Технологии Event – менеджмента на примере организации дня рождения кафедры

Крупные акции незаменимы при выведении на рынок новой  торговой марки или услуги, для  совместных проектов компаний со смежными сферами деятельности (например, салонов  связи и сотовых операторов), для  решения имиджевых проблем. Представляя  актуальные и подчас спорные тенденции modern art, организаторы заставили целевую  аудиторию оценить новые стороны  имиджа предприятия, увидеть его  соответствие современным бизнес-процессам.⁴

Компания «Мегафон», борясь за молодого потребителя, устраивала модные тематические вечеринки в ночных клубах, то же сегодня делает новый  оператор «Tele 2». Работает это примерно так: «Видели рекламу по телевизору? Нет! В клуб пойдете? Да!»

2.3 Разработка Event – мероприятия

Все крупные мероприятия могут разрабатываться чаще всего в двух вариантах: либо концепция прописывается организаторами, исходя из какой-то креативной идеи, либо делается под конкретного заказчика, который путем проведения акции реализует свои маркетинговые задачи, стоящие перед ним в определенный момент времени. Но и в первом случае организаторы, как правило, прогнозируют, кого они могут привлечь в качестве партнеров. На данный момент уже трудно представить себе крупное мероприятие, если оно, конечно, не проводится государственными органами или глобальными структурами, которое бы планировалось исключительно на желании организаторов развлечь аудиторию, поднять какие-то социальные проблемы или просто соответствовать интересам (хобби) какого-либо сегмента населения.

Конечно не исключен и третий вариант, когда компания сама разрабатывает акцию и ищет подрядчика для ее проведения. Зачастую достаточно крупные федеральные корпорации объявляют тендер на проведение акции среди агентств, выбирая затем лучший из предложенных сценариев. Причем, такой вариант стал весьма распространенным и в регионах.⁵

Суммируя вышесказанное, отмечу, что при подготовке акции  организаторам необходимо обратить внимание на следующие факторы и  отправные точки:⁶

• маркетинговые планы партнеров;
• индивидуальные характеристики партнерских брэндов;
• оригинальность идеи;
• отстраивание как от конкурентных акций, так и от стратегии и визуально-смысловых идентификаторов, используемых конкурентами ее партнеров;
• временные параметры акции во взаимосвязи с проводимыми одновременно мероприятиями, целевой аудиторией, погодными условиями;
• имеющиеся в наличии организационные, людские и технические ресурсы.

При планировании акции особенно эффективен «мозговой штурм» и исследования методом фокус-групп, позволяющие  получить максимальное число креативных идей и понять, будет ли акция  интересна людям.

Планируя мероприятие, организаторы должны уделять особое внимание не только ожидаемым действиям от пришедшей аудитории, но и тому, что эта аудитория в действительности будет делать во время мероприятия. Нужно сделать так, чтобы каждый нашел на мероприятии свое место: vip-персоны - для общения и отдыха, молодежь - для танцев. Работа же организаторов состоит в том, чтобы в каждом из этих зон люди находили идентификаторы акции. Ими могут служить высказывания ведущего, конкурсы, музыкальные композиции, элементы оформления помещения, сувениры, люди с символикой акции/партнеров, увеличенные макеты товаров, видеоинсталляции.⁷

Наилучший результат достигается, когда организаторы ставят себя на место своеобразного мерчендайзера  и представляют себе пространство мероприятия  в виде торгового зала, в котором  на определенных местах должна находится  информация о продукте (акции, партнере, спонсоре).

2.4 Взаимодействие со СМИ в рамках Event – проекта

Даже если мероприятие  целиком проводится коммерческой структурой, лучше, чтобы информация поступала  не от ее пресс-службы, а от некого оргкомитета  мероприятия, инициативной группы. Во-первых, в таком случае увеличивается  шанс ее опубликования. Журналисты менее  лояльны к представителям бизнеса, к тому же, скорее всего организаторы уделят больше внимания интересующим журналистов и общество подробностям. Во-вторых, в таком случае велика вероятность, что оргкомитету удастся договориться с множеством СМИ об информационном спонсорстве/партнерстве. Тогда не возникнет проблем с размещением информации об организаторах/партнерах. PR- или рекламное агентство, используя свои связи, в таком случае само берет на себя функцию взаимодействия с медиа, само проводит мониторинг и готовит отчет.⁸

Сегодня, и это говорит  о стабилизации рынка, журналистов  уже не заманить хорошей «кормежкой», журналистам нужны актуальные темы. Поэтому основным стимулом для них  служит само мероприятие – современное, яркое, интересное обществу. Организаторы акций ориентируются на тенденции, отслеживают их и готовят для  аудитории тот сюжет, который  они хотят видеть. Коммерческая сторона  идеи всегда должна быть вторичной  в понимании аудитории. Придание же мероприятию еще и социального  характера обеспечивает дополнительный интерес со стороны журналистов. В данном случае аккредитация и организация  интервью служат отличным дополнением  к информационной среде акции.

По прошествии мероприятия, естественно, необходимо уделять внимание не только позитивным, но и негативным отзывам. В данном случае не может  идти и речи о разбирательстве  с журналистами, наоборот, имеет  смысл встретиться с журналистом, с целью получения дополнительной информации и независимой оценки. Подспудно пиарщик позиционирует  себя перед ним, как серьезного и  заботящегося о мероприятии организатора. Велика вероятность, что в следующий  раз этот журналист напишет о  вас хорошо или воспользуется знакомством с вами, чтобы получить более полную и объективную информацию.⁹

Корпоративные мероприятия  прошли длинный путь развития с того момента, когда под этим понятием подразумевался поход в кино людей, работающих в одной фирме. Сегодня  корпоративные мероприятия могут  помочь построить слаженную команду, произвести впечатление на партнеров  или представить новый продукт. Хотя некоторые компании придерживаются идеи, что лучшее решение – это  провести раз в году грандиозный  турнир по гольфу с участием сотрудников, партнеров по бизнесу, журналистов, «звезд» эстрады и т.д., тенденция  развития прямо противоположна. С  увеличением годовых затрат на организацию special events большинство компаний проводят несколько менее масштабных корпоративных  мероприятий за год, что значительно  эффективнее.¹⁰

1. Безграничные возможности.  Корпоративное мероприятие можно  организовать практически по  любому поводу, имеющему положительную  окраску. Например, большинство компаний, празднуют каждый год своего  нахождения на рынке («день  рождения компании»). На подобных  праздниках увеличивающийся возраст  компании является символом успешности  и надежности. Формула успеха  проведения корпоративного мероприятия  - это правильно подобранные помещение,  угощение и развлечения, плюс  какая-то новая идея и воображение  организаторов. После того как  выбран повод для мероприятия,  необходимо разработать основную  идею и стиль праздника. 

2. Элемент сюрприза. Верный  способ порадовать гостей –  это на протяжении вечера удивлять  их приятными сюрпризами. По утверждению  организаторов подобной смены  сезонов, гости при каждой смене  времени года вставали со стульев  и начинали аплодировать, а их  внимание было привлечено к  происходящему от начала и  до конца мероприятия.

3. План мероприятия. Упомянем  только несколько из множества  положений, которые следует брать  в расчет при составлении плана  мероприятия.

Четко определите цели, бюджет – составляйте бюджет настолько детально, насколько это только возможно, состав аудитории и тематика мероприятия. Нужно быть готовым к чрезвычайной ситуации. Неожиданные неприятности могут возникнуть на любом тщательно спланированном мероприятии. Чтобы свести потери к минимуму, можно составить риск-план и застраховать самые вероятные риски.

Часть II

1. Разработка и реализация нашего проекта

Основной идеей нашего проекта послужила мысль о  том, чтобы собрать все минусы и плюсы проведения дня рождения прошлых лет и создать такой  сценарий, при котором фактически все время будет занято играми и другими развлечениями. Для  начала мы решили составить краткий  план примерных действий, где буквально  каждый день был для каждого из нас расписан специальными заданиями. Первое что мы сделали, помимо составления  плана, это проведения социального  опроса. Этот опрос проводился не только для студентов нашей специальности, но и для преподавателей нашей  кафедры. В него входили вопросы, касающиеся мероприятий прошлых  лет. Нам было важно отследить  отношение к организации, тематике, конкурсам, отношение к данному празднику в принципе. (Содержание анкет в приложениях, №1.1, 1.2).

Из анкет мы выяснили, что из 83 опрошенных не участвовали  в мероприятиях посвященных дню  рождения кафедры, к сожалению, 47 человек. Многие из них мотивировали это тем, что вовремя не были проинформированы в принципе о существовании данного  проекта. Мы учли это упущение прошлых  организаторов и усилили рекламу. Наша группа разработала, можно сказать, целую систему по привлечению  людей: это афиши, постоянные хождения по аудиториям с разъяснениями того, какие мероприятия состоятся  и, что на них будет происходить. Затем мы одели одного из членов нашей группы в костюм (вместо головы телевизор) и так же ходили по аудиториям и призывали студентов посетить наше мероприятие. Так же были разработаны  тематические билеты (вид билетов и афиш в приложении №4). Что касается места проведения, большинство опрошенных изъявили желание ехать на базу отдыха и средняя (оптимальная) цена билета была определена в промежутке 500-700 рублей.

В тоже время на этапе поиска места проведения и решения проблем с транспортом мы столкнулись с реальной системой «товарно-денежных» отношений. В реальном мире не все так просто как хотелось бы. Не просто иметь желание и как следствие что-либо приобрести. Для этого нужно заполнить достаточно большое количество бумаг, подписать их у выше стоящих людей (например, у заведующей кафедрой, декан и другие), причем вся эта процедура происходит как с одной, так и с другой стороны (НГТУ->фирма, фирма->НГТУ).

Уладив «организационно-выездные»  моменты, мы принялись с огромным энтузиазмом продумывать сценарии, тематики, комплектацию мероприятий. Идей и вариантов проведения было множество, но как это все можно было укомплектовать в 2-3 дня празднования? – нужно было что-то исключать. Потому как наша кафедра на тот момент объявила о том, что она переезжает в шестой корпус, мы, в свою очередь, объявили конкурс на лучшее оформление помещений кафедры, на лучшую эмблему и лозунг. Затем мы решили что многим было бы интересно, а так же полезно пообщаться с знаменитыми выпускниками нашей кафедры, которые добились своих вершин и могли бы поделиться какими-то секретами, опытом в своей области. Третьим этапом празднования Дня Рождения наша группа решила оставить традиционный выезд студентов и преподавателей на базу отдыха (2 предыдущих года празднование проходило в лагере «Чкаловец», в 2011 планировалось выехать ДЮЛ имени Олега Кошевого).

Так как изначально средства выделенные кафедрой были не велики, нам пришлось очень сильно сократить нашу программу. Мы остановились на подведении итогов объявленного конкурса, затем кофе брейк с выпускниками. Хотя к тому моменту был уже распланирован распорядок дня на базе отдыха, зарезервированы места, заказаны автобусы поездка была вычеркнута из общего сценария (распорядок дня и общую программу см. в приложениях №2,3). Отменой поездки на базу так же послужило количество купленных билетов. Причина, на мой взгляд, не понятна, но количество заявок на билеты было намного меньше, чем количество по факту выкупленных.

На мой взгляд, не смотря на то, что на базу мы не поехали, мероприятия посвященные празднованию дня рождения кафедры прошли успешно и поставленные нами изначально задачи выполнены.

2. Итоги анкетирования

По данным, полученным нами в результате проведенного социологического исследования, наша группа выявила  предпочтения и желаемые  особенности  проведения задуманного нами мероприятия (содержание анкет в приложениях №1.1, 1.2). Я провела анализ и сделала соответствующие графики, которые достаточно ярко отражает реальность отношения и интересов респондентов.

Полученные данные:

Всего опрошено – 83 человека (100%)

Участвовали – 36 человек (43,37%)

Не участвовали – 47 человек (56,62%),

 Причины:

1. Из-за стоимости – 15 человек (31,91%)
2. Из-за отдаленности – 12 человек (25,53%)
3. Не было желания – 21 человек (44,68%)
4. Не знали вовремя – 20 человек (42,55%)

Средняя выбранная стоимость: 500-700 рублей  - 41 человек(49,39%)

База отдыха – 69 человек (83,13%)