и кредиторская  задолженность

3. платежи по счетам  и поступление денежных средств  в кассу

4. расчеты с персоналом  по зарплате

5. инвестиции

6. основные средства

7. запасы

Заключительный контроль осуществляется в конце года после сдачи годового отчета в налоговую инспекцию, которая дает оценку работы данному предприятию за текущий год. На основании годового отчета дается разрешение на дальнейшее развитие производства в данном предприятии, а именно заключать новые договора для транспортировки грузов по городам России и странам СНГ.

 

3 Пути совершенствования процесса организации контроля в организации

 

Теперь кратко осветим отдельные задачи в областях контроля, которые, на мой взгляд, могут возникнуть в будущем.

По оценкам ведущих западных исследователей, в современной мировой экономике на передний план выходит не столько процессы производства и обращения, сколько организации и управления. Социальный и организационный факторы выводятся в число определяющих. При этом, в центр современной концепции управления ставится человеческий фактор. Основное внимание в управлении любой социальной организацией, будь то государство или крупная корпорация, должно уделяться повышению уровня удовлетворения материальных и духовных потребностей человека, расширению его прав и свобод, совершенствованию его психофизического и социального здоровья, а также созданию благоприятных условий для реализации творческого потенциала и необходимого развития. Так, в США приводятся в пример те фирмы, которые известны не только экономической стабильностью, но и четкой ориентацией на людей, их запросы и интересы. В основе довольно успешного функционирования японских компаний лежит хорошо налаженная работа с персоналом. В настоящее время управляющими высокого ранга становятся выходцы из структур кадрового менеджмента, и именно они будут занимать лидирующие позиции в управлении современным деловым миром. Исходя из этого, все большее значение будет приобретать контроль "психологического климата" в коллективах, межличностных отношений сотрудников, их общения и взаимодействия. Это говорит о том, что возникает необходимость глубоких исследований бихевиоральных аспектов систем контроля, т.е. влияния контролирующих систем на работников организации в свете биопсихосоциальных характеристик человека.