Управление офисом

Рассмотрим  далее содержание основных этапов разработки номенклатуры дел бухгалтерской службы. Для предварительного определения перечня документов, образующихся в деятельности бухгалтерской службы предприятия и, кроме того, сроков их хранения следует руководствоваться:

- положением о бухгалтерской службе  и ее структурных подразделениях;

- соответствующими разделами типовых  и примерных перечней документов, образующихся в деятельности  организаций, с указанием сроков  хранения;

- номенклатурами дел бухгалтерской  службы за предшествующие 3 - 5 лет;

- описями дел постоянного и  временного (свыше 10 лет) хранения;

документами по планированию деятельности и отчетности о ее результатах.

Функциональное  назначение номенклатуры дел.

Сведения  из перечисленных (и других соответствующих) документов, нужные для разработки проекта номенклатуры дел, фиксируются  исполнителями в виде выписок, справок  и тому подобное Накопленные таким  образом сведения подлежат систематизации. Итогом систематизации является примерный  перечень документов бухгалтерской  службы, который в дальнейшем уточняется с учетом особенностей документирования бухгалтерской деятельности в условиях определенного предприятия.

В процессе изучения указанных особенностей принимаются во внимание:

- содержание деятельности бухгалтерской  службы и, кроме того, специфика  ее документирования;

- сведения об размере, интенсивности и составе документооборота;

- сведения об организационной  структуре и штатной численности  бухгалтерской службы;

- сведения о распределении полномочий  по работе с документами между  должностными лицами бухгалтерской  службы.

На  основе полученных сведений производится:

- уточнение перечня документов;

- их предварительное распределение  между делами;

- предварительное определение заголовков  дел;

- распределение дел между разделами  номенклатуры.

Экономисты  доказали, что эффективное управление бухгалтерской документацией предприятия  невозможно без установления и поддержания  строго конкретного порядка обработки  документов. Решение этой знaчительной цели бухгалтерского делопроизводства обеспечивается посредством разработки особого документа - графика документооборота.

График  документооборота - это документ, устанавливающий  рациональный порядок (сроки и очередность) обработки бухгалтерских документов с учетом их количества и исходя из потребности бухгалтерской службы в документированной информации. Функциональное назначение графика  заключается в минимизации материальных и временных затрат на обработку  бухгалтерских документов, создании оптимальных условий для работы с указанными документами должностных  лиц предприятия и, в естественном счете, в повышении эффективности  деятельности бухгалтерской службы предприятия в целом.

Современные экономисты убеждены, что в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете работу по подготовке проекта графика документооборота организует главный бухгалтер предприятия. Непосредственная подготовка проекта  организуется в группе бухгалтерского делопроизводства по взаимодействии со службой делопроизводства предприятия. При необходимости к этой работе привлекаются и иные сотрудники бухгалтерской службы.

Для составления проекта графика  документооборота обычно используются следующие исходные данные:

- перечень документов, подлежащих  исполнению (в целом по бухгалтерской  службе и отдельно - по ее структурным  подразделениям);

- перечень исполнителей, допущенных  к подготовке соответствующих  видов бухгалтерских документов;

- сроки исполнения документов;

- типовые технологии обработки  документов.

График  документооборота может быть оформлен в виде схемы либо перечня работ  по обработке бухгалтерских документов, с указанием их исполнителей, порядка  взаимодействия и, кроме того, сроков выполенния соответствующих работ.

Экономисты  доказали, что проект графика документооборота утверждается приказом руководителя предприятия. Выписки из графика документооборота передаются исполнителям (соответствующим  подразделениям) для иcпoльзoвaния в практической деятельности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота и, кроме того, за своевременное, полное и качественное исполнение бухгалтерских  документов и достоверность содержащихся в них сведений несут лица, создавшие  и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением графика документооборота организует главный бухгалтер.

 

2. Функции офис – менеджера по управлению персоналом. 
 

Не все в точности представляют себе, что такое офис, менеджер и  менеджмент, так как эти слова  сравнительно недавно вошли в  русский язык, поэтому начнём с  определения понятий. В переводе с английского слово «office» означает:

1. служба, место, должность, пост;
2. нахождение у власти, на посту;
3. ведомство (вообще, и в т.ч. предприятие, организация, учреждение);
4. отдел, бюро, управление (как структурный элемент предприятия, осуществляющий административные функции);
5. контора, канцелярия;
6. служебное помещение, кабинет;
7. служащие;
8. обязанность, долг, функция;
9. сведения;
10. наконец, служба при доме (при офисе).

Менеджмент (management) можно перевести не только как классическое «управление», «заведование», но и следующим образом:

1. правление, дирекция, администрация (в качестве органа коллегиального управления предприятием);
2. умение справляться с работой;
3. бережное, чуткое отношение к людям (в данном случае  - к персоналу).

Менеджер (manager) – это:

1. управляющий, заведующий, руководитель, администратор, директор;
2. управляющий имуществом;
3. в некоторых случаях – лицо, уполномоченное заниматься организационными вопросами, вести переговоры и т.п.

Если следовать изложенному выше то, офис-менеджер (office-manager) – это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия (но не структурного подразделения вообще). Образно говоря, офис-менеджер – это «хозяин офиса», «начальник штаба», первый помощник руководителя в решении бесчисленного множества административно-хозяйственных вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения). [6]

Офис-менеджмент представляет собой один из видов управленческой деятельности. Главными отличительными чертами офис-менеджмента являются:

- тесное сочетание и  взаимопереплетение его функциональных составляющих (планирование, организация, контроль, учёт и т.д.);

- непосредственное (личное) взаимодействие офис-менеджера со  значительным количеством персонала,  выполняющего самые разные функции;

- промежуточное положение  данного вида деятельности между  стратегическим и тактическим  менеджментом.

Офис-менеджмент можно обозначить как оперативное руководство  управленческим аппаратом предприятия.

Отечественное трудовое законодательство пока официально не признало и, как  следствие, не закрепило юридически существование квалификационной должностной  категории «офис-менеджер».

С другой стороны, известно, что на изменение экономической  ситуации, и в частности появлению  нового товара, быстрее всего реагирует  рынок. Статистика убедительно свидетельствует  о том, что на сегодняшний день офис-менеджер входит в число остродефицитных  профессий.

 

Функции офис-менеджера:  
 
1. Организует административно-хозяйственное и материально-техническое обслуживание непроизводственной части деятельности компании, являющейся вспомогательной по отношению к основному бизнесу (виду деятельности) компании, включая транспортное обслуживание.  
 
2. Решает организационно-технические и социально-психологические проблемы эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов в соответствии с предоставленными полномочиями.  
 
3. Осуществляет координацию и руководство деятельностью административно-хозяйственного отдела по хозяйственному и транспортному обслуживанию компании и(или) подразделений, анализ ее эффективности, принимает решения по наиболее рациональному использованию выделенных ресурсов. Обеспечивает сохранность офисного и хозяйственного оборудования, его восстановление и пополнение. Следит за состоянием помещений и принимает мерь по своевременному их ремонту. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты. Контролирует выполнение Правил пожарной безопасности. Контролирует выполнение правил внутреннего распорядка. 
 
4. Принимает участие в разработке инструкций, правил и других нормативных документов.  
 
5. Осуществляет подбор и расстановку кадров административного (административно-хозяйственного) отдела, мотивацию их профессионального развития, оценку и стимулирование качества труда. Руководит работой обслуживающего персонала компании, составляет графики выхода на работу. Распределяет работу между исполнителями в соответствии с их специальностью и квалификацией и инструктирует работников. Принимает меры по совершенствованию организации труда работников отдела, снижению затрат, расхода материалов, улучшению использования оборудования и повышению производительности труда, обеспечивает работников своего отдела необходимыми инструктивными и справочными материалами, оборудованием, оргтехникой. Представляет предложения о поощрении отличившихся работников, наложении дисциплинарных взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины, применении при необходимости мер материального воздействия. 
 
6. Организует работу по уборке и обеспечению комфортных условий, чистоты и порядка в офисных помещениях и местах общего пользования.

Обеспечивает систематический  контроль за работой систем жизнеобеспечения (водопровода, канализации, электросети, средств связи, оборудования и др.), принимает меры по устранению возникших неисправностей в их работе. 
 
7. Контролирует состояние рабочих мест, оборудования и его своевременный ремонт, соблюдение правил эксплуатации оборудования. Контролирует соблюдение требований техники безопасности при проведении работ в офисе. 
 
8. Организует связи с поставщиками и деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации. Осуществляет разработку и контроль реализации заключаемых соглашений, договоров и контрактов, касающихся его деятельности, оценивает степень возможного риска. Оформляет документы для заключения договоров, необходимых для работы офиса: на техническое обслуживание и ремонт оргтехники, поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, об оказании услуг сторонних организаций, страхования и т. д. 
 
9. Получает по договорам, нарядам и другим документам товарно-материальные ценности (материалы, оборудование, канцелярские принадлежности и т. п.), оформляет соответствующую документацию. Организует плановые и внеплановые закупки материалов. Принимает меры по замене материальных ценностей в случае обнаружения брака. Принимает меры по повышению эффективности использования материальных ресурсов путем снижения затрат, связанных с их приобретением, доставкой и хранением. 
 
10. Следит за обеспечением подразделений необходимым оборудованием, материалами, ведет учет наличия материальных ценностей, проводит периодически осмотр и обеспечивает их сохранность. Осуществляет контроль над правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе. Составляет при необходимости акты на списание поврежденного имущества. 
 
11. Отмечает увольняющимся из компании обходные листы или выдает справки об отсутствии задолженностей. 
 
12. Обеспечивает соблюдение работниками правил и норм охраны труда, производственной и трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка. Обеспечивает безопасные и здоровые условия труда. 
 
13. Осуществляет контроль за содержанием автотранспортных средств в надлежащем состоянии.

Организует приемку поступающих в эксплуатацию подвижного состава и оборудования. Проводит работу по предупреждению дорожно-транспортных происшествий, повышению уровня технических знаний. Участвует в расследовании причин аварий, поломок, повреждений, простоев, нарушений правил технической эксплуатации дорожного движения. Организует выпуск подвижного состава на линию согласно утвержденному графику в технически исправном состоянии. Осуществляет контроль за соблюдением водителями правил технической эксплуатации автотранспортных средств и оказанием им необходимой технической помощи на линии. Анализирует причины дорожно-транспортных происшествий и нарушений водителями правил дорожного движения. Осуществляет контроль по обеспечению горюче-смазочными материалами, за своевременным обслуживанием и правильным хранением подвижного состава. Следит за своевременностью направления автомобилей на техническое обслуживание. Принимает меры по устранению отмеченных недостатков, разрешению конфликтных ситуаций. 
 
14. Организует страхование имущества и транспорта компании. 
 
15. Обеспечивает материально-техническую и административную поддержку при организации проводимых совещаний, конференций, видеоконференций, семинаров и других мероприятий компании. 
 
16. Привлекает к решению задач консультантов и экспертов по различным вопросам (правовым, техническим, финансовым и др.). 
 
17. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса. 
 
18. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ. 
 
19. Контролирует работу по организации деловых поездок. 
 
20. Организует делопроизводство офиса, работу приемной, прием входящих звонков и управление исходящими звонками. 
 
21. Регулирует вопросы парковок – для ряда сотрудников в соответствии с занимаемыми ими должностями могут предоставляться парковки за счет компании. Круг таких должностей определяется заранее. 
 
22. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Структура и задачи функциональных служб офиса.

 

 Служба управления персоналом является функциональным подразделением, непосредственно  не участвуя в основной деятельности, обеспечивает нормальное функционирование организации.

Служба управления персоналом - совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами, призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

Работа служб персонала  имеет два направления: тактическое и стратегическое. В рамках тактического направления осуществляется текущая кадровая работа по формированию трудовых ресурсов. Суть кадровой работы в этом направлении состоит в определении того, что конкретно, кем, как и с помощью чего должно делаться на практике в данный момент в сфере управления персоналом. Решение этих повседневных задач основывается на административных методах.

Стратегическое направление  работы служб персонала ориентировано на формирование кадровой политики организации, то есть системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области работы с персоналом, ее основных форм и методов. 

Функции управления персоналом

Функции управления персоналом - это конкретные виды управленческих работ, которые образуют циклический процесс управления персоналом. Функции службы управления персоналом определяют ее организационную структуру.

Имеет место несколько  подходов к классификации функций  управления персоналом.

По  направленности работы с персоналом:

1. Социальная функция. Отражается в обеспечении занятости, безопасных условий труда, охраны труда.

2. Нормативная или регулятивная. Выражается в установлении условий труда, соблюдении трудового законодательства, правил охраны труда, разрешении трудовых споров. Эта функция вытекает из положения службы персонала как системы урегулирования конфликта между интересами организации и интересами работников и иных субъектов управления персоналом.

3. Воспитательная. Отражается в способах мотивации работников.

4. Информационно-аналитическая. Заключается в информационном обеспечении деятельности организации.

5. Контрольная.   Позволяет  службе   персонала  отслеживать складывающуюся ситуацию как внутри организации, так и на рынке труда.

По  характеру выполняемой работы: 

Функция делопроизводства (подготовка приказов по личному составу, ведение табельного учета и иные функции).

Административная деятельность (принятие основных законодательных положений в области организации и оплаты труда, заключение коллективных договоров).