Формальные и неформальные группы организации

• Вертикальная организация, объединяющая ряд органов и подразделение таким образом, что каждое из них находится между двумя другими — выше- и нижестоящими, а руководство каждым из органов и подразделений сосредоточено в одном лице.
• Функциональная организация, в соответствии с которой руководство распределяется между рядом лиц, специализирующихся на выполнении определенных функций и работ.
• Штабная организация, характеризующаяся наличием штаба советников, экспертов, помощников, не включенных в систему вертикальной организации.

Формальные группы могут быть сформированы для выполнения регулярной функции, как, например, бухгалтерия, а могут быть созданы для решения определенной целевой задачи, например, комиссия по разработке какого-либо проекта. 

 

• 1. 3 Управление формальными и неформальными организациями

Управлять – это значит давать указания, разрешения, распоряжения, это, значит, подписывать приказы и накладывать резолюции, устанавливать ответственность и требовать выполнения функций. Но опытный менеджер прекрасно знает, что иногда более эффективной оказывается просто беседа с подчиненным, просьба к нему выполнить работу, наконец, просто доброжелательное и внимательное отношение воодушевляет его на активность, самостоятельность, творчество, на производительный труд. Это тоже управление, но управление неформальное, управление, в основе которого лежит неформальное отношение менеджера к своим подчиненным, к коллективу, и даже к проблемам и вообще к делу.              
 Неформальное управление отражает потребность формального управления, является его необходимым дополнением. В практике управления возникают такие проблемы и такие ситуации, которые можно решить только на неформальной основе. Более того, количество таких проблем возрастает по мере развития человека, производства и общества.             
 Признаки формального управления является опора на формально действующие (утвержденные, введенные в действие) организационные положения: 
- использование административных рычагов воздействия (приказ, регламент, нормативы, распоряжения, установленная административная ответственность, дисциплинарное требование и прочие),                       
- жесткий контроль исполнения,                     
- учет только тех факторов работы, которые укладываются в установленный порядок. 
 Признаками неформального управления являются опора на человеческие неформальные отношения:                     
- слабые и сильные стороны человеческой натуры (уважение, авторитет, самолюбие, психологическая расположенность, заинтересованность)     
- система индивидуальных или коллективных ценностей           
- групповая работа                     
- клубность общения                        
- лидерство – психологическое превосходство, символ носителя групповой ответственности или вины.                   

 

1.4 Сравнительная характеристика

 

Существуют следующие отличия формальной и неформальной организации:

- в формальной организации отношения  регламентированы, в неформальной - нет. Процесс управления относится  только к созданию и функционированию  формальной организации;

- формальная организация планируется  руководством, неформальная имеет  спонтанный характер создания. Основами  отношений являются личные симпатии, общность взглядов, целей, интересов, дружеские отношения.

Существование неформальной организации может  создавать проблемы управления. Для  нормального функционирования организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали. Особенно это важно для больших организаций, большого количество людей. В этих условиях усиливается власть неформальной группы. Способом влияния неформальной организации является неофициальное общение, "тайный телеграф"‚- один из способов, с помощью которого неформальная группа осуществляет свою власть (неформальная коммуникация). Другой способ, которым пользуется неформальная группа для проявления власти‚- ее способность действовать или бездействовать (несанкционированный менеджмент): несанкционированное установление производственных норм. Это один из путей, благодаря которому неформальные группы оказывают влияние на людей. Это может быть усердие‚ превышающее нормы‚ или наоборот‚ занижение норм. Таким образом‚ неформальная группа может либо продвигать, либо тормозить развитие организации. Следовательно‚ задачей менеджеров является минимизация влияния этих групп.

Влияние неформальной организации можно  контролировать, но менеджер должен иметь представление о базовой мотивации функционирования неформальной группы. Для разработки стратегии поведения важно понять, что неформальная организация рождается из взаимодействия.

Следует отметить, что разделение формальных и неформальных организаций (и групп), несмотря на его очевидность, не является абсолютным. Неформальные группы могут трансформироваться в формальные и наоборот. И те и другие, различаясь по механизмам возникновения, имеют и важные черты общности - наличие структуры, "ведущего" и "ведомых" членов, множество общих социально-психологических феноменов. И те и другие при условии их достаточно большого объема, как правило, дифференцируются на подгруппы. В формальных организациях это, например, регламентировано устанавливаемые подразделения, отделы, Неформальные организации также разделяются на подгруппы, группировки - так называемые клики и под клики, между которыми устанавливаются довольно сложные отношения. Наконец, наиболее важно то, что любая формальная организация не исключает, а наоборот, предполагает наличие внутри себя ряда, а часто - многих неформальных групп. Тем самым в структуре организаций, особенно - крупных, тесно взаимодействуют и как бы "накладываются" друг на друга формальные и неформальные способы их структурирования. Взаимодействие формальных и неформальных групп внутри организаций - одна из важнейших проблем и трудностей управления.

Формальная организация может быть описана  в виде системы узаконенных безличных  требований и стандартов поведения, формально заданных и жестко закрепленных ролевых предписаний. Неформальная организация строится на основе личностных особенностей работников, специфики отношений, складывающихся между ними.

Существование неформальной организации может  создавать проблемы управления. Для нормального функционирования организации важно, чтобы неформальные группы не доминировали. Особенно это важно для больших организаций, большого количество людей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  Сочетание формального  и неформального управления на  примере некоммерческого фонда  поддержки и развития социального  творчества, спорта и туризма  «Радуга жизни» 

2.1 Краткая характеристика  организации 

Некоммерческий фонд  поддержки и развития социального творчества, спорта и туризма «Радуга жизни». Собственность частная. Адрес фонда: Республика Татарстан, г. Набережные челны, прт Автозаводский 13-1.

Основным видом деятельности является организация детских мероприятий и организация детских турестических экскурсий по России. Согласно штатному расписанию численность сотрудников составляет 12 человек.  В НФ «Радуга жизни» имеется директор, бухгалтер, помощник бухгалтера,   старший менеджер,  2 группы менеджеров по работе с клиентами.  Также в штате фирмы находятся: водитель, экскурсоводы,  специалист по информационному обеспечению.

В обязанности директора входит:

• Организация работы фирмы.
• Работа с корпоративными клиентами.
• Принятие решений о предоставлении скидок тем или иным клиентам.
• Принятие решений по вопросам, касающимся деятельности фирмы.

В обязанности главного бухгалтера входит:

• Составление Учетной политики организации.
• Ведение налогового учета.
• Составление промежуточной и годовой налоговой отчетности.

Помощник  бухгалтера выполняет следующие  обязанности:

• Ведение Книги доходов и расходов для организаций, применяющих упрощенную систему налогообложения.
• Учет первичной документации.

Старший менеджер выполняет следующие обязанности:

• Изучает требования клиентов , осуществляет анализ маркетинговых исследований спроса на различные виды мероприятий.
• Разрабатывает предложения по организации мероприятий. При невозможности изменения составляющих  организует поиск наиболее приемлемых для клиентов услуг.
• Осуществляет поиск наиболее выгодных по оплате, срокам и качеству помещений для мероприятия.
• Заключает договоры с различными посредниками.
• Разрабатывает стандарты и процедуры предоставления информации о мероприятиях клиентам, готовит инструктивные материалы и проводит инструктаж менеджеров и агентов.
• Изучает жалобы и претензии клиентов.
• Готовит обзоры, отчеты о проделанной работе, обеспечивает их представление руководству, передачу в архивы на хранение.

В обязанности менеджеров, работающих с клиентами, входит:

• Консультирование.
• Заключение договоров с клиентами, заполнение всей сопутствующей документации.
• Бронирование услуг, их подтверждение и оформление.
• Предоставление клиентам всей необходимой информации, связанной с мероприятием.
• Предоставление отчетов о проделанной работе старшему менеджеру.
• Организует составление  документации (проектов договоров; ваучеров; иных документов) и контроль за правильностью оформления документации.
• Организует контроль за:
1. Реализацией турпродуктов и послепродажным обслуживанием;
2. Выполнением обязательств по заключенным договорам (услуг по размещению, проживанию и питанию туристов, участвующих; по транспортному, визовому, экскурсионному, медицинскому (лечебно-профилактическому) обслуживанию; по оказанию: услуг культурного и спортивного характера; услуг по страхованию  в период поездки;

3. Изучает жалобы и претензии  клиентов к качеству обслуживания, выявляет виновных, ведет статистический  учет жалоб и претензий, принимает  меры по устранению недостатков  в обслуживании клиентов, направляет  требования  об объяснении причин  нарушения заключенных договоров, готовит предложения по предъявлению претензий , а также по приостановлению или полному прекращению работы с посредниками, систематически нарушающими условия заключенных договоров.

4. Готовит обзоры, отчеты о проделанной  работе, обеспечивает их представление руководству, передачу в архивы на хранение.

   Экскурсоводы разрабатывают маршрут экскурсии для менеджеров и участвующих в конкурсе,  проводят экскурсию на маршруте.

В обязанность водителей входит:

• Осуществлять перевозку работников по запланированному маршруту;
• Отвечать за безопасность работников;
• Осуществлять необходимый уход, ремонт транспортного средства.

Курьер обязан доставлять необходимую документацию и корреспонденцию по назначению.

Специалист  по информационному обеспечению  следит за компьютерной техникой, программным  обеспечением, информационными технологиям.

Фонд формирует (для детей) : экскурсионные туры, туры выходного дня, автобусные туры в  Краснодарский край, санаторно-курортное  лечение и другие индивидуальные туры, различные конкурсы и мероприятия с разными жанрами.

В начале каждого сезона фонд составляет каталог с ценовыми предложениями по сформированным турам и распространяет их в школах разных регионов.

 

2.2. Сочетание формального  и неформального управления на некоммерческом фонде поддержки и развития социального творчества, спорта и туризма «Радуга жизни»

 

Одной из главных проблем организации является наличие у НФ «Радуга жизни»,  как и у  большинства компаний, неформальных групп.

Таблица 2

Слабые и сильные стороны организации:

Сильные стороны

Слабые стороны

- большой штат сотрудников; - у каждого сотрудника есть  своя цель; -высококвалифицированные   работники

- разделение всего персонала  на группы; - непонимание между старшим  менеджером и подчиненными; - общение работников только  в пределах организации; - нежелание директора бороться  с неформальными группами; - попытки увольнения работников  из-за несогласия с мнением  старшего менеджера; - персонал не воспринимает директора  как лидера коллектива; - конфликты между неформальными лидерами групп; - нежелание коллектива объединяться.