Управление коммуникациями в организации

В конце каждого месяца начальники отделов в письменном виде докладывают о проделанной работе директору. Также в этом докладе возможны предложения, пожелания, просьбы, как самих докладчиков, так и рядовых работников, которые находятся у них в подчинении. Предварительно их просьбы и пожелания обсуждаются с их начальниками. Таким образом, в организации организованы восходящие вертикальные коммуникации.

Руководитель, рассмотрев, доклады менеджеров, в первых числах следующего месяца организовывает с  помощью секретаря собрание, на котором по каждому пункту докладов дает указания на дальнейшую работу, а также распоряжается и передает информацию, поступившую к нему из внешней среды. На этом же собрании присутствует главный бухгалтер фонда для получения информации о произведённых расходах или предстоящих расходах, доходах и т.п. Таким образом, налажены вертикальные нисходящие коммуникации.

Также нисходящие и восходящие коммуникации осуществляются на ежегодных  собраниях всего трудового коллектива компании «Евросеть», где обсуждаются  успехи, достижения, неудачи и перспективы, как организации, так и сотрудников.

Горизонтальные коммуникации в основном протекают неформальным образом, непосредственно через  общение между сотрудниками. Если одному отделу необходима какая-либо информация от другого отдела, то данный запрос и поступившая в ответ информация чаще всего поступает напрямую, минуя директора, образуя следующую схему:

Таким образом, основными  видами коммуникаций в компании «Евросеть» являются: коммуникации межличностные, вербальные, горизонтальные, а также имеют неформальный характер в связи с особенностями структуры и специфики деятельности.

Поток информации в организованной социальной системе является существенным элементом ее эффективного функционирования. Значительную часть задачи по управлению любой организацией составляет создание коммуникативной сети и гарантия обеспечения поступления правильной информации нужным людям в нужное время. Необходимо разработать такую коммуникативную сеть, чтобы в ней органично могли сочетаться устойчивость и динамизм, управляемость и спонтанность, новый и прежний опыт.

Для того чтобы наладить коммуникации внутри организации компании «Евросеть», необходимо учесть:

1. Профессиональные и  социальные группы работников.

2. Средняя продолжительность  работы сотрудников в организации.

3. Способ, как наладить  организационные коммуникации с  «отдаленными» работниками (рядовыми  работниками, занимающиеся обслуживанием  сторонних лиц).

Для того чтобы это  сделать можно применить тестирование отдельных работников, а также оценку фокус-группы, которая предполагает фиксирование деятельности отдельных работников в определенный промежуток времени.

Для развития внутренних коммуникаций предлагается, прежде всего, уделять больше внимания эмоциональной  составляющей, не ограничиваясь схемой «миссия – стратегия – цели – тактика – оценка эффективности». Люди следуют миссии, выполняя приказ руководителя, но можно ожидать совсем другого результата, если руководитель имеет талант вдохновлять сотрудников. Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки.

В таких организациях, как компании «Евросеть», руководитель в силу его приближенности к подчиненным  пользуется уважением и в низах. Но все же необходимы личные встречи  с начальниками отделов с глазу на глаз. Это неизбежно приводит к возрастанию роли менеджеров среднего звена. Их задача – способствовать тому, чтобы рядовые исполнители поняли, как воплощать в жизнь разработанную «наверху» стратегию.

Вместе с тем, менеджеру  среднего звена следует себе уяснить, что для руководителя он является в роли и партнера, и исполнителя, и оппонента при решении возникшей проблемы. Поэтому в коммуникационном процессе ему необходимо проявлять поведенческую гибкость – уметь менять стиль поведения в соответствии с ситуацией, на первое место ставить не собственные амбиции, а интересы дела, уверенно, доказательно отстаивать свою точку зрения. Ведь именно они являются уникальным и самым «дешевым» источником информации о положении в коллективе, на основе которого планируется вся работа. Менеджеры на местах проводят политику и идеи, которые разрабатываются руководителем и правлением.

Таким образом, осуществлять коммуникации внутри организации следует  несколькими способами, такими как:

1. Личная беседа с  сотрудниками,

2. Рассылка циркуляров.

3. Распространение информации, используя электронные каналы  связи.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа и  доведение до сотрудников ключевых сообщений следует применять  следующие формы внутриорганизованных коммуникаций:

1. Листок новостей.

2. Квартальные, годовые  отчеты сотрудников (аналог отчета  всей организации).

3. Доска объявлений.

4. Страница организации  в Интернете.

5. Общие собрания работников.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою организацию.

Как было ранее замечено, показателем зрелости, и эффективности  коммуникативных процессов в  коллективе является социально-психологический  климат. Благоприятный социально-психологический климат в компании «Евросеть», в основном, характеризуется на данный момент следующими положениями:

1. Ценности и отношения  в коллективе соответствуют, главным  образом, ценностям и задачам  общества, то есть социально одобряются, и одновременно соответствуют ценностям и задачам организации.

2. Существует достаточная  взаимная информированность по  значимым вопросам.

Благоприятный социально-психологический  климат необходимо поддерживать постоянно. Упущение этого условия приводит к огрубению мышления, при котором служащие постепенно группируются, протестуя против сложившейся ситуации.

Для развития коммуникаций внутри организации также необходимо поддерживать культуру общения, для  чего следует развивать следующие  социально-психологические умения:

1) поддерживать общение,  стимулировать активность партнера;

2) психологически точно  определять «точку» завершения  общения;

3) максимально использовать  социально-психологические характеристики  коммуникативной ситуации, в рамках  которой разворачивается общение;

4) прогнозировать реакции  партнеров на собственные действия  и психологически настраиваться  на эмоциональный тон собеседника;

5) овладевать и удерживать  инициативу в общении и провоцировать  «желательную реакцию» партнера  по общению;

6) формировать и «управлять» социально-психологическим настроением партнера и преодолевать психологические барьеры в общении;

Для достижения коммуникативной  задачи руководителю необходимо четко  распределить между исполнителями  функции и ответственность, следует  осуществить организационные меры, которые призваны обеспечить воплощение в жизнь принятого решения. Организационные меры призваны, прежде всего:

Во-первых, они должны сформировать у всех участников процесса реализации решения однозначное  понимание глобальной цели и сопряженных с нею специфических и частных целей, тем самым определить место каждого отдела и служащего в общем процессе. Очень важно, чтобы все исполнители осознали связи, необходимые для хода процесса, и включились в поиск оптимальной структуры этих связей. Во-вторых, организационные меры обеспечивают каждому исполнителю получение информации о тех новых знаниях или навыках, которые понадобятся ему лично для эффективного участия в реализации решения.

Таким образом, проведенные  мероприятия по улучшению коммуникационного процесса внутри компании «Евросеть» должны принести положительный эффект при работе руководителя со своими сотрудниками, улучшению микроклимата в организации, преодоление коммуникационных барьеров, а значит повышению производительности и эффективности труда.

Совершенствование коммуникационного  процесса в современных организациях вызывает отрицательное отношение  людей к этим нововведениях. Отрицательные  моменты внедрения новых информационных систем и технологий в том, что  отношение к ним изменяется в, зависимости от: уровня знаний пользователя в области прикладных задач информационных технологий и от потенциальных возможностей сокращения непроизводственных операций. Очень часто персонал не образован, не стимулирован, не готов. К тому же, внедрение информационных технологий часто разрушает неформальные связи.

В любом случае внедрение  информационных технологий приводит к  изменению организационной структуры  предприятия в рамках подразделений, реализующих функции производства и появление новых структурных, подразделений, ответственных за автоматизацию и интеграцию. 

 

2.2.3 Внешние коммуникации в компании «Евросеть»  

 

В2В для  компании «Евросеть»

«Евросеть» - крупнейшая компания, работающая на рынке сотового ритейла и ведущий дилер крупнейших операторов связи. Основными направлениями деятельности компании являются осуществление розничной торговли сотовыми телефонами, цифровыми фотоаппаратами, телефонами DECT, персональным аудио, аксессуарами, подключение к операторам связи и оказание информационных услуг клиентам. С марта 2007 в Поволжье действует виртуальный оператор сотовой связи «Евросеть» (MVNO).

Сегодня «Евросеть» - это:

- 5,1 тыс. салонов связи  и 30 тыс. сотрудников в 1,4 тыс.  городах СНГ;

- Сертифицированная система  логистики: 47 складов на территории РФ;

- Оборот компании в  2007 году - 5,1 млрд USD;

- Выручка компании  в 2007 году - 3,14 млрд USD.

В рамках XIII Саммита «Торговля  в России», состоявшегося в Москве в начале октября, были оглашены результаты рейтинга «ТОП 100 Российской Розничной  торговли», проведенного специалистами Национальной Торговой Ассоциации и ИА «INFOLine» по итогам 2008 года. Компания «Евросеть» вошла в ТОП -10 крупнейших российских розничных компаний рейтинга «ТОП 100 Российской розничной торговли» и победила в номинации «Лучшая торговая сеть по продаже мобильных телефонов и средств связи»

В качестве основного  показателя, определяющего место  компании в итоговом рейтинге, использовался  показатель выручки компании в 2008 году. Как отмечается в исследовании агентства  «INFOLine», по итогам 2000-2008 гг. совокупный оборот российских ритейлеров увеличился в 6,7 раз, что позволило стать отечественному розничном рынку одним из крупнейших в Европе.

В2Gдля компании «Евросеть»

Общество является юридическим  лицом. Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, в арбитражном и третейском судах.

Общество приобретает права юридического лица с момента его государственной регистрации. В своей деятельности Общество руководствуется законодательством Российской Федерации, а также настоящим Уставом.

Общество имеет круглую  печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов РФ. Общество может иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.

Учредителем Общества является Российская Федерация в лице Федерального агентства по управлению федеральным  имуществом.

Общество является коммерческой организацией, основной целью деятельности которой является получение максимальной совокупной прибыли Общества и поддержания ее финансовой устойчивости в условиях конкуренции на мировом рынке.

Общество осуществляет в установленном законодательством Российской Федерации порядке следующие виды деятельности:

В2Sдля компании «Евросеть»

В начале деятельности компании название «Евросеть» обозначалось бордовым цветом на белом фоне. Свой нынешний вид с корпоративным желтым цветом логотип обрел в 1998 году.

Бренд «Евросеть» олицетворяет национальную сеть салонов сотовой  связи, охватывающую всю Россию и  ряд зарубежных стран. Визитной карточкой  салона является его местонахождение, ярко оформленная вывеска и витрина. Тщательно подобранный персонал олицетворяет целую философию качественного обслуживания клиентов компании. И даже форма одежды персонала – ярко желтая.

В 2006 году бренд «Евросеть» вошел в рейтинг «Самые ценные бренды России 2006», подготовленном международным  агентством Interbrand Zyntzmeyer & Lux AG и журналом «BusinessWeek Россия», где представлены 40 самых дорогих российских брендов.

В2Р для  компании «Евросеть»

Для компании «Евросеть» главным приоритетом остается клиент. Поэтому вся политика продаж строится исключительно исходя из платежеспособности потенциальных покупателей и спроса на товары и услуги, предоставляемые группой компаний.

Коммуникация – это  важная составляющая успешной деятельности любого предприятия, независимо от того, малая это фирма или крупная  компания. Без коммуникации ни одна организация не может полноценно функционировать.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

     Управляет  в организации тот,  кто владеет информацией. Специалисты   по управлению сравнивают функцию   информации  с  функцией  фар   автомобиля  при движении ночью:  фары  освещают  дорогу  впереди,  обеспечивая  контроль за обстановкой и подготовку реакций водителя. Если фары светят слабо или вбок, то неприятностей не избежать. Потоки информации в организации,  как нервные импульсы по нервным путям организма, как кровь по его кровеносным  сосудам, циркулируют в его «теле», питая подразделения и работу  должностных лиц, связывая их воедино.

 

      В  процессе  коммуникации  возникает  множество  препятствий,  которые называются барьерами.  Коммуникационные барьеры обусловлены:

 

      -трудностями восприятия;