Управление офисом

Трудоустройство (прием на работу, ознакомление с рабочим местом, перевод).

Функции развития персонала (подготовка, оценка кадров, управление карьерой сотрудников).

Функции поддержания и стабилизации персонала (материальное вознаграждение, социальные вопросы).

Группа разнородных функций - управление дисциплиной, условия труда и ТБ, контроль за трудовыми отношениями.

Обычно называют следующие основные функции кадровой службы среднего и крупного предприятия:

- обеспечение кадрами;  подготовку, переподготовку и повышение  квалификации кадров;

- оформление трудовых  правоотношений; организацию оплаты  труда; выявление социальной напряженности  в коллективе и снятие ее;

- развитие отношений с  органами рабочего самоуправления; координацию работы по стабилизации  условий труда и соблюдению техники безопасности; обеспечение каждого подразделения организации квалифицированными кадрами.

В таблице  приведены основные типичные функции  и задачи службы управления персоналом.

Функции	Содержание задач в  функциональном блоке
Определение потребности  в персонале	Планирование качественной потребности в персонале. Выбор методов расчета  количественной потребности в персонале. Планирование количественной потребности в персонале.
Обеспечение персоналом	Получение и анализ маркетинговой (в области персонала) информации. Разработка и использование инструментария обеспечения потребности в персонале.    Отбор персонала, его деловая оценка.
Развитие персонала	Планирование и реализация карьеры и      служебных перемещений. Организация и проведение обучения.
Использование персонала	Определение содержания и  результатов труда на рабочих  местах. Производственная социализация. Введение персонала, его  адаптация к трудовой деятельности. Упорядочение рабочих  мест. Обеспечение безопасности труда. Высвобождение персонала.
Мотивация результатов труда  и поведение персонала	Управление содержанием  и процессом    мотивации трудового поведения. Управление конфликтами. Использование монетарных побудительных  систем: оплата труда, участие персонала  в прибылях и капитале предприятия. Использование немонетарных побудительных систем: групповая организация и социальные коммуникации, стиль и методы руководства, регулирование рабочего места.
Правовое и информационное обеспечение процесса управления персоналом	Правовое регулирование  трудовых взаимоотношений. Учет и статистика персонала. Информирование коллектива и внешних организаций по кадровым вопросам. Разработка кадровой политики.

Современные службы персонала  ориентированы на реализацию инновационных функций, к числу которых относятся:

- определение потребности в персонале, как на текущий период, так и на перспективу;

- разработка раздела «Персонал» бизнес-плана организации;

- аттестации рабочих мест и разработки профессиограмм;

- разработка систем проверки профессиональных и личностных качеств претендентов на занятие вакантной должности;

- планирование кадрового резерва и карьеры работников;

- исследования по выявлению мотивации работников к труду;

- развитию инновационного поведения и творческого уровня работников;

- исследования в целях создания эффективных рабочих команд;

- анализ причин и урегулирование трудовых конфликтов и др. 

 

Кадровая служба в системе управления персоналом  

Организационная структура службы управления персоналом

Организационная структура системы управления персоналом — совокупность взаимосвязанных подразделений системы управления персоналом и должностных лиц. Подразделения — носители функций управления персоналом — могут рассматриваться в широком смысле как служба управления персоналом. Конкретное место и роль указанной службы в общей системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его непосредственного руководителя.

В самом общем виде можно  выделить четыре группы факторов, которые  необходимо учитывать при создании проекта организационной структуры:

1) внешняя среда и инфраструктура, в которой действует организация;

2) технология работ и  тип совместной деятельности;

3) особенности персонала  и корпоративной культуры;

4) прототипы и уже существующие, и показавшие себя эффективными организационные структуры аналогичных организаций.

Исходными данными для  построения организационной структуры  управления являются:

- расчет числа у ровней  управления;

- расчет численности персонала;

- типовые структуры управления.

При построении организационной  структуры необходимо соблюдать  следующие принципы:

Гибкость. Характеризует способность быстрой перестройки в соответствии с изменениями, происходящими в персонале и на производстве.

Централизация. Заключается в разумной централизации функций работников 
отделах и службах предприятия с передачей в нижнее звено функции оперативного управления.

Специализация. Обеспечивается закреплением за каждым подразделением определенных функций управления.

Нормоуправляемость. Эго соблюдение рационального числа подчиненных у каждого руководителя: высшее звено - 4-8 чел., среднее звено (функциональные руководители) - 8-10 чел,, нижнее звено (мастера, бригады) - 20-40 чел.

Единство  прав и ответственности. Означает, что права и ответственность подразделений и сотрудников должны находится в диалектическом единстве.

Разграничение полномочий. Линейное руководство обеспечивает принятие решений по выпуску продукции, а функциональное руководство обеспечивает подготовку и реализацию решений.

Экономичность. Характеризует достижение минимально необходимых затрат на 
построение и содержание организационной структуры управления.

Под организационной формой можно понимать сочетание двух важных понятий:

= организационно-правовая  форма; 

= параметры организационной  структуры (тип структуры, мощность отдельных подразделений, особенности конфигурации структуры и т.п.).

Способность системы к  реакции на окружение, определяемая как ее адаптация, должна учитываться при проектировании организационной структуры и осуществлении производственной, управленческой и иной деятельности.

Структура управления — это принятая форма разделения труда в системе управления персоналом, закрепляющая соответствующие управленческие функции за отдельными службами и работниками. Совокупность всех функций и органов управления определяет организационную структуру системы управления персоналом и производством.

Всякая организационная структура,

во-первых, включает количество и виды звеньев управления на каждом его уровне,

во-вторых, устанавливает взаимное расположение, связи и подчиненность этих звеньев,

в-третьих, определяет цели, задачи, права и обязанности каждого звена, перечень и объем выполняемых общих и специальных функций,

в-четвертых, характеризует численность и профессионально-квалификационный состав персонала.

В составе каждой системы  или подсистемы можно выделить следующие  взаимодействующие между собой  факторы или элементы:

= люди, работники, принимающие участие в осуществлении основных задач организации;

= средства, предметы труда, имеющиеся в распоряжении данного предприятия;

= информация, коммуникации, устанавливающие связи между людьми и предметами их деятельности.

Основные связи и отношения  между элементами структуры управления между персоналом и руководителями служб могут быть двух типов: вертикальные — связи подчинения и руководства, горизонтальные — связи отношений и кооперации равноправных элементов. Вертикальные связи, в свою очередь, могут быть линейными и функциональными. Линейные связи предусматривают обязательное подчинение по всем вопросам управления, например директор — начальник цеха — мастер — рабочий, функциональные предполагают подчинение по определенной группе кадровых проблем, например подбор, обучение, расстановка, оценка, мотивация и др.Важной характеристикой основных связей является масштаб управляемости, диапазон и сфера руководства, определяемые количеством подчиненных работников или звеньев одному руководителю. Для установления масштаба горизонтальных связей используется показатель общего количества работников или звеньев, с которыми происходят необходимые контакты в процессе управления.

                                            Практическое задание №1.

Наименование предприятия УТВЕРЖДАЮ   Руководитель    подпись расшифровка  подписи НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ дата 01.01.2013 №01 Воронеж НА 2013 ГОД

Индекс дела

Заголовок дела

Количество томов

Срок хранения согласно перечню

Примечание

0 1 . Организация управления

01-01

Учредительные документы

Пост. (ст. 14)

01-02

Протоколы производственных совещаний

Пост. (ст. 5)

01-03

Приказы по основной деятельности

Пост. (ст. 6)

И т. д.

02. Организация материально-технического  обеспечения и сбыта

02-01

Переписка с клиентами

5 л. (ст. 389)

02-02

Переписка с поставщиками

5 л. (ст. 389)

И т. д.

03. Персонал

03-01

Приказы по личному составу

75 л. ЭПК (ст. 66)

03-02

Личные дела работников

75 л. ЭПК (ст. 3376)

И т. д.

04. Делопроизводство

04-01

Номенклатура дел

Пост. (ст. 67)

04-02

Инструкция по делопроизводству

Пост. (ст. 10)

И т. д.

05. Информационные связи

05-01

Переписка по вопросам презентаций

5 л. ЭПК (ст. 254)

И т. д.

Зав. канцелярией Одобрено Протокол заседания  Экспертной комиссии от №

-

Вдело №04-01 Дата

Рис. 7.1. Пример фрагмента номенклатуры дел

          В решении проблем делопроизводства может помочь компьютер, но информацию в него сначала нужно ввести, систематизировать, организовать ее хранение. Кроме того, из компьютера информацию могут похитить, она может испортиться, а компьютерные носители информации не всегда принимаются как подлинники, поэтому все равно нужно организовать правильное ведение и хранение подлинников на бумажных носителях;

4) в случае самостоятельности  подразделений в части ведения  переписки с внешними агентами  и хранения «своей» документации, внутри каждого из подразделений  документы обычно тоже делят  по направлениям деятельности  или группы по какому-либо иному  признаку. По каждому направлению  или группе документов внутри  подразделения заводят отдельную  папку, «Дело»;

5) и последний, самый  младший уровень систематизации  — порядковый номер документа внутри дела. Он присваивается «по очереди»: очередной документ получает очередной порядковый номер, начиная с самого первого, у которого порядковый номер, естественно, 1.

Все личные дела работников, хранящиеся в отдельном шкафу, в  номенклатуре дел имеют обычно общий  индекс, считаются находящимися как  бы в одной папке, которая физически  является шкафом с личными делами. Это объясняется затруднениями, связанными с внесением каждого  отдельного личного дела в номенклатуру дел: поступление на работу приводило  бы к необходимости вносить новое  дело в номенклатуру дел, а увольнение — изымать соответствующее дело и направлять в архив. Личные дела упорядочены в шкафу личных дел  по алфавиту, и документы, относящиеся  к личным делам работников, направляются все в этот шкаф-дело, а в шкафу  им определяется место в соответствующем  личном деле.

Достаточно много в  номенклатуре дел и папок, в каждой из которых — всего один документ. Это и дело для самой номенклатуры дел, и дела для различных журналов учета, регистрации и т. п. Естественно, номер документа, единственного  в таком деле, будет 1 (или 01).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение. 

Управление - непрерывный  процесс воздействия на объект управления (личность, коллектив, технологический  процесс, предприятие, государство) для  достижения оптимальных результатов  при наименьших затратах времени  и ресурсов. 
Принципиальные изменения в политической и экономической жизни страны требует от руководителя организации и служащих глубокого изучения современных методов и форм управления предприятиями и их коллективами. Функции руководителя значительно усложнились: теперь он обязан думать не только о производственных и хозяйственных вопросах управления фирмой, но и постоянно решать перспективные стратегические проблемы. Без изучения рынка, без поиска места для своих товаров на нем, без инновационных вложений и банковского кредита предприятие обречено и погибнет в конкурентной борьбе[2]. 
Среди многих новых предпринимателей утвердилось мнение, что их жизненного опыта вполне достаточно для оптимального управления, что специально изучать теорию и искусство управления - лишняя трата времени. Объективные же исследования показывают, что менее одного процента руководителей подготовлены к работе в условиях рынка. Большинство современных руководителей свои срывы и провалы в бизнесе объясняют случайным совпадением неблагоприятных факторов, интригами и происками недоброжелателей. Они не подозревают, что существуют объективные законы управления, есть философские, социальные, правовые, психологические аспекты управления, незнание которых и приводит к провалам и срывам, поэтому изучение теоретических и практических основ менеджмента, в том числе управление офисом, имеет принципиальное значение