Теоретические основы принятия управленческих решений в туризме

Таким образом, для совершенствования процесса управления и повышения эффективности работы турфирмы «Экспресс-тур», как турагента, необходимо принятие управленческого решения о внедрении в деятельность организации новейших информационных технологий, которые были бы достаточно просты в применении, не требовали высоких материальных затрат на дальнейшую модернизацию (обновление), максимально оптимизировали бы, прежде всего, работу менеджеров по направлениям фирмы «Экспресс-тур», объединив рутинные рабочие операции в единую информационную систему.

 

3. Оценка эффективности внедрения программного комплекса «Само-ТурАгент» в фирме «Экспресс-тур»

 

Предварительный расчет эффективности внедрения выбранного варианта информационных технологий является необходимым условием обеспечения руководства турфирмы «Экспресс-тур» информацией для принятия обоснованного управленческого решения по автоматизации основной деятельности компании.

Расчет показателей эффективности внедрения ПО «Само-ТурАгент», основанный на анализе структуры предполагаемых издержек, позволит рассматриваемому предприятию выявить важные статьи расходов, установить возможные несоответствия, предусмотреть резервы на повышение цен и т.д.

Говоря об эффективности внедрения автоматизирующего работу офиса программного продукта, поговорим об экономии времени: опираясь на данные о 5-дневной рабочей неделе и 8-часовом рабочем дне сотрудников «Экспресс-тур», перечислим их основные функции и оценим затраты времени, которые несет сотрудник на выполнение рутинных операций в двух случаях:

а) «вручную» (с использованием пакета MS Office);

б) автоматизировано (с ПК «Само-ТурАгент»).

1.Подготовка прайс-листа к сезону - в ООО «Экспресс-тур» работают с 20 самыми популярными туристскими направлениями, каждое из которых подразумевает сотрудничество приблизительно с 20 гостиничными предприятиями – в целом получается примерно 400 средств размещения. Следовательно, приблизительные затраты на ввод информации при условии занятости одного сотрудника турфирмы составят:

а) данные вводятся вручную в MS Excel, в специализированные формы, позволяющие сразу обсчитывать тур: ввод данных - ≈ 0,5 ч. на один отель, итого 200 ч. или 5 недель (200ч. /8ч. /5раб. дн.).

б) данные вводятся в исходном виде (обычно цена за сутки в гостинице), требуется добавочное время на ввод цен по дополнительным услугам и расчет общей цены тура: ввод данных - ≈ 0,5 ч. на один отель. Итого 200 ч., или 5 недель. Плюс обсчет прайса – еще 1 неделя (всего 6 недель).

Итого, при автоматизированном способе обработки прайс-листа  в туристский сезон тратится на одну неделю больше.

2. Вывешивание прайс-листа и СПО (по 1 направлению за год ≈ 20) на сайте турфирмы.

а) доведение информации до сотрудника, ответственного за вывешивание прайса  на сайт, - 1 час, и собственно на вывешивание 1 туристского направления - 2 часа / день:

20 напр.*2 = 40 ч.,

40/8 (раб. ч) = 5дней на прайсы; при обновлении сайта дважды за год (два туристских сезона) получаем 10 дней в году, или 2 рабочие недели.

1 час  - на каждое СПО; за год 400 ч = 50 дней = 10 рабочих недель.

Всего 12 недель.

б) Отметка в программе обсчитанных прайс-листов для показа на сайте занимает примерно 1 час; отметка СПО в программе - 0,2 часа; за год 40 час. = 5 дней = 1 рабочая неделя.

3. Оформление клиента - в среднем в месяц в ООО «Экспресс-тур» обрабатывается 80 заявок, в год ≈ 900:

а) Ввод одной заявки - ≈ 5 мин., всего в год - 4500 мин. = 50 час. ≈ 10 дней = 2 рабочие недели.

б) Ввод одной заявки - ≈ 2 мин., в год  - 1800 мин. = 30 час. = 3,75 дня =  0,7 рабочей недели.

4. Общение с клиентом по поводу состояния его заказа - будем считать, что разницей во временных затратах является время поиска заказа клиента в хранилище данных. Очевидно, что доступ к данным, хранящимся в специализированной базе данных, предназначенной для коллективного доступа, будет получен более оперативно:

а) время поиска заказа составляет примерно 3 мин., то есть, в год 2700 мин. = 45 час. = 5 дней = 1 рабочая неделя;

б) время поиска заявки - 0,5 мин., в год  450 мин. = 7,5 час. ≈ 1 день = 0,2 рабочей недели.

5. Контроль оплаты заказа клиентом - время тратится на поиск заявки и выяснение с бухгалтером факта оплаты тура:

а) время поиска и согласования составляет примерно 7 минут на заказ, то есть 2,6 недели в год;

б) согласования с бухгалтерией не требуется, сам поиск заявки составит около полминуты = 0,2 недели в год.

6. Выписка  документов клиенту (путевка, счет, ваучер и т.д.):

а) 0,5 часа на все документы, 0,5 ч. * 900 заказов / год = 11 недель в год;

б) 0,1 часа на все документы, 0,1 часа * 900 заказов / год = 2,2 недели.

Сравнительные показатели временных затрат на ручную и автоматизированную работу специалистов фирмы и расчет средних показателей годовой экономии при внедрении ПК представлен в табл.3.1.

 

Таблица 3.1 – Расчет экономии времени при автоматизации «Экспресс-тур»

Описание операций	Вариант «а»	Вариант «б»
Подготовка прайс-листа к сезону.	5	6
Вывешивание прайс-листа и СПО	12	1
Оформление клиента.	2	0,7
Общение с клиентом о состоянии его заказа.	1	0,2
Контроль оплаты заказа клиентом	2,6	0,2
Выписка документов клиенту	11	2,2
Итого	33,6	10,3

 

При 5-дневной рабочей неделе выполнение обязанностей в MS Office обходится турфирме «Экспресс-тур» в 33,6 недель в год, а с использованием специализированного программного комплекса 10,3 недели в год. Экономия средств рассчитывается как разница между фактическими издержками фирмы при осуществлении деятельности без использования информационных технологий (ФИ) и затратами, связанными с их внедрением и эксплуатацией (ЗИТ). В этом случае экономия является результатом автоматизации, так как представляет собой ту часть прибыли, которую турфирма теряет, не используя современные программные средства (то есть, упущенная выгода) [18, с.202]:

Э = ФИ - ЗИТ

Таким образом, рассчитываем годовую экономию от внедрения ПК «САМО-ТурАгент» по вышеуказанной формуле:

Э = 33,6 – 10,3 = 23,3 недели.

Разница составляет около 23 недель или 6 месяцев. При среднемесячной зарплате сотрудника в 18100 руб. экономия составит около 108000 в год.

Проектом подразумевается использование уже имеющихся офисных площадей, а реализация данного проекта не влияет на размер существующей арендной платы за офис турфирмы. Покупки дополнительного оборудования также не требуется. Оплата консультационных услуг, обучение и установка ПО уже включены в общую стоимость продукта. Следовательно для данного проекта постоянными затратами будут являться цена программного комплекса и обновление программы.

Исходя из того, что понятие эффективности предполагает соизмерение результатов, полученных в ходе реализации проекта автоматизации, и затрат по его осуществлению, формула для расчета показателя эффективности внедрения информационных технологий в турфирме «Экспресс-тур» с точки зрения расходов будет определяться с учетом нижеприведенных данных:

Стоимость установки ПО на 3 рабочие станции составляет 8175 руб., обновление ПО составляет 15% от его стоимости, то есть 1226 руб., тогда показатель эффективности (Эф.) будем рассчитывать по формуле:

Эф = 108000 / (8175+1226) = 11,5

Полученный результат значительно больше 1 (единицы), то есть результат управленческого решения можно считать крайне положительным. Как результат внедрения программного комплекса «САМО-ТурАгент», ООО «Экспресс-тур» получает:

- снижение расходов на связь, интернет и производство печатной продукции;

- экономия средств при использовании программного комплекса, показанная на примере, составила в год около 35000 рублей, с учетом работы только одного сотрудника и при нижнем уровне объемов продаж. Очевидно, что при увеличении масштабов деятельности размер экономии увеличится.

Таким образом, анализ будущих (усредненных) показателей текущей деятельности сотрудников турфирмы «Экспресс-тур» показал, что внедрение предложенного программного комплекса «Само-ТурАгент» поможет становлению и развитию высокоэффективного управленческого учета в турфирме «Экспресс-тур», позволит повысить оперативность работы ее менеджеров, улучшить внутрифирменное информационное обеспечение, создаст предпосылки для достижения практической реализации безубыточной работы рассматриваемого туристского предприятия.

Очевидно, что экономия времени, которую вызовет применение информационных технологий, позволит наращивать обороты в ООО «Экспресс-тур», обеспечивая обработку большего числа клиентских заявок с одновременным улучшением качества обслуживания потребителей – все это приведет к росту объемов продаж турфирмы, наращиванию капитала и созданию благоприятного имиджа «Экспресс-тура» на региональном рынке.

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В ходе написания работы было установлено, что выбор правильного и эффективного управленческого решения является результатом совокупного применения экономического, организационного, правового, технического, информационного, логического, математического, социально-психологического и других аспектов.

Управленческое решение в организации представляет собой определенное действие ее руководителя, направленное на выбор из нескольких альтернативных вариантов развития компании оптимального варианта, способного обеспечить достижение организацией намеченных коммерческих, социальных и иных целей с наименьшими издержками.

В процессе исследования управленческих решений в туризме было определено, что они существенно зависят от вида туристской деятельности, осуществляемой турфирмой. Если для туроператора в приоритете будут решения о разработке новых туристских направлений, освоении новых рынков, открытии региональных представительств, то для турагентов на первый план выступают решения, связанные с рутинной деятельностью – автоматизация процесса обслуживания клиентов, повышение квалификации сотрудников, определение рекламного бюджета, выбор надежных партнеров и т.д.

Анализ деятельности турагентства «Экспресс-тур» показал, что в целом фирма характеризуется достаточно прочной позицией на рынке туруслуг г. Барнаула, ее финансовое положение стабильно, наблюдается тенденция постепенного роста основных экономических показателей деятельности. При этом  в компании наблюдается недостаток применения современных информационных технологий, нацеленных на упрощение выполнения ежедневных операций по обслуживанию клиентов.

В связи с этим, на основе анализа имеющихся на рынке программных продуктов для целей туризма и предварительной оценки эффективности внедрения специального программного продукта «САМО-ТурАгент», руководству «Экспресс-тур» рекомендуется принять управленческое решение об автоматизации основной деятельности турагентства.

Данное решение обосновывается множеством разумных аргументов, главными из которых являются экономия временных и материальных ресурсов организации; обеспечение быстродействия выполняемых специалистами турфирмы операций по принятию, обработке, оформлению заявок клиентов; минимизация вероятности совершения ошибок при вводе и обработке клиентских данных и т.д.

Очевидно, что в условиях современного высококонкурентного туристского рынка автоматизация производственного процесса в турфирме является не роскошью, а средством оптимизации деятельности, предпосылкой к ее расширению- увеличению объемов продаж за счет обработки большего числа заявок, высвобождению рабочего времени специалистов, которое можно потратить на повышение их квалификации и т.д.

 

 

Список использованных источников

 

1. Башкатова Ю.И. Управленческие решения. – М.: Инфра-М, 2010. – 236 с.
2. Гуляев В.Г. Новые информационные технологии в туризме. - М.: Издательство «Приор», 2010. – 214 с.
3. Гуляев В.Г. Управление туристской деятельностью. - М.: НОЛИДЖ, 2010. – 311 с.
4. Дайновский Ю.А. 505 приемов управления туристским бизнесом. - Киев: изд. «А.С. К.», 2009. – 254 с.
5. Дудников Н.Г., Лупулов В.В., Информатика и применение вычислительной техники в туристско-экскурсионных организациях. - М.: Центральное рекламно-информационное бюро «Турист», 2009. – 226 с.
6. Егорова Н.К. Разработка управленческих решений: Учебник для вузов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. – 271 с.
7. Кабушкин Н.И. Менеджмент туризма. Учебное пособие. – Мн.: «Новое знание», 2009. – 354 с.
8. Калашников И.В. Обзор компьютерных программ для туристских агентств // Туринфо. - 2005. - № 13. – с. 18-28
9. Карминский А.Н. Информатизация бизнеса. Новые управленческие решения. - М.: Финансы и статистика, 2009. – 298 с.
10. Ковалев В.Б. Стратегический менеджмент в туризме. Современный опыт управления. – М.: Финансы и статистика, 2009. – 341 с.
11. Лукичева Л.И., Анискина Ю.П. Управленческие решения: учебник по специальности «Менеджмент организации» - 4-е изд., стер. – М.: «Омега-Л», 2009. – 3863 с.
12. Майкенз Дж. Менеджмент. Гостеприимство и туризм: Уч. для вузов / Пер. с англ. под ред. Р. Б. Ноздревой. – М.: ЮНИТИ, 2009. – 342 с.
13. Мамедов А.А. Технологические системы обеспечения производства туристских услуг. - М.: Центральное рекламно-информационное бюро «Турист», 2009. – 237 с.
14. Морозов М.А., Морозова Н.С. Управленческие технологии в социально-культурном сервисе и туризме. Оргтехника. - М.: Академия, 2010. – 311 с.
15. Пузакова Е.П., Честникова В.А. Международный туристский бизнес. – М.: Экспертное бюро, 2009. – 276 с.
16. Чеботарь Ю.М. Туристский бизнес: практическое пособие для турфирм и их клиентов. – М.: МДК, 2008. – 361 с.
17. Широкова Г.В. Актуальные проблемы развития туризма на современном этапе. – СПб.: Питер, 2011. – 264 с.
18. Экономика современного туризма / Под ред. д.э.н. Г.А. Карповой. – М.: Инфра, 2008. – 252 с.
19. Экспресс-тур / [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http:// votpusk.ru, свободный.- Заглавие с экрана
20. Добро пожаловать в Экспресс-тур / [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http:// barnaul-pages.ru.- Заглавие с экрана